Politique concernant le protecteur universitaire

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 19 mars 2019 CAD-11898

 

Modification
Instance Date Décision Commentaires
CAD 2019-09-17 CAD-12047 Suspension de la politique
Révision Tous les trois (3) ans
Responsable Vice-recteur aux partenariats et secrétaire général
Parties prenantes Conseil d’administration, Rectorat
Code de classification  1162-01.008

***SUSPENDUE***


1. 
Dispositions générales

1.1.     Préambule

Le Protecteur universitaire assure la promotion du respect, de la justice et de l’équité dans le traitement des individus et veille au maintien d’un juste équilibre entre les droits et les responsabilités des uns et des autres.

Le Protecteur universitaire contribue à améliorer les pratiques universitaires en matière de justice et d’équité au profit de l’ensemble de la communauté universitaire.

Le Protecteur universitaire assume la gestion du Bureau de prévention et d’intervention (BPI).

1.2.     Objectifs

  • Établir les principes relatifs au Protecteur universitaire pour assurer son indépendance, sa neutralité, son impartialité, son sens de la justice et de l’équité, son apport dans le respect des droits et obligations, sa confidentialité et son accessibilité;
  • Préciser le rôle hybride (intervenant en première ligne en tant que gestionnaire du Bureau de prévention et d’intervention (BPI) et intervenant en dernier recours) et les responsabilités et les pouvoirs inhérents du Protecteur universitaire;
  • Assurer une reddition de comptes des activités du Protecteur universitaire au Conseil d’administration.

1.3.     Champ d’application

La présente politique s’applique à l’ensemble de la communauté universitaire.

1.4.     Références

  • Politique contre le harcèlement et la violence
  • Politique visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel
  • Politique relative à la divulgation des actes répréhensibles commis à l’égard de l’Université du Québec à Chicoutimi
  • Procédure relative au traitement des divulgations d’actes répréhensibles

1.5.     Responsable de l’application

Le vice-recteur aux partenariats et secrétaire général est responsable de l’application de la présente politique.

2.  Principes et responsabilités

2.1 Principes

2.1.1 Indépendance

Dans le cadre de son mandat, le Protecteur universitaire jouit d’une indépendance à l’égard des membres de la communauté universitaire de façon à pouvoir exercer ses fonctions sans lien de dépendance. Il dispose d’une liberté d’action entière et ne rend compte de son action qu’au Conseil d’administration.

2.1.2 Impartialité

En tout temps, le Protecteur universitaire agit avec impartialité, en intervenant sans préjugés, ni discrimination et en assurant une égalité de traitement pour tous.

2.1.3 Neutralité

Pendant la durée de son mandat, le Protecteur universitaire doit éviter tout conflits d’intérêts et ne peut exercer aucune autre fonction universitaire et il ne peut poursuivre des études au sein de l’UQAC. Il ne fait partie d’aucun syndicat ou association d’employés, ni aucun comité de l’UQAC.

2.1.4 Justice et équité

Le Protecteur universitaire agit en accord avec la mission et les valeurs de l’Université en s’appuyant sur les documents normatifs de l’Université et en proposant des modifications lorsque cela ne concorde pas. Il assure la promotion du respect, de la justice et de l’équité.

2.1.5 Veiller au respect des droits et obligations

Le Protecteur universitaire s’assure que les droits et obligations de tous et chacun sont respectés lors des processus administratifs.

Lors de ses interventions, le Protecteur universitaire assure le respect de l’équité procédurale.

2.1.6 Confidentialité

Le type de dossiers traités par le Protecteur universitaire requiert une très grande discrétion et doit favoriser la préservation de l’identité des personnes impliquées. À moins que la Loi ne le permette ou ne l’ordonne, tous les renseignements relatifs à un dossier ainsi que l’identité des personnes impliquées sont traités confidentiellement par toutes les parties concernées.

De même, le résultat du processus d’enquête ainsi que les mesures préventives et disciplinaires prises devraient être gardés confidentiels.

Cette disposition pour préserver la confidentialité ne doit cependant pas être interprétée comme un empêchement de prendre conseil auprès de professionnelles et professionnels, des associations ou syndicats d’employés ou d’étudiants concernés ou encore de communiquer l’information aux gestionnaires qui doivent prendre des mesures ou des décisions dans un dossier précis.

L’évaluation d’un risque de dangerosité imminente pour la personne ou pour autrui permet de lever la confidentialité des informations recueillies selon les modalités prévues par la loi.

