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12 Oct 2017

Temps complet 1723 – Secrétaire de vice-recteur – Vice-rectorat à l’enseignement, à la recherche et à la création

srh Saguenay, Québec, Canada

Informations sur l'offre d'emploi

POSTE OUVERT PRIORITAIREMENT AU PERSONNEL ADMINISTRATIF

 

TITRE DU POSTE

Secrétaire de vice-recteur

 

SECTEUR DE TRAVAIL

Vice-rectorat à l’enseignement, à la recherche et à la création

 

LIEU DE TRAVAIL

Pavillon Alphonse-Desjardins, UQAC

Chicoutimi, Québec

 

DESCRIPTION SOMMAIRE DES TACHES

Sommaire de la fonction

Sous la responsabilité du vice-recteur, la secrétaire assiste son supérieur dans la planification, l’organisation et le suivi des activités, réunions, événements et communications de son secteur. Se charge également de l’accueil des visiteurs et du traitement de leurs demandes.

Tâches et responsabilités principales

  • Reçoit et prend connaissance de la correspondance adressée au vice-rectorat et en assure le suivi. Prépare des projets de réponse aux lettres, mémos et autres demandes ou documents qui nécessitent un suivi.
  • Traite les demandes d’information, d’entretiens ou de suivis administratifs ou académiques et assure une gestion cohérente et efficace de l’agenda du vice-recteur. Réfère, lorsque requis, aux autorités compétentes.
  • Obtient l’ensemble des informations pertinentes, en effectue une synthèse et la transmet au vice-recteur lors de la tenue de différentes rencontres ou événements.
  • Voit à l’organisation matérielle des rencontres, visites ou autres événements prévus par son supérieur immédiat. Assure la préparation des dossiers nécessaires en faisant la recherche et la cueillette d’informations ou de documents essentiels. Assiste, au besoin, à ces réunions et en rédige le procès-verbal; voit à l’exécution des décisions prises en vérifiant la conformité des documents produits et des directives émises lors de ces réunions.
  • Assure une planification et un suivi rigoureux des différents processus, réunions internes ou externes, comités dont elle a la responsabilité.
  • Fait la lecture des procès-verbaux des organismes décisionnels ou de toute autre documentation pertinente et porte certains points particuliers à l’attention de son supérieur si elle le juge à propos.
  • Accueille, dirige les visiteurs et filtre les communications téléphoniques. Voit à la préparation et à l’organisation des voyages et complète les rapports de dépenses.
  • S’occupe du suivi du budget de son supérieur et s’assure du respect des procédures administratives.
  • Voit à l’épuration des dossiers et s’occupe de leur classement ou de leur acheminement aux archives.
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  • La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par un employé couvrant ce poste.  Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

 

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité jugée équivalente.

Expérience

  • Trois (3) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Connaissance de la dactylographie. Connaissance d’une méthode de prise de notes.     Connaissance des logiciels de traitement de textes, de données, de gestion de l’agenda.
  • Excellente connaissance de la langue française et habiletés à la rédaction de textes.
  • Bonne connaissance de la structure organisationnelle de l’UQAC, de la mission de ses différentes instances ainsi que des tâches et responsabilités d’un service de vice-rectorat
  • Autonomie, capacité d’adaptation, débrouillardise, rigueur, jugement et discrétion.

 

TRAITEMENT

Selon le protocole en vigueur de l’Association du personnel administratif.

 

DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL

Horaire normal de travail

 

Seules les candidatures reçues avant le 23 octobre 2017 à 16 h 30 seront retenues et seules les candidatures retenues recevront une réponse.

Toute candidature sera traitée confidentiellement.

Veuillez faire parvenir vos candidatures au:
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI
555, boulevard de l’Université
Chicoutimi (Québec)
G7H 2B1
Courriel : SRH@uqac.ca

*L’Université du Québec à Chicoutimi souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage la candidature des personnes issues des groupes visés, soit les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.

 

 

 

 

 

Catégories d'emploi : Personnel administratif. Horaire de travail : Temps complet.

L'offre d'emploi expirera dans 2 heures .

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