Affectation temporaire A-177 – Secrétaire de direction – Centre des Premières Nations Nikanite (affectation temporaire)
Informations sur l'offre d'emploi
POSTE OUVERT PRIORITAIREMENT AUX SALARIÉES ET SALARIÉS DE L’UNIVERSITÉ
TITRE DU POSTE
Secrétaire de direction
SECTEUR DE TRAVAIL
Centre des Premières Nations Nikanite
Pavillon de la culture des peuples autochtones Rio Tinto, UQAC
DESCRIPTION SOMMAIRE DES TÂCHES
Sommaire de la fonction
Assiste son supérieur dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission du Centre des Premières Nations Nikanite. En l’absence de son supérieur voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.
Tâches et responsabilités principales
- Accueille et renseigne, par téléphone ou en personne, la clientèle du Centre des Premières Nations Nikanite sur les programmes d’études ainsi que sur les politiques, procédures et règlements qui y sont associés, effectue les recherches et les vérifications et transmet la documentation requise.
- À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes, répond aux questions qui lui sont adressées, règle certains problèmes relevant de sa compétence et complète, lorsqu’au besoin, les formulaires administratifs requis.
- Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant de l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.
- Prépare l’envoi de la documentation relative aux admissions et aux inscriptions et réfère l’étudiant à son supérieur immédiat afin de vérifier leur choix de cours.
- Vérifie l’adéquation entre les relevés de notes des étudiants et leur dossier informatisé et soumet à son supérieur les cas de restrictions à la poursuite des études ainsi que les exclusions. Assure le suivi de ces décisions.
- Soumet, aux fins de signature au directeur du Centre, les formulaires d’approbation de fin de scolarité et les achemine à l’unité administrative concernée aux fins d’émission de grade ou de diplôme.
- Tient à jour les dossiers des étudiants conformément aux règlements applicables et les renseigne sur l’état de leur dossier ; reçoit et vérifie les différents formulaires tels que reconnaissance des acquis, demandes d’équivalence et demandes d’exemption formulées par la clientèle, complète les informations manquantes et les soumet aux personnes désignées aux fins d’étude et d’approbation, voit à la mise à jour des dossiers lors d’un changement ou d’une modification de programme.
- Effectue le suivi des décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
- Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de son supérieur à ses différents rendez-vous.
- Tient à jour la comptabilité du secteur. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné.
- Participe aux activités nécessaires à l’admission, à la préinscription, à l’inscription, à la modification des choix de cours et aux bulletins.
- Reçoit, filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec son supérieur.
- Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.
- Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
- Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
- Prend des notes, dactylographie divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Signe certains documents.
- Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.
- Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.
EXIGENCES
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
- Deux (2) années d’expérience pertinente.
- Connaissance de la dactylographie.
- Connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.
TRAITEMENT
Échelle 15 – de 23.87 $/l’heure à 29.84 $/l’heure.
DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL
Durée approximative de 18 mois ou jusqu’au 30 juin 2018
Horaire normale de travail.
Seules les candidatures reçues avant le 15 décembre 2016 à 16 h 30 seront retenues.
Toute candidature sera traitée confidentiellement.
Veuillez faire parvenir vos candidatures au:
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI
555, boulevard de l’Université
Chicoutimi (Québec)
G7H 2B1
Courriel : SRH@uqac.ca
*L’Université du Québec à Chicoutimi souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage la candidature des personnes issues des groupes visés, soit les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.
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