Procédure relative au dépôt et à la gestion des allégations d’inconduite en recherche et en création

ADOPTION
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	24 mars 2024	CAD-13230

MODIFICATION
Instance	Date	Décision	Commentaires

RÉVISION	Aux cinq (5) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats
Parties prenantes	Décanat de la recherche, de la création et de l’innovation

1. Dispositions générales

1.1 Énoncé de principe

Le déploiement du processus de gestion des allégations et, s’il y a lieu, des inconduites, démontre l’engagement de l’UQAC à traiter avec transparence, rigueur, intégrité, impartialité, confidentialité et diligence toute allégation ou toute inconduite en respectant les droits des personnes impliquées. Par ailleurs, l’UQAC ne se substitue pas aux divers tribunaux ou aux organismes subventionnaires qui peuvent avoir un processus de traitement additionnel. Enfin, dans la gestion des allégations d’inconduite et leur traitement, l’UQAC s’engage à respecter la justice naturelle, notamment faire connaître à la personne ce qui lui est reproché et lui permettre de se faire entendre, permettant ainsi de rencontrer les exigences de l’équité procédurale qui incombe à l’Institution.

1.2 Objectifs

La présente procédure vise l’atteinte des objectifs qui suivent :

établir le processus de dépôt d’une allégation d’une inconduite;
établir le processus de gestion des allégations d’une inconduite;
déterminer le suivi nécessaire d’un dossier d’allégation;
déterminer les conditions permettant de garantir, d’une part, la confidentialité de l’identité de la personne dénonciatrice et de la personne visée par une allégation et, d’autre part, la protection des intérêts des tiers impliqués par des liens contractuels ou autres;
faire connaître les droits et responsabilités (ou obligations) de toutes les personnes impliquées.

1.3 Champ d’application

La présente procédure s’applique à toute personne :

qui constate une possible inconduite et qui doit en faire la dénonciation sous forme d’allégation;
qui gère le processus d’allégation d’inconduite;
qui participe à l’examen des allégations d’inconduite;
qui est elle-même visée par une allégation.

1.4 Références

Les références sont disponibles à l’Annexe 1 de la Politique relative à la conduite responsable en recherche et en création.

1.5 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats est responsable de l’application de la présente procédure.

1.6 Définitions

Toutes les définitions contenues dans la Politique relative à la conduite responsable en recherche et en création s’appliquent dans la présente Procédure.

2. Dépôt d’une allégation d’inconduite

Toute allégation relative à une inconduite dans les activités de recherche et de création ou de formation à la recherche et à la création est transmise à la personne chargée de la conduite responsable en recherche de l’UQAC (PCCRR de l’UQAC).

Dans la mesure du possible, l’allégation doit être écrite, datée, signée ou anonyme, doit identifier clairement la (ou les) personne(s) mise en cause et décrire les faits qui permettent de croire qu’une inconduite est suspectée à l’aide du Formulaire d’allégation d’inconduite (Annexe 2). L’allégation doit reposer sur des faits, des documents ou d’autres pièces supportant les propos rapportés.

Une allégation anonyme est considérée si, et seulement si, les informations permettant de vérifier les faits évoqués sont publiquement accessibles ou vérifiables de façon indépendante. Ces mêmes critères s’appliquent aux allégations formulées publiquement (ex. : dans des journaux, des médias sociaux), dont l’établissement se saisit.

3. Réception d’une allégation

Dès la réception de l’allégation, la PCCRR de l’UQAC, ou la personne mandatée, procède à l’ouverture d’un dossier et à son inscription au registre institutionnel.

Si l’allégation se rapporte à une conduite ayant eu cours dans un autre établissement (que ce soit en qualité d’employée et employé ou d’étudiante et étudiant ou à un autre titre), l’établissement qui reçoit l’allégation communiquer avec la PCCRR de l’UQAC de l’autre établissement pour déterminer quel établissement est le mieux placé pour faire enquête s’il y a lieu. L’établissement qui a reçu l’allégation doit indiquer à la personne qui l’a soumise avec quel établissement communiquer relativement à l’allégation.

Enfin, la PCCRR de l’UQAC vérifie qu’elle n’est pas en situation de conflit d’intérêt. Dans l’affirmative, elle désigne une personne cadre pour la remplacer dans la poursuite de la procédure. Ce processus de substitution est également mis en place si elle doit s’absenter.