2.1.7 Accessibilité

Le bureau du Protecteur universitaire est situé dans un endroit discret, connu et accessible par toute la communauté universitaire. Le Protecteur universitaire peut également agir à distance, lorsque nécessaire.

2.2 Statut et nomination du protecteur universitaire

2.2.1 Statut

Le Protecteur universitaire relève directement du Conseil d’administration.

2.2.2 Nomination

La nomination du Protecteur universitaire s’effectue par le Conseil d’administration, sur recommandation d’un Comité de sélection.

2.2.3 Protecteur universitaire par intérim ou suppléant

Si le Protecteur universitaire ne peut agir, que ce soit pour un mandat particulier en raison d’un conflits d’intérêts, une absence ou autre, le Conseil d’administration procède à la nomination d’une ressource externe, qui ne fait pas partie de la communauté universitaire de l’UQAC, pour agir à titre de Protecteur universitaire suppléant ou par intérim.

2.3 Responsabilités et pouvoirs du Protecteur universitaire

2.3.1 Mandat du Protecteur universitaire

Le Protecteur universitaire a pour mandat :

  • D’assumer l’organisation et l’administration du Bureau de prévention et d’intervention (BPI) et de voir à son bon fonctionnement;
  • De conseiller le Conseil d’Administration, relativement à toute question portant sur la planification et la mise en œuvre d’activités d’informations, de sensibilisation et de prévention en matière de violence à caractère sexuel, de harcèlement, de discrimination, d’incivilité et sur toute autre matière relevant de sa compétence;
  • De recevoir et de traiter, conformément aux dispositions de la loi, de la présente politique ou de tout autre document normatif de l’UQAC ainsi que des conventions collectives applicables, les plaintes qui relèvent de sa compétence;
  • D’enquêter et de produire des rapports à la demande du Conseil d’Administration dans les domaines relevant de sa compétence;
  • D’effectuer des recommandations en lien avec son mandat aux personnes intéressées;
  • De collaborer à l’élaboration des documents normatifs qui entrent dans son champ de compétence;
  • Gérer les ressources humaines et financières sous sa responsabilité;
2.3.2 Informations et conseils 

2.3.2.1 Le Protecteur universitaire a un rôle-conseil auprès du Conseil d’administration, à la demande de celui-ci, portant sur la planification et la mise en œuvre d’activités d’information, de sensibilisation et de prévention dans les domaines où il agit comme intervenant de première ligne et également en tant qu’intervenant en dernier recours.

2.3.2.2 Le Protecteur universitaire peut également agir à la demande et en collaboration avec certains comités officiels de l’UQAC (ex : Comité institutionnel sur le harcèlement et la violence), afin de les accompagner dans la mise en œuvre d’activité d’information, de sensibilisation et de prévention dans les limites de son mandat.

2.3.2.3 Le Protecteur universitaire peut interpeller le Conseil d’administration pour porter à sa connaissance des sujets à l’intérieur de son champ de compétence et qui à son avis, mériteraient une attention particulière;

2.3.3 Intervention
2.3.3.1 Résolution de conflits (incluant tous modes de résolution de conflits)

Le Protecteur universitaire peut suggérer, recommander ou entamer lui-même lorsque c’est son rôle de le faire, des démarches de résolution de conflits.

2.3.3.2 Enquêtes

Le Protecteur universitaire dispose du droit d’obtenir toute information nécessaire au traitement des cas qui lui sont soumis en communiquant directement avec les personnes concernées, dans le respect des obligations de l’Université à l’égard du droit d’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. Le Protecteur universitaire peut compter sur la collaboration de toutes les personnes directement ou indirectement concernées pour lui fournir les informations nécessaires au traitement des cas qui lui sont soumis.

2.3.4 Protection contre les représailles

Toute personne a le droit de fournir des renseignements, d’effectuer un signalement, de déposer une plainte, de collaborer et de participer à toute enquête ou à toute intervention prévue à la présente politique sans crainte de représailles.

2.4 Types d’interventions et champ de compétence

2.4.1 Intervenant en première ligne

À titre de gestionnaire du Bureau de prévention et d’intervention (BPI), le Protecteur universitaire chapeaute le traitement des plaintes en première ligne relativement aux politiques suivantes :

2.4.1.1 la Politique visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel;

2.4.1.2 la Politique contre le harcèlement et la violence;

2.4.1.3 la Politique sur la divulgation des actes répréhensibles commis à l’égard de l’Université du Québec à Chicoutimi.

