Temps complet 1750 – Secrétaire au soutien administratif – Régulier à temps complet – Décanat des études
Informations sur l'offre d'emploi
POSTE OUVERT PRIORITAIREMENT AUX SALARIÉS ET SALARIÉES DE L’UNIVERSITÉ
TITRE DU POSTE
Secrétaire au soutien administratif
SECTEUR DE TRAVAIL
Décanat des études
LIEU DE TRAVAIL
Pavillon Alphonse-Desjardins, UQAC
Chicoutimi, Québec
DESCRIPTION SOMMAIRE DES TÂCHES
Sommaire de la fonction
Sous la direction du supérieur immédiat effectue différentes tâches de secrétariat telles que l’accueil et l’information, le traitement du courrier, le classement et la photocopie. Dactylographie divers documents, rédige des procès-verbaux et complète, lorsque requis, différents formulaires administratifs.
Tâches et responsabilités principales
• Dactylographie différents documents tels que lettres, rapports, examens, plans et notes de cours, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Rédige la correspondance d’ordre courant.
• Effectue la saisie des données nécessaires à la mise à jour des systèmes d’informations reliés à son secteur d’activité, incluant des pages WEB. Produit des listes et des rapports à l’aide de logiciels appropriés. Tient à jour les applications informatisées courantes.
• Reçoit, filtre les appels téléphoniques, donne des renseignements et prends des rendez-vous au besoin. Accueille les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien, oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité.
• Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Répond aux demandes d’information relevant de sa compétence. Rédige, au besoin, des projets de réponse. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.
• Prépare différentes rencontres, réserve les salles, convoque les participants et s’assure qu’ils ont les documents requis, y assiste prend note des discussions et rédige les procès-verbaux. Transmet l’information pertinente aux personnes concernées.
• Complète, au besoin, les formulaires utilisés pour la gestion des activités du secteur. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les documents comptables, administratifs ou relatifs aux études et y apporte les corrections qui s’imposent. Applique dans ce domaine des directives clairement établies et apporte son support au besoin.
• Exécute et assure le suivi d’opérations administratives telles que vente de matériel, tenue d’une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, retour de marchandises, prise d’inventaire, renouvellement des fournitures de bureau, demande de clés, réservations d’appareils, de locaux ou de services.
• Participe à la bonne marche d’événements ou d’opérations spéciales ou spécifiques tels que colloques, congrès, expositions, cliniques. Enregistre les réservations et les rendez-vous, encaisse les frais de participation, guide et informe les participants.
• Effectue des recherches factuelles dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements.
• Effectue différentes tâches de bureau telles que le tri et le classement, l’affichage, la réception-distribution, l’adressage-expédition du courrier, la photocopie et l’assemblage de documents.
• Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effets sur la classe.
EXIGENCES
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
- Deux (2) années d’expérience pertinente.
- Connaissance de la dactylographie. Connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.
TRAITEMENT
Échelle 14: de 23.25 $/heure à 28.17$ heure
DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL
Horaire normal de travail
Seules les candidatures reçues avant le 25 avril 2018 à 16 h 30 seront retenues.
Toute candidature sera traitée confidentiellement.
Veuillez faire parvenir vos candidatures au:
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI
555, boulevard de l’Université
Chicoutimi (Québec)
G7H 2B1
Courriel : SRH@uqac.ca
* L’Université du Québec à Chicoutimi souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage la candidature des personnes issues des groupes visés, soit les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.
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