Permanent Adjoint.e aux affaires corporatives
Description de l'emploi
Description du poste
Sous la responsabilité de la direction générale, l’adjoint.e aux affaires corporatives a comme principales responsabilités : la coordination des procédures administratives, la préparation des correspondances (rédaction, saisie et mise en page), des présentations et des ordres du jour, la vigie de l’agenda de le/la PDG ainsi que le lien avec le CA.
Responsabilités spécifiques du poste
Volet affaires corporatives
· Être présente aux différentes rencontres du conseil d’administration et produire les procès-verbaux;
· Composition et rédaction de différentes lettres et communications;
· Tenir à jour l’agenda, préparer les rencontres et déplacements de la PDG;
· Produire les documents pour les différents comités;
· Planification des différentes rencontres;
· Soutenir la PDG dans ses fonctions;
· Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels;
· Collaboration dans l’accueil et l’intégration de nouveaux collègues;
· Préparation des documents lors des CA;
· Faire le lien des communications avec le CA;
· Voir au bon fonctionnement du bureau;
· Composition et rédaction de différentes lettres et communications;
· Analyser des notes, des mémoires et des rapports reçus et à envoyer;
· Effectuer des recherches et compiler des données;
· Assurer la liaison entre les cadres supérieur(e)s de ministères ou d’entreprises et d’autres organismes ou associations;
· Tenir à jour les différents outils de suivi/gestion;
· Faire le lien avec les partenaires associés aux projets, événements et/ou les partenaires de la Chambre;
· Respecter les délais sur des calendriers serrés impliquant toutes les parties prenantes, tout en effectuant les suivis;
· Maintenir des relations régulières avec les intervenants pertinents afin d’assurer les déploiements harmonieux;
· Faire la reddition de compte des projets incluant les pièces justificatives.
Volet Comités
Comités sectoriels
· Coordination et suivi des comités sectoriels;
· Céduler les rencontres annuelles;
· Prises de notes lors des rencontres;
· Comptes rendus des rencontres.
Comité consultatif des membres Ambassadeur
· Céduler les rencontres annuelles;
· Prises de notes lors des rencontres;
· Comptes rendus des rencontres.
Qualifications et exigences du poste
· Formation pertinente en bureautique et/ou communications;
· Excellent français écrit et parlé;
· Expérience pertinente en lien avec l’emploi;
· Bonnes habiletés communicationnelles et relationnelles;
· Capacité à composer avec ambiguïté et changements rapides;
· Sens de l’organisation, de l’analyse, du jugement et des concepts;
· Capacité à travailler harmonieusement en équipe;
· Intéressé et motivé à contribuer au succès et à la croissance de la chambre de commerce.
Conditions de travail et avantages
· Poste permanent à temps plein (35 heures semaine) ;
· Troisième entreprise régionale à détenir le sceau Concilivi
· Deux jours de télétravail par semaine (avec approbation de la direction) ;
· Technologie à jour et actuelle ;
· Vendredi après-midi de congé ;
· RÉER collectif ;
· Assurances collectives ;
· Programme d’aide aux employés ;
· Congés maladie ;
· Compensation en temps des heures supplémentaires ;
· Appréciation de la performance ;
· Remboursement des frais de kilométrage et de repas ;
· Congés fériés ;
· Congés sociaux ;
· Vacances annuelles ;
· Vacances de Noël ;
· Valorisation de l’autonomie ;
· Formation des employés ;
· Allocation cellulaire ;
· Abonnement au journal Le Quotidien Numérique
· Avantages commerciaux.
Comment faire une demande
Pour postuler, faites parvenir votre CV, ainsi qu’une lettre de motivation à Mme Marlène Gaudreault, directrice générale adjointe de la CCISF, à l’adresse suivante : mgaudreaultl@ccisf.ca. La date limite pour postuler est le 4 octobre 2024 à 16 h.206 vues totales, 1 aujourd’hui