Le calendrier de conservation est un outil important du programme de gestion des documents. Il permet de déterminer le cheminement et le traitement des documents, de leur création jusqu’à leur destruction ou jusqu’à leur versement aux archives. Il s’avère également un outil de gestion efficace et permet de répondre à la Loi sur les archives, notamment aux articles 7 et 8 qui traitent de certaines obligations des organismes publics dont celle d'établir et de faire approuver un calendrier de conservation de leurs documents.
Art. 7 – |
« Tout organisme public doit établir et
tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les
périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents
actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés
de manière permanente et lesquels sont éliminés ». |
| Art. 8 - | « Un organisme public visé aux paragraphes 4 à 7 de l'annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l'approbation du ministre son calendrier de conservation et toute modification relative à l'addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente ». |
À titre de responsable de l'application de la Loi sur les archives à l'UQAC, le Vice-rectorat aux affaires étudiantes et secrétariat général a eu le mandat d’élaborer un nouveau calendrier de conservation conforme aux besoins de l’UQAC et aux exigences de la loi et d’en assurer la diffusion et l'application dans toutes les unités administratives de l'Université.
L'élaboration et la mise en application du calendrier de conservation des documents s'inscrivent au sein du programme de gestion des documents de l'Université du Québec à Chicoutimi. Ce programme, qui s'applique à toutes les unités qui produisent et reçoivent des documents dans le cadre de leurs activités, comprend également les éléments suivants : le traitement des documents actifs, la protection des documents essentiels, le traitement des procès-verbaux, le traitement des documents semi-actifs, la micrographie et les archives historiques.
Le calendrier de conservation, en plus de constituer la pierre angulaire d’un programme de gestion des documents, est la politique officielle de l'Université en matière de conservation et d'élimination des documents. C'est un instrument de travail qui regroupe l'ensemble des règles de conservation qui constituent une norme établissant la durée de conservation, le cheminement et le traitement des documents, depuis leur création jusqu'à leur élimination ou jusqu’à leur versement aux archives. Les règles s’appliquent à tous les documents ou les dossiers de l'UQAC, peu importe leur support de conservation (papier, bande magnétique, microfilm, photographie, etc.).
L'objectif fondamental du calendrier de conservation est de diminuer la masse de documents à conserver tout en préservant ceux qui ont une valeur administrative, légale ou historique. Dans la mesure où l’application du calendrier est effectuée, l'UQAC pourra diminuer, stabiliser et rationaliser la conservation et le traitement de sa masse documentaire, récupérer espace et équipement, accélérer le repérage de ses documents, entreposer les documents semi-actifs à un moindre coût et préserver les documents ayant une valeur historique et ainsi qu’une valeur pour la recherche.
Le Vice-rectorat aux affaires étudiantes et secrétariat général est responsable de l'élaboration, de la mise à jour et de l'application du calendrier de conservation. Cependant, les responsables des différentes unités de l'UQAC doivent veiller au respect des règles de conservation pour les documents qu'ils détiennent puisqu’aucun document ne peut être éliminé sans qu’il ait fait l'objet d'une règle de conservation ou qu’il ait été répertorié dans la liste des documents inactifs. Afin de respecter les règles, la destruction des documents relève de la responsabilité du Vice-rectorat aux affaires étudiantes et secrétariat général qui, suivant entente avec les unités concernées, doit prendre les mesures appropriées afin que cette opération se déroule d'une façon sécuritaire.
Le calendrier de conservation n'est pas un instrument de travail statique. Pour être efficace, il doit suivre l'évolution des activités de l'UQAC et faire l'objet de mises à jour régulières. Des modifications peuvent être apportées aux règles de conservation déjà approuvées ; certaines peuvent être annulées ou fusionnées, comme il peut s'avérer nécessaire d'en élaborer de nouvelles.
Les ajouts surviennent notamment lorsque des processus administratifs sont modifiés ou, tout simplement, lorsque de nouvelles activités s’ajoutent à celles existantes. À cet effet, les responsables des différentes unités doivent informer le Vice-rectorat aux affaires étudiantes et secrétariat général de tout changement administratif ou pédagogique susceptible de modifier les règles de conservation déjà approuvées.
De plus, tout ajout ou modification doit être soumis pour approbation au conseil d'administration de l'Université du Québec à Chicoutimi et à Bibliothèque et Archives nationales du Québec, en conformité avec les exigences de la Loi sur les archives et la réglementation qui en découle.
Le Vice-rectorat aux affaires étudiantes et secrétariat général a prévu des séances d'information pour aider le personnel des unités à bien saisir la structure et le fonctionnement du calendrier de conservation afin que tous puissent l’appliquer de façon adéquate.
L'élaboration du présent Calendrier de conservation des documents a été préparée à partir du Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois de la CREPUQ.
Il faut noter que pour l’élaboration du calendrier de conservation :
Le Calendrier de conservation des documents de l’UQAC comprend 304 règles de conservation regroupées sous neuf séries qui sont basées sur les grandes fonctions de l’Université.