Annexe 4 – Procédure pour le partage de l’information aux fonds de recherche du Québec

La présente procédure doit être suivie parallèlement aux dispositions de la Politique sur la conduite responsable en recherche et en création lorsqu’un lien tangible de financement par les FRQ (Fonds de recherche Nature et technologies (FRQ-NT), Fonds de recherche Société et culture (FRQ-SC) et Fonds de recherche Santé (FRQ-S)), existe avec l’activité de recherche au sujet de laquelle une allégation d’inconduite est déposée. Il en va de même pour une allégation concernant des activités de recherche et de création ou de formation à la recherche et à la création se déroulant au sein d’une infrastructure soutenue par les FRQ. Ces activités sont présumées être en lien avec le financement des FRQ (et ce, même si l’activité elle-même est subventionnée par une autre source de financement), puisque l’activité de recherche a alors bénéficié de l’infrastructure pour se réaliser.

ÉTAPES À SUIVRE :

1)  Transmission de l’allégation d’inconduite

La personne chargée de la conduite responsable en recherche doit informer les FRQ immédiatement si une intervention urgente de l’UQAC s’avère nécessaire (par exemple, pour protéger les participants à un projet de recherche, veiller à la sécurité des animaux, limiter les atteintes à l’environnement ou éviter que le financement soit  utilisé  de manière inappropriée). Le Fonds concerné communiquera alors avec l’établissement pour évaluer si une intervention immédiate des FRQ est également pertinente. Il sera alors nécessaire de communiquer l’identité de la personne visée par l’allégation aux FRQ.

 2)  Évaluation préliminaire

Cette étape doit s’effectuer dans les deux mois qui suivent la réception de l’allégation.

Une fois l’évaluation préliminaire effectuée, la personne chargée de la conduite responsable en recherche doit transmettre une lettre à la Direction des affaires éthiques et juridiques des FRQ quant à la décision relative à la « recevabilité » de l’allégation. Cette lettre doit être exempte de données nominatives en ce qui concerne les personnes impliquées dans l’allégation et comporter :

  • le numéro d’identification unique du dossier concerné;
  • la nature de l’allégation, selon les catégories d’inconduite contenues à l’article 6 de la Politique sur la conduite responsable en recherche déployée par les Fonds de recherche du Québec (http://www.frq.gouv.qc.ca/hxtNx87eSZkT/wp-content/uploads/Politique-sur-la-conduite-   responsable-en-recherche_FRQ_sept-2014.pdf) telle que consultée en date du 1er avril 2015;
  • la date de réception de l’allégation;
  • le statut des personnes impliquées dans l’allégation (chercheur, étudiant, personnel de recherche, gestionnaire de fonds, participant à un projet de recherche, comités divers);
  • la nécessité d’une intervention immédiate, le cas échéant (permettant qu’un préjudice soit vraisemblablement évité, par exemple, pour protéger les participants à un projet de recherche, veiller à la sécurité des animaux, limiter les atteintes à l’environnement ou éviter que le financement soit utilisé de manière inappropriée);
  • la recevabilité de l’allégation et le déclenchement du processus d’examen de l’allégation OU la non-recevabilité de l’allégation et le motif de son rejet;
  • la composition du comité mandaté pour faire l’examen de l’allégation, le cas échéant OU si la conciliation est envisagée, les raisons justifiant l’adoption d’une telle procédure et l’explication de son caractère approprié dans les circonstances doivent être explicitées.

3)  Conciliation

Dans le cas où la conciliation a été employée, un rapport d’examen de l’allégation doit être communiqué à la Direction des affaires éthiques et juridiques des FRQ dans les 60 jours francs suivant le dépôt de la lettre de recevabilité. Ce rapport doit répondre aux exigences décrites pour le rapport d’examen de l’allégation en tenant compte des adaptations nécessaires telles que l’absence des noms des membres du Comité d’examen d’allégation d’inconduite.

4)  Examen de l’allégation

Cette étape doit s’effectuer dans les cinq mois suivant le dépôt de la lettre de recevabilité aux FRQ.

A) Dans le cas d’une allégation d’inconduite non fondée, la personne chargée de la conduite responsable en recherche doit transmettre à la Direction des affaires éthiques et juridiques des FRQ une lettre incluant :

  • le numéro d’identification unique du dossier;
  • les noms des membres du comité et leur compétence étayant la pertinence de leur nomination et permettant de valider la composition adéquate du comité (expertise, fonction ou statut);
  • les délais dans lesquels le processus s’est déroulé de même que tout aspect démontrant le respect du processus interne;
  • la conclusion de l’examen en précisant la cause du rejet de l’allégation d’inconduite.

Le dossier est alors clos pour les FRQ (sans que l’identité de la personne visée par l’allégation ne leur soit communiquée). Les FRQ peuvent toutefois demander des précisions dans un délai de 60 jours francs.

B) Dans le cas d’une allégation d’inconduite fondée, transmettre à la Direction des affaires éthiques et juridiques des FRQ une copie intégrale du rapport du Comité d’examen d’allégation d’inconduite et informer la personne visée par l’allégation de la communication de l’information aux L’identité des personnes impliquées dans le dossier est alors communiquée aux FRQ. Le rapport susmentionné doit comprendre :

  • le numéro d’identification unique du dossier;
  • le nom de la personne visée par l’allégation;
  • les noms des membres du comité et leur compétence étayant la pertinence de leur nomination et permettant de valider la composition adéquate du comité (expertise, fonction ou statut);
  • les délais dans lesquels le processus s’est déroulé de même que tout aspect démontrant le respect du processus interne décrit dans la politique de l’établissement;
  • les interventions demandées par l’établissement en attente des conclusions du rapport;
  • les commentaires de la personne visée par l’allégation;
  • les commentaires du plaignant;
  • les conclusions  de  l’examen  précisant  clairement  qu’il  y  a  eu  manquement  à  la  conduite responsable;
  • l’évaluation des répercussions de ce manquement, le cas échéant, permettant de juger du niveau de gravité;
  • les recommandations sur la sanction et les interventions visant à réparer les torts causés ou à rectifier des faits scientifiques le cas échéant.

Advenant le cas où les échéances ne peuvent être respectées, par exemple si un processus d’appel est lancé, la personne chargée de la conduite responsable en recherche doit faire parvenir par écrit, à la Direction des affaires éthiques et juridiques des FRQ, les causes de l’impossibilité de compléter l’examen dans le délai imparti. Par la suite, les FRQ doivent être informés régulièrement de l’avancement des travaux.

 

Enfin, le numéro unique doit être conservé au moins tant que toutes les étapes du processus n’ont pas été complétées (incluant le processus d’appel, le cas échéant).