{"id":3847,"date":"2023-02-28T16:31:25","date_gmt":"2023-02-28T21:31:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion-dev\/?page_id=3847"},"modified":"2026-02-09T15:07:57","modified_gmt":"2026-02-09T20:07:57","slug":"politique-relative-a-lattribution-de-contrats-et-a-la-gestion-contractuelle-2","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/chapitre-4\/reglement-relatif-a-lapprovisionnement\/politique-relative-a-lattribution-de-contrats-et-a-la-gestion-contractuelle-2\/","title":{"rendered":"Politique relative \u00e0 l’attribution de contrats et \u00e0 la gestion contractuelle"},"content":{"rendered":"\n\n\n\n\n

Modification<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n

Instance<\/strong><\/td>\n

Date<\/strong><\/td>\n

Décision<\/strong><\/td>\n

Commentaires<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n

Conseil d’administration<\/a><\/td>\n

20 mai 2025<\/td>\n

CAD-13571<\/td>\n

<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n\n
Adoption<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
Instance<\/strong><\/td>\n Date<\/strong><\/td>\n Décision<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
Conseil d’administration<\/a><\/td>\n 21 février 2023<\/td>\n CAD-12958<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n
<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n\n
Révision<\/strong><\/td>\n Aux cinq ans<\/td>\n<\/tr>\n
Responsable<\/strong><\/td>\n Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources<\/td>\n<\/tr>\n
Partie prenante<\/strong><\/td>\n Direction des infrastructures\n
Secrétariat général<\/p>\n
Direction des ressources financières<\/p><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n
<\/u>1. <\/strong>Dispositions générales<\/strong><\/h1>\n
1.1. P<\/strong>réambule <\/strong><\/h2>\n
L’attribution de contrats et la gestion contractuelle de l’Université sont fortement balisées par la législation et les principes de gouvernance applicables aux organismes publics. L’UQAC prend en compte l’ensemble de ces conditions d’ordre public dans l’établissement des principes régissant ses modalités d’acquisition de biens ou services.<\/p>\n
1.2. <\/strong>Objectifs<\/strong><\/h2>\n
La présente politique vise à établir le cadre général régissant les modalités d’acquisition ou de location de biens ou de services applicables à l’UQAC auprès des divers fournisseurs, entrepreneurs, ou autres organismes, le tout en conformité avec les lois, règlements, politiques gouvernementales et institutionnelles applicables.<\/p>\n
Elle vise notamment à atteindre et à promouvoir les objectifs visés par la législation en matière d’attribution et de gestion des contrats conclus par l’Université, entre autres :<\/p>\n
\n
la confiance du public dans les marchés publics en attestant de l’intégrité des concurrents;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
la transparence dans les processus contractuels;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
le traitement intègre et équitable des concurrents;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d’offres lancés par l’UQAC;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
la mise en place de procédures efficaces et efficientes, comportant notamment une évaluation préalable, adéquate et rigoureuse des besoins qui tient compte des orientations gouvernementales et institutionnelles en matière de développement durable et d’environnement;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
la mise en œuvre de systèmes d’assurance de la qualité dont la portée couvre la fourniture de biens, la prestation de services ou les travaux de construction requis par l’UQAC;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
promouvoir, dans le respect de la loi et des accords de libéralisation des marchés publics, l’achat québécois et responsable;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
la reddition de comptes fondée sur l’imputabilité du personnel de l’UQAC et sur la bonne utilisation des fonds publics.<\/li>\n<\/ul>\n
<\/strong>1.3. <\/strong>Champ d’application<\/strong><\/h2>\n
La politique porte sur les processus d’acquisition, les contrats d’approvisionnement, les contrats de services, les contrats de travaux de construction et les contrats en matière de technologies de l’information, visés par la législation ou autrement par la présente politique. Ce cadre législatif est plus amplement défini dans le Règlement relatif à l’approvisionnement<\/em>.<\/a><\/p>\n
La politique s’applique à l’égard de toute personne qui exerce des fonctions au sein de l’Université et qui œuvre pour celle-ci, sans exception.<\/p>\n
1.4. <\/strong>Références<\/strong><\/h2>\n
Textes habilitants<\/strong><\/p>\n
\n
Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP)<\/a><\/li>\n
Règlement général 7 de l’Université du Québec : Organisation administrative de l’Université du Québec.<\/a><\/li>\n
Règlement relatif à l’approvisionnement;<\/a><\/li>\n<\/ul>\n
Documents connexes ou nécessaires à l’interprétation de la présente politique:<\/strong><\/p>\n
\n
Politique sur la validation juridique, l’autorisation et la signature de contrats;<\/a><\/li>\n
