Procédure relative à la planification stratégique

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	24 mai 1994	CAD-5557
Conseil d’administration	12 décembre 2023	CAD-13197

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	27 avril 1982	CAD-2980

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Le recteur ou la rectrice
Parties prenantes

1. Dispositions générales

1.1 Objectifs

La procédure relative à la planification stratégique vise à :

établir le processus de planification stratégique et en définir les grands jalons ;
établir le rôle des principaux intervenants ;
présenter les conditions favorables à la réalisation du processus de planification stratégique ainsi qu’à l’adhésion du plan stratégique et du plan d’action produits.

1.2 Champ d’application

La Procédure relative à la planification stratégique s’applique aux personnes-cadres supérieures, au personnel de direction des unités pédagogiques et administratives de l’Université ainsi qu’aux personnes responsables des unités de recherche et de recherche et création accréditées.

1.3 Références

1.4 Responsable de l’application

Le recteur ou la rectrice est responsable de l’application de la présente procédure.

1.5 Définitions

Les définitions afférentes à cette procédure sont présentées dans la politique y étant associée. Aux fins d’application de la présente procédure, les termes suivants se définissent comme suit :

« Analyse de l’environnement interne et externe » : la détermination des forces et des faiblesses de l’Université ou Unité et l’énumération des facteurs externes qui peuvent influer, positivement ou négativement, sur elle. C’est l’appréciation des facteurs qui influencent les résultats de façon significative et soutiennent le choix des orientations stratégiques.

« Jalon » : un jalon correspond à la fin d’une étape ou à la fin du processus.

« Plan d’action institutionnel » : agrégation des plans d’action des vice-rectorats et des différentes unités. Ce plan contribue à l’élaboration annuelle des budgets et à l’allocation des ressources.

2. RÔLES ET MODALITÉS

2.1 Le processus de planification stratégique est transparent, efficace et efficient. Il se veut un projet mobilisateur pour l’ensemble de la communauté universitaire.

2.2 Le processus de planification stratégique comporte trois phases, soit la PLANIFICATION, la RÉALISATION et le SUIVI. La phase de « RÉALISATION » se décline en trois jalons : « Comprendre », «Décider », et « Agir ».

Le premier volet amène à analyser l’environnement interne et externe de façon à COMPRENDRE où se situe l’Institution ou l’Unité dans son écosystème. Il repose sur des consultations, des études, des avis et des diagnostics. Il mène à actualiser la mission, à définir la vision et les valeurs, mais surtout à faire des choix. Ce jalon se conclut par la mise en exergue des principaux enjeux soutenant ces choix.

Le second volet repose sur la concertation entre les principaux acteurs de la planification stratégique de façon à DÉCIDER des orientations stratégiques et établir les objectifs, les indicateurs d’impact et les cibles qui détermineront les priorités.
Enfin, la planification stratégique se concrétise par la détermination ou la mise à jour des actions qui contribueront à l’atteinte des objectifs et à la concrétisation de la vision. Il se traduit par un plan d’action qui permet aux membres d’une équipe d’AGIR de façon concertée.

2.3 Le plan stratégique s’élabore ou s’actualise à partir de la consultation et de la participation des membres de la communauté universitaire, ainsi que de tout autre partie prenant externe susceptible de contribuer à la définition des opportunités et contraintes réelles de l’environnement interne ou externe.

2.4 Le plan stratégique comporte minimalement les éléments suivants :

la mission et la vision de l’Université ou de l’Unité ;
Les principaux enjeux et les orientations (axes de développement) ;
Les objectifs, les indicateurs d’impacts et les cibles pour la durée du plan.

2.5 Le plan stratégique se concrétise dans un plan d’action présentant les actions pour réaliser ces objectifs, en fonction des ressources humaines, financières et matérielles disponibles.

2.6 Chaque plan d’action réalisé dans le cadre de processus de planification stratégique enrichit le Plan d’action institutionnel. C’est donc l’agréation de l’ensemble des actions ciblées par les Vice-rectorats et les Unités qui contribuent à soutenir les objectifs institutionnels. Ces plans contribuent à l’élaboration annuelle des budgets et à l’allocation des ressources.

2.7 Le Plan d’action institutionnel doit être accompagné par une planification à long terme des ressources humaines, immobilières, informationnelles et financières nécessaires à la mise en œuvre du Plan d’action institutionnel.