Le Conseil d’administration peut également confier au Protecteur universitaire, de façon ponctuelle, le rôle d’intervenant en première ligne dans d’autres domaines.

Dans tous les cas où le Protecteur universitaire refuse d’intervenir ou met fin à une intervention en cours, il doit en informer le plaignant par écrit en lui exposant brièvement les motifs de sa décision.

**** DISPOSITIONS NON EN-VIGUEUR****

2.4.2   Intervenant en dernier recours

Tout membre de la communauté universitaire qui se croit lésé dans ses droits ou estime avoir été traité injustement dans ses relations avec l’UQAC, peut adresser sa plainte au Protecteur universitaire, dans tous les autres domaines où le protecteur universitaire n’est pas l’intervenant en première ligne. Le traitement d’une telle plainte s’effectue en conformité avec la Procédure générale de traitement des plaintes.

2.4.2.1 Recevabilité

2.4.2.1.1 Le Protecteur universitaire refuse d’intervenir ou met fin à son intervention si :

  • Le plaignant dispose d’un recours prévu aux documents normatifs de l’UQAC. Dans ce cas, il l’informe de l’existence de ce recours et de la manière de s’en prévaloir;
  • Les faits sur lesquels la plainte est fondée font l’objet d’un recours devant une instance judiciaire ou quasi judiciaire ou lorsqu’une mise en demeure portant sur ces faits a été acheminée à l’UQAC;
  • La plainte concerne les relations ou les conditions de travail, l’application ou l’interprétation d’une convention collective ou d’un protocole ou contrat de travail, ou une question touchant aux droits à la représentation d’un employé par une association ou un syndicat.
  • La plainte est prématurée;
  • La personne qui dépose une plainte n’a pas un intérêt suffisant pour sa cause;
  • Il s’est écoulé plus d’une (1) année depuis l’acte ou l’omission qui est l’objet de la plainte;
  • La plainte est frivole, vexatoire, ou faite de mauvaise foi;
  • Une enquête n’est pas nécessaire eu égard aux circonstances;
  • Un recours a déjà été exercé à l’égard des mêmes questions ou des mêmes faits que ceux faisant l’objet de la demande;

2.4.2.1.2 Dans tous les cas où le Protecteur universitaire refuse d’intervenir ou met fin à une intervention en cours, il doit en informer le plaignant par écrit en lui exposant brièvement les motifs de sa décision.

2.5 Recommandations

À la suite d’une intervention, le Protecteur universitaire formule des recommandations qui sont transmises aux personnes intéressées et responsables d’y donner suite ainsi qu’aux instances concernées le cas échéant (ex : supérieur immédiat, directeur de département, doyen, vice-recteur, rectrice, etc.).

2.6 Canal de communication avec l’Université

2.6.1 Le Protecteur universitaire relève directement du Conseil d’administration.

2.6.2 Toutefois, le Conseil d’administration ne pouvant pour des raisons administratives rencontrer le Protecteur universitaire sur une base régulière, ce dernier peut en contrepartie s’adresser directement à certains dirigeants de l’Université quand se présentent des situations pour lesquelles le Protecteur universitaire croit opportun de solliciter l’avis préalable de la direction de l’université ou de l’informer de situations ou de faits qu’il estime nécessaire de porter à leur attention.

2.6.3 À cet égard, la rectrice, de même que le Vice-recteur aux partenariats et secrétaire général sont les interlocuteurs à privilégier par le Protecteur universitaire.

2.7 Redditions de comptes

2.7.1 Le Protecteur universitaire doit produire un rapport annuel au Conseil d’administration, qui contient notamment un résumé de ses activités ainsi qu’un exposé de ses recommandations générales et suivis à effectuer afin d’améliorer les pratiques universitaires. Le Conseil d’administration peut, s’il le souhaite, rendre public le rapport du Protecteur universitaire.

2.8 Qualité du service

2.8.1 Le Protecteur universitaire fait tout son possible pour qu’il dispose des ressources suffisantes à la réalisation de son mandat afin d’assurer la qualité du service offert à la communauté universitaire.

2.8.2 Le Protecteur universitaire doit se tenir informé des changements en cours en lien avec les documents normatifs de l’Université qui entrent dans ses champs de compétence.

3.  Mise à jour

La présente politique est mise à jour au besoin et minimalement à tous les trois (3) ans.

4.  Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration, à l’exception de la section 2.4.2 Intervenant en dernier recours, laquelle entre en vigueur le 15 août 2019.