Temps complet 1820 – Secrétaire – Bureau des stages – Sciences de l’éducation
Informations sur l'offre d'emploi
POSTE OUVERT PRIORITAIREMENT AUX SALARIÉES ET SALARIÉS DE L’UNIVERSITÉ
TITRE DU POSTE
Secrétaire
SECTEUR DE TRAVAIL
Département des sciences de l’éducation
(Bureau des stages)
LIEU DE TRAVAIL
Pavillon Alphonse-Desjardins, UQAC
Chicoutimi, Québec
DESCRIPTION SOMMAIRE DES TACHES
Sommaire de la fonction
Sous la direction du supérieur immédiat effectue différentes tâches de secrétariat telles que l’accueil et l’information, le traitement du courrier, le classement et la photocopie. Dactylographie divers documents et complète différents formulaires administratifs.
Tâches et responsabilités principales
- Dactylographie divers documents (avec ou sans symboles scientifiques) tels que lettres, rapports, examens, plans et notes de cours, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Rédige la correspondance d’ordre courant.
- Effectue la saisie des données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion des études et administrative. Produit des listes et des rapports à l’aide de logiciels appropriés. Tient à jour les applications informatisées courantes.
- Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités du secteur. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les documents comptables, administratifs ou relatifs aux études et y apporte les corrections qui s’imposent. Applique dans ce domaine des directives clairement établies et peut aider les personnes responsables de la gestion des études ou administrative.
- Exécute et assure le suivi d’opérations administratives telles que vente de matériel, tenue d’une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, retour de marchandises, prise d’inventaire, renouvellement des fournitures de bureau, demande de clés, réservations d’appareils, de locaux ou de services.
- Participe à la bonne marche d’événements ou d’opérations spéciales ou spécifiques tels que colloques, congrès, expositions, cliniques. Enregistre les réservations et les rendez-vous, encaisse les frais de participation, guide et informe les participants.
- Effectue des recherches factuelles dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements.
- Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Convoque les participants aux réunions.
- Accueille les visiteurs, donne des informations générales concernant les politiques, les procédures et les normes en vigueur dans son secteur. Trouve les solutions aux problèmes particuliers ou réfère l’usager à la personne responsable.
- Effectue différentes tâches de bureau telles que le tri et le classement, l’affichage, la réception-distribution, l’adressage-expédition du courrier, la photocopie et l’assemblage de documents.
- Utilise des appareils de bureau tels que machine à écrire, système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, photocopieur, télécopieur, etc.
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effets sur la classe.
EXIGENCES
• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat
• Six (6) mois d’expérience pertinente.
• Connaissance de la dactylographie. Connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.
ÉCHELLE DE SALAIRE
Classe 13 : de 23.36 $ l’heure à 27.49 $ l’heure
DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL
Régulier à temps complet
Horaire régulier
Seules les candidatures reçues avant le 22 mai 2019 à 16 h 30 seront retenues.
Toute candidature sera traitée confidentiellement.
Veuillez faire parvenir vos candidatures au:
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI
555, boulevard de l’Université
Chicoutimi (Québec)
G7H 2B1
Courriel : SRH@uqac.ca
* L’Université du Québec à Chicoutimi souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage la candidature des personnes issues des groupes visés, soit les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.
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