Temps complet 23041-Secrétaire de direction- Département des arts, des lettres et du langage- Temporaire à temps complet
Informations sur l'offre d'emploi
TITRE DU POSTE
Secrétaire de direction
SECTEUR DE RATTACHEMENT
Département des arts, des lettres et du langage
LIEU DE TRAVAIL
Chicoutimi, Québec
SOMMAIRE DES TÂCHES
Assiste sa supérieure ou son supérieur dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l’unité. En l’absence de sa supérieure ou son supérieur voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
- Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis ;
- A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence ; à partir de recherches dans la documentation ou auprès de différentes intervenantes ou différents intervenants, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes ;
- Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant de l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine, et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur ;
- Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure ou son supérieur et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
- Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure ou son supérieur, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités ; peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de sa supérieure ou son supérieur à ses différents rendez-vous ;
- Tient à jour la comptabilité du secteur ; enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte ; compare les écritures comptables avec les pièces justificatives à la réception périodique des relevés budgétaires ; relève les erreurs et avise le personnel concerné ;
- Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, des engagements, des promotions, des nominations, des affectations, des congés sabbatiques, des absences, etc. et veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet ;
- Peut être appelée ou appelé à participer aux activités nécessaires à l’admission, à la préinscription, à l’inscription, à la modification des choix de cours et aux bulletins ;
- Reçoit, filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements ; accueille les visiteuses ou visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires ; oriente celles et ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa supérieure ou son supérieur ;
- Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités ; prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables ; répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponse complexes ; note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers ;
- Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires ; assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence ;
- Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage ; effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion ;
- Prend des notes, dactylographie divers documents tels que : lettres, rapports, mémos, etc. ; effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire ; signe certains documents ;
- Utilise les logiciels en usage ; tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations ;
- Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que ; colloques, congrès, voyages ;
- Utilise divers appareils tels que : système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, photocopieur et télécopieur ;
- Accomplit temporairement toutes autres tâches connexes lorsque requis.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.
EXIGENCES
- Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente ;
- Posséder cinq (5) ans d’expérience pertinente.
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Avoir une connaissance d’une méthode de prise de notes ;
- Avoir une connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.
ÉCHELLE SALARIALE
Classe 15 – Salaire horaire entre 26,90 $ et 33,61 $
DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL
8 h à 12 h et 13 h 30 à 16 h 30
Remplacement de congé de maternité, débutant en août 2023
SOUMETTRE UNE CANDIDATURE
Si ce défi vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae et le questionnaire d’auto-identification complété à l’adresse suivante: srh_recrutement@uqac.ca
Seules les candidatures reçues avant le 28 mai 2023, à 16 h 30 seront considérées.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues dans le cadre du processus.
Soyez assuré.e que toutes les candidatures seront traitées en toute confidentialité
L’UQAC valorise la diversité, reconnaît son rôle d’agent de changement et veille à garantir un milieu inclusif pour tous et pour toutes. Ainsi, l’UQAC encourage les personnes autochtones, les femmes, les personnes de minorités visibles et ethniques et les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature, et ce, conformément au programme d’accès à l’égalité en emploi auquel elle souscrit. Il est à noter que les procédures ou outils peuvent être adaptés selon les besoins présentés.
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