{"id":1572,"date":"2019-01-24T08:03:16","date_gmt":"2019-01-24T13:03:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion-dev\/?page_id=1572"},"modified":"2026-03-12T13:31:23","modified_gmt":"2026-03-12T17:31:23","slug":"procedure-concernant-le-remboursement-t-le-paiement-de-frais-de-deplacement-et-de-sejour-de-representation-de-reception-et-de-reunion","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/chapitre-4\/reglement-relatif-aux-affaires-financieres\/procedure-concernant-le-remboursement-t-le-paiement-de-frais-de-deplacement-et-de-sejour-de-representation-de-reception-et-de-reunion\/","title":{"rendered":"Proc\u00e9dure concernant le remboursement et le paiement de frais de d\u00e9placement et de s\u00e9jour, de repr\u00e9sentation, de r\u00e9ception et de r\u00e9union"},"content":{"rendered":"\n\n\n\n\n
A<\/strong>DOPTION<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
Instance<\/strong><\/td>\nDate<\/strong><\/td>\nDécision<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n9 juin 2015<\/td>\nCAD-10797<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
<\/td>\n<\/td>\n<\/tr>\n
MODIFICATION<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
Instance<\/strong><\/td>\nDate<\/strong><\/td>\nDécision<\/strong><\/td>\nCommentaires<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n9 février 2016<\/td>\nCAD-10947<\/td>\n<\/td>\n<\/tr>\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n14 février 2017<\/td>\nCAD-11256<\/td>\n<\/td>\n<\/tr>\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n31 octobre 2017<\/td>\nCAD-11487<\/td>\n<\/td>\n<\/tr>\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n24 avril 2018<\/td>\nCAD-11620<\/td>\nAjout : Annexe 8<\/td>\n<\/tr>\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n30 mars 2021<\/td>\nCAD-12435<\/td>\n<\/td>\n<\/tr>\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n20 septembre 2022<\/td>\nCAD-12885<\/td>\n<\/td>\n<\/tr>\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n25 avril 2023<\/td>\nCAD-13031<\/td>\n<\/td>\n<\/tr>\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n19 septembre 2023<\/td>\nCAD-13125<\/td>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n\n\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n23 avril 2024<\/td>\nCAD-13284<\/td>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n\n\n\n\n\n
R<\/strong>ÉVISION<\/strong><\/td>\nAux trois (3) ans<\/td>\n<\/tr>\n
Responsable<\/strong><\/td>\nVice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources<\/td>\n<\/tr>\n
Parties prenantes<\/strong><\/td>\nDirection des ressources financières<\/td>\n<\/tr>\n
<\/td>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

<\/h2>\n

1.   <\/strong>Dispositions générales<\/strong><\/h2>\n

1.1  <\/strong>Préambule<\/strong><\/h3>\n

Définir les normes de remboursement et de paiement admissibles aux frais de déplacement et de séjour, de représentation, de réception et de réunion autorisées pour tous les employées et employés, dans l’exercice de leur fonction ou pour toute autre personne dont les services sont retenus à titre de fournisseur de service ou à titre de bénévole pour l’Université. Les frais de déplacement et de séjour remboursés aux étudiantes et aux étudiants sont également assujettis à la présente procédure. La procédure s’applique dans une perspective de tarification économique.<\/p>\n

1.2   <\/strong>Objectifs<\/strong><\/h3>\n

Cette procédure a pour but d’énoncer les normes concernant les dépenses admissibles et les tarifs s’y rapportant, les autorisations et approbations requises pour chaque demande ainsi que la marche à suivre pour obtenir une avance de voyage pour les frais de déplacement et de séjour et un remboursement ou le paiement pour les autres frais.<\/p>\n

1.3  <\/strong>Références<\/strong><\/h3>\n

Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la régie interne<\/u><\/a><\/p>\n

Règlement relatif aux affaires financière<\/a>s<\/a><\/p>\n

Convention collective des chargées et chargés de cours de l’Université du Québec à<\/a> Chicoutimi<\/a><\/u><\/p>\n

1.4  <\/strong>Responsable de l’application<\/strong><\/h3>\n

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de l’application de la présente procédure.<\/p>\n

1.5  <\/strong>Définitions<\/strong><\/h3>\n

« Requérant »<\/strong>: désigne une employée ou un employé ou une étudiante ou un étudiant de l’Université, un ou une bénévole ou un fournisseur, dont les services sont retenus par l’Université sauf les fournisseurs dont le contrat de service les liant à l’UQAC comporte des modalités différentes, mais qui ne peuvent aller au-delà des maximums prévus à la présente procédure.<\/p>\n

