| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Comité exécutif | 15 juin 2021 | CAD-12572 |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Comité exécutif | 18 juin 2024 | CEX-4863 | Écriture inclusive(ex: employé devient personne employée)
La personne gestionnaire réfère à une direction administrative tandis que la personne directrice réfère à la direction départementale |
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | La direction du Service des ressources humaines |
| Partie prenante | |
1. Dispositions générales
1.1 Préambule
La présente procédure s’inscrit dans la volonté de l’UQAC de permettre aux employées et aux employés de fournir leur prestation de travail à distance. Elle instaure notamment un cadre pour l’admissibilité au télétravail, les modalités d’exercice et les rôles de tous les intervenants.
Considérant l’évolution rapide des technologies de l’information ainsi que les multiples possibilités d’aménagement de la prestation de travail à distance, il est entendu que la présente procédure est évolutive.
1.2 Objectifs
Le télétravail demeure une condition discrétionnaire de l’emploi.
Les principaux objectifs sont les suivants :
- préciser la terminologie et les principes mis de l’avant par l’UQAC en matière de télétravail;
- Assurer l’efficacité du travail à distance;
- Maintenir une proximité auprès de l’ensemble de la communauté;
- Favoriser le soutien entre collègues.
La présente procédure s’applique à tous les membres du personnel non enseignant de l’UQAC admissibles au télétravail.
Le télétravail demeure une condition discrétionnaire de l’emploi.
1.4 Références
- Loi sur la santé et la sécurité au travail;
- Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles;
- Politique institutionnelle relative à la santé et à la sécurité en milieu universitaire;
- Politique relative à l’utilisation des équipements et des services informatiques et de télécommunications;
- Politique relative à la sécurité des actifs informationnels;
- Politique relative à l’utilisation des équipements et des services informatiques et des télécommunications;
- Procédure relative à l’équipement et au matériel informatique;
- Directive sur les technologies de l’information en télétravail;
- Politique relative à la gestion des documents administratifs et des archives;
- Politique contre le harcèlement et la violence;
- Politique visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel;
- Conventions collectives et protocoles applicables.
1.5 Responsable de l’application
Le Services des ressources humaines est responsable de l’application de cette procédure.
1.6 Définitions
Aux fins d’application de la présente procédure, les expressions suivantes se définissent comme suit :
« Télétravail » : Forme d’organisation du travail qui consiste pour la personne employée à effectuer sa prestation de travail en dehors des locaux de l’employeur. Cette prestation doit s’effectuer en respectant les obligations prévues aux politiques et aux procédures de l’Institution et ce, afin de favoriser l’atteinte des objectifs institutionnels.
« Lieu de travail désigné » : lieu de travail habituel, dans les locaux de l’employeur.
« Lieu(x) de télétravail » : endroit(s) où l’employée ou l’employé exécute le travail qui aurait autrement été accompli sur le lieu de travail désigné et qui ont été convenus avec son gestionnaire.
« Emploi admissible » : Emploi qui a été déterminé admissible au télétravail selon les critères établis.
2. Modalités
2.1 Critères d’admissibilité
Les employées et employés qui occupent un poste admissible au télétravail verront leur demande de fournir une prestation de travail à distance évaluée selon les critères suivants.
2.1.1 Durée de l’emploi
Seuls les employées et employés ayant complété avec succès leur période d’évaluation sont admissibles à présenter une demande pour fournir une prestation de travail à distance.
2.1.2 Considérations individuelles
la personne employée doit avoir un niveau d’autonomie suffisant dans son travail qui ne nécessite pas de supervision particulière. Elle doit être en mesure de documenter, sur demande de la personne gestionnaire et/ou directrice les travaux qu’elle effectue dans le cadre de sa prestation de travail à distance. Sa plus récente appréciation de la contribution doit démontrer qu’il répond aux exigences du poste. L’employée ou l’employé ne doit pas avoir un dossier actif de mesures administratives relativement à ses compétences ou qui soulève des réserves quant à sa capacité à exercer son travail à distance.
2.1.3 Capacité technologique
Le lieu de télétravail permet à la personne employée d’avoir un lien de télécommunication adéquat à sa prestation de travail et de respecter ses obligations liées à la confidentialité. La personne employée s’assure de remplir les critères d’admissibilité indiqués aux différentes politiques et procédures de l’UQAC en la matière.
2.1.4 Nature des tâches à réaliser
La réalisation des tâches à effectuer en télétravail ne doit pas nécessiter de documents, d’équipements ou d’autres éléments dont le transport ou l’utilisation en dehors de l’UQAC peut engendrer un bris de confidentialité. Elle ne doit pas affecter la qualité et l’efficacité des services offerts à la communauté.
2.2 Demande de fournir une prestation de travail à distance
La personne employée qui souhaite fournir une prestation de travail à distance en fait la demande à son gestionnaire et/ou directrice en complétant la section prévue à cet effet dans l’entente de télétravail. Cette dernière a la responsabilité d’approuver, de modifier les modalités ou de refuser la demande à partir de critères d’admissibilité.
Si la demande est refusée, les motifs de refus sont précisés à la personne employée.
2.3 Résiliation et/suspension de l’entente de télétravail
L’entente de télétravail peut être résiliée à la demande de la personne gestionnaire et/ou directrice, de l’employeur ou de la personne employée sur avis écrit de trente (30) jours. Ce délai peut être réduit après entente entre toutes les parties.
