Une des responsabilité du Bureau du registraire est de s’assurer que les règles et délais sont respectés par tous les étudiants. Nous faisons donc régulièrement des vérifications et identifions les étudiants qui n’ont pu satisfaire les exigences dans les délais prescrits ou qui ont un solde impayé.
L’étudiant qui ne réussit pas à maintenir une moyenne de 2,00 / 4,30 après avoir suivi un minimum de quatre (4) cours ou douze (12) crédits (incluant les cours échoués) est soumis à des restrictions dans la poursuite des études, en vue de lui permettre d’améliorer sa performance ou d’être réorienté.
L’étudiant qui a déjà été soumis à une restriction, et qui ne réussit pas à atteindre la moyenne cumulative de 2,00 / 4,30, passe automatiquement à l’étape suivante.
Une fois son programme d’études complété, l’étudiant doit avoir atteint une moyenne cumulative d’au moins 2,00 / 4,30 pour que la Commission des études, de la recherche et de la création (CERC) recommande l’octroi de son diplôme à l’Assemblée des gouverneurs.
Dossier bloqué
Dossier bloqué à l'inscription par le Bureau du registraire
Quelques semaines avant la période d’inscription, l’équipe du Bureau du registraire effectue un suivi des dossiers des étudiants dont les délais prescrits pour rencontrer les conditions d’admission administratives ne semblent pas avoir été respectés.
Ce suivi nous permet de vous accompagner dans votre projet d’études. Dans la très grande majorité des cas, notre équipe vous proposera des solutions si l’atteinte de ces conditions ne peut être possible dans le délai imposé. Votre collaboration nous est donc précieuse.
- Conditions d’admission administratives
Si vous êtes un étudiant ou une étudiante qui fréquente le campus de l’UQAC le jour, nous souhaiterions que vous vous présentiez en personne au comptoir de notre service. Un membre de notre équipe se fera un plaisir de vous éclairer sur la situation, de vous expliquer les impacts possibles sur la poursuite de vos études et, bien entendu, d’envisager avec vous des pistes de solution. Cette rencontre dure habituellement entre 5 et 10 minutes.Si vous êtes un étudiant ou une étudiante qui fréquente le campus de l’UQAC uniquement le soir, ou qui poursuit ses études en dehors du campus, vous pouvez assurer le suivi de vos conditions d’admission en communiquant avec nous par courriel ou par téléphone. - Conditions d’admission académique
Pour les conditions académiques d’admission non satisfaites – par exemple, la réussite de cours préalables ― nous vous invitons à vous référer à votre équipe de programmes. Le Bureau du Registraire n’assure plus de suivi à l’égard des conditions académiques. En conséquence, votre dossier ne sera pas bloqué pour cette raison, et les règles présentes au manuel de gestion sont appliquées à la discrétion de l’équipe de programmes.
Dossier bloqué à l'inscription par le Service des ressources financières
Si vous n’avez pas payé tous vos frais de scolarité pour un trimestre antérieur, il vous sera impossible de procéder à une inscription.
Pour remédier à la situation, vous devez communiquer avec le Service des ressources financières pour acquitter ces frais restants ou pour évaluer la possibilité de prendre entente.
Dossier bloqué à l'inscription par la Bibliothèque
S’il y a une amende à votre dossier à la Bibliothèque, il vous sera impossible de procéder à une inscription.
Pour remédier à la situation, vous devez vous présenter au comptoir de la Bibliothèque pour payer votre amende.
Sanctions graduées (étapes) au premier cycle
Un avertissement donné à l’étudiant par la direction de programme et une mention est inscrite dans le dossier étudiant informatisé par le Bureau du registraire. La direction de programme peut, si elle le juge nécessaire, appliquer des restrictions dans le choix des cours.
Il y a suspension de l’inscription à tout nouveau cours et réinscription aux cours déjà suivis pour en améliorer les résultats. Une mention est inscrite dans le dossier étudiant informatisé par le Bureau du registraire.
Il y a suspension dans la poursuite de ce programme pour une période de douze (12) mois. La direction du programme doit rencontrer l’étudiant et l’inviter à reconsidérer son aptitude à poursuivre le programme d’études. L’étudiant suspendu ne peut être inscrit comme étudiant libre aux cours apparaissant au programme.
Après l’année de suspension, l’étudiant peut demander sa réintégration en déposant une nouvelle demande d’admission. Les équivalences acquises et les cours réussis peuvent être reconnus après étude du dossier, de façon à ce que la moyenne cumulative soit d’au moins 2,00. Le Bureau du registraire confirme la suspension à l’étudiant par écrit et une mention est inscrite au dossier étudiant informatisé.
Différer une étape
Une direction de programme peut faire le choix de ne pas poursuivre à l’étape suivante lorsque l’étudiant, au terme d’un trimestre, n’a pas atteint la moyenne de 2,00 / 4,30, mais a tout de même amélioré cette dernière.
Droit d’appel
L’étudiant qui se croit lésé par les sanctions qui lui sont appliquées peut en appeler par écrit à un comité d’appel, composé du doyen ou de son représentant qui le préside, de la direction du programme et d’un étudiant membre du conseil de module ou d’unité d’enseignement et désigné par le doyen.