Procédure relative à la création et à la modification d’un programme

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	16 juin 2020	CAD-12252

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	1er juillet 2020	CAD-12286	Modification de la structure organisationnelle

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
Parties prenantes	Décanat des études, Décanat des affaires départementales, Bureau du registraire

1. Dispositions générales

1.1. Préambule

La présente procédure précise le processus d’approbation lié à la création et à la modification d’un programme.

1.2. Objectifs

Énoncer les modalités de création et de modification d’un programme.
Définir le processus d’implantation ou de suspension d’un programme.
Déterminer le processus relatif à l’attribution d’un code de programme.
Définir le processus d’intégration ou de retrait d’un cours dans un programme.

1.3. Références

Règlement général 2 « Les études de premier cycle » de l’Université du Québec

Règlement général 3 « Les études de cycles supérieurs » de l’Université du Québec

Règlement relatif aux études de l’UQAC

Politique relative à la création et à la modification de programmes ou de cours

1.4. Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite est responsable de l’application de cette procédure.

1.5. Définition

Aux fins d’application de la présente procédure, les expressions suivantes se définissent comme suit :

« Code de cours » : le Décanat des études attribue un code constitué de lettres et de chiffres pour chaque cours. Ce code commence par un chiffre ou une lettre qui désigne le département auquel le cours appartient, suivi de trois (3) lettres qui désignent le champ disciplinaire du cours et de trois (3) chiffres choisis, par le Décanat des études et la direction de l’unité pédagogique, en fonction de l’ordonnancement des données disponibles dans la banque de cours.

« Cours » : ensemble d’activités de formation, en présentiel ou à distance, permettant l’atteinte d’objectifs précis et pouvant ainsi contribuer à la composition d’un ou de plusieurs programmes. Prend diverses formes, notamment : leçons magistrales, travaux pratiques, ateliers, séminaires, laboratoires, stages, internats, activités de recherche (ou de création d’une œuvre, ou d’intervention) conduisant à un essai, un mémoire ou une thèse, travail personnel, lecture, travaux dirigés, travaux de synthèse, études de cas, etc.

« Cours partagé » : cours offert par plus d’un programme, quelle que soit sa catégorie.

« Équipe programme » : l’équipe programme est constituée de la direction de l’unité pédagogique, d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de programme et de l’agente ou de l’agent de dossier attitré au programme concerné.

2. Rôles et modalités

2.1 Modification de programme

2.1.1 La modification mineure

La modification mineure de programme vise une amélioration de la formation dans le cadre des objectifs déjà prévus. Elle peut s’appuyer sur les données récoltées lors du processus d’amélioration continue (référence à la politique ou procédure d’évaluation continue).

2.1.1.1 La modification est considérée comme étant mineure lorsqu’elle touche le plan de formation de façon minimale, c’est-à-dire en deçà du tiers des cours prévus. Elle peut concerner :

la modification d’un nombre limité de cours : description, caractère obligatoire ou optionnel, formule pédagogique, préalable, nombre de crédits, système de notation, etc.;
l’ajout, la création, le retrait d’un nombre limité de cours;
- si la modification de cours implique la formation à distance, consulter aussi la Procédure relative à la formation à distance et à l’utilisation des technologies de l’information et des communications;
- si la modification de cours implique un ou des cours partagés, consulter aussi la Procédure relative à la création et à la modification d’un cours;
des règlements pédagogiques particuliers.

2.1.1.2 La modification est aussi considérée comme étant mineure lorsqu’elle touche les conditions d’admission sans limiter l’accès au programme. Elle peut notamment concerner :

des précisions concernant la structure d’accueil ou le dossier de candidature;
la durée et le régime d’études.

2.1.1.3 Pour toute modification considérée comme étant mineure par l’équipe programme :

L’équipe programme :

informe le Décanat des études en complétant le formulaire prévu à cette fin;
si une ou des modifications touchent les conditions d’admission, s’assure auprès du Bureau du registraire qu’il s’agit bien d’une modification mineure;
prépare le dossier de modification mineure et en informe le comité d’unité pédagogique;
soumet ledit dossier au comité d’unité pédagogique.

Le comité d’unité pédagogique :

procède à l’analyse du dossier;
s’il approuve le dossier de modification, il le fait par voie de résolution;
transmet la décision au Décanat des études.

Le Décanat des études :

soutient l’équipe programme dans la préparation du dossier;
approuve le dossier et l’officialise;
transmet, pour fins d’information, la décision du comité d’unité pédagogique à la Commission des études, de la recherche et de la création, et ce, dans le cadre d’une opération annuelle qui regroupe l’ensemble des dossiers de modifications mineures de l’UQAC;
diffuse l’information auprès des secteurs concernés.

