Que se passe-t-il donc lorsque je termine mon projet d’études ?
Pourquoi s’écoule-t-il tant de temps avant que je reçoive mon diplôme ?

 

C’est ce que la plupart des étudiants nous demandent, et avec raison!

Ce qu’il faut retenir, c’est que la production du parchemin officiel que vous recevrez par la poste n’est possible qu’après une série de validations et de résolutions prises par des instances officielles qui se réunissent successivement à des moments précis durant l’année.

De façon approximative, on peut avancer que les délais de traitement avant que nous puissions vous transmettre votre diplôme sont de cet ordre :

± 120 jours
pour un finissant du trimestre d’automne (réception au plus tard en avril)
± 100 jours
pour un finissant du trimestre d’hiver (première passation) (réception au plus tard en août)
± 150 jours
pour un finissant du trimestre d’été (réception au plus tard en février)

 

Étapes du processus de diplomation

Analyse des dossiers des étudiants susceptibles de diplômer
± 14 jours ouvrables suivant la fin de votre trimestre de fin d’études

Un étudiant est susceptible de diplômer lorsque le total des crédits réussis et des crédits auxquels il est inscrit correspond au nombre de crédits nécessaires à la diplomation. Par exemple, si vous avez accumulé 75 crédits (dans un programme totalisant 90 crédits) et que vous êtes inscrit à 15 crédits, vous êtes considéré comme étant susceptible de diplômer.

Si votre dossier satisfait les exigences, il sera inscrit au Cahier des finissant. S’il manque un ou des résultats au moment de cette analyse ou que des conditions n’ont toujours pas été satisfaites, votre dossier de finissant sera retenu jusqu’à la création du Cahier des finissants du trimestre suivant.

Dépôt du Cahier des finissants
± 25 jours ouvrables suivant la fin du trimestre d’hiver
± 50 jours suivant la fin du trimestre d’été et d’automne

La Cahier des finissants est le document officiel qui circule entre les instances et qui officialise le fait que votre programme est terminé. Il contient les noms de tous les étudiants qui ont satisfait les exigences pour l’obtention de leur diplôme à un même trimestre. Une fois le Cahier déposé au Secrétariat général de l’UQAC, il devient difficile de le modifier.

Le nombre de finissants au trimestre d’automne et le fait que certains résultats – à un stage, par exemple – sont transmis après l’analyse des dossiers des étudiants susceptibles de diplômer nous oblige à faire deux passations dans les instances.

Commission des études, de la recherche et de la création
± 35 jours suivant la fin du trimestre d’hiver
± 60 jours suivant la fin du trimestre d’été et d’automne

La Commission des études, de la recherche et de la création est la plus haute instance décisionnelle de l’Université, juste après son Conseil d’administration. Plusieurs acteurs académiques y siègent, dont des représentants étudiants.

Lors de la Commission, les membres reconnaissent, par résolution, le nombre de diplômés qu’elle déclare. Cette résolution est déposée aux archives, accompagnée du Cahier des finissants. Une copie officielle de cette résolution, ainsi que le Cahier des finissants, sont ensuite transmis au Siège social de l’Université du Québec dans les jours qui suivent cette rencontre.

Assemblée des Gouverneurs
± 45 jours suivant la fin du trimestre d’hiver
± 90 jours suivant la fin du trimestre d’été et d’automne

Les droits et pouvoirs de l’Université du Québec sont exercés par l’Assemblée des gouverneurs, composée du président de l’Université, des recteurs de chaque constituante, de représentants nommés par le gouvernement provenant du corps professoral et des milieux sociaux, culturels, des affaires et du travail.

C’est cette assemblée qui décerne tous les grades, diplômes et certificats universitaires de l’Université du Québec à Chicoutimi.

Production des diplômes
± 55 jours suivant la fin du trimestre d’hiver
± 100 jours suivant la fin du trimestre d’été et d’automne

Le siège social de l’Université du Québec procède à l’impression des parchemins officiels de chaque finissant inscrit au Cahier. Les diplômes sont ensuite transmis en un seul envoi au Bureau du registraire.

Envoi des diplômes
± 90 jours suivant la fin du trimestre d’hiver
± 120 jours suivant la fin du trimestre d’été et d’automne

Il est essentiel d’avoir répondu au courriel vous demandant de confirmer l’adresse postale où doit être acheminé vote diplôme, sinon il sera conservé au Bureau du registraire jusqu’à ce que vous le réclamiez.

Si vous avez un solde impayé au Service des ressources financières ou à la bibliothèque, votre diplôme sera retenu. 

Si vous avez des questions ou désirez obtenir plus d’informations sur l’envoi des diplômes, communiquez avec la Secrétaire au soutien administratif du Bureau du registraire.