« Indemnité quotidienne » <\/strong>: montant  déterminé  sur « base  quotidienne »  pour couvrir certains types de dépenses, communément nommé « per diem <\/em>».<\/p>\n

« Signataire autorisé » : <\/strong>personne habilitée à signer les documents relatifs à la présente procédure selon les autorisations et approbations qui y sont décrites.<\/p>\n

« Autorisations » : <\/strong>désigne l’acceptation au préalable par le signataire autorisé de l’activité donnant lieu à la dépense.<\/p>\n

« Approbation » : <\/strong>l’acceptation par le signataire autorisé de la nature de la dépense encourue suite à l’activité autorisée.<\/p>\n

2.  <\/strong>Frais de déplacement et de séjour<\/strong><\/h2>\n

Les frais de déplacement et de séjour comprennent les frais de transport, soit, pour un véhicule personnel, un véhicule de location, les frais de taxi, d’avion, d’autobus et de train, le stationnement et les frais de péage d’autoroute, ainsi que les frais de repas, les frais de logement, les frais d’inscription à l’activité et autres frais reliés au déplacement. Le moyen de transport utilisé doit être économique selon les circonstances du déplacement.<\/p>\n

2.1   <\/strong>Dispositions générales<\/strong><\/h3>\n

La présente section concerne les dépenses admissibles en frais de déplacement et de séjour.<\/p>\n

L’Université se réserve le droit de déterminer préalablement au déplacement, les moyens de transport ainsi que les conditions de séjour qui doivent être adoptés par le requérant lors du voyage ou du déplacement.<\/p>\n

Pour certains séjours à l’international comportant, par exemple, un calendrier d’activités intensif (cinq (5) jours consécutifs et plus) nécessitant une longue durée de déplacement d’un décalage horaire de cinq (5) heures et plus, le requérant peut, sur autorisation préalable, bénéficier d’une (1) à deux (2) journées avec nuitées et repas prises en charge par l’Université.<\/p>\n

Aucune dépense d’hébergement ou de repas ne sera considérée admissible en dehors de cette durée du séjour.<\/p>\n

La requérante ou le requérant doit acquitter ses frais de déplacement et de séjour et doit produire une demande de remboursement dans les trente (30) jours suivant le retour de voyage en utilisant le formulaire «<\/a><\/span> Rapport de dépenses » (Annexe 1)<\/a><\/u>.<\/span><\/a> La requérante ou le requérant doit produire une demande de remboursement distincte pour chaque voyage. À ce titre, les montants qui sont inscrits dans la procédure constituent les maximums admissibles.  Aucune exception ne peut être autorisée sauf si les conditions relatives à la poursuite des activités peuvent être remises en cause, notamment pour des raisons de sécurité, ou si les circonstances, prises dans leur contexte, peuvent être raisonnablement justifiées. Sous réserve de la présente procédure, toute demande de remboursement admissible et inférieure à ces maximums sera acceptée. À défaut de respecter le délai prescrit, l’Université peut refuser la demande de remboursement.<\/p>\n

Une avance peut être consentie à la requérante ou au requérant qui en fait la demande. Seuls les montants réellement décaissés pourront être inclus sur une avance 30 jours ou plus avant le déplacement.  Une seconde avance pourra être consentie une semaine avant le déplacement si nécessaire, détaillant précisément les besoins. La demande<\/a><\/u> d’avance de voyage (Annexe 2)<\/a><\/u> doit être remplie par la requérante ou le requérant et être approuvée par le signataire autorisé.<\/p>\n

Les frais de déplacement engagés par une employée ou un employé pour se rendre à son travail ne sont pas remboursables. Cependant, des dispositions particulières sont prévues à l’Annexe 4<\/u><\/a> afin de compenser les frais de déplacement et de séjour selon la convention collective des chargées et chargés de cours pour les enseignements dispensés au Pavillon principal de l’arrondissement de Chicoutimi et ses environs (rayon de 20 km).<\/p>\n

À cet effet, le formulaire d’entente de remboursement des frais de déplacement <\/a><\/u>doit être préférablement utilisé.<\/p>\n