La modification mineure devient effective au moment jugé opportun par l’équipe programme en fonction du contenu modifié et des opérations liées à sa mise en œuvre notamment par le Décanat des affaires départementales ou le Bureau du registraire ou les deux.

2.1.2 La modification majeure

La modification majeure de programme vise une amélioration de la formation qui impose une réorganisation substantielle de la structure du programme et qui peut avoir un impact financier. Elle s’appuie sur les données récoltées lors du processus d’amélioration continue Procédure relative à l’évaluation institutionnelle de programme.

2.1.2.1 La modification est considérée comme étant majeure lorsqu’elle touche le plan de formation de façon importante, c’est-à-dire au-delà du tiers des cours prévus. Elle peut concerner :

une modification importante des objectifs du programme qui entraine une réorganisation significative du programme;
une réorganisation majeure de la structure du programme : ajout ou retrait d’un profil, d’une concentration, d’une mineure, d’un cheminement;
l’ajout, la création, la modification ou le retrait d’un nombre important de cours (plus du tiers du plan de formation) :

si la modification de cours implique la formation à distance, consulter aussi la Procédure relative à la formation à distance et à l’utilisation des technologies de l’information et des communications;

si la modification de cours implique un ou des cours partagés, consulter aussi la Procédure relative à la création et à la modification d’un cours.

une modification du nombre total de crédits (un nouveau code de programme est attribué par l’Université du Québec).

2.1.2.2 La modification est aussi considérée comme étant majeure lorsqu’elle touche les conditions d’admission et a pour effet, ainsi, de limiter l’accès au programme. Elle peut concerner :

l’ajout ou la modification d’un contingentement[1];
une modification aux modalités d’admission et de sélection des étudiants;
les compétences langagières (avec pour effet de rehausser les conditions d’admission);
la suspension ou la réouverture des admissions;
l’appellation du programme ou le libellé (et/ou le grade) du diplôme.

2.1.2.3 Pour toute modification considérée comme étant majeure par l’équipe programme :

L’équipe programme :

informe le Décanat des études en complétant le formulaire prévu à cette fin;
constitue un comité de modification[2];
prépare le dossier de modification majeure en collaboration avec le comité de modification et le Décanat des études, qui lui fournit un échéancier ainsi que les outils disponibles et nécessaires à la modification du programme;
si une ou des modifications touchent les conditions d’admission : consulte le Bureau du registraire pour s’assurer de la faisabilité de ces modifications;
informe le comité d’unité pédagogique tout au long de la préparation du dossier ;
soumet ledit dossier au comité d’unité pédagogique.

Le comité d’unité pédagogique :

procède à l’analyse du dossier;
s’il approuve le dossier de modification majeure, il le recommande par voie de résolution;
transmet le dossier et sa recommandation au Décanat des études.

Le Décanat des études :

soutient l’équipe programme dans la préparation du dossier et s’assure de sa conformité avec les règlements, politiques et procédures en vigueur;
analyse le dossier de présentation et y joint une analyse financière;
soumet le dossier de modifications aux secteurs concernés, notamment le Bureau du registraire, les directions de département et les équipes programmes concernées, pour une consultation de dix (10) jours ouvrables;
collige les avis recueillis et les transmet à l’équipe programme. Celle-ci réagit aux avis reçus et transmet sa réaction au Décanat des études par une lettre adressée au doyen ou à la doyenne des études;
finalise le dossier :

et le transmet au Décanat des affaires départementales, qui le fait cheminer en fonction des procédures et délais prévus dans les conventions collectives;
et en assure le suivi administratif en le soumettant aux instances appropriées :
- à la Commission des études, de la recherche et de la création pour fins de recommandation au Conseil d’administration;
- au Conseil d’administration pour approbation;
- à la Direction des études et de la recherche de l’Université du Québec pour information;
  - L’Université du Québec attribue un nouveau code de programme.
- au Comité d’agrément des programmes de formation à l’enseignement (CAPFE), le cas échéant;
- aux organismes d’agrément, le cas échéant;

officialise le programme et fait le suivi auprès des secteurs concernés.

2.2 Création de programme

Le processus de création peut concerner un programme de grade ou un programme constitutif de grade. Dans le second cas, le dossier est présenté de façon plus succincte.

Ce dossier comprend les éléments suivants :

l’appellation souhaitée du programme;
la problématique qui sous-tend le projet de création;
les opportunités du programme sur les plans socioéconomique, systémique et institutionnel;
les objectifs du programme;
les conditions d’admission, le contingentement ou la capacité d’accueil;
les règles administratives;
les règles spécifiques;
la structure du programme;
le plan de formation : liste des cours obligatoires, optionnels et d’enrichissement, incluant le nombre de crédits;
une analyse financière;
les besoins du programme en formation à distance.

