Contractuel 22045-Commis à l’accueil, à l’attribution des locaux et à la gestion des travaux et services – Service des immeubles et équipements – Temporaire 2 ans – Temps complet
Informations sur l'offre d'emploi
EMPLOI OFFERT PRIORITAIREMENT AUX SALARIÉES ET SALARIÉS DE L’UQAC
TITRE DU POSTE
Commis à l’accueil, à l’attribution des locaux et à la gestion des travaux et services
SECTEUR DE RATTACHEMENT
Service des immeubles et équipements
LIEU DE TRAVAIL
Chicoutimi, Québec
SOMMAIRE DES TÂCHES
Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, la ou le commis applique la procédure d’utilisation des locaux et en coordonne l’organisation matérielle. De plus, elle ou il fait la réception et participe aux opérations reliées à la gestion des demandes de travaux ou services, effectue de la saisie de données et/ou de la préparation de factures reliées aux activités du service, accueille et renseigne les personnes qui se présentent au service et assure le suivi du budget d’investissement d’amélioration ou de transformation.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
- Au début de chaque session, répartit l’utilisation des locaux en fonction des besoins exprimés par les décanats, modules et départements
- Établit des contacts avec les personnes concernées et règle les cas problèmes (local approprié au nombre d’étudiantes et étudiants, conflits d’horaire, etc.) ; détermine les meilleures solutions afin de maximiser l’utilisation des locaux
- Reçoit les demandes de réservations de locaux et détermine leur attribution en tenant compte des contraintes et des disponibilités et confirme les réservations auprès des personnes concernées
- Fait la liaison avec le service de sécurité afin de s’assurer que les réservations en dehors des heures actives sont bien coordonnées quant à l’accès et la fermeture des locaux
- Tient à jour les fichiers d’utilisation et de réservation des locaux
- Effectue la saisie des données nécessaires à la mise à jour des systèmes d’information reliés à son secteur d’activité (facturation, réquisitions, inventaires, etc.) et remplis au besoin différents formulaires administratifs
- Accueille et renseigne les visiteuses et visiteurs et/ou reçoit les demandes d’information au téléphone ; renseigne les personnes concernées sur les politiques et procédures en vigueur au service
- Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques ; note et transmet les messages
- Ouvre et distribue le courrier, assume la responsabilité d’un système de classement
- Peut effectuer, si nécessaire, des visites sur les lieux, afin de vérifier si l’état des locaux est conforme à ses demandes
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis
- Reçoit les demandes de travaux ou de service des clients par téléphone, réquisition ou par tout autre moyen et coordonne rapidement les appels plus urgents ; avise le client de la priorité et des délais anticipés pour la réalisation des travaux
- Selon le cas, crée une demande de travail dans un système informatisé spécialisé en inscrivant les paramètres essentiels ou remet la demande au gestionnaire concerné pour fin d’analyse et décision
- Distribue à une fréquence donnée les bons de travaux préventifs ; recueille l’ensemble des bons de travail suite à leur réalisation et en dispose selon les instructions de son supérieur
- Prépare la facturation pour les services effectués à l’aide des fiches ou bons de travail fournis par le personnel et l’achemine au Service des finances ; vérifie la concordance des données
- Vérifie les disponibilités budgétaires ; enregistre les engagements financiers dans la mesure où les normes et contrôles s’appliquant aux fonds d’investissement concernés ont été respectés ; avise la personne responsable de l’état des comptes
- Prépare les écritures de journal ainsi que les corrections d’imputation ; enregistre les écritures dans le grand livre comptable
- S’occupe du système de gestion de projet mis en place par le service et s’assure du maintien à jour et du classement approprié des filières de projets
- Au besoin, effectue la saisir de texte des lettres, mémos, formulaires et rapports
- Complète des réquisitions et les fait approuver par la personne responsable.
- Remplit et complète des rapports d’activités
- Tient à jour le système d’inventaire des équipements en enregistrant et supprimant les données sur un logiciel désigné. Fait les recherches appropriées selon les demandes
- Utilise divers appareils de bureau tels que machine à écrire, photocopieur et système informatisé de traitement de l’information
- Compile les charges mensuelles du comptoir postal pour le Service des finances
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant cet emploi. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effets sur la classe.
EXIGENCES
- Détenir un diplôme d’études secondaires ou scolarité équivalente
- Détenir Trois (3) années d’expérience pertinente
ÉCHELLE SALARIALE
Classe 14 – Salaire horaire entre 25,67 $ et 31,11 $
DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL
Contrat jusqu’au 27 octobre 2024
Horaire normal de travail
8 h à 12 h et 13 h 30 à 16 h 30
SOUMETTRE UNE CANDIDATURE
Si ce défi vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae et le questionnaire d’auto-identification complété à l’adresse suivante: srh_recrutement@uqac.ca
Seules les candidatures reçues avant le 28 novembre 2022 à 16 h 30 seront retenues.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues dans le cadre du processus.
Soyez assuré.e que toutes les candidatures seront traitées en toute confidentialité
L’UQAC valorise la diversité, reconnaît son rôle d’agent de changement et veille à garantir un milieu inclusif pour tous et pour toutes. Ainsi, l’UQAC encourage les personnes autochtones, les femmes, les personnes de minorités visibles et ethniques et les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature, et ce, conformément au programme d’accès à l’égalité en emploi auquel elle souscrit. Il est à noter que les procédures ou outils peuvent être adaptés selon les besoins présentés.
187 vues au total, 1 aujourd'hui