Politique relative aux conflits d’intérêts<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n
1.5. <\/strong>Responsable de l’application<\/strong><\/h2>\nConformément à la LCOP et à la Loi sur l’autorité des marchés publics<\/a>, le Conseil d’administration<\/a> délègue toutes les fonctions devant être exercées par la dirigeante ou le dirigeant<\/a> d’organisme au sens de ces lois au vice-recteur ou à la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources.<\/p>\n
La dirigeante ou le dirigeant<\/a> d’organisme est responsable de l’application de cette politique.<\/p>\n
En cas d’absence prolongée et d’incapacité d’agir du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources, et à titre exceptionnel, le Conseil d’administration<\/a> délègue au vice-recteur ou à la vice-rectrice à la recherche, à la création et à l’innovation les fonctions devant être exercées par la dirigeante ou le dirigeant<\/a> de l’Université au sens de ces lois.<\/p>\n
1.6 <\/strong>Définitions<\/strong><\/h2>\n
Aux fins de l’application de la présente politique, les termes suivants se définissent comme suit :<\/p>\n
« Acquisition »<\/strong> : désigne toute façon d’obtenir l’usage ou la propriété d’un bien ou le bénéfice d’un service.<\/p>\n
« Contrat »<\/strong> : il s’agit des contrats d’approvisionnement, de services, de travaux de construction et des contrats en matière de technologies de l’information, lorsque visés par la législation.<\/p>\n
« Contrat d’approvisionnement<\/a> »<\/strong> : comprend les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent inclure les frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens.<\/p>\n
« Contrat de services<\/a> »<\/strong> : comprend, entre autres, les services de consultants, de publicité, ainsi que les services d’utilité publique, de sécurité, d’entretien, d’informatique, de documentation, d’impression et de location d’espaces. En vertu du Règlement sur certains contrats de services des organismes public<\/a>s, certains contrats peuvent être conclus de gré à gré et sont donc exclus de l’application de la LCOP, notamment les contrats de services juridiques et les contrats de services financiers ou bancaires.<\/p>\n
« Contrat de travaux de construction<\/a> »<\/strong> : contrat régi par la Loi sur le bâtiment du Québec (chapitre B-1.1) et en vue duquel les entrepreneurs doivent être titulaires de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi. À titre d’exemple, il peut s’agir de contrat de terrassement et de gravelage, de construction de routes ou de rénovation de bâtiments.<\/p>\n
« Contrat en matière de technologies de l’information »<\/strong> : contrat d’acquisition de biens ou de prestation de services qui cherche, de façon prépondérante, à assurer ou à permettre des fonctions de traitement et de communication d’informations par des moyens électroniques, dont notamment leur collecte, leur transmission, leur affichage et leur stockage.<\/p>\n
« Dirigeante ou dirigeant<\/a> d’organisme »<\/strong> : personne nommée conformément à l’article 3 du Règlement relatif à l’approvisionnement<\/a>, à qui incombent des responsabilités et des fonctions spécifiques aux termes de la législation et des présentes.<\/p>\n
« Législation »<\/strong> : comprend notamment la LCOP et ses règlements, mais également les politiques, directives, décrets et accords de libéralisation, tels que ponctuellement modifiés par le gouvernement ou le Secrétariat du Conseil du trésor, selon le cas.<\/p>\n
« Place de marché en ligne »<\/strong> : une boutique où des biens sont affichés et vendus par plusieurs entreprises au moyen d’une interface en ligne.<\/p>\n
« Requérante ou requérant »<\/strong> : personne responsable de l’approbation des dépenses à l’intérieur de l’UBR (Unité budgétaire de regroupement) concernée.<\/p>\n
« RARC »<\/strong> : responsable de l’application des règles contractuelles désigné conformément à l’article 21.01.01 de la LCOP, à qui incombent des responsabilités et des fonctions spécifiques aux termes de la législation.<\/p>\n
« SÉAO »<\/strong> : système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (www.seao.ca).<\/p>\n
« Secrétaire de comité de sélection »<\/strong> : secrétaire de comité de sélection désigné conformément à la Directive concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle des organismes publics<\/a>, à qui incombent des responsabilités et des fonctions spécifiques aux termes de la législation.<\/p>\n
2. <\/strong>Principes et responsabilités<\/strong><\/h1>\n
2.1 <\/strong>Principes directeurs <\/strong><\/h2>\n2.1.1 Engagements <\/strong><\/h3>\n
L’Université doit viser à atteindre et à promouvoir les objectifs mentionnés à l’article 1.2 de la présente politique.<\/p>\n
Toute personne qui participe au processus d’acquisition doit respecter les dispositions législatives ainsi que celles des politiques et procédures de l’UQAC qui s’y rattachent.<\/p>\n
2.1.2 Définition du besoin<\/strong><\/h3>\n
