Temps complet 1755 – Secrétaire de module et/ ou de programmes d’études avancées – Sciences infirmières – Département des sciences de la santé
Informations sur l'offre d'emploi
POSTE OUVERT PRIORITAIREMENT AUX SALARIÉES, SALARIÉS DE L’UNIVERSITÉ
TITRE DU POSTE
Secrétaire de module et/ ou de programme d’études avancées
SECTEUR DE TRAVAIL
Sciences infirmières
Département des sciences de la santé
LIEU DE TRAVAIL
Pavillon de médecine et des sciences de la santé, UQAC
Chicoutimi, Québec
DESCRIPTION SOMMAIRE DES TÂCHES
Sommaire de la fonction
Sous la direction du supérieur immédiat, accueille, renseigne et conseille la clientèle étudiante et assure le soutien administratif et de secrétariat nécessaire au fonctionnement du module et du programme d’études avancées auxquels il est rattaché.
Tâches et responsabilités principales
- Accueille et renseigne, par téléphone ou en personne, la clientèle étudiante sur les programmes d’études ainsi que sur les politiques, procédures et règlements qui y sont associés; la conseille sur son cheminement académique; effectue les recherches et les vérifications pertinentes; lui transmet la documentation requise.• Prépare l’envoi de la documentation relative aux inscriptions; reçoit l’étudiant, vérifie son choix de cours ainsi que les contraintes relatives aux cours et au cheminement académique, signe les formulaires d’inscription ou de modification d’inscription, solutionne les cas problèmes en découlant.
- Vérifie l’adéquation entre les relevés de notes des étudiants et leur dossier informatisé; apporte les correctifs nécessaires en remplissant différents formulaires administratifs tels que mention hors programme et reconnaissance des acquis ajuste lorsque requis la moyenne cumulative et soumet au directeur de module ou de programme pour fins d’études, les cas de restrictions à la poursuite des études et d’exclusion et assure le suivi de ces décisions.
- Vérifie si les dossiers des étudiants finissants répondent aux exigences académiques de leur programme respectif; apporte les correctifs nécessaires en remplissant différents formulaires tels que substitution de cours; prépare et soumet, pour fins de signature au directeur de module ou de programme, les formulaires d’approbation de fin de scolarité et les achemine à l’unité administrative concernée pour fins d’émission de grade ou de diplôme.
- Tient à jour les dossiers des étudiants conformément aux règlements des études applicables et les renseigne sur l’état de leur dossier; reçoit et vérifie les différents formulaires tels que reconnaissance des acquis, demandes d’équivalence et demandes d’exemption formulées par la clientèle, complète les informations manquantes et les soumet aux personnes désignées pour fin d’étude et d’approbation; voit à la mise à jour des dossiers lors d’un changement ou d’une modification de programme.
- Applique les procédures en vigueur concernant le dépôt des essais, mémoires et thèses.
- Effectue la saisie et le traitement de textes ou de données nécessaires à la production de divers documents tels que commande de cours, lettre, plan de cours, procès-verbal, modification de programme.
- Effectue diverses tâches de support à l’organisation de réunions associées aux activités modulaires telles que convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l’étude des dossiers par les instances concernées; sur demande assiste aux réunions, prend les notes, rédige les procès-verbaux et assure le suivi.
- Effectue diverses tâches associées au processus d’évaluation des enseignements telles que préparation de listes, distribution de formulaires et transmission des résultats aux directeurs de module ou directeurs de programmes d’études avancées concernés.
- Ouvre, trie et distribue le courrier; rédige la correspondance, la soumet à son supérieur immédiat pour fins de signature et signe celle d’ordre courant.
- Tient l’agenda de la direction du module ou du programme, filtre les communications téléphoniques et prend les dispositions s’y rattachant.
- Effectue la mise à jour des dossiers ou programme concerné; assume la responsabilité d’un système de classement; applique la procédure d’archivage.
- Utilise divers appareils tels que calculatrice, photocopieur, système informatisé de traitement de l’information.
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.
EXIGENCES
• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL
• Deux (2) années d’expérience pertinente.
• Connaissance de la dactylographie. Connaissance d’une méthode de prise de notes. Connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.
TRAITEMENT
Classe 15 : de 24.34 $ l’heure à 30.44 $ l’heure
DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL
Horaire normal de travail.
Seules les candidatures reçues avant le 24 mai 2018 à 16 h 30 seront retenues et seules les candidatures retenues recevront une réponse.
Veuillez faire parvenir vos candidatures au:
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI
555, boulevard de l’Université
Chicoutimi (Québec)
G7H 2B1
Courriel : SRH@uqac.ca
* L’Université du Québec à Chicoutimi souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage la candidature des personnes issues des groupes visés, soit les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.
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