Lorsque la dépense est effectuée dans le cadre d’un projet subventionné, il faut d’abord s’assurer que la politique de l’organisme subventionnaire soit respectée. En l’absence d’une politique explicite de l’organisme subventionnaire, la présente procédure de l’UQAC s’applique. Lorsque la procédure de l’UQAC est plus restrictive que celle de l’organisme, celle de l’UQAC prévaut.<\/p>\n

Compte tenu de la nouvelle réalité en regard au télétravail et sous réserve de l’acceptation de la Direction des ressources financières après avoir obtenu les justifications appropriées, des pièces justificatives autres que l’original peuvent être acceptées.<\/p>\n

Les modalités relatives au remboursement des frais de déplacement, de séjour et les honoraires pour les membres d’un jury d’évaluation lors de la tenue d’une soutenance à l’Université sont prévue à l’<\/a>Annexe 8.<\/a><\/u><\/p>\n

2.2  <\/strong>Dépenses admissibles<\/strong><\/h3>\n

2.2.1  Transport<\/strong><\/h4>\n\n\n\n\n\n
Type de dépenses<\/strong><\/td>\nRequérant<\/strong><\/td>\nSuperviseur de stage couvert par la convention collective des chargées et chargés de cours<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
Véhicule personnel<\/strong>\n

Chaque propriétaire de véhicule doit vérifier la validité de la couverture de ses assurances, compte tenu de l’usage fait de son véhicule et doit assumer toute augmentation de coût s’y rapportant.<\/p><\/td>\n

Allocation accordée selon les tarifs prévus à l’<\/a>Annexe 3.<\/a><\/strong>\n

Le point de départ est le lieu de travail de l’employée ou de l’employé à la ville de destination.<\/p>\n

Lorsque le parcours effectué dépasse 210 km (aller-retour), la requérante ou le requérant devra  fournir un reçu d’essence ou de stationnement provenant de son lieu de destination. Une pièce justificative originale est exigée.<\/p>\n

Aucune photocopie de reçu ne sera acceptée.<\/em><\/p>\n

Par ailleurs<\/strong>, une allocation fixe de transport sera accordée entre l’arrondissement de Chicoutimi et le terminus d’autobus (5 $ aller-retour) et entre l’arrondissement de Chicoutimi et les aéroports de Bagotville et de Saint- Honoré (20 $ aller-retour) dans le cas de l’utilisation du véhicule personnel.<\/p>\n

 <\/p>\n

Supervision de stage par un PIPS (Professeur<\/a> invité en prêt de service) :<\/strong><\/p>\n

PIPS résidant à Ville Saguenay (Chicoutimi, Jonquière, la Baie)<\/u> : le point de départ est UQAC à adresses(s) de destination(s)<\/p>\n

PIPS résidant ailleurs que Ville Saguenay<\/u> : le point de départ est son adresse personnelle à adresse(s) de destination(s).<\/p>\n

Dans tous les cas, une copie du trajet Google Maps devra être fourni<\/p><\/td>\n

Pour les activités de supervision de stages :<\/strong>\n

Les modalités de la présente procédure prévues à l’égard des employées et employés réguliers s’appliquent,  à l’exception des spécificités ci-contre :<\/p>\n

– Le calcul de l’allocation est effectué à partir du lieu de résidence de la chargée ou du chargé de cours.<\/p><\/td>\n<\/tr>\n

Covoiturage<\/strong><\/td>\nLa personne qui favorise le transport dans son véhicule d’une ou plusieurs personnes se rendant au même endroit se verra octroyer une allocation supplémentaire de six cents (0,06 $) par kilomètre.\n

Une seule demande de remboursement doit être faite. Le nom et le département<\/a> ou le service de la personne accompagnatrice doivent être mentionnés<\/p><\/td>\n

 <\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n\n\n\n\n\n\n
 \n

Véhicule de location<\/strong><\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n

La     réservation d’un véhicule doit se faire conformément         aux directives établies par le secteur approvisionnement.<\/p>\n

Pour plus de détails, veuillez les contacter.<\/p><\/td>\n

 \n

 <\/u>Location d’un véhicule régulier à court terme<\/u><\/strong><\/p>\n

Tous les frais inhérents à la location d’un véhicule régulier à court terme (moins d’une semaine) sont à la charge de l’employée ou de l’employé qui, lorsque le véhicule est loué à partir de Chicoutimi, doit utiliser les services du fournisseur retenu par l’Université afin de procéder lui-même à la réservation et fournir par la suite les pièces justificatives originales en vue d’obtenir un remboursement. Dans les cas de déplacement sur la Côte-Nord et dans le Parc des Laurentides, la location d’un véhicule utilitaire sport (VUS) est permise pour la période comprise entre le 1er<\/sup> octobre et le 30 avril.<\/p>\n

