Posez-vous des questions !

Avant de débuter la planification et l’organisation de votre activité ou événement, il est essentiel de réfléchir à la structure adéquate, de le définir clairement et surtout d’évaluer sa faisabilité.

Voici quelques questions à considérer :

1. Quel est l'objectif principal de l'événement?
  • Quels résultats souhaitez-vous atteindre en organisant cet événement?
  • Est-ce que les chercheuses et chercheurs du domaine sont mobilisés?
2. Quel est le public cible?
  • À qui s’adresse votre événement et combien de personnes attendez-vous?
  • Quels sont leurs besoins et leurs attentes?
3. Qui formera votre comité d’organisation?
  • Responsable principal (instigateur du projet ou personne clé)
  • Secrétaire (laisser des traces de vos démarches et comptes rendus)
  • Trésorière et trésorier
  • Comité de contenu
  • Responsable logistique
  • Responsable des invitées et invités spéciaux, conférencières et conférenciers, partenaires, etc.
  • Responsable de l’accueil
  • Responsable des communications
4. Quel est le budget?
  • Quels sont les coûts estimés pour la location de l’espace, la logistique, la restauration, etc.?
  • Aurez-vous des partenaires financiers ou des subventions?
  • Y a-t-il des partenaires potentiels qui peuvent contribuer financièrement, en biens ou en services à l’événement?
5. Quelles sont les dates et la durée de l'événement?
  • Quand l’événement aura-t-il lieu et combien de temps durera-t-il?
  • Est-ce que la période respecte le calendrier d’événements de l’UQAC afin d’éviter certains conflits d’horaire ou de réservation de salle?
  • Est-ce que les personnes invitées et les conférenciers et conférencières sont disponibles?
6. Où l'événement se déroulera-t-il?
  • Quel est l’emplacement idéal en fonction du public cible et des besoins logistiques?
  • Avons-nous l’espace nécessaire pour accueillir tous les convives?
  • Est-ce que l’endroit souhaité est disponible?
  • Des exemples d’aménagements des salles P0-6000 et P0-5000 peuvent vous être fournis sur demande.
7. Quel est l'échéancier de travail?
  • Combien de temps doit-on prévoir pour l’organisation?
8. Quel type d’événement prévoyez-vous planifier?
  • Événement en présentiel : se déroule physiquement en un lieu spécifique.
  • Événement virtuel : entièrement en ligne, les participantes et participants interagissent via le Web.
  • Événement hybride : combinant des éléments en présentiel et en ligne, selon le contexte et les besoins des participants et participantes.
  • Événement comodal : le mode présentiel et le mode à distance sont effectués de manière simultanée.
9. Quelle forme votre événement prendra-t-il?
  • Quels seront les ateliers : conférences, congrès, colloques, forums, expositions, panels, symposiums ou autres activités proposées?
  • Proposerez-vous une séance d’affiches?
  • Offrez-vous des repas et pause-café?
  • Activité : réseautage, 5 à 7, soirée festive ou thématique, visite culturelle, sportive, détente, etc.
10. Comment intégrez-vous l'écoresponsabilité dans votre événement, sachant que l'UQAC s'engage vers un campus écologique dans une perspective de développement durable?
  • Quels seront vos gestes afin de diminuer votre empreinte écologique?
  • Avez-vous prévu la gestion des déchets, la gestion des GES, la mobilité durable et la sensibilisation des convives à ce sujet?
11. À quel moment inviter et comment le faire?
  • Aurez-vous un site d’inscription en ligne?
  • Avez-vous déterminé la date limite des inscriptions?
12. Comment l'événement sera-t-il promu et communiqué AVANT ET PENDANT?
  • Quels canaux de communication seront utilisés pour attirer les participants?
  • Quelle sera la stratégie de marketing?
  • Quel est l’engagement de la direction de l’UQAC, du département et de la communauté à l’égard de votre événement?
  • Est-ce que les médias seront interpellés?
13. Quels sont les enjeux à considérer et comment seront-ils gérés?
  • Quels sont les défis possibles et quelles sont les mesures préventives à mettre en place?
  • Avez-vous pensé à l’accessibilité à l’équité, à la diversité et à l’inclusion de tout le monde?
  • Quels sont les enjeux logistiques à surmonter : disponibilité des locaux et des kiosques, besoins en équipements, en hébergement et en sécurité, heures d’accessibilité de l’UQAC, etc.?
14. Comment bien planifier la logistique de l’événement?

Avant l’événement

  • Avez-vous bien déterminé les rôles de l’équipe de l’événement?
  • Avez-vous géré tous vos fournisseurs?
  • Avez-vous préparé votre programmation, votre déroulement, votre protocole de l’événement?
  • Avez-vous préparé un plan d’aménagement?
  • Avez-vous alloué du temps de montage et démontage?
  • Avez-vous pensé à votre stationnement?

 

Pendant l’événement

  • Avez-vous pensé à l’accueil de vos personnes invitées et dignitaires ?
  • Est-ce que le maître de cérémonie maîtrise bien le déroulement et le protocole?
  • Est-ce que l’équipe est en place afin de s’assurer du bon déroulement de l’événement?

 

Après l’événement

  • Avez-vous remercié les collaborateurs, les collaboratrices et les personnes
    invitées?
  • Avez-vous fait la gestion des paiements et de la facturation?
15. Comment évaluerez-vous le succès de l'événement?
  • Quels seront les critères de réussite et comment mesurerez-vous l’impact de l’événement sur la participation et les objectifs fixés?