Aménagement du temps de travail

L’horaire personnalisé permet à la personne professionnelle de moduler son horaire selon la période d’amplitude suivante :

• La période de repas est d’une durée minimale de 60 minutes;
• La modulation des heures de travail doit se faire dans les plages mobiles;
• La présence est requise pendant les plages fixes;
• Les absences quotidiennes comptent pour un maximum de 7 heures.
• Les congés fériés comptent pour 7 heures;
• La journée effectuée en télétravail est de maximum 7 heures.

Toutes les personnes professionnelles à temps complet bénéficient de l’horaire personnalisé. Pour s’en prévaloir, il faut :

• S’engager à collaborer avec les membres de son équipe;
• Compléter des feuilles de temps, le vendredi suivant la journée du dépôt de la paie;
• Indiquer les plages d’absences dans Outlook.

Il n’y a pas de formulaire de demande à compléter pour l’horaire personnalisé. Il est toutefois nécessaire d’en discuter avec votre personne supérieure immédiate afin de connaitre les attentes quant aux besoins du service et le fonctionnement au sein de votre équipe de travail.

L’horaire comprimé permet à la personne professionnelle d’effectuer 70 heures de travail en 9 jours ou en 9 jours et demi et bénéficier* :

1. d’un vendredi sur deux en congé (9 jours)
2. d’un vendredi après-midi sur deux en congé (9 jours et demi)

*par cycle de paie

La demande d’horaire comprimé est complétée deux fois par année, en mai et en septembre pour les sessions d’automne et d’hiver. Elle est autorisée par la personne supérieure immédiate, en fonction des besoins du secteur et des conditions d’admissibilité ci-après énumérées.

La période d’amplitude est la suivante :

• La période de repas est d’une durée minimale de 60 minutes.
• L’élargissement des heures de travail doit se faire dans les plages mobiles.
• La présence est requise pendant les plages fixes.
• Les absences quotidiennes comptent pour un maximum de 7 heures.
• Les congés fériés comptent pour 7 heures.
• L’horaire comprimé est suspendu pendant la période estivale (période pendant laquelle l’horaire est réduit de 3 heures).

Les conditions d’admissibilité sont les suivantes :

• Ne pas effectuer de télétravail;
• S’engager à collaborer avec les collègues de travail afin de répondre aux besoins du secteur;
• Être en mesure d’élargir ses plages de travail afin d’effectuer les 70 heures en 9 jours ou 9 jours et demi;
• Compléter la feuille de temps le vendredi suivant la journée du dépôt de la paie;
• Avoir terminé avec succès la période de formation et d’évaluation (probation ou essai) de la fonction actuelle;
• Si la personne souhaite se prévaloir de la réduction volontaire du temps de travail (RVTT) en plus de l’horaire comprimé, avoir demandé un maximum de 5 jours de RVTT. Ces 5 journées seront utilisées consécutivement (semaine complète en congé);
• La demande est déposée dans les délais.

Pour se prévaloir de l’horaire comprimé, il faut :

• S’engager à collaborer avec les membres de son équipe;
• Compléter des feuilles de temps, le vendredi suivant la journée du dépôt de la paie;
• Indiquer les plages d’absences dans Outlook.

La demande d’horaire comprimé est complétée deux fois par année, en mai et en octobre pour les sessions d’automne et d’hiver.

Vous recevrez un courriel du Service des ressources humaines aux moments où le formulaire doit être complété.

Veuillez le compléter en fonction de ces courriels en utilisant le lien suivant : https://uqac.jotform.com/250896420469971

Toutes les personnes professionnelles doivent compléter des feuilles de temps. Il est important de compléter une feuille de temps par cycle de paie le vendredi qui suit le versement de la paie, et ce, même si vous n’avez pas utilisé l’AVTT. Le rôle des personnes superviseures des feuilles de temps est d’accompagner les directions à cet effet et elles pourront donc à ce titre, vous demander des précisions. Nous vous invitons à consulter le pas-à-pas suivant à cet effet :

Procédure pour la complétion de la feuille de temps – membres du personnel professionnel qui se prévalent de l’horaire comprimé

Procédure pour la complétion de la feuille de temps – membres du personnel professionnel qui travaillent à temps complet (rémunération automatique)

Procédure pour les paramétrisations et modalités Outlook et TEAMS – membres du personnel professionnel qui se prévalent de l’AVTT et/ou du télétravail

Vous recevrez un courriel vous indiquant qu’il est temps de compléter votre demande.

Nous vous invitons à les compléter lorsque vous recevrez ce courriel, qui vous sera envoyé suivant l’échéancier suivant :

L’AVTT est en vigueur toute l’année mais il est suspendu durant l’été. Cette suspension suit les dates de l’horaire estival, transmises par courriel à la fin du trimestre d’hiver.

Il n’y a pas de formulaire de demande pour l’horaire personnalisé. Seul l’horaire comprimé nécessite une demande, dont le formulaire se retrouve dans la section outils.

Vous devez obligatoirement compléter une feuille de temps pour chaque cycle de paie. Elles doivent être complétées le vendredi suivant le versement de la paie. Le rôle des personnes superviseures des feuilles de temps est d’accompagner les directions à cet effet et elles pourront donc à ce titre, vous demandez des précisions. Nous vous invitons à consulter la section outils pour accéder au tutoriel relatif aux feuilles de temps.