Location d’un véhicule régulier à long terme et location<\/u> <\/u>d’un véhicule particulier<\/u><\/strong><\/p>\n

La location à long terme (plus d’une semaine) d’un véhicule régulier, la location d’un camion, d’un véhicule utilitaire sport (VUS), d’un autobus, d’un minibus, d’une remorque et autre véhicule particulier peut être effectuée par le secteur approvisionnement.<\/p>\n

Pour toute autre situation particulière, contactez le secteur approvisionnement.<\/p>\n<\/td>\n

<\/td>\n<\/tr>\n
 \n

Stationnement et péage d’autoroute<\/strong><\/p><\/td>\n

 \n

Frais réels remboursés sur présentation de pièces justificatives originales.<\/p>\n<\/td>\n

<\/td>\n<\/tr>\n
 \n

Autobus, train et métro<\/strong><\/p><\/td>\n

 \n

Dépenses admissibles : le prix du billet d’autobus, de train en classe économique et de métro. Les pièces justificatives originales sont exigées. Si non disponibles, une preuve de déplacement dans la ville où a lieu le séjour est exigée.<\/p>\n<\/td>\n

<\/td>\n<\/tr>\n
 \n

Taxi<\/strong><\/p><\/td>\n

 \n

Les dépenses de taxi sont remboursées lorsque l’employée ou l’employé utilise pour son déplacement principal un transport en commun (autobus, avion ou train) ou qu’il s’agit de l’option la plus économique et sécuritaire. Les pièces justificatives originales sont requises.<\/p>\n<\/td>\n

<\/td>\n<\/tr>\n
 \n

Avion<\/strong><\/p><\/td>\n

 \n

La requérante ou le requérant s’occupe lui-même de ses réservations. Les pièces justificatives originales exigées sont : la facture originale du transporteur aérien indiquant les classes tarifaires sélectionnées pour chaque segment de vol ou la copie du billet électronique.<\/p>\n

Les frais supplémentaires suivants ne peuvent faire l’objet d’un remboursement :<\/p>\n

    \n
  • classe affaires;<\/li>\n
  • toute autre dépense non admissible
    \nd’organismes subventionnaires.<\/li>\n<\/ul>\n

    Les billets d’avion achetés avec des points de voyage ou point boni ne peuvent faire l’objet d’un remboursement sous aucune circonstance.<\/p>\n

    Catégorie du billet<\/u><\/p>\n

    La classe économique standard est privilégiée pour l’achat des billets d’avion. Il est possible de réserver un billet d’avion de classe supérieure, dans le cas où celui-ci serait moins cher que la classe économique standard. La requérante ou le requérant devra être en mesure de fournir une preuve démontrant l’avantage économique au même moment de l’achat, dans les mêmes conditions.<\/p>\n

    Pour un vol sans escale excédant neuf (9) heures ou sur autorisation de la direction des ressources financières avec justification à l’appui, il est possible de réserver un billet classe économique privilège plus bas tarif d’Air Canada ou son équivalent auprès des autres compagnies aériennes pour ce segment de vol seulement, aller et retour.<\/p>\n

    Avantage personnel<\/u><\/p>\n

    La requérante ou le requérant voyageant dans le cadre de ses fonctions peut se prémunir et conserver les avantages acquis lors de ses séjours par exemple, et sans limitation des points cumulés pour des programmes de fidélisation auprès des compagnies aériennes, des chaînes hôtelières, des compagnies de transport. Toutefois, ces avantages ne doivent en aucun cas influencer le choix des destinations, itinéraires, hébergements, à défaut du choix le plus économique.<\/p>\n<\/td>\n

<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

2.2.2   Séjour<\/strong><\/h4>\n\n\n\n\n
Type de dépenses<\/strong><\/td>\nRequérant<\/strong><\/td>\nSuperviseur de stage couvert par la convention collective des chargées et chargés de <\/strong>cours<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
 \n

Hébergement<\/strong><\/p><\/td>\n

 \n

Le choix du mode d’hébergement doit être fait de façon à convenir aux besoins, mais doit correspondre à la manière la plus économique possible de se loger et se limiter à la location d’une chambre de type standard.<\/p>\n<\/td>\n

