Télétravail

Les exigences suivantes sont obligatoires pour être admissible au télétravail :

• Mon titre d’emploi est reconnu comme une fonction admissible au télétravail (voir les listes d’admissibilité au haut de la page);
• J’ai accès à un espace physique approprié pour répondre aux exigences liées à la santé et la sécurité au travail et m’engage à respecter l’ensemble des obligations à cet effet;
• J’ai accès à un lien de télécommunication adéquat et je m’engage à respecter l’ensemble des obligations liées à la confidentialité ainsi qu’à la sécurité de l’information à mon lieu de télétravail;
• Je m’engage à produire et faire autoriser mon plan de télétravail par la personne dont je relève (inclus dans le formulaire de demande);
• Je ne suis pas en période de formation et/ou d’évaluation dans ma fonction actuelle;
• Ma demande est déposée dans les délais:

*Exceptionnellement, les demandes pour le trimestre d’hiver 2025 devront être déposées au plus tard le 4 novembre.

Même si vous remplissez ces critères d’admissibilité, votre demande de télétravail pourrait être refusée si l’organisation du travail dans votre secteur ne le permet pas.

• Deux (2) journées ou moins par semaine (minimalement trois (3) journées en présentiel par semaine)
• La ou les journées de télétravail sont convenues et ne peuvent être fractionnées
• Prestation de travail à distance selon le plan de télétravail autorisé par la personne supérieure immédiate de votre secteur (à l’intérieur du formulaire de demande d’admissibilité au télétravail)
• Respect de la sécurité et de la confidentialité de l’information

En tant qu’employé(e), vous avez des obligations relativement à la santé et à la sécurité au travail en télétravail. Vous devez lire attentivement les documents suivants :

• Politique institutionnelle relative à la santé et à la sécurité en milieu universitaire
• Procédure à suivre en cas d’accident de travail

Afin d’identifier et d’éliminer les risques, veuillez également remplir le Formulaire d’identification et d’élimination des risques.

Formulaire d’identification et d’élimination des risques

Découvrez comment bien aménager votre poste de télétravail.

Consulter le processus de demande d’admissibilité au télétravail

Pour déposer une demande d’admissibilité au télétravail, veuillez remplir trimestriellement le formulaire prévu à cet effet.

Complément d’information relatif au plan de télétravail

La personne employée doit compléter une demande électronique via le lien suivant ↪  formulaire de demande d’admissibilité au télétravail

Cette demande d’autorisation pour effectuer une prestation de travail à distance doit être complétée pour chaque trimestre en respect des échéances suivants :

L’horaire de télétravail est officialisé une fois que la personne supérieure immédiate du secteur l’a approuvé via la demande électronique préalablement complétée par la personne employée. Cette demande électronique est acheminée automatiquement à la personne supérieure immédiate du secteur.

Cette demande d’autorisation pour effectuer une prestation de travail à distance doit être autorisée en respect des échéances suivantes :

*Exceptionnellement, pour le trimestre d’hiver 2025, les personnes supérieures immédiates auront jusqu’au 22 novembre pour faire l’analyse des demandes.

Il est recommandé de prendre connaissance de l’ensemble des demandes de télétravail de son secteur avant d’approuver une demande de façon à répondre aux besoins ou aux particularités du secteur et d’assurer la cohésion de l’équipe de travail.

Une fois la demande soumise, l’employé ne peut plus faire de modification à sa demande.

Deux options sont possibles à ce moment :

• Aviser la personne gestionnaire puisqu’elle pourra prendre en considération les ajustements au moment d’analyser de la demande puis ajuster sa réponse en conséquence;

ou

• Déposer une seconde demande. À ce moment, la personne employée doit aviser la personne gestionnaire pour qu’elle détruise le courriel reçu et informer le service des ressources humaines par courriel (srh@uqac.ca) afin que la demande en erreur soit supprimée.

Bien que les demandes d’autorisation pour effectuer une prestation de travail à distance (télétravail) doivent être remplies trimestriellement, il est possible de sauvegarder (ou d’ajouter à vos favoris) un lien qui permet d’accélérer la saisie de l’information requise dans le formulaire. Ce lien sera disponible dans le courriel que la personne employée recevra au moment où la personne supérieure immédiate aura complété l’analyse de la demande.

L’horaire de télétravail suit les dates des trimestres académiques. Ce n’est toutefois qu’au moment où la personne supérieure immédiate procède à l’autorisation de la demande qu’il peut réellement débuter.

La personne employée ne respectant pas les délais de dépôt de la demande pourrait ne pas obtenir d’autorisation avant le début du trimestre et ainsi voir le début de sa prestation de travail à distance retardée.

Bien que les modalités de la procédure sont déjà en vigueur, les modifications au nombre de journée(s) d’admissibilité entreront en vigueur, quant à elles, à compter du trimestre d’hiver (janvier 2025).

Non. L’horaire de travail prévu en présentiel doit être respecté pendant les journées de télétravail.