La définition du besoin est une condition essentielle du processus d’acquisition. La requérante ou le requérant a la responsabilité de bien définir le besoin, c’est-à-dire de déterminer les caractéristiques essentielles du bien, du service ou des travaux, et de déterminer les exigences relatives aux ressources ou autres éléments qui en découlent. Dans cette démarche, la personne requérante doit s’assurer que les exigences qu’elle nomme sont nécessaires pour répondre au besoin afin de ne pas réduire indûment la concurrence.<\/p>\n
À la demande du secteur des Approvisionnements, la requérante ou le requérant remplit le formulaire intitulé « Expression du besoin<\/a> ».<\/p>\n
Le secteur des Approvisionnements effectue les vérifications requises afin de s’assurer qu’une mise en concurrence saine est privilégiée et que les caractéristiques demandées par la requérante ou le requérant ne nuisent pas indûment à celle-ci.<\/p>\n
2.1.3 Éthique <\/strong><\/h3>\nToute personne qui participe au processus d’acquisition doit en tout temps agir de bonne foi et avec intégrité. Elle doit éviter de se retrouver dans une situation qui pourrait être raisonnablement considérée comme susceptible d’influencer l’impartialité et l’objectivité de la conclusion d’un marché ou de la gestion du contrat qui en résulte. Elle doit notamment dénoncer toute pratique malhonnête ou irrégulière en affaires ou tout acte de collusion et de corruption. À ce titre, le membre du personnel de l’Université qui observe une situation irrégulière doit en aviser la personne responsable de l’application des règles contractuelles (RARC)<\/a>.<\/p>\n
Dans le cadre de ses fonctions, toute personne qui participe au processus d’acquisition doit en outre maintenir de bonnes relations avec les soumissionnaires et les contractants. Elle doit veiller en tout temps à protéger la réputation de l’UQAC.<\/p>\n
2.1.4 Conflits d’intérêts<\/strong><\/h3>\nLa Politique relative aux conflits d’intérêts<\/em><\/a> s’applique dans le cadre du processus d’approvisionnement.<\/p>\n
Ainsi, toute personne qui participe au processus d’approvisionnement doit éviter de se trouver en situation de conflit d’intérêt ou d’apparence de conflit d’intérêts. À ce titre, elle doit divulguer tout intérêt personnel, ou qui pourrait raisonnablement être considéré comme tel, pouvant influencer l’impartialité du processus ou laisser raisonnablement croire à un quelconque conflit d’intérêt. Ce faisant, toute personne qui participe au processus d’approvisionnement doit remplir le formulaire de déclaration d’intérêt et le transmettre au Secrétariat général.<\/p>\n
En vue de préserver l’image et l’intégrité de l’Université et de ses membres, toute employée ou tout employé doit s’abstenir d’accepter un don, un cadeau d’usage, une faveur, une gratification ou un avantage d’un fournisseur ou d’une personne qui désire le devenir, le tout conformément à la Politique relative aux conflits d’intérêts.<\/a><\/p>\n
2.1.5 Confidentialité<\/strong><\/h3>\n
Toute employée ou tout employée ou représentante ou représentant de l’UQAC doit traiter l’information relative à toute acquisition ou à tout projet d’acquisition de manière confidentielle.<\/p>\n
Le secteur des approvisionnements, en collaboration avec la personne RARC, met en place des mécanismes, par le biais de procédures et directives, qui permettent d’assurer cette confidentialité. Cela peut notamment prendre la forme d’un formulaire d’engagement de confidentialité, lequel doit être rempli par une employée ou un employé ou représentante ou représentant de l’UQAC à la demande du secteur des Approvisionnements.<\/p>\n
2.1.6 Respect des règles<\/strong><\/h3>\n
Toute employée ou tout employé ou représentante ou représentant de l’UQAC qui ne respecterait pas les règles d’éthique et de confidentialité dans le cadre d’un processus d’acquisition pourra engager sa responsabilité personnelle et faire l’objet de sanctions, conformément aux politiques de l’UQAC et conventions collectives applicables.<\/p>\n
2.1.7 Langue d’usage <\/strong><\/h3>\n
L’UQAC se conforme aux clauses linguistiques de la Directive concernant la gestion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics du gouvernement du Québec. À cet effet, elle s’assure que toutes les étapes du processus d’adjudication et d’attribution du contrat se déroulent en français. Dans la mesure du possible, les documents d’acquisition et ceux qui accompagnent les biens et services, ainsi que les inscriptions sur le produit acquis, sur son contenant et sur son emballage, sont en français. De plus, lorsque l’emploi d’un produit ou d’un appareil nécessite l’usage d’une langue, celle-ci doit être le français.<\/p>\n
2.1.8  <\/strong>Développement durable <\/strong><\/h3>\n
Le secteur des approvisionnements procède à une évaluation préalable des besoins qui est adéquate et rigoureuse, et qui tient compte des orientations gouvernementales en matière de développement durable et d’environnement.<\/p>\n