La demande de création de programme peut être portée par le Vice-rectorat aux études, à la formation et à la réussite ou par une équipe programme, ci-après désignés « porteur de dossier ».

Le porteur de dossier :

constitue un comité de création de programme;
à l’aide des outils disponibles (gabarit de dossier de création, gabarit de description de cours, guide de rédaction de conditions d’admission), lesquels sont disponibles sur le site du Décanat des études, le comité de création prépare le dossier;
consulte aussi le Bureau de soutien technopédagogique (BST) pour toute demande liée à la FAD.

Le Décanat des études :

soutient l’équipe programme dans la préparation du dossier et s’assure de sa conformité avec les règlements, politiques et procédures en vigueur;
analyse le dossier de présentation, y joint une analyse financière;
transmet la proposition de création de programme à la Régie du Rectorat pour fins d’approbation du projet;
soumet le dossier de création de programme au Bureau du registraire, au Décanat des affaires départementales, à toutes les directions de département ainsi qu’aux directions des unités pédagogiques concernées pour une consultation de 15 jours ouvrables. Une réponse écrite à la consultation est requise pour les programmes dans lesquels les cours partagés sont obligatoires;
collige les avis recueillis et les transmet à l’équipe programme de l’Unité pédagogique où sera logé le nouveau programme. Celle-ci réagit aux avis reçus et transmet sa réaction au Décanat des études.

Le comité d’unité pédagogique :

se prononce sur la création du programme par voie de résolution, laquelle est transmise au Décanat des études, accompagnée d’une lettre de présentation du dossier adressée au doyen ou à la doyenne des études.

Le Décanat des études :

le Décanat des études soumet le dossier de création à la Commission des études, de la recherche et de la création;

Dans le cas d’un programme de grade

Sur recommandation de la Commission des études, de la recherche et de la création, le Décanat des études transmet le dossier:

à la Direction des études et de la recherche de l’Université du Québec;
la Direction des études et de la recherche de l’Université du Québec achemine le dossier de création du programme à la Commission d’évaluation des projets de programmes du Bureau de coopération interuniversitaire; la Commission d’évaluation des projets de programmes désigne des experts qui évaluent le projet de création de programme.

Le Décanat des études prépare la visite des experts et les accueille;

à la suite de leur visite, les experts rédigent leur évaluation du projet dans un rapport détaillé;
- le Décanat des études peut revenir vers le comité de création si des ajustements sont recommandés par les experts;
  - après réception d’un avis favorable de la Commission d’évaluation des projets de programmes, le dossier est acheminé par la Direction des études et de la recherche de l’Université du Québec au Comité des programmes universitaires pour avis et autorisation ministérielle de financement. Lorsque le financement est autorisé, le projet de programme est adopté par le Conseil des études et ratifié par l’Assemblée des Gouverneurs de l’Université du Québec. Le dossier complet est transmis au Conseil d’administration aux fins d’implantation. La résolution de ce dernier est finalement transmise à la Direction des études et de la recherche de l’Université du Québec pour information.

Dans le cas d’un programme menant à un brevet d’enseignement

Sur recommandation de la Commission des études, de la recherche et de la création, le Décanat des études transmet le dossier:

au Comité d’agrément des programmes de formation à l’enseignement (CAPFE). Après analyse du dossier, s’il est d’accord avec le projet, le CAPFE émet une autorisation provisoire d’implanter le programme pour une année. Pendant cette année, le Comité d’agrément des programmes de formation à l’enseignement complète son exercice par une visite et formule son avis. Sur une recommandation favorable du Comité d’agrément des programmes de formation à l’enseignement, le Ministère autorisera le financement des effectifs.

Dans le cas d’un programme constitutif de grade

Le Décanat des études soumet le dossier de création à la Commission des études, de la recherche et de la création aux fins d’approbation par le Conseil d’administration. Il est ensuite transmis pour information à la Direction des études et de la recherche de l’Université du Québec, qui en informera le Conseil des études et l’Assemblée des gouverneurs de l’Université du Québec.

Dans tous les cas, l’Université du Québec attribue un code au nouveau programme à la suite de son approbation par le Conseil d’administration.

Une fois le code de programme reçu, le Décanat des études procède à l’officialisation du programme et fait le suivi auprès des personnes et services concernés.

3. Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin ou au minimum, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Commission des études, de la recherche et de la création.

4. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.

[1] Lorsqu’il s’agit de la reconduction d’un contingentement, l’exercice se fait annuellement par voie de résolution du comité d’unité pédagogique et est adopté par le CAD sur recommandation de la CERC.

[2] Comité paritaire composé de membres du corps enseignant et de membres étudiants en nombre égal ainsi que d’un représentant socioéconomique et d’une étudiante ou étudiant diplômé du programme.