Informations sur l'offre d'emploi

TITRE DU POSTE

Secrétaire de direction

SECTEUR DE RATTACHEMENT

Centre d’études universitaires de la Côte-Nord

LIEU DE TRAVAIL

Sept-Îles, Québec

SOMMAIRE DES TÂCHES

Assiste son supérieur dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission d’un Centre d’études. En l’absence de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:

• Accueille et renseigne, par téléphone ou en personne, la clientèle du Centre d’études sur les programmes d’études, ainsi que sur les politiques, procédures et règlements qui y sont associés. Effectue les recherches et les vérifications et transmet la documentation requise ;
• À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes, répond aux questions qui lui sont adressées, règle certains problèmes relevant de sa compétence et complète, au besoin, les formulaires administratifs requis ;
• Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant de l’information, en présentant sous les formes appropriées, les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur. Effectue la mise à jour du site Internet du Centre d’études ;
• Assure le suivi des accommodements en collaboration avec la responsable ESH ;
• Participe aux activités nécessaires à l’admission, à la préinscription, à l’inscription, à la modification des choix de cours ;
• Prépare l’envoi de la documentation relative aux admissions et aux inscriptions et réfère l’étudiant à l’équipe programme concerné afin de vérifier leur choix de cours ;
• En collaboration avec les secrétaires et coordonnateurs de modules, s’assure d’avoir l’information requise quant aux étudiants inscrits dans les différents programmes offerts au CEU afin de tenir à jour les dossiers des étudiants conformément aux règlements applicables ;
• Réfère les étudiants vers les différents formulaires tels que : reconnaissance des acquis, demandes d’équivalence et demandes d’exemption formulées par la clientèle, complète les informations manquantes et les soumet aux personnes désignées pour fin d’étude et d’approbation, voit à la mise à jour des dossiers lors d’un changement ou d’une modification de programme ;
• Planifie le trimestre à la suite de la réception de l’information de chacun des modules : communication avec les professeurs et chargés de cours, commandes de livres, montage du calendrier du CEU selon les horaires de cours, réservations des locaux/ZOOM, gestion des examens et des surveillants ;
• Effectue le suivi des décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
• Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de son supérieur à ses différents rendez-vous ;
• Tient à jour la comptabilité du secteur. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives à la réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné ;
• Reçoit, filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec son supérieur ;
• Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers ;
• Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence ;
• Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion ;
• Effectue la saisie et le traitement de textes ou de données nécessaires à la production de divers documents, tel que : les attestations et lettres, demande de remboursement, paiements fournisseurs, autres et procède au recrutement des étudiants pour emploi-étudiants et prépare les demandes de rémunération ;
• Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations ;
• Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que, colloques, congrès, voyages ;
• Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

EXIGENCES

• Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente ;
• Posséder cinq (5) ans d’expérience pertinente.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Avoir une connaissance d’une méthode de prise de notes ;
• Avoir une connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.

ÉCHELLE SALARIALE

Classe 15 – Salaire horaire entre 26,90 $ et 33,61 $

DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL

8 h à 12 h et 13 h 30 à 16 h 30

 

SOUMETTRE UNE CANDIDATURE

Si ce défi vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae et le questionnaire d’auto-identification complété à l’adresse suivante: srh_recrutement@uqac.ca

Seules les candidatures reçues avant le 25 juin 2023, à 16 h 30 seront considérées.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues dans le cadre du processus.

Soyez assuré.e que toutes les candidatures seront traitées en toute confidentialité

L’UQAC valorise la diversité, reconnaît son rôle d’agent de changement et veille à garantir un milieu inclusif pour tous et pour toutes. Ainsi, l’UQAC encourage les personnes autochtones, les femmes, les personnes de minorités visibles et ethniques et les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature, et ce, conformément au programme d’accès à l’égalité en emploi auquel elle souscrit. Il est à noter que les procédures ou outils peuvent être adaptés selon les besoins présentés.

Catégories d'emploi : Bureau. Horaire de travail : Temps complet.

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