Temps complet 22085 – Chargée, Chargé de gestion – Évènements institutionnels – Service des communications et des relations publiques – Régulier temps complet
Informations sur l'offre d'emploi
EMPLOI OFFERT PRIORITAIREMENT AUX PROFESSIONNELLES ET PROFESSIONNELS DE L’UQAC
TITRE DU POSTE
Chargée ou chargé de gestion
SECTEUR DE RATTACHEMENT
Service des communications et des relations publiques
LIEU DE TRAVAIL
Chicoutimi, Québec
SOMMAIRE DES TÂCHES
La personne chargée de gestion aux événements institutionnels travaille au sein de l’équipe du Service des communications et des relations publiques et participe au rayonnement et au positionnement de l’image de marque de l’Institution. Elle assure la conception, l’organisation et la gestion des événements institutionnels, tels que la Collation des grades, les remises de prix et toute autre cérémonie officielle. Elle agit à titre de personne-ressource, auprès de la communauté universitaire, pour l’organisation des congrès, colloques, lancements et autres activités. Elle collabore avec l’équipe du secteur à l’élaboration et à la réalisation du plan de communication institutionnel. Elle planifie, coordonne, supervise et évalue des activités et des processus de travail reliés à son secteur d’activités. En fonction de son expertise, elle formule des recommandations à sa supérieure immédiate et effectue les suivis appropriés.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
- Collabore au développement des orientations et des objectifs du plan de communication institutionnel en lien avec son expertise. Détermine les méthodes de réalisation et de contrôle des objectifs.
- Collabore à l’élaboration et à l’implantation des stratégies et des plans d’action en vue d’améliorer la qualité des services offerts aux membres de la communauté universitaire en matière de communication organisationnelle particulièrement en ce qui a trait aux événements.
- Participe à l’élaboration et à la mise en œuvre des plans de communication des différents secteurs sur demande.
- Conçoit, planifie, organise, coordonne et/ou supervise les événements institutionnels tels que la Collation des grades, les remises de prix et les inaugurations ainsi que les processus de travail reliés à son secteur d’activité, en fait l’évaluation et le cas échéant, fait des recommandations.
- Assure un rôle-conseil en matière de logistique et collabore à l’organisation des événements de communication et de recrutement de son secteur.
- Analyse les besoins et les demandes des membres de la communauté universitaire et des partenaires en matière d’organisation d’événements, notamment pour les colloques et congrès et fournit le support ou les outils nécessaires à leur réalisation.
- Agit à titre de personne-ressource auprès de la communauté universitaire par le biais, entre autres, du Comité de planification des événements. Collabore à l’analyse de différents dossiers et assure le suivi quant à l’accueil des événements dans les installations de l’UQAC. Formule des recommandations à la personne désignée et assure le suivi et l’encadrement au besoin.
- Veille au respect des bonnes pratiques en matière de protocole pour les divers types d’événements tenus à l’Université. Assure un rôle d’accompagnement et de conseil auprès de la direction et des secteurs de l’Université.
- Assure le suivi quant à la fabrication et à la gestion des vêtements d’apparat pour la haute direction, et ce pour les événements officiels de l’Université. Collabore à la conception au besoin.
- Assure la régie technique des événements sous sa responsabilité et prépare les cahiers de régie et les autres outils nécessaires à la tenue de l’événement.
- Collabore au développement et à l’implantation des systèmes informatiques reliés à son champ d’activités (base de données et autres plateformes de gestion de bénévoles, par exemple).
- Gère et contrôle les dépenses associées aux budgets dont elle a la responsabilité. Prépare et vérifie des rapports, statistiques et prévisions budgétaires et formule à sa supérieure les recommandations appropriées.
- Planifie, organise et anime des rencontres institutionnelles de développement ou le suivi des projets qui lui sont confiés.
- Représente son secteur dans divers comités. Peut représenter son directeur ou sa directrice à l’occasion en son absence.
- Assure, en collaboration avec le personnel de soutien, la bonne gestion des entrepôts de matériel sous sa responsabilité.
- Supervise du personnel de soutien, collabore à son entraînement, répartit le travail, en vérifie l’exécution et, sur demande, donne son avis lors de la notation.
La liste ci-dessus comprend les tâches et responsabilités du corps d’emploi. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par les professionnels dans le cadre de ce corps d’emploi.
EXIGENCES
- Détenir un diplôme universitaire terminal de 1er cycle dans un champ de spécialisation approprié notamment en marketing volet évènementiel ou en design industriel
- Détenir trois (3) ans d’expérience pertinente
- Une formation supplémentaire en gestion d’évènements constitue un atout
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Excellente capacité à communiquer autant verbalement que par écrit
- Faire preuve d’autonomie et d’initiative dans son travail
- Leadership mobilisateur reconnu
- Facilité à établir et à maintenir d’excellentes relations interpersonnelles
- Sens de l’organisation et de la planification
- Capacité à structurer sa pensée de façon à faciliter la collaboration avec les pairs
- Capacité à gérer les priorités et à travailler plusieurs dossiers simultanément et ce, avec plusieurs intervenants
- Capacité à identifier des personnes collaboratrices et à maintenir un réseau de partenaires
- Capacité d’adaptation et polyvalence
- Capacité de synthèse et de vulgarisation
- Créativité
- Bonne connaissance des divers aspects techniques du monde du spectacle (mise en scène, régie, aspect technique (éclairage, sonorisation))
ÉCHELLE SALARIALE
Échelle 1 – Entre 52 877 $ et 100 249 $annuellement
DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL
Horaire normal de travail
8 h à 12 h et 13 h 30 à 16 h 30
SOUMETTRE UNE CANDIDATURE
Si ce défi vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae et le questionnaire d’auto-identification complété à l’adresse suivante: srh_recrutement@uqac.ca
Seules les candidatures reçues avant le 5 décembre16 2022 à 16 h 30 seront retenues.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues dans le cadre du processus.
Soyez assuré.e que toutes les candidatures seront traitées en toute confidentialité
L’UQAC valorise la diversité, reconnaît son rôle d’agent de changement et veille à garantir un milieu inclusif pour tous et pour toutes. Ainsi, l’UQAC encourage les personnes autochtones, les femmes, les personnes de minorités visibles et ethniques et les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature, et ce, conformément au programme d’accès à l’égalité en emploi auquel elle souscrit. Il est à noter que les procédures ou outils peuvent être adaptés selon les besoins présentés.
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