Annexe IV – Règles pour la gouverne des délibérations des organismes statutaires de l’Université

1.   Le déroulement de la séance

1.1  Adresse d’envoi

L’avis de convocation et le dossier d’assemblée sont envoyés par courrier électronique aux membres, à moins de circonstances exceptionnelles.

1.2      Quorum

Le quorum, vérifié par le secrétaire de réunion en début d’assemblée, doit subsister pour la durée des délibérations. Cependant, tout membre peut demander la vérification du quorum en cours d’assemblée. Si une absence de quorum est constatée, lors de la vérification, cette constatation met fin à la réunion, mais n’invalide pas les décisions qui lui sont antérieures.

1.3      Ouverture de la séance

Le quorum constaté, le président déclare la séance ouverte.

Si la séance ne peut commencer faute de quorum, le secrétaire de réunion inscrit les présences et les membres se retirent après un délai raisonnable.

L’assemblée ne peut alors se réunir à moins qu’il n’y ait un nouvel avis de convocation ou que les membres qui étaient présents n’y consentent.

1.4      Observateur régulier

En règle générale, les observateurs ont le droit de poser des questions et de répondre à des interrogations, sans droit de faire des propositions et sans droit de vote. L’assemblée peut à tout moment leur retirer ce droit.

1.5      Invités

Les réunions se déroulent en présence des membres, des observateurs réguliers (au Conseil) et des personnes convoquées seulement. Un organisme statutaire peut cependant autoriser, pour le traitement d’un sujet qui le justifie, la présence d’un invité lorsque celle-ci est jugée nécessaire.

1.6      Droit de parole des membres

Un membre ne peut prendre la parole qu’après y avoir été autorisé par le président, et doit, au cours de son intervention s’adresser à celui-ci.

En principe, le président accorde l’exercice du droit de parole en suivant l’ordre dans lequel les membres ont demandé la parole, en rapport avec la question sous considération.

La fréquence et la durée des interventions peuvent être limitées par le président avec l’accord de l’assemblée.

1.7      Comité plénier

L’assemblée peut décider de se constituer en comité plénier pour l’étude d’une question ou lors d’audition sur des dossiers particuliers. Le secrétaire de réunion n’est pas tenu de dresser le procès-verbal des délibérations.

1.8      Dissidence

Un membre peut demander que le procès-verbal mentionne sa dissidence ou son abstention et peut y faire inscrire la raison de sa dissidence à la condition d’en fournir le texte écrit au secrétaire de réunion dans les quinze (15) jours ouvrables suivant.

1.9      Ordre du jour d’une réunion ordinaire

L’élaboration du projet d’ordre du jour d’une assemblée relève du responsable des organismes statutaires. L’ordre du jour d’une réunion ordinaire comprend généralement les points suivants :

  • adoption de l’ordre du jour;
  • ratification du procès-verbal;
  • affaires découlant du procès-verbal;
  • énumération des dossiers à l’étude;
  • période d’information;
  • affaires diverses;
  • levée de l’assemblée.

À moins qu’un ordre différent ne soit adopté par l’assemblée, les affaires reportées ont priorité sur les affaires nouvelles.

1.10   Caractère de l’assemblée

Sous réserve des dispositions législatives applicables et dans les limites de sa juridiction, l’assemblée est souveraine et les réunions qui en découlent ont un caractère privé et ne sont pas accessibles au public, à moins que l’organisme n’en décide autrement, mais seulement dans le cadre du traitement d’un dossier spécifique.

1.11   Bon ordre de l’assemblée

Le président, assisté du secrétaire de réunion, voit au bon déroulement de la séance, veille au maintien de l’ordre et fait respecter les règlements.

Les participants ont le devoir de respecter l’ordre et le silence nécessaire au bon déroulement de l’assemblée. Dans ce but, ils doivent éviter les apartés, les déplacements qui ne sont pas indispensables et les manifestations bruyantes.

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) doit respecter, en toutes circonstances, les règles établies pour le bon déroulement des délibérations des organismes statutaires.

1.12   Adoption de l’ordre du jour

Lorsque l’assemblée est déclarée ouverte, le président, s’il y a lieu, fait état des modifications apportées au projet d’ordre du jour depuis son envoi. Ces modifications peuvent être: l’ajout ou le retrait d’un point, un changement dans l’ordre des points à discuter, l’inscription de questions au point « Affaires diverses ».

L’ordre du jour est ensuite adopté à la majorité des membres présents, sur proposition dûment appuyée.

L’ordre du jour d’une réunion extraordinaire ne peut être modifié qu’avec l’accord de la totalité des membres présents.

1.13   Adoption du procès-verbal

Le secrétaire de réunion soumet aux membres le procès-verbal de la réunion précédente.

Le procès-verbal d’une réunion est rédigé de manière à consigner au moins les propositions, les modifications et les décisions qui sont prises. Les décisions des organismes statutaires ont un caractère public à moins que le huis clos ait été déclaré.

Les corrections apportées ne peuvent changer la substance des décisions prises ni ajouter des éléments qui n’ont pas été mentionnés dans les décisions. L’approbation du procès-verbal ne peut être l’occasion d’ouvrir un nouveau débat sur le mérite des décisions consignées dans les procès-verbaux.

