Procédure relative à l’habilitation institutionnelle

ADOPTION
Instance Date Décision
Conseil d’administration 19 juin 2017 CAD-11410
MODIFICATION
Instance Date Décision Commentaires
Conseil d’administration 1er juillet 2020 CAD-12286 Modification de la structure organisationnelle
RÉVISION Aux trois (3) ans
Responsable Vice-recteur ou vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
Parties prenantes Décanat des études

1.   Dispositions générales

1.1 Préambule

La présente procédure vise à déterminer le processus d’habilitation exceptionnelle pour toute personne qui ne peut détenir une habilitation institutionnelle régulière. Elle vise également à déterminer la composition du comité ad hoc et son fonctionnement lors d’un manquement à la Politique relative à l’habilitation institutionnelle.

1.2 Objectifs

1.3 Référence

1.4 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite est responsable de l’application de la présente procédure.

2.   Rôles et modalités

2.1 Processus d’habilitation institutionnelle exceptionnelle

2.1.1 Le doyen ou la doyenne des études est en charge du processus relative à l’habilitation institutionnelle exceptionnelle. Ainsi, toute personne désirant obtenir une habilitation institutionnelle exceptionnelle doit remplir le formulaire à cet effet disponible au Décanat des études ou sur le site Web de l’Université.

2.1.2 La demande d’habilitation institutionnelle exceptionnelle doit être déposée au moins trente (30) jours ouvrables avant le début de l’encadrement d’une étudiante ou d’un étudiant.

2.1.3 Toute personne qui désire être habilitée à codiriger un mémoire, un essai doctoral ou une thèse doit être en mesure de démontrer ses expériences et ses compétences en recherche au cours des cinq (5) années précédant la demande d’habilitation exceptionnelle.

2.1.4 Toute personne qui désire être habilitée à codiriger un mémoire, un essai doctoral ou une thèse doit démontrer sa capacité à encadrer en témoignant du nombre d’étudiantes ou d’étudiants dirigés et diplômés ainsi que des qualités requises à la spécificité de cette intervention en recherche.

2.2   Composition et fonctionnement du Comité ad hoc

Un comité ad hoc est en charge de l’étude des demandes de dossier et de révocation d’habilitation institutionnelle en vertu de la Politique relative à l’habilitation institutionnelle.

2.2.1 Composition du Comité

Le Comité est composé :

  • du doyen ou de la doyenne des études, qui agit à titre de président;
  • du doyen ou de la doyenne de la recherche, de la création, de l’innovation;
  • de la direction de programme concernée.

Il est de la responsabilité de chaque membre du Comité de s’assurer qu’il n’est pas en conflit d’intérêts. Si une telle situation survient, la personne doit aviser le doyen ou la doyenne des études sans délai, lequel verra à trouver un remplaçant ou une remplaçante. Dans l’éventualité où c’est le doyen ou la doyenne des études qui est en conflit d’intérêts, le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite le remplace et agit à titre de président.

2.2.2 Fonctionnement du Comité

Le Comité décide de ses règles de fonctionnement. Il peut s’adjoindre toute personne dont la contribution est jugée utile pour l’éclairer dans sa tâche. Cette personne a droit de parole mais n’a pas droit de vote.

Les parties prenantes sont rencontrées individuellement : étudiante ou étudiant et direction de recherche. Toute autre personne pertinente, selon le Comité, peut également être rencontrée. Lors de cette rencontre, toute personne rencontrée peut être accompagnée par une personne qui agit en tant qu’observatrice.

2.2.3 Recommandation et décision

À la suite de l’analyse du dossier, le Comité formule une recommandation à la Commission des études, de la recherche et de la création. Les motifs justifiant la recommandation sont soumis au soutien de celle-ci. Cette recommandation peut concerner :

  • la révocation de l’habilitation institutionnelle de façon temporaire ou permanente;
  • l’obligation de suivre certaines formations;
  • le changement de direction de recherche;
  • la consultation des Services aux étudiants pour l’obtention d’un soutien (gestion du stress, organisation du travail, etc.);
  • la référence du dossier au Décanat des affaires départementales en cas de manquement qui s’apparente à un manquement de nature disciplinaire;
  • toute autre mesure pertinente applicable.

Le doyen ou la doyenne des études communique la décision de la Commission des études, de la recherche et de la création aux personnes concernées dans un délai de dix (10) jours suivant la tenue de la réunion du Comité.

2.2.4  Suivi de la décision

La Commission des études, de la recherche et de la création peut demander un suivi de la décision. Un bilan doit alors être déposé à cet effet par le doyen ou la doyenne des études dans les délais demandés par la Commission des études, de la recherche et de la création.

3.   Mise à jour

La présente procédure est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Commission des études, de la recherche et de la création.

4.  Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.