Lorsqu’une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat est considérée, celle-ci doit être précisée dans les documents d’appel d’offres. Par contre, cette exigence ne peut s’appliquer qu’aux contrats d’approvisionnement et de services. Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, l’UQAC doit permettre à toute entreprise de présenter une soumission. À ce moment, une marge préférentielle d’au plus 10 % devra être accordée aux entreprises qui répondent à l’exigence prévue, conformément à ce qui sera indiqué dans les documents d’appel d’offres.<\/p>\n
2.1.9 Achat québécois ou canadien<\/strong><\/h3>\n
Lorsqu’un contrat comporte une dépense inférieure au seuil minimal applicable en vertu de l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne et ses États membres, l’Université peut, conformément à la règlementation applicable :<\/p>\n
\n
Réserver un appel d’offres publics aux petites entreprises du Québec et à celles d’ailleurs au Canada;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Exiger des biens, des services ou des travaux de construction québécois ou autrement canadiens;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Accorder une préférence en fonction de la valeur ajoutée québécoise ou autrement canadienne (prévoir une marge préférentielle d’au plus 10 % dans les documents d’appel d’offres).<\/li>\n<\/ul>\n
Lorsque l’UQAC conclut un contrat dont la dépense est inférieure au seuil d’appel d’offres public, elle suit les principes suivants :<\/p>\n
\n
Si elle procède par appel d’offres, elle privilégie la régionalisation de celui-ci ou l’invitation d’entreprises de la région concernée, selon le cas, et privilégie l’acquisition de biens de services ou de travaux de construction québécois.<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Si elle procède de gré à gré, elle privilégie l’acquisition de biens, de services ou de travaux de construction québécois auprès des entreprises de la région concernée et une rotation parmi celles-ci.<\/li>\n<\/ul>\n
2.1.10 Places de marché en ligne<\/strong><\/h3>\n
L’UQAC ne peut conclure de contrats de gré à gré sur les places de marché en ligne qui n’ont pas d’établissements au Québec ou qui n’ont pas pour activité principale la vente de biens québécois.<\/p>\n
Le Secteur de l’approvisionnement vérifie d’abord si les produits désirés peuvent être acquis auprès de fournisseurs régionaux ou québécois.<\/p>\n
Le Secteur de l’approvisionnement doit obtenir une autorisation de la personne dirigeante d’organisme si un contrat visé au premier paragraphe de la présente section est jugé nécessaire.<\/p>\n
2.1.11 Valeur du contrat<\/h3>\n
La valeur d’un contrat importe aux fins d’identifier les modes d’adjudication autorisés par la législation et\/ou par la présente politique.<\/p>\n
La valeur d’un contrat est le montant total estimé de l’engagement financier généré par l’adjudication d’un contrat, y compris les options et tous les frais associés notamment ceux de livraison, d’installation, de fonctionnement, d’entretien ou de formation, et ce, pour toute la durée du contrat, incluant les périodes de renouvellement. Le montant des taxes n’est pas inclus dans la valeur du contrat.<\/p>\n
Conformément aux principes établis par la LCOP, l’Université ne peut fractionner, scinder ou répartir ses besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but d’éviter l’obligation du recours à la procédure d’appel d’offres public ou de se soustraire à toute obligation de l’Université découlant de la loi ou de ses politiques internes. Le secteur des Approvisionnements est responsable d’effectuer les vérifications requises à ce niveau et s’adjoint des services du Secrétariat général au besoin.<\/p>\n
2.1.12 Regroupements d’achats<\/h3>\n
L’UQAC doit dans certains cas, obtenir des biens et services par l’entremise du Centre d’acquisitions gouvernementales<\/a> (CAG).<\/p>\n
Le Centre d’acquisitions gouvernementales<\/a> (CAG), est chargé de fournir aux organismes publics les biens et les services dont ils ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions, et ce, dans l’objectif d’optimiser les acquisitions gouvernementales dans le respect des règles contractuelles applicables, en procédant à des regroupements ou en exécutant des mandats.<\/p>\n
Plusieurs regroupements d’achats de biens et services sont mis à la disposition de la clientèle, notamment pour l’acquisition de fournitures de bureau, de services de messagerie, de produits pétroliers, de fournitures médicales et d’équipements médicaux.<\/p>\n
<\/strong>2.2 Responsabilités des intervenantes et intervenants<\/strong><\/h2>\n2.2.1<\/strong> Responsabilités de la dirigeante ou du dirigeant d’organisme<\/strong><\/h3>\nLa dirigeante ou le dirigeant<\/a> d’organisme est l’autorité imputable en matière de gestion contractuelle. Il a notamment les responsabilités suivantes :<\/p>\n
\n
analyser les demandes d’autorisation qui lui sont soumises en vertu de la législation ou des autres dispositions de la procédure. Il obtient pour ce faire la recommandation du RARC ou de sa remplaçante ou de son remplaçant;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
effectuer la reddition de comptes au secrétariat du Conseil du Trésor, en collaboration avec le RARC et le ou la Responsable de la gestion contractuelle le tout conformément aux dispositions de la législation;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
