Description de l'emploi

TITRE DU POSTE

Adjointe ou adjoint au Bureau du registraire

SECTEUR DE RATTACHEMENT

Bureau du registraire (BDR)

LIEU DE TRAVAIL

Chicoutimi, Québec

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La personne candidate devra démontrer du dynamisme dans la gestion des activités quotidiennes de l’Université et s’engager dans la réalisation de ses projets de développement. Elle devra également partager la vision de notre Institution d’enseignement supérieur, qui favorise une approche de gestion axée sur la collaboration, la communication et l’agilité.

SOMMAIRE DE LA FONCTION 

Relevant de la personne registraire, la personne adjointe au Bureau du registraire (BDR) est responsable, conjointement avec la personne registraire, du respect et de l’application des règles académiques concernant son secteur d’activités. Cette personne veille, avec la direction, à la conformité et à la saine gestion du dossier étudiant.

La personne adjointe au BDR contribue activement aux processus de recrutement étudiant par sa responsabilité en matière d’admission et d’inscription ainsi qu’à la qualité de l’expérience étudiante. Elle agit en soutien à la réussite, en collaboration avec les unités académiques et les services.

Elle conseille et supporte la personne registraire sur toutes questions relatives aux politiques, règlements ou normes qui doivent être appliqués de la demande d’admission à la diplomation. Cette personne prend en charge les volets du registrariat qui lui sont confiés par la personne registraire, la remplace au besoin et en cas d’absence. Elle a, à ses égards, toute la légitimité requise.

La personne adjointe au BDR gère les ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles qui relèvent d’elle. Elle est responsable de l’efficacité et de l’efficience des secteurs sous sa responsabilité.

Elle veille à l’application des exigences légales en santé et sécurité au travail en identifiant les risques physiques et psychosociaux, en mettant en place des mesures préventives adaptées, en assurant la formation et la sensibilisation du personnel, et en favorisant un environnement de travail sain, respectueux et sécuritaire sur les plans physique et psychologique.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT 

• Collabore avec la personne registraire dans les activités de planification, d’analyse et de développement du BDR. Elle la soutient dans la gestion quotidienne des opérations;
• Travaille en collaboration avec la personne registraire sur les grands projets, grands chantiers, nouvelles obligations ou tout autre dossier d’envergure pour le BDR;
• Coordonne les activités administratives nécessaires au bon fonctionnement du BDR, incluant la gestion des échéanciers institutionnels liés aux processus académiques (admission, inscription, diplomation, etc.) et la coordination des suivis opérationnels avec les unités concernées;
• Assure un traitement efficace et diligent des demandes d’admission et d’inscription de l’effectif étudiant;
• Contribue activement à une expérience étudiante positive dans notre université;
• Veille à l’application des stratégies, décisions et orientations institutionnelles et assure leur suivi;
• Participe à la priorisation institutionnelle des projets relevant de son secteur;
• Assume la responsabilité des activités courantes associées aux processus relatifs à l’admission, au cheminement étudiant et à la diplomation et assure la supervision des personnes employées du BDR qui y contribuent. Veille à optimiser leur mise en œuvre au sein des différentes unités ou services et travaille en collaboration avec les autres parties prenantes de l’Université;
• S’assure de la diffusion adéquate de l’information portant sur les exigences d’admission, d’inscription, de restriction de poursuites des études, des équivalences, de la diplomation, etc.;
• Élabore et met en œuvre des plans d’action visant à améliorer la fluidité, la coordination et la performance des opérations administratives. Assure un suivi rigoureux des initiatives d’amélioration continue et en évalue les retombées;
• Participe à la révision et à l’actualisation des règles administratives afin d’en assurer la clarté, la pertinence et l’harmonisation;
• Assure la production, la mise à jour et l’archivage des documents administratifs, des procédures internes et des politiques encadrant la gestion du dossier étudiant. Veille à la qualité, à la rigueur et à la conformité des documents transmis aux instances décisionnelles ou aux organismes externes;
• Offre un encadrement opérationnel aux membres de l’équipe dans la gestion de leurs dossiers, en favorisant leur autonomie et leur développement professionnel;
• Agit comme personne-ressource pour soutenir la résolution de problématiques complexes ou transversales.

EXIGENCES

• Détenir un diplôme de 1^er cycle en éducation, administration ou autre domaine connexe;
• Détenir un diplôme de 2^e cycle dans une discipline jugée pertinente est un atout;
• Posséder au moins cinq (5) années d’expérience pertinente, notamment en gestion;
• Avoir géré ou travaillé à l’intérieur d’équipes multidisciplinaires;
• Posséder une bonne connaissance de l’enseignement supérieur, de ses structures et de ses pratiques est un atout;
• Posséder une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite.

Les atouts suivants seront considérés :

• Posséder une bonne connaissance du milieu universitaire, de ses structures et de ses pratiques;
• Expérience en développement de projets et de partenariats avec de multiples parties prenantes;
• Bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit est un atout.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

La personne candidate démontre des aptitudes relatives au travail d’équipe. Elle doit être en mesure de contribuer activement à la poursuite des objectifs communs en favorisant un climat de confiance, de respect et de coopération. Pour ce faire, elle doit démontrer des habiletés de communication efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit. Elle fait preuve également d’une capacité marquée à comprendre des flux de travail et des processus opérationnels séquencés, lui permettant l’optimisation du fonctionnement et une utilisation rationnelle des ressources.

La personne adjointe au BDR fait preuve d’agilité et s’adapte rapidement aux changements de priorités, ajuste ses méthodes de travail et soutient la direction dans la gestion des imprévus et des enjeux émergents. Elle comprend les enjeux institutionnels et contribue à l’adhésion des parties prenantes en appuyant les démarches de la personne registraire.

Démontre une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, à établir les priorités en fonction des enjeux et à respecter les échéanciers. Anticipe les besoins de la direction et assure un soutien proactif. Elle soutient la personne registraire dans l’établissement et l’opérationnalisation des orientations et plans d’action découlant des alignements stratégiques.

ÉCHELLE SALARIALE

Cadre échelle 21 – Salaire annuel entre 106 118 $ et 139 644 $

Selon les règles prévues au protocole élaborant les conditions de travail du personnel cadre de l’UQAC.

Nous offrons des conditions de travail des plus intéressantes et une gamme d’avantages sociaux très concurrentiels.

SOUMETTRE UNE CANDIDATURE

Si ce défi vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae et le questionnaire d’auto-identification complété en mentionnant le numéro de concours en objet à l’adresse suivante: srh_recrutement@uqac.ca

Seules les candidatures reçues avant le 16 novembre 2025, à 16 h 30 seront considérées.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues dans le cadre du processus.

Soyez assurée ou assuré que toutes les candidatures seront traitées en toute confidentialité.

L’UQAC valorise la diversité, reconnaît son rôle d’agent de changement et veille à garantir un milieu inclusif pour tous et pour toutes. Ainsi, l’UQAC encourage les personnes autochtones, les femmes, les personnes de minorités visibles et ethniques et les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature, et ce, conformément au programme d’accès à l’égalité en emploi auquel elle souscrit. Il est à noter que les procédures ou outils peuvent être adaptés selon les besoins présentés.

Catégories des offres : Cadre. Salaires : 100,000 et plus.

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