Temps complet Secrétaire de direction – Programme de formation médicale à Saguenay – non syndicable
Informations sur l'offre d'emploi
SECRÉTAIRE DE DIRECTION
PROGRAMME DE FORMATION MÉDICALE À SAGUENAY
En collaboration avec la Faculté de médecine et des sciences de la santé de l’Université de Sherbrooke, l’Université du Québec à Chicoutimi et le Centre intégré universitaire de santé et des services sociaux du Saguenay-Lac-Saint-Jean, le Programme de formation médicale est à la recherche d’une secrétaire de direction.
Principales responsabilités
Supporte et assiste les gestionnaires du programme dans la mise en œuvre des opérations nécessaires à la réalisation des différentes activités académiques ou autres projets déployés dans le cadre de la gestion, la promotion, le développement et l’évaluation du Programme de formation médicale à Saguenay. Fournit également le support administratif nécessaire aux étudiants et aux professeurs relativement aux activités académiques et voit à ce que les standards de qualité établis par le Programme soient rencontrés. Maintient d’excellentes relations avec toutes les institutions partenaires et les différents intervenants impliqués.
Plus spécifiquement :
- Inscrit, valide et coordonne toutes les entrées informatiques dans le système des horaires de l’Université de Sherbrooke.
- Valide et coordonne, à partir de l’horaire informatisé, la prestation des cours des 4 années du doctorat en médecine. Ce qui inclut la gestion des locaux, l’horaire des visioconférences, l’horaire des étudiants et l’horaire des professeurs.
- Assure le suivi des changements à l’horaire et produit un horaire local pour l’organisation académique du site.
- S’assure de la concordance des présences des professeurs afin de transmettre l’information au système de la rémunération.
- Accueille les étudiants, les professeurs et les visiteurs et les oriente pour toute question se rapportant au programme.
- Reçoit les appels téléphoniques, donne des renseignements et réfère au besoin vers les bonnes ressources.
- Correspond par courriel avec les étudiants, les membres du corps professoral, les membres du personnel et toute autre personne reliée au programme.
- Soutient la direction pour toutes les tâches de planification et d’organisation des activités du programme, incluant la rédaction de documents.
- Tient à jour les dossiers étudiants et s’assure de leur conformité en fonction des règles établies.
- Soutient les étudiants et les professeurs dans l’utilisation des systèmes de visioconférence et des différentes plateformes web.
- Prévoit, organise et convoque différentes réunions d’étudiants, de professeurs et de gestionnaires du programme. Assure la prise de notes à l’occasion et rédige les procès-verbaux au besoin.
- Voit à l’organisation et à la tenue des sessions d’examens, incluant l’embauche des surveillants, leur rémunération, la réservation des locaux d’examens et la transmission des résultats dans le logiciel dédié à cet effet.
- Prépare et envoie à la direction du programme MD de Sherbrooke les notes officielles du dossier étudiant ainsi que tout formulaire d’absence, d’interruption des études ou d’abandon.
- Fournit diverses listes, mosaïques et organigrammes aux personnes concernées.
- Voit à l’organisation de l’accueil des étudiants, de diverses cérémonies et d’activités de rencontres des étudiants avec la direction.
- Effectue toute autre tâche connexe.
Exigences requises
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
- Excellente connaissance du français, tant verbal qu’écrit, et des logiciels de la suite Office.
- Excellente capacité à travailler en équipe et à entretenir de bonnes relations interpersonnelles.
- Sens de l’organisation hors du commun et capacité à identifier les bonnes priorités parmi plusieurs dossiers.
- Ouverture, flexibilité et autonomie font également partie des compétences recherchées.
- Bonne connaissance de l’anglais ainsi que de l’utilisation du logiciel FileMaker représentent des atouts.
- Facilité à apprendre et à travailler avec les nouvelles technologies.
- La disponibilité au niveau de l’horaire de travail est un élément essentiel de la fonction.
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Échelle salariale
Classe 15 : de 25.85 $ à 32.30 $
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Si ce défi vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae avant le 25 septembre 2020 à 16 h 30 par courriel au Service des ressources humaines :
srh@uqac.ca
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Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues.
Toute candidature sera traitée confidentiellement.
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