effectuer toute autre reddition de comptes exigée en vertu d’une loi qui est applicable à l’Université relativement aux contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction.<\/li>\n<\/ul>\n
2.2.2    Responsabilités du RARC <\/strong><\/h3>\nLa dirigeante ou le dirigeant<\/a> d’organisme doit désigner un ou une responsable de l’application des règles contractuelles (RARC)<\/a>. En vertu de l’article 21.02.2 de la LCOP, celui-ci a notamment pour fonctions :<\/p>\n
1° de veiller à la mise en place, au sein de l’organisme public, de toute mesure visant à respecter les règles contractuelles prévues par la présente loi et par ses règlements, ses politiques et ses directives;<\/p>\n
2° de conseiller la dirigeante ou le dirigeant<\/a> de l’organisme et de lui formuler des recommandations ou des avis sur leur application;<\/p>\n
3° de veiller à la mise en place de mesures au sein de l’organisme afin de voir à l’intégrité des processus internes;<\/p>\n
4° de s’assurer de la qualité du personnel qui exerce les activités contractuelles;<\/p>\n
5° d’exercer toute autre fonction que la dirigeante ou le dirigeant<\/a> peut requérir pour voir à l’application des règles contractuelles. »<\/p>\n
Le RARC exerce ses fonctions en conformité avec la Politique concernant les responsables de l’application des règles contractuelles<\/a>, laquelle a été adoptée par le gouvernement et vise à soutenir les RARC et de favoriser la cohérence dans l’exécution de leurs fonctions énoncées à l’article 21.0.2 précité.<\/p>\n
2.2.3<\/strong>    <\/strong>Responsabilités du secteur de l’approvisionnement <\/strong><\/h3>\n
Le secteur de l’approvisionnement est responsable de l’ensemble des processus d’acquisition, de l’attribution et de la gestion des contrats.<\/p>\n
Il est également responsable de la divulgation et de la publication des renseignements requis sur SÉAO. Il a notamment la responsabilité de s’assurer que les délais imposés sont respectés.<\/p>\n
Celui-ci est responsable de s’assurer qu’il a dans son dossier, préalablement à la conclusion de tout contrat, une copie de toutes les autorisations internes et externes requises, notamment celles qui émanent de l’Autorité des marchés financiers, de la Régie du Bâtiment du Québec et de Revenu Québec.<\/p>\n
Le secteur de l’approvisionnement doit s’assurer d’obtenir l’autorisation de la dirigeante ou du dirigeant<\/a> d’organisme, par l’intermédiaire du RARC ou de sa remplaçante ou de son remplaçant, dans les cas prévus dans la législation ou la présente politique.<\/p>\n
2.2.4<\/strong>    Responsabilité de la ou du secrétaire de comité de sélection<\/strong><\/h3>\n
La ou le secrétaire de comité de sélection doit être titulaire d’une attestation délivrée par la ou le secrétaire du Conseil du trésor ou sa représentante ou son représentant désigné certifiant qu’il a complété la formation requise lui permettant d’assumer cette fonction.<\/p>\n
Il doit maintenir ses connaissances à jour notamment au moyen de la formation continue offerte par le Secrétariat du Conseil du trésor.<\/p>\n
La ou le secrétaire de comité de sélection est responsable du processus d’évaluation de la qualité des soumissions par le comité et il doit être consulté lors de la préparation des documents d’appel d’offres.<\/p>\n
2.2.5 Responsabilités de la requérante ou du requérant<\/strong><\/h3>\n
La requérante ou le requérant a la responsabilité de planifier ses acquisitions et d’informer le secteur de l’Approvisionnement de ses besoins dans un délai suffisant pour permettre à ce dernier de réaliser un processus efficace et conforme à loi et à la présente politique.<\/p>\n
Il a également la responsabilité de respecter le processus établi dans la politique, notamment en obtenant toutes les préautorisations nécessaires.<\/p>\n
La requérante ou le requérant a la responsabilité de s’assurer de la pertinence et de la nécessité de l’acquisition dont il fait la demande, de même que de la disponibilité des fonds.<\/p>\n
3. Rôles et modalités<\/strong><\/h1>\n
3.1     Processus d’acquisition <\/strong><\/h2>\n
Toute demande d’acquisition doit être faite dans le système comptable par la demandeuse ou le demandeur via un document d’achat. Ce document est par la suite autorisé par la requérante ou le requérant et vérifié par le secteur de l’approvisionnement.<\/p>\n
Seul le secteur de l’Approvisionnement peut émettre un bon de commande. Aucune entente verbale ne peut être considérée comme un contrat opposable à l’UQAC ou qui pourrait lier cette dernière contractuellement. Le bon de commande est obligatoire pour l’octroi d’un contrat à un fournisseur, à l’exception des acquisitions dont la valeur est inférieure à 1 500 $, qui demeurent sous la responsabilité de la requérante ou du requérant, excluant le mobilier de même que les équipements informatiques.<\/p>\n
Les contrats de services juridiques sont sous la responsabilité de la personne secrétaire générale, mais un bon de commande doit quand même être effectué auprès du Service de l’approvisionnement, sous réserve du secret professionnel de l’avocat et des règles déontologiques qui y sont liées.<\/p>\n