Le télétravail doit être réalisé dans un espace de travail approprié (confidentiel, ergonomique, calme, etc.). Le lieu de télétravail autorisé est celui convenu et prévu à l’entente de télétravail. À moins d’une situation particulière discutée avec la personne supérieure immédiate de votre secteur, il n’est donc pas possible de faire du télétravail dans un autre lieu.

Le télétravail ne peut pallier la prise de vacances ou de congés personnels.

Si la personne en télétravail n’est pas en mesure d’accomplir ses tâches pendant plus de 30 minutes, cette dernière doit :

• Informer sa personne gestionnaire
• Faire le nécessaire pour se déplacer dans les locaux de l’UQAC et ajuster sa feuille de temps en conséquence puisque le temps de déplacement devra être repris.

Considérant que l’horaire d’été est une condition prévue à la convention collective, son autorisation a effectivement préséance sur celle du télétravail. Il est donc possible, si les besoins du service le requièrent, qu’une personne employée se voie réduire le nombre de journées autorisées en télétravail puisque plusieurs membres d’une même équipe bénéficient de l’horaire de quatre (4) jours.

Effectivement, si la présence physique est requise et qu’une seule personne employée est au travail, le télétravail peut être suspendu pendant une période.

Malheureusement, le télétravail ne peut pas pallier la prise de congé pour raison personnelle. La personne doit respecter la procédure qui prévoit un maximum de deux (2) journées de télétravail par semaine et devra assurer sa prestation de travail régulière.

Conformément à la procédure, trois (3) jours de présence sont à privilégier. Toutefois si la nature de l’organisation du travail et des services offerts à la communauté universitaire le permettent, les employés admissibles peuvent se prévaloir d’une prestation de travail à distance pouvant aller jusqu’à 2 jours durant la période où l’horaire d’été est en vigueur avec l’accord du gestionnaire.

Bien que les journées de télétravail doivent être convenues et prévues, il n’est pas exclu, si l’organisation du travail du secteur et la nature des services offerts à la communauté universitaire le permettent, de convenir du déplacement exceptionnel de la journée de télétravail avec la personne supérieure immédiate.

Également, certaines situations justifient l’annulation ou le déplacement exceptionnel (dans une même semaine de travail) d’une ou des journées de télétravail. Par exemple, la formation d’une nouvelle personne est fortement recommandée en présentiel, notamment pour faciliter les échanges et favoriser l’engagement de la personne embauchée. En ce sens, il est effectivement possible de suspendre le télétravail pour la personne qui assure la formation d’une nouvelle ressource.

À cette effet, la tenue de rencontres, de formations ou de réunions sont des exemples de motifs pour demander la présence physique d’une personne au travail. La journée de télétravail ne devrait pas être déplacée ou de manière exceptionnelle si l’organisation du travail et la nature des services offerts à la communauté universitaire le permettent.

Afin de favoriser une santé mentale et physique optimale, nous suggérons de vous prévaloir de vos congés maladie qui sont prévus à cet effet.

Dans ce cas de figure, nous suggérons de vous prévaloir de vos banques de congés prévues à cet effet.

Avec l’accord de votre gestionnaire, certaines demandes peuvent être acceptées tout dépendamment de votre situation. En ce sens, vous devez ajuster votre feuille de temps en fonction du nombre réel d’heures travaillées.

Lors d’un retour progressif, nous priorisons une présence physique au travail.

Non, la journée de télétravail ne peut être reportée.

À moins d’un avis contraire de la part de l’UQAC (communiqué officiel transmis par courriel), vous devez vous présenter au travail comme prévu à votre horaire.

Seules les personnes qui accomplissent 50% de leur fonction en télétravail peuvent bénéficier d’une déduction gouvernementale. Considérant que la procédure interne prévoit 3 jours de présence (21 heures) et un  maximum de 2 jours (14 heures) de télétravail par semaine, cette déduction ne sera pas applicable pour la grande majorité des personnes employées. Si vous souhaitez avoir plus d’information concernant les déductions, nous vous invitons à écrire à srhpaie@uqac.ca.

• La personne en télétravail doit adopter une tenue vestimentaire professionnelle et s’assurer que son environnement de travail, visible à la caméra, le soit également.

• En tout temps, la personne supérieure immédiate peut contacter une personne employée en télétravail sur les heures de travail régulières. La personne en télétravail qui n’est pas disponible pour répondre (rencontre, formation, travail nécessitant une grande concentration) devrait normalement en avoir préalablement informé sa personne gestionnaire et ses collègues de travail. Elle doit demeurer tout de même disponible pour les urgences, par exemple.

• Il est important que tous et toutes puissent travailler dans un environnement de travail fonctionnel et sain en mode hybride et puissent profiter des avantages que ce type de fonctionnement permet. L’organisation co-modale est un mode de fonctionnement soutenu par l’Institution. Par contre, il n’est pas toujours possible de le concilier avec certaines situations et certains contextes. Le télétravail ne doit pas être une source de contrainte pour la planification ou la tenue d’activité en présentiel qui assurent une cohésion d’équipe et/ou une prestation de travail raisonnable.