Selon les besoins institutionnels et/ou des secteurs, le télétravail peut être suspendu pour une durée limitée, notamment lors des périodes de rentrées.
2.4 Modalités de prestation de travail à distance
La prestation de travail de la personne employée demeure inchangée et le fait qu’elle travaille à distance ne doit pas affecter son rendement, celui de l’équipe de travail ou le service rendu à la communauté universitaire.
2.4.1 Répartition de la semaine de travail
Une personne employée peut fournir sa prestation de travail à distance à raison de deux journées ou moins par semaine. Ce faisant, l’employée ou l’employé doit être à l’UQAC minimalement trois journées par semaine. La ou les journées de télétravail ne peuvent être fractionnées.
La personne employée doit se déplacer à son lieu de travail habituel sur demande de la personne supérieure immédiate, étant entendu qu’aucun frais de déplacement ne peut être réclamé et que le temps de déplacement n’est pas compris dans le temps de travail.
Les règles et modalités habituelles relatives à la gestion des absences continuent de s’appliquer dans le cadre du télétravail. Ce faisant, la personne en télétravail étant dans l’incapacité de réaliser sa prestation normale de travail doit en aviser la personne supérieure immédiate dans les meilleurs délais. Les motifs conduisant à une diminution de la prestation de travail sont, notamment, mais non exclusivement :
-
- un problème de santé affectant la capacité à travailler normalement;
- l’obligation de voir à la santé, la garde ou à l’éducation d’un enfant nécessitant supervision;
- tout autre empêchement de nature personnelle ou familiale;
- une panne de courant ou une perte de connexion à Internet prolongée.
Le télétravail n’est pas prévu pour remplacer les soins aux enfants ou aux personnes à charge. Auquel cas, la personne employée doit se prévaloir des congés prévus à ce titre.
2.4.2 Horaire de travail
La prestation de travail à distance ne modifie pas l’horaire habituel de travail. La convention collective applicable et/ou le contrat de travail sont respectés en tout temps. Notamment, la personne employée doit être disponible pour toutes rencontres tenues sur les heures normales de travail.
Tel qu’il est déjà prévu, la personne employée doit obtenir le consentement préalable écrit de sa personne gestionnaire pour effectuer toute heure supplémentaire ou, pour les personnes employées à temps partiel, pour effectuer toute heure au-delà du nombre d’heures prévues au contrat de travail.
2.4.3 Communications et encadrement
La personne gestionnaire s’assure de maintenir une communication efficace avec chaque membre de son équipe. À ce titre, en plus de se rendre disponible lorsque requis, elle tente d’organiser le télétravail de façon à permettre la tenue de rencontre d’équipe ou de moment d’échange en présence pour tous les membres de l’équipe.
La personne employée informe la personne gestionnaire et/ou directrice dont elle relève de la progression de son travail et participe aux suivis convenus. À cet effet, les parties se réfèrent au plan de télétravail prévu en annexe de l’entente.
2.4.4 Utilisation des outils de travail et sécurité de l’information
Les résultats du travail de la personne employée constituent un actif important et sont la propriété de l’UQAC, sous réserves de l’application de la Politique relative aux droits d’auteur.
L’UQAC impose l’utilisation du matériel et des plateformes désignés par le Service des technologies de l’information pour la production, la sauvegarde, le traitement, le partage et la diffusion de l’information numérique, ainsi que pour les rencontres virtuelles et les communications.
La personne employée respecte les règlements, politiques et directives des ressources informationnelles de l’UQAC. Elle restreint ainsi l’accès aux appareils qui accèdent à l’information de l’UQAC et à son environnement physique de travail.
2.4.5 Civilité et confidentialité
La personne employée en télétravail doit :
-
-
- adopter une tenue vestimentaire appropriée au travail;
- s’assurer que l’environnement de travail visible à la caméra soit approprié au travail;
- veiller à ce que son espace de travail lui permette d’assurer la confidentialité des informations traitées et que les échanges ne soient pas portés à l’attention d’une tierce personne.
-
2.4.6 Non respect de l’entente de télétravail
La personne employée qui contrevient à la présente procédure ou à l’entente de télétravail peut faire l’objet d’une sanction, dont notamment la fin de l’entente de télétravail, ou s’exposer à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.
2.5 Santé et sécurité au travail
L’UQAC fournit aux membres du personnel des outils d’information relativement à la santé et à la sécurité en télétravail.
Les membres du personnel en télétravail prennent connaissance de ces outils et adoptent toutes les mesures nécessaires pour protéger leur santé, leur sécurité ainsi que leur intégrité physique et psychologique, notamment en participant à l’identification et à l’élimination des risques d’accidents de travail et de maladies professionnelles sur les lieux de télétravail. Les membres du personnel procèdent notamment à l’ajustement de l’équipement de travail selon les exigences de l’UQAC.
2.5.1 Procédure en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle
Toute personne employée victime d’un accident du travail doit obligatoirement et le plus rapidement possible déclarer celui-ci suivant la procédure établie sur le site du Service des ressources humaines à cet effet.
3. Mise à jour
La présente procédure doit être mise à au jour au besoin, ou au minimum, à tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.
4. Dispositions finales
La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Comité exécutif.