Avant de remplir le formulaire de demande de documents officiels, vous devez déterminer votre besoin.
Il existe plusieurs types de documents servant à attester différentes étapes de votre projet d’études. Il est important de bien choisir le document qui convient à vos besoins, notamment en déterminant avec le demandeur ce qu’il souhaite obtenir comme preuve. Notre délai de production des documents est de 5 à 10 jours ouvrables et il est possible que ce délai soit plus élevé en période de fort achalandage comme les rentrées universitaires.
Notez enfin que pour être reconnu légalement comme officiel, un document ne peut transiger par vous. Il doit être transmis par le Bureau du registraire directement au demandeur.
Quel type de document dois-je demander?
Preuve d'admission
Si vous souhaitez faire la preuve que vous êtes admis dans un programme, une copie de la réponse d’admission que vous avez reçue par courriel est le document que vous devez transmettre à la personne qui le demande.
Preuve d’inscription ou de non inscription
Veuillez noter qu’aucune attestation de fréquentation scolaire ne sera envoyée avant le 20 janvier (date limite d’annulation de cours avec remboursement).
- Attestation de fréquentation scolaire (inscription)
C’est le document dont vous avez besoin si on vous demande de faire la preuve que vous êtes inscrit à l’UQAC. - Attestation de fréquentation scolaire (NON inscription)
C’est le document dont vous avez besoin si vous devez faire la preuve que, bien que vous soyez admis dans un programme, vous n’êtes pas inscrit à des cours en ce moment.
Pour des raisons légales, le Bureau du registraire ne peut produire ce document avant que la date limite de modification d’inscription soit passée. Si vous placez une demande avant cette date, elle sera mise en attente de production.
Renouvellement du Certificat d'acceptation du Québec et/ou du Permis d'études
Si vous êtes sur le territoire québécois en vertu d’un Permis d’études et d’un Certificat d’acceptation du Québec, vous avez la responsabilité de vous assurer de sa validité.
Si votre séjour est plus long que prévu, vous devez faire une demande d’attestation de renouvellement le trimestre précédent la date figurant sur l’un des documents. Si vous omettez de faire ce suivi, nous ne pourrons sous aucun motif vous permettre de vous inscrire.
Relevé de notes et provenance des équivalences
- Relevé de notes officiel
Si une personne ou un organisme vous demande un relevé de notes officiel, vous devez en faire la demande au Bureau du registraire.Si le relevé doit être transmis à une autre université québécoise, nous le ferons nous-mêmes, de façon électronique.Si votre relevé doit être transmis par la poste, veuillez nous indiquer le nom et l’adresse du destinataire.De façon exceptionnelle, nous pouvons préparer un relevé de notes officiel et le glisser dans une enveloppe cachetée portant le sceau de l’UQAC. Vous pouvez alors en prendre possession et le transmettre à qui de droit. Cependant, il est impératif de ne pas briser le sceau pour préserver la légalité du document. - Relevé de notes non officiel
Si une personne ou un organisme vous demande une copie de votre relevé de notes et que ce dernier n’a pas à être officiel, vous pouvez en produire vous-même une copie à partir de votre dossier étudiant électronique.Accédez à votre dossier puis cliquez sur le lien « relevé de notes ». Quand ce dernier s’affiche, cliquez sur la petite icône en forme d’imprimante (dans le menu de gauche) afin de faire afficher un relevé où figurent vos informations sociologiques ainsi que l’identification de l’UQAC. - Provenance des équivalences
C’est le type de preuve que vous devez fournir lorsqu’un employeur, en plus d’avoir votre relevé de notes en main, souhaite savoir d’où viennent les cours qui ont été reconnus dans votre parcours. C’est le cas, par exemple, dans le milieu de l’enseignement : si vous avez complété votre programme à l’UQAC en faisant reconnaître trois cours de l’Université Laval, il est possible qu’on vous demande de fournir un document attestant de ces équivalences.
Preuve de fin d'études ou de diplomation
Lorsqu’un étudiant termine ses études, il est normal qu’il souhaite rapidement démontrer de sa réussite, surtout lorsqu’un emploi où une amélioration des conditions salariales sont en jeu.
Cependant, le Bureau du registraire doit respecter certains paramètres légaux qui peuvent décevoir certaines attentes. En effet, pour pouvoir vous déclarer officiellement finissant, il faut que cette mention apparaisse à votre dossier, ce qui n’est possible qu’après de minutieuses vérifications faites dans les semaines suivant la date limite de remise des résultats. Entre temps, si on exige de vous la présentation d’une preuve annonçant que vous avez complété tous vos cours et que toutes vos notes sont présentes dans votre dossier étudiant électronique, vous pouvez demander une attestation de fin d’études.
- Attestation de fin d’études
Ce document atteste que vous avez complété l’ensemble des cours de votre cheminement académique et que, si tout est conforme, vous serez recommandé comme finissant. - Recommandation de finissant
Ce document atteste que vous avez été recommandé officiellement à l’Assemblée des Gouverneurs de l’Université du Québec, assemblée suivant laquelle vous serez légalement reconnu comme diplômé et finissant.
Si la preuve qu’on vous demande de fournir ne peut être satisfaite avec un des documents décrits précédemment, nous pouvons, de façon exceptionnelle, produire une attestation sur mesure. Avant d’en faire la demande, nous vous recommandons fortement de communiquer avec nous pour valider votre besoin.
Avant de faire une demande pour un document, assurez-vous de bien connaître les attentes de l’organisme ou de la personne qui souhaite obtenir cette preuve.
Qu’est-ce qu’un document officiel
- un document est considéré officiel lorsqu’il transite entre deux institutions sans que l’étudiant agisse comme intermédiaire (par exemple, un relevé de notes produit par le Bureau du registraire et transmis directement dans une autre université) ;
- un document est considéré officiel lorsqu’il est imprimé sur la papeterie administrative de l’UQAC et glissé dans une enveloppe scellée que l’étudiant peut alors transmettre sans l’ouvrir (par exemple, un relevé de notes imprimé et glissé dans une enveloppe portant le sceau de l’UQAC qu’un étudiant peut transmettre par la suite au destinataire de son choix).
Un document ne peut être considéré officiel si :
- il s’agit d’un document produit par l’UQAC déjà en votre possession ;
- il s’agit d’une copie du relevé de notes disponible dans votre dossier étudiant ;
- il s’agit d’un document produit par le Bureau du registraire qui transige par un tiers (par exemple, vous) avant d’être transmis au demandeur.
À nouveau, il est important de connaître les attentes de l’organisme ou de la personne qui souhaite obtenir le document, car les types d’envoi ont un impact sur la valeur officielle du document.
Voici les types d’envoi possibles :
Par courriel
- au demandeur
- à vous-même
Par la poste
- au demandeur
- à vous-même
Par cueillette au comptoir
- Par vous-même
- Par un tiers
N’oubliez pas d’indiquer l’adresse du demandeur ou de bien identifier le tiers qui viendra prendre possession du document. Notez que, dans ce dernier cas, la personne devra présenter une preuve d’identité pour pouvoir recevoir le document.