Temps complet 1844 – Secrétaire de direction – Secrétariat général – régulier à temps complet
Informations sur l'offre d'emploi
POSTE OUVERT PRIORITAIREMENT AUX SALARIÉES ET SALARIÉS DE L’UNIVERSITÉ
TITRE DU POSTE
Secrétaire de direction
SECTEUR DE TRAVAIL
Secrétariat général
LIEU DE TRAVAIL
Pavillon principal, UQAC
Chicoutimi, Québec
DESCRIPTION SOMMAIRE DES TÂCHES
Sommaire de la fonction
Assiste son supérieur dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l’unité. En l’absence de son supérieur voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.
Tâches et responsabilités principales
- Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis.
- A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes.
- Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant de l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.
- Effectue le suivi des décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
- Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de son supérieur à ses différents rendez-vous.
- Tient à jour la comptabilité du secteur. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné.
- Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, des engagements, des promotions, des nominations, des affectations, des congés sabbatiques, des absences, etc. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet.
- Peut être appelé à participer aux activités nécessaires à l’admission, à la préinscription, à l’inscription, à la modification des choix de cours et aux bulletins.
- Reçoit, filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec son supérieur.
- Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.
- Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
- Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
- Prend des notes, dactylographie divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Signe certains documents.
- Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.
- Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.
- Utilise divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, photocopieur et télécopieur.
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.
EXIGENCES
• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
EXPÉRIENCE
• Deux (2) ans d’expérience pertinente dont au moins six (6) mois dans le domaine juridique
AUTRES
- Connaissance de la dactylographie.
- Connaissance d’une méthode de prise de notes.
- Connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.
ÉCHELLE SALARIALE
Échelle 15 – De 25,34 $/l’heure à 31,67 $/l’heure.
DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL
Horaire normal de travail
Seules les candidatures reçues avant le 18 octobre 2019 à 16 h 30 seront retenues et seules les candidatures retenues recevront une réponse.
Toute candidature sera traitée confidentiellement.
Veuillez faire parvenir vos candidatures au:
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI
555, boulevard de l’Université
Chicoutimi (Québec)
G7H 2B1
Courriel : SRH@uqac.ca
* L’Université du Québec à Chicoutimi souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage la candidature des personnes issues des groupes visés, soit les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.
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