Temps complet 2041 – Technicien, Technicienne en bureautique de vice-recteur, vice-rectrice – Régulier à temps complet – non syndicable
Informations sur l'offre d'emploi
POSTE OFFERT PRIORITAIREMENT AUX MEMBRES DE L’ASSOCIATION DU PERSONNEL ADMINISTRATIF
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TITRE DU POSTE
Technicien, Technicienne en bureautique de vice-recteur, vice-rectrice
SECTEUR DE RATTACHEMENT
- Vice-rectorat à la recherche, à création et à l’innovation
- Vice-rectorat aux partenariats, aux affaires internationales et autochtones
- Vice-rectorat aux affaires administratives
- Vice rectorat aux études
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LIEU DE TRAVAIL
Pavillon Alphonse-Desjardins, UQAC
Chicoutimi, Québec
SOMMAIRE DES TÂCHES
Sous la responsabilité du.des vice-recteur.trices, la personne technicienne en bureautique assiste son.sa supérieur.e dans la planification, l’organisation et le suivi des activités, réunions, événements et communications de son secteur. Se charge également de l’accueil des visiteur.ses et du traitement de leurs demandes. Coordonne les procédures de travail et peut diriger du personnel de bureau, répartir le travail et en vérifier l’exécution.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :
- Reçoit et prend connaissance de la correspondance adressée au vice-rectorat et en assure le suivi. Prépare des projets de réponse aux lettres, mémos et autres demandes ou documents qui nécessitent un suivi.
- Traite les demandes d’information, d’entretien ou de suivis administratifs ou académiques venant de l’interne et de l’externe, et assure une gestion cohérente et efficace de l’agenda des vice-recteur.trices. Réfère, lorsque requis, aux autorités compétentes.
- Obtient l’ensemble des informations pertinentes, en effectue une synthèse et la transmet au vice-recteur.trice lors de la tenue de différentes rencontres ou événements.
- Élabore et met à jour en continu la liste de contacts des différents.es acteur.trices internes et externes en lien avec les activités et les projets de son secteur.
- Assure le suivi des communications et des relations avec les partenaires (invitations à des rencontres ou des événements spéciaux, remerciements, etc.).
- Voit à l’organisation matérielle et la logistique des rencontres, visites, ou autres activités et événements prévus par ses supérieur.es immédiat.es. Assure la préparation des dossiers nécessaires en faisant la recherche et la cueillette d’informations ou de documents essentiels (renseignements sur les intervenants.es et objets des rencontres, etc.). Assiste, au besoin, à ces réunions et en rédige le procès-verbal; voit à l’exécution des décisions prises en vérifiant la conformité des documents produits et des directives émises lors de ces réunions.
- Assure une planification et un suivi rigoureux des différents processus, réunions internes ou externes, comités dont elle a la responsabilité.
- Fait la lecture des procès-verbaux des organismes décisionnels ou de toute autre documentation pertinente et porte certains points particuliers à l’attention de ses supérieur.es si elle le juge à-propos.
- Accueille, dirige les visiteur.ses et filtre les communications téléphoniques. Voit à la préparation et à l’organisation des voyages et complète les rapports de dépenses.
- S’occupe du suivi du budget et s’assure du respect des procédures administratives.
- Voit à l’épuration des dossiers et s’occupe de leur classement ou de leur acheminement aux archives.
- Peut diriger du personnel de bureau, collaborer à son entrainement, répartir le travail, réviser et vérifier l’exécution.
- Établit les procédures de travail et coordonne les activités de secrétariat dans le secteur.
- Assure le bon fonctionnement de l’équipement et du matériel de bureau.
- Accomplit temporairement toutes autres tâches connexes lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par un.e employé.e couvrant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.
EXIGENCES
Le·La candidat·e devra :
- Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou scolarité équivalente;
EXPÉRIENCE
Trois (3) ans d’expérience pertinente
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L’EMPLOYEUR SE RÉSERVE LA POSSIBILITÉ D’ÉVALUER LA CAPACITÉ DES CANDIDAT·ES À REMPLIR LES EXIGENCES NORMALES DU POSTE.
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AUTRES
- Connaissance de la dactylographie. Connaissance d’une méthode de prise de notes.
- Autonomie dans l’utilisation des technologies de l’information. Maîtrise des logiciels de traitement de textes, de données, de gestion de l’agenda.
- Excellente connaissance de la langue française et habiletés à la rédaction de textes.
- Fortes habiletés interpersonnelles, notamment dans les relations avec le public.
- Bonne connaissance de la structure organisationnelle de l’UQAC et de ses partenaires, de la mission de ses différentes instances ainsi que des tâches et responsabilités d’un service de vice-rectorat.
- Autonomie, capacité d’adaptation, débrouillardise, rigueur, jugement et discrétion.
- Expérience en coordination du travail de bureau.
- Haut niveau de professionnalisme.
ÉCHELLE SALARIALE
Selon le protocole en vigueur de l’Association du personnel administratif. (Classe 17)
HORAIRE DE TRAVAIL
Horaire normal de travail
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SOUMETTRE UNE CANDIDATURE
Si ce défi vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae et le questionnaire d’auto-identification
Seules les candidatures reçues avant le 23 mai 2022 à 16 h 30 seront retenues.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues.
Toute candidature sera traitée confidentiellement.
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Veuillez faire parvenir votre candidature à l’adresse suivante
srh@uqac.ca
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L’Université du Québec à Chicoutimi souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage la candidature des personnes issues des groupes visés : les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.
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