Le procès-verbal est adopté sur proposition dûment appuyée.

1.14   Période d’information

Ce point permet de fournir à l’assemblée tous renseignements et de poser toute question d’intérêt général sur des sujets relevant de la juridiction de l’assemblée.

Ce point ne doit pas donner lieu à des discussions ou à la reconsidération de sujets. Aucune proposition ne peut être reçue sauf celles de félicitations et de remerciements.

1.15   Proposition et amendement

Toute proposition doit être préalablement proposée par un membre et dûment appuyée par un autre membre pour être prise en considération.

Cependant, toute proposition concernant un sujet en particulier peut, après consentement unanime de l’assemblée, être proposée et adoptée de la façon suivante : « Proposé et résolu à l’unanimité que ».

Toute proposition est sujette à des amendements et un amendement est lui-même sujet à des sous-amendements. Un sous-amendement ne peut faire l’objet d’un amendement. Tout amendement doit avoir pour effet de modifier l’objet de la proposition principale. Il ne doit pas en être la négation pure et simple.

De même, un sous-amendement doit avoir pour effet de modifier l’objet de l’amendement. Il ne doit pas constituer une négation de l’amendement ni une répétition de la proposition principale.

On doit d’abord décider des sous-amendements, puis des amendements et enfin de la proposition principale. Il faut se prononcer sur le sous-amendement tel que proposé avant d’en offrir un autre: la même règle s’applique à l’amendement.

Après lecture et avant qu’un débat ne s’engage, une proposition peut être retirée avec le consentement de la majorité des membres présents.

1.16   Avis de proposition

En tout temps, pendant une réunion, un membre peut donner avis de son intention de présenter toute proposition à une réunion régulière ou extraordinaire ultérieure. Le secrétaire doit noter le sujet à l’ordre du jour s’il s’agit d’une réunion régulière ou dans l’avis de convocation si la réunion ultérieure est une réunion extraordinaire.

1.17   Les questions de privilège

Toute personne, membre de l’assemblée, peut en tout temps saisir l’assemblée d’une question de privilège si elle se croit atteinte dans son honneur ou si elle estime que les droits, privilèges et prérogatives de l’assemblée sont lésés. Elle expose alors brièvement les motifs de son inter­vention. Si d’autres membres sont mis en cause, ils ont droit de donner leur version.

Un débat peut suivre auquel le président met fin en déclarant que l’assemblée est alors suffisamment renseignée, à moins d’appel de sa décision.

1.18   Les questions d’ordre

Tout membre a le droit d’attirer l’attention du président sur une infraction aux règles, à l’ordre et au décorum en indiquant succinctement et sans débat le point d’ordre ainsi soulevé.

La personne interrompue par cette question doit attendre qu’elle soit décidée avant de continuer ses remarques.  Le point d’ordre ainsi soulevé est alors réglé suivant la déci­sion du président, s’il n’y a pas eu d’appel, ou de l’assemblée s’il y en a eu.

1.19   Division de la question

Tout membre de l’assemblée peut faire une proposition à l’effet de diviser une question; le président juge si cette demande est rationnelle, sans préjudice à la décision finale de l’assemblée.

Si cette proposition est adoptée, on considère chacune des divisions comme autant de questions séparées, dans l’ordre de présentation de la question originaire, à moins que l’assemblée ne décide d’intervertir cet ordre.

1.20   La question préalable

Tout membre de l’assemblée peut faire une proposition à l’effet de clore immédiatement le débat et d’appeler le vote sur la proposition qui fait l’objet de la discussion.

La question préalable a préséance sur toute autre proposition, n’est pas sujette à discussion, ne peut être amendée et doit être immédiatement soumise aux deux tiers des voix des membres présents.

Si la question préalable est adoptée, le vote est immédiatement pris sur la proposition qui faisait l’objet du débat.

1.21   Dépôt sur le bureau

Cette proposition est utilisée lorsqu’une forte partie de l’assemblée ne semble pas favoriser l’adoption d’une mesure.

Si la proposition demande le report à une date déterminée, la discussion ne doit porter que sur le temps. Si la proposition est acceptée, le dossier concerné revient automatiquement pour discussion à l’ordre du jour de la date acceptée.

Si aucun temps de report n’a été déterminé par la proposition de dépôt, seule une proposition de reconsidération du dépôt permettra que le dossier concerné revienne à l’ordre du jour d’une assemblée subséquente.

1.22   Reconsidération d’une question

La proposition de reconsidérer une question décidée par l’assemblée ne peut être faite et appuyée que par les personnes qui ont voté du côté gagnant à vote ouvert.

L’adoption de cette proposition a pour effet de remettre la question primitive au point où elle se trouvait avant l’appel du vote qui en a décidé.

1.23   Appel de la décision du président

Si un membre croit être lésé dans ses droits par une décision du président, cette personne peut en appeler au jugement de l’assemblée. Une simple majorité décide qui a raison et aucune discussion n’est permise. La proposition doit être appuyée.