2.8 En fonction de l’évolution du contexte et des besoins, une mise à jour du plan stratégique et du plan d’action pourra être faite à tout moment jugé opportun par la personne-cadre supérieure et la direction concernée ou une des instances de l’Université.

3. Modalités

Six (6) mois à un (1) an avant l’échéance du plan stratégique, la personne-cadre supérieure ou la direction concernée doit signifier, soit au Conseil d’administration pour ce qui est de la planification institutionnelle, à la rectrice ou au recteur pour une planification d’un Vice-rectorat ou à la vice-rectrice ou au vice-recteur concerné par cette Unité, son intention de lancer le processus de planification stratégique ou de reconduire le plan en vigueur. La personne-cadre supérieure ou la direction concernée verra à obtenir les ressources d’accompagnement nécessaires à la réalisation du processus de planification stratégique auprès du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources (VRAAR).

3.1 La planification du processus de planification stratégique

Le processus s’articule toujours autour des trois (3) grands jalons «COMPRENDRE, DÉCIDER ET AGIR », mais les parties prenantes, les stratégies, les dispositifs, et le calendrier de réalisation varient d’une planification à l’autre selon le contexte et la disponibilité des ressources. Toutes les parties prenantes devraient pouvoir participer aux activités nécessaires à l’élaboration des plans stratégiques. Le processus précise les besoins en ressources humaines, matérielles et financières qui seront nécessaires à l’accomplissement de la démarche.

3.2 La réalisation de la planification stratégique

La consultation est un volet important du processus de planification stratégique. Les activités de consultation doivent assurer la prise en compte de l’avis du plus grand nombre dans le but d’établir des consensus. Les consultations assurent un arrimage et une rétroaction entre les membres de la communauté universitaire, les partenaires externes, les personnes-cadres supérieures et les directions d’unités et les personnes-cadres supérieures de l’Université.

3.2.1 L’analyse de l’environnement interne et externe

Cette étape consiste à réaliser la collecte d’information et à effectuer les analyses qui soutiendront le choix des orientations stratégiques par les personnes-cadres supérieures et les directions. L’objectif est de déterminer les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces, ainsi que les grandes tendances actuelles et futures qui pourraient influer sur la situation de l’Université ou de l’Unité afin de faire des choix avisés. Ces analyses se font en perspective du Plan stratégique institutionnel et des plans stratégiques des vice-rectorats en vigueur au moment du processus de planification stratégique.

3.2.2 L’élaboration du plan stratégique

Après la lecture de l’environnement interne et externe et une fois les consultations effectuées, la personne-cadre supérieure ou la direction concernée élabore son plan en tenant compte de l’évaluation des forces, des faiblesses, des menaces et des opportunités qui sont susceptibles d’influencer la stratégie et des enjeux énoncés. Le comité de travail fait ses choix concernant les orientations stratégiques à donner à la planification. Les choix des orientations stratégiques doivent être cohérents avec la mission, la vision et les valeurs de l’Institution et s’appuyer notamment sur la démarche de consultation pour les valider.

Le comité établit aussi la façon dont les progrès réalisés seront mesurés (indicateurs d’impact et cibles). Une fois adoptés, l’état de ces indicateurs d’impact doit être mis à jour régulièrement.

De façon concomitante à l’élaboration du plan, la personne-cadre supérieure ou la direction concernée élabore une stratégie de communication afin de bien faire connaître les objectifs et les actions priorisées. Le Conseil d’administration est responsable de diffuser, une fois adopté, le Plan stratégique institutionnel aux membres de la communauté universitaire et aux partenaires.

3.2.3 L’élaboration du plan d’action

Le plan d’action est l’outil essentiel des personnes-cadres supérieures de l’Université et des directions d’Unité pour soutenir la mise en œuvre des orientations stratégiques. Il permet de « poser les gestes » nécessaires pour atteindre les cibles fixées. Le plan documente la séquence logique d’actions planifiée par objectif par année. La réalisation de ces actions sera suivie et le plan actualisé annuellement.

Chaque personne-cadre supérieure ou direction est responsable de proposer les actions nécessaires à l’atteinte des objectifs. Les plans doivent être adoptés par les instances concernées.

3.2.4 Le suivi du plan stratégique

La mise en œuvre des actions prévues pour atteindre les cibles fixées est réalisée par les différentes équipes de travail désignées.

4. Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

5. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.