Les jours fériés comptent pour 7 heures de travail.

Il est attendu que les personnes professionnelles s’assurent entre elles que les besoins du secteur soient répondus en termes de présence professionnelle. Ce faisant, il est nécessaire que tous et toutes collaborent. Une fois que vous vous êtes assurés ou assurées que votre absence n’impacte pas les besoins du secteur, vous devez utiliser l’outil de suivi des absences de votre secteur. Vous devez également indiquer votre absence dans votre agenda. Nous vous invitons à consulter la section outils pour accéder au tutoriel relatif à l’agenda Outlook.

Oui.

Non. Il est toutefois possible que les besoins du secteur limitent davantage la flexibilité d’horaire pendant les rentrées. Par exemple, si vous vous prévalez de l’horaire comprimé, vous pourriez travailler deux vendredis de suite et être en congé les deux vendredis suivants de façon à assurer une présence et un service accrus pour cette période.

L’objectif d’un retour au travail progressif est de valider la capacité de retour. Ce faisant, le nombre d’heures travaillé doit correspondre à ce que prévoit le billet médical. Par exemple, si votre billet prévoit une journée complète de travail, il est important d’effectuer 7 heures de travail, ni plus ni moins.

Il ne vous est pas possible de le faire en vous prévalant de la flexibilité de l’horaire personnalisé. Vous pouvez toutefois utiliser vos banques.

Non. Les journées d’absence sont de maximum 7 heures.

Il est attendu que les horaires soient aménagés en fonction de votre travail et non que votre travail soit aménagé en fonction de votre horaire.

Oui. Des rencontres intra ou inter secteurs peuvent avoir lieues dans les plages mobiles.

Nous vous référons à votre personne supérieure immédiate, la réponse étant tributaire notamment des besoins du secteur.

Le concept phare est le besoin du secteur. Ce faisant, votre présence peut être requise pour des réunions obligatoires, en raison d’un service à assurer en présentiel, pour la cohésion d’équipe ou parce que l’organisation du travail le requiert. En outre, si la collaboration entre les membres de l’équipe pour la flexibilité des horaires est lacunaire et impacte le fonctionnement du secteur, votre personne supérieure immédiate pourrait limiter l’AVTT.

Si vos 35 heures hebdomadaires sont complétées et que les besoins du secteur sont respectés en termes de présence notamment, oui. Nous vous invitons à discuter avec votre personne supérieure immédiate.

Oui. Les journées de télétravail sont de maximum 7 heures.

L’horaire comprimé est officialisé une fois que la personne supérieure immédiate du secteur l’a approuvé via la demande électronique préalablement complétée par la personne employée. Cette demande électronique est acheminée automatiquement à la personne supérieure immédiate du secteur.

Cette demande d’autorisation pour effectuer une prestation de travail à distance doit être autorisée en respect des échéances indiquées dans la section outils.

Il est recommandé de prendre connaissance de l’ensemble des demandes d’horaire comprimé de son secteur avant d’approuver une demande de façon à répondre aux besoins ou aux particularités du secteur et d’assurer la cohésion de l’équipe de travail.

Une fois la demande soumise, la personne employée ne peut plus faire de modification.

Deux options sont possibles à ce moment :

• Aviser la personne supérieure immédiate puisqu’elle pourra prendre en considération les ajustements au moment d’analyser la demande puis ajuster sa réponse en conséquence;

ou

• Déposer une seconde demande. À ce moment, la personne employée doit aviser la personne supérieure immédiate pour qu’elle détruise le courriel reçu. Elle doit également informer le Service des ressources humaines par courriel (srh@uqac.ca) afin que la demande en erreur soit supprimée.

à la date de fin de l’horaire estival ou au moment où la personne supérieure immédiate procède à l’autorisation de la demande d’horaire comprimé.

Bien que les journées de congé doivent être convenues et prévues d’avance, il n’est pas exclu, si l’organisation du travail du secteur et la nature des services offerts à la communauté universitaire le permettent, de convenir du déplacement exceptionnel de la journée avec la personne supérieure immédiate. Les périodes de rentrées pourraient notamment donner lieues à un déplacement.

Également, certaines situations justifient l’annulation ou le déplacement exceptionnel (dans un même cycle de paie) de la journée de congé. Par exemple, la formation d’une nouvelle personne est fortement recommandée en présentiel, notamment pour faciliter les échanges et favoriser l’engagement de la personne embauchée. En ce sens, il est effectivement possible de déplacer la journée de congé pour la personne qui assure la formation d’une nouvelle ressource.

Non, le principe de l’horaire comprimé est d’allonger vos journées de travail afin de cumuler assez d’heures pour vous permettre d’être en congé les vendredis. Ce faisant, le travail supplémentaire est cumulé sur un cycle de paie complet plutôt que par semaine. La convention prévoit que : « seules les heures effectuées en plus des heures de référence ou en dehors de la journée de référence et à la demande expresse de la personne supérieure immédiate sont payées au taux du travail supplémentaire ».

Oui. La personne supérieure immédiate doit évaluer les demandes en fonction notamment des besoins du secteur. Il est donc possible qu’il vous soit octroyé par exemple un horaire comprimé sur 9 jours et demi plutôt que sur 9 jours.