Temps partiel 1698 – Commis au Bureau du registraire (temps partiel) – Bureau du registraire
Informations sur l'offre d'emploi
POSTE OUVERT PRIORITAIREMENT AUX SALARIÉES ET SALARIÉS DE L’UNIVERSITÉ
TITRE DU POSTE
Commis au Bureau du registraire
SECTEUR DE TRAVAIL
Bureau du registraire
LIEU DE TRAVAIL
Pavillon principal, UQAC
Chicoutimi, Québec
DESCRIPTION SOMMAIRE DES TACHES
Description
Sous la direction du supérieur immédiat, en collaboration avec les membres de l’équipe et dans un principe de continuité dans l’intervention du dossier de l’étudiant, effectue les opérations relatives à l’admission, à l’inscription, à la diplomation et à la gestion du dossier des étudiants.
Sommaire de la fonction
- Renseigne, par téléphone, courrier, courriel ou au comptoir, les étudiants ou autres intervenants sur l’état d’un dossier étudiant. Effectue les recherches nécessaires afin de fournir les informations tout en s’assurant de l’aspect confidentiel du dossier. Au besoin, réfère à la personne-ressource tout cas qui dépasse les limites de ses responsabilités.
- Crée le dossier d’admission et le traite dans son ensemble en faisant les interventions et transactions qui s’imposent dans le dossier :
- Ouvre et prépare les dossiers pour chaque demande d’admission en vue de l’étude d’admissibilité.
- Fait la demande des dossiers archivés en ce qui concerne l’admission et les relevés de notes.
- Procède à la vérification des documents exigés et réclame les pièces manquantes, au besoin, pour l’étude du dossier.
- Traite les demandes d’admission de l’École de langue française, des étudiants libres et des centres hors campus.
- Inscrit, modifie ou régularise l’inscription. Vérifie et complète les dossiers des étudiants ayant formulé une demande de changement de programme.
- Prépare, complète et s’assure du suivi, auprès des personnes concernées, des différents formulaires gouvernementaux après avoir effectué les recherches et vérifications nécessaires, ainsi que des différents documents officiels tels que relevés de notes, attestations (admission, inscription).
- Prépare les dossiers de demande de reconnaissance des acquis et les fait parvenir aux personnes concernées. Achemine les dossiers des étudiants ayant terminé leurs études en vue de l’émission du permis ou brevet d’enseignement. Enregistre pour chacun les données relatives à sa demande d’autorisation d’enseigner. Expédie le formulaire au ministère de l’Éducation (via Internet) en respectant la procédure en vigueur.
- Perçoit les frais reliés aux admissions ou à la production d’une attestation; prépare un bordereau de dépôt et le transmet à l’unité administrative concernée.
- Enregistre les données relatives aux différentes activités et produit des listes. Trie, assemble les documents et en dispose selon les procédures internes.
- À partir du relevé de notes provenant de l’extérieur, construit le relevé de notes de finissants nécessaire à l’obtention du diplôme.
- Classe, selon un système établi, les dossiers d’étudiants et des documents qui servent d’appui à la gestion du dossier. Effectue l’épuration de ceux-ci et la conservation des pièces permanentes.
- Participe à des réunions reliées à ses activités. Fournit une aide particulière à ses collègues.
- Utilise divers appareils de bureau tels que photocopieur, système informatisé de traitement de l’information, calculatrice, télécopieur, etc
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effets sur la classe.
EXIGENCES
- Diplôme d’études secondaires ou scolarité équivalente.
- Deux (2) années d’expérience pertinente.
- Connaissance d’une méthode de dactylographie.
TRAITEMENT
Classe 13 – De 22.45 $ / heure à 26.42 $ / heure.
DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL
Lundi au jeudi
8 h 00 à 12 h 00 et de 13 h 30 à 16 h 30 (28 heures)
Seules les candidatures reçues avant le 26 avril 2017 à 16 h 30 seront retenues et seules les candidatures retenues recevront une réponse.
Toute candidature sera traitée confidentiellement.
Veuillez faire parvenir votre candidature au:
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À CHICOUTIMI
555, boulevard de l’Université
Chicoutimi (Québec)
G7H 2B1
Courriel : SRH@uqac.ca
* L’Université du Québec à Chicoutimi souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage la candidature des personnes issues des groupes visés, soit les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.
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