Les contrats de services professionnels d’architecture et d’ingénierie dont la dépense est inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public sont sous la responsabilité de la Direction des infrastructures, mais un bon de commande doit quand même être effectué auprès du Secteur de l’approvisionnement et ce dernier doit s’assurer d’une rotation équitable entre les fournisseurs<\/p>\n
3.1.1<\/strong>    Préautorisations nécessaires<\/strong><\/h3>\n
En plus de l’autorisation de la requérante ou du requérant, les acquisitions suivantes doivent faire l’objet d’une préautorisation par l’unité administrative suivante avant d’être acheminées au secteur de l’approvisionnement :<\/p>\n
\n
la Direction des ressources informationnelles dans le cas de la préparation des plans, devis et spécifications techniques nécessaires à l’acquisition ou à la location d’équipements informatiques, de logiciels ou de services infonuagiques;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
la Direction des infrastructures dans le cas de la préparation des plans, devis et spécifications techniques et cahiers de charges pour les projets de rénovations, d’aménagements et de construction;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
la Direction des infrastructures dans le cas de l’acquisition de mobilier ou de véhicules motorisés;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
la Direction des infrastructures pour toutes acquisitions d’équipement afin que ces derniers puissent évaluer l’existence de besoins périphériques nécessaires au fonctionnement desdits équipements;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
la Direction des communications et des relations publiques dans le cas de travaux d’impression qui nécessitent une identification visuelle, à l’exception des formulaires internes;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
la Direction des communications et des relations publiques pour tout contrat de publicité ou de promotion de l’UQAC.<\/li>\n<\/ul>\n
3.1.2    Autorisation de la dirigeante ou du dirigeant d’organisme <\/strong><\/h3>\n
Le secteur de l’approvisionnement doit s’assurer d’obtenir l’autorisation de la dirigeante ou du dirigeant<\/a> d’organisme, sous recommandation du RARC ou de sa remplaçante ou de son remplaçant, dans tous les cas prévus dans la Loi. Lorsqu’une telle autorisation est requise, elle doit être accordée préalablement à la publication de l’avis ou à la conclusion ou la modification du contrat.<\/p>\n
À titre d’exemple, l’autorisation de la dirigeante ou du dirigeant<\/a> d’organisme est notamment requise dans les situations suivantes :<\/p>\n
\n
Autoriser la conclusion d’un contrat de gré à gré lorsqu’un seul contractant est possible en raison d’une garantie, d’un droit de propriété ou d’un droit exclusif, tel un droit d’auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique du bien ou du service requis (LCOP article 13, 1er alinéa, paragraphe 2);<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Autoriser la conclusion d’un contrat de nature confidentielle ou protégée, comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public (LCOP article 13, 1er alinéa, paragraphe 3);<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Autoriser la conclusion d’un contrat pour lequel un appel d’offres public ne servirait pas l’intérêt public, comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public (LCOP article 13, 1er alinéa, paragraphe 4);<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Autoriser une modification qui occasionne une dépense supplémentaire supérieure à 10 % du montant d’un contrat comportant une dépense initiale égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public (LCOP article 17, 2e alinéa);<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Autoriser le rejet d’une soumission dont le prix est anormalement bas, conformément aux règlements applicables;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Autoriser la conclusion d’un contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres publics, conformément aux règlements applicables :<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Avec le seul fournisseur, prestataire de services ou entrepreneur qui a présenté une soumission conforme;<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Avec le seul fournisseur, prestataire de services ou entrepreneur qui a présenté une soumission acceptable à la suite d’une évaluation de la qualité.<\/li>\n<\/ul>\n
\n
Toute autre situation prévue dans la loi et la réglementation.<\/li>\n<\/ul>\n
3.1.3<\/strong>         Modes de sollicitation<\/strong><\/h3>\n
Le secteur de l’approvisionnement donne suite aux demandes d’acquisition en évaluant, à partir du besoin décrit par la requérante ou le requérant et de son estimation, le mode de sollicitation adéquat parmi les suivants :<\/p>\n
\n
Gré à gré;<\/li>\n
Demande écrite de prix (2 fournisseurs invités minimum);<\/li>\n
Appel d’offres sur invitation (3 fournisseurs invités minimum);<\/li>\n
Appel d’offres public.<\/li>\n<\/ul>\n
Voir à cet effet le tableau des modes de sollicitation<\/a>.<\/p>\n