 \n

Pour les activités de supervision de stage :<\/strong><\/p><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n\n\n\n\n
<\/td>\n\n

Un établissement suggéré par l’Université sera choisi de préférence à tout autre, sauf si un tel établissement n’existe pas là où se rend l’employée ou l’employé ou si le logement est prévu dans l’établissement où se déroule l’activité justifiant le voyage.<\/p>\n

Consulter l’Annexe 5<\/a> <\/span>du présent document et le site de la Direction des ressources financières pour les modalités de réservation et les maximums remboursables  voir Direction des ressources financières, frais de déplacement.<\/a><\/p>\n

Compensation pour frais de logement : l<\/strong>’allocation quotidienne fixe de logement (coucher chez des parents ou amis) est de 25 $.<\/p>\n

Hors Québec<\/u><\/strong><\/p>\n

Dans le cadre d’activités liées à des programmes délocalisés de l’Université, celle-ci possède des ententes particulières avec des établissements. Conséquemment, le requérant doit s’informer auprès du Bureau de l’international pour effectuer ses réservations.<\/p>\n

Dans le cas d’une location d’hébergement via les sites de réservation telle qu’AirBnb <\/em>ou autres similaires, les mêmes modalités de remboursement s’appliquent.<\/p>\n

L’Université accorde un montant maximum de frais d’hébergement basé sur les paramètres du Conseil du trésor du gouvernement du Canada, voir la section limite des tarifs d’hébergement à l’étranger : <\/em><\/p>\n

https:\/\/rehelv-acrd.tpsgc-pwgsc.gc.ca\/preface-fra.aspx#C<\/a><\/p>\n

Un montant excédentaire peut être exceptionnellement accepté avec autorisation du signataire autorisé.<\/p>\n

Dans le cas d’un colloque, congrès ou évènement spécial tenu dans un hôtel, l’Université accepte que l’hôtel où se tient l’activité ou les hôtels suggérés par les organisateurs de l’activité soit admissible, dans le cas où le coût demeure raisonnable et économique.<\/p>\n<\/td>\n

Les modalités de la présente procédure prévues à l’égard des employées ou employés réguliers s’appliquent.<\/td>\n<\/tr>\n
 \n

Frais divers<\/strong><\/p><\/td>\n

 \n

Un montant de 5 $ de frais divers par personne est accordé pour chaque nuitée dans un établissement hôtelier et pour les réservations d’hébergement effectuée via AirBnb<\/em>.<\/p><\/td>\n

 \n

Pour les activités de supervision de stage :<\/strong><\/p>\n

Les modalités de la présente procédure prévues à l’égard des employées et employés      réguliers s’appliquent.<\/p><\/td>\n<\/tr>\n

 \n

Repas<\/strong><\/p><\/td>\n

 \n

L’allocation fixe pour repas est de 70 $ par jour sans pièces justificatives :<\/p>\n

    \n
  • Déjeuner : 14 $<\/strong><\/li>\n
  • Dîner : 25 $<\/strong><\/li>\n
  • Souper : 31 $<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n

    Advenant qu’un rapport de dépenses vise plus d’une employée ou d’un employé ou plus d’une étudiante ou d’un étudiant, la facture du repas est exigée avec le nom des personnes jusqu’au maximum de l’indemnité quotidienne selon le repas.<\/p>\n

    Le requérant ne peut réclamer d’indemnité quotidienne dans le cas où les repas offerts sont inclus dans les frais d’inscription à une activité ou dans les frais d’hôtel sauf dans le cas d’une situation exceptionnelle et avec les pièces justificatives originales fournies (facture). Aucun duplicata ne sera accepté<\/strong>. Les frais de repas auxquels participent des employées et des employés doivent être réclamés par l’employée ou l’employé ayant le niveau d’autorité le plus élevé.<\/strong><\/p>\n

    Le requérant peut réclamer des frais de repas, lors d’un transport où les repas sont inclus, pour des raisons exceptionnelles et avec pièces justificatives (facture), tel que justifié auprès de son signataire autorisé.<\/p>\n<\/td>\n

 \n

Pour les activités de supervision de stage :<\/strong><\/p>\n

L’indemnité accordée est d’un maximum de 70 $ par jour selon l’horaire de supervision avec le formulaire de stage dûment rempli (réf. annexe N et lettre d’entente no 30 de la convention collective des chargées et chargés de cours):<\/p>\n

Ce formulaire est disponible à l’Annexe 7<\/a><\/span> de la procédure.<\/p>\n