Lorsque le secteur de l’approvisionnement a la possibilité d’exercer un choix quant au mode d’adjudication d’un contrat, les éléments suivants doivent notamment être considérés :<\/p>\n
\n
la valeur estimée du contrat tel que définie à la présente politique;<\/li>\n
la nécessité d’assurer une rotation parmi les concurrents;<\/li>\n
la complexité du contrat visé;<\/li>\n
la connaissance suffisante des fournisseurs capables de répondre aux besoins dans la région donnée;<\/li>\n
la concurrence dans le marché visé;<\/li>\n
les avantages découlant de l’utilisation de ce mode d’adjudication;<\/li>\n
l’impact sur l’économie régionale;<\/li>\n
les obligations découlant du cadre législatif;<\/li>\n
tout autre élément jugé pertinent en regard de l’atteinte des objectifs de la présente politique.<\/li>\n<\/ul>\n
3.1.4 <\/strong>   Modes d’adjudication<\/strong><\/h3>\n
La règlementation relative aux appels d’offres prévoit quatre principaux modes d’adjudication d’un contrat, soit : (1) prix le plus bas uniquement, (2) qualité minimale et prix le plus bas, (3) prix ajusté le plus bas et (4) qualité seulement.<\/p>\n
L’Université se prévaut du mode d’adjudication de son choix, en fonction de ses besoins, et le prévoit dans ses documents d’appel d’offres.<\/p>\n
3.1.5    Comité de sélection <\/strong><\/h3>\nTout mode d’adjudication basé sur la qualité ou influencé par celle-ci doit être effectué par un comité de sélection, dont la composition est déterminée par le secteur de l’approvisionnement et nommé par la dirigeante ou le dirigeant<\/a> d’organisme, en veillant notamment à la rotation des personnes qu’elles désignent.<\/p>\n
Le choix des membres du comité doit se faire avec le souci d’éviter tout conflit d’intérêts et toute apparence de conflit d’intérêts.<\/p>\n
Le comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l’appel d’offres et être composé d’une ou d’un secrétaire chargé de coordonner les activités et d’un minimum de trois membres, dont au moins un doit être externe à l’UQAC.<\/p>\n
Le chargé du projet concerné, la dirigeante ou le dirigeant<\/a> de l’organisme ou un membre de son conseil d’administration<\/a> ne peuvent être membre du comité de sélection.<\/p>\n
La ou le secrétaire de comité de sélection est responsable du processus d’évaluation de la qualité des soumissions par le comité et il doit être consulté lors de la préparation des documents d’appel d’offres.<\/p>\n
Chaque membre d’un comité de sélection a la responsabilité d’analyser individuellement la qualité de chacune des soumissions conformes reçues avant que celles-ci soient évaluées par le comité.
\nDans le but de favoriser la neutralité et l’objectivité lors de l’évaluation de la qualité des soumissions, il ne doit y avoir aucun lien hiérarchique entre les membres du comité.<\/p>\n
Tout membre d’un comité de sélection se voit interdire la communication avec les soumissionnaires ou l’un de leurs représentants pendant toute la durée du processus d’appel d’offres. La Politique relative aux conflits d’intérêts<\/a> s’applique dans le cadre des comités de sélection. En outre, tout membre d’un comité de sélection a l’obligation de dénoncer toute situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus d’appel d’offres et de la gestion du contrat qui en résulte, de même que toute situation de conflit d’intérêts, d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.<\/p>\n
Tout membre d’un comité de sélection doit remplir et signer le formulaire d’engagement fournit par l’UQAC.<\/p>\n
3.2 Processus de suivi des contrats<\/strong><\/h2>\n3.2.1    Responsabilité<\/strong><\/h3>\n
Pour chaque acquisition, la requérante ou le requérant est responsable de la surveillance du travail de l’entrepreneur ou du fournisseur et de la réception des livrables relatifs au contrat. Il doit en tout temps signaler les problèmes de rendement au secteur de l’approvisionnement qui sera responsable de résoudre les problèmes relatifs au contrat.<\/p>\n
3.2.2    Modification à un contrat<\/strong><\/h3>\n
Un contrat peut être modifié conformément à la présente politique lorsque la modification en constitue un accessoire et ne change pas la nature du contrat initial. Il s’agit donc d’ajouts ou de modifications mineures au contrat initial et non d’éléments majeurs qui auraient pu faire l’objet d’un contrat séparé. Toute demande de modification doit être transmise au secteur de l’approvisionnement.<\/p>\n
Toute modification à un contrat qui occasionne une dépense supplémentaire doit faire l’objet d’une justification et transmise pour approbation au secteur de l’approvisionnement. Aucune dépense supplémentaire ne peut être autorisée avant que le secteur de l’approvisionnement en soit avisé et ait donné son autorisation.<\/p>\n
Dans le cas d’un contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, une modification qui occasionne une dépense supplémentaire doit de plus être autorisée par le dirigeant<\/a> ou la dirigeante de l’Université, après analyse et recommandation par le RARC.<\/p>\n
L’Université publie toute dépense supplémentaire découlant d’une modification du contrat lorsque le montant initial du contrat est majoré de plus de 10%. L’Université publie alors le montant de la dépense supplémentaire, incluant les dépenses cumulées qui ont précédé celle excédant 10% du montant initial du contrat et publie, annuellement par la suite, chaque dépense supplémentaire.<\/p>\n
3.2.3    Rendement insatisfaisant <\/strong><\/h3>\n
Un contractant dont les produits ou la prestation de services n’offrent pas le rendement qui était attendu de la part de l’UQAC peut faire l’objet d’un rapport de rendement insatisfaisant par le secteur de l’approvisionnement, et ce, conformément aux dispositions de la législation.<\/p>\n
L’Université peut, à condition qu’elle en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet de la part de l’Université d’une évaluation de rendement insatisfaisant, à condition qu’un rapport d’évaluation insatisfaisant ait été transmis au fournisseur en conformité aux dispositions de la législation.<\/p>\n
L’Université peut aussi, à condition qu’elle en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions.<\/p>\n
Le Secrétariat général doit être consulté dans le cadre de ces démarches.<\/p>\n
Lorsque le montant total payé pour un contrat en matière de technologies de l’information est égal ou supérieur à 100 000 $, l’UQAC doit consigner dans un rapport l’évaluation du fournisseur ou du prestataire de services. L’UQAC doit faire de même lorsque ce montant est inférieur à 100 000 $ dans la mesure où le rendement est considéré insatisfaisant.<\/p>\n
3.2.4    Reddition de comptes <\/strong><\/h3>\nLa reddition de comptes au secrétariat du Conseil du Trésor, et toute autre reddition de compte prévue par une loi applicable, doit être effectuée par la dirigeante ou le dirigeant<\/a> d’organisme, en collaboration avec le secteur des approvisionnements, le tout conformément aux dispositions de la législation.<\/p>\n
Afin de faciliter cet exercice, le secteur de l’approvisionnement et le RARC conservent chacun une copie de toute autorisation donnée par la dirigeante ou le dirigeant<\/a> d’organisme dans le cadre des fonctions qui lui sont dévolues.<\/p>\n
Le secteur de l’approvisionnement doit conserver toutes les soumissions reçues en réponse à un appel d’offres, les rapports de la ou du secrétaire du comité de sélection, les contrats conclus et les avenants à ces contrats. Il transmet également l’original de ces contrats et avenants au Secrétariat général.<\/p>\n
4. <\/strong>Autres considérations <\/strong><\/h1>\n4.1   Dérogation <\/strong><\/h2>\nToute dérogation à la présente Politique doit être autorisée par écrit par la dirigeante ou le dirigeant<\/a> d’organisme, qui consigne les raisons justifiant une telle dérogation. La dérogation doit demeurer une mesure exceptionnelle et ne doit en aucun cas être contraire aux exigences de la loi..<\/p>\n
4.2     <\/strong>Validité <\/strong>des contrats<\/strong><\/h2>\nConformément à la Politique relative à la validation juridique, à l’autorisation et à la signature des contrats<\/a>, tout contrat engageant l’UQAC qui n’a pas été validé, autorisé et signé par les instances appropriées ou les signataires autorisés dûment identifiés est nul et n’engage que la responsabilité de la personne ayant contracté l’engagement. Si elle le juge nécessaire, l’UQAC peut imposer des sanctions à une personne qui engage un contrat au nom de l’UQAC sans avoir respecté les modalités de la présente politique.<\/p>\n
5.    <\/strong>Mise à jour <\/strong><\/h1>\nLa présente politique est mise à jour au besoin, ou minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration<\/a>.<\/p>\n
6.    <\/strong>Dispositions finales <\/strong><\/h1>\nLa présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration<\/a>.<\/p>\n
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Modification Instance Date Décision Commentaires Conseil d’administration<\/a> 20 mai 2025 CAD-13571 Adoption Instance Date Décision Conseil d’administration<\/a> 21 février 2023 CAD-12958 Révision Aux cinq ans Responsable Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources Partie prenante Direction des infrastructures Secrétariat général Direction des ressources financières 1. Dispositions générales 1.1. Préambule L’attribution de … Continuer la lecture de Politique relative à l’attribution de contrats et à la gestion contractuelle<\/span> →<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":0,"parent":1145,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/3847"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/wp-json\/wp\/v2\/users\/4"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3847"}],"version-history":[{"count":23,"href":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/3847\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":6183,"href":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/3847\/revisions\/6183"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/1145"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.uqac.ca\/mgestion\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3847"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}