Dans tous les cas où la PCCRR de l’UQAC est remplacée ou s’adjoint des personnes pour l’accompagner à cette étape, ces personnes doivent signer une entente de confidentialité (Annexe 7) si le traitement des plaintes ne fait pas partie de leurs tâches régulières.

4. Évaluation préliminaire de l’allégation

Dans les meilleurs délais, la PCCRR de l’UQAC informe l’individu faisant l’objet d’une allégation de l’existence d’une telle allégation (sans la transmettre), des actes qu’on lui reproche, en s’assurant de ne pas divulguer l’identité de la personne qui a fait l’allégation, à moins que cette dernière y ait consenti par écrit en complétant l’autorisation de divulgation d’identité (Annexe 5), et qu’un processus d’évaluation préliminaire est en cours.

Un délai maximal de quarante (40) jours ouvrables est alloué pour compléter une évaluation préliminaire suite au dépôt d’une allégation.

Pour cette étape, la PCCRR de l’UQAC doit s’adjoindre minimalement la personne qui agit à titre de secrétaire général à l’UQAC ou la personne qu’elle a désigné à titre de mandataire ou toute personne ayant les compétences nécessaires pour traiter des éléments qui suivent.

4.1 Éléments à considérer

4.1.1 Déterminer si l’allégation est en lien avec un projet financé ou se déroulant au sein d’une infrastructure soutenue par les Fonds de recherche du Québec (FRQ).

4.1.1.1 Dans le cas d’un projet financé par l’un des organismes subventionnaires

En plus d’appliquer chacune des étapes qui suivent, la PCCRR de l’UQAC doit respecter le processus de suivi approprié selon l’organisme (voir l’Annexe 3 pour les organismes fédéraux et l’Annexe 4 pour les organismes provinciaux).

4.1.1.2 Dans le cas d’un projet se déroulant au sein d’une infrastructure de recherche soutenue par les FRQ

La définition donnée à une infrastructure soutenue par les FRQ est celle adoptée par les FRQ et signifie un ensemble d’activités de recherche rassemblant des chercheurs et chercheuses autour d’une programmation, d’une initiative structurante ou d’une installation majeure soutenue par les FRQ (ex. : Regroupements stratégiques du FRQNT ou du FRQSC, ou encore, un centre de recherche FRQS).

Dans ce cas, toutes les activités de recherche s’y déroulant sont présumées être en lien avec le financement des FRQ (et ce, même si l’activité elle-même est subventionnée par une autre source de financement). Ainsi, en plus d’appliquer chacune des étapes qui suivent, la PCCRR de l’UQAC doit respecter le processus de suivi de l’Annexe 4.

4.1.1.3 Dans le cas de tout autre type de financement

Sous réserve des lois applicables, notamment la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1), si elle le juge à propos, la PCCRR de l’UQAC en informe le pourvoyeur.

4.1.2 Établir la nature et gravité de l’inconduite

Afin de clarifier la nature des allégations, les personnes concernées peuvent être convoquées par la PCCRR de l’UQAC. La gravité est évaluée en tenant compte des répercussions de l’inconduite, notamment sur :

les participants à la recherche, les animaux ou l’environnement;
le savoir scientifique dans le domaine concerné ou la crédibilité de la communauté scientifique;
les équipes, les étudiants et les étudiantes, les collègues, les partenaires et l’UQAC;
la confiance du public envers la recherche ou la communauté scientifique.

4.1.3 Établir la recevabilité de l’allégation

Une allégation est recevable dans les cas suivants :

elle est fondée sur des faits n’ayant donné lieu à aucun examen antérieur;
la nature de l’allégation relève de la portée de la Politique relative à la conduite responsable en recherche et en création;
l’allégation aurait constitué une inconduite au moment où elle se serait produite donc, l’écoulement du temps ne saurait justifier à lui seul la non-recevabilité d’une allégation.

Il est à noter qu’une fois la recevabilité établie, aucune allégation ne peut être retirée.

4.1.4 Établir la nécessité d’une intervention immédiate et, s’il y a lieu, sa nature

Une telle mesure de redressement peut être entamée notamment pour protéger les participants à un projet de recherche; veiller à la sécurité des animaux, limiter les atteintes à l’environnement ou éviter que le financement reçu soit utilisé de manière inappropriée.

4.2 Décision à prendre et suivi à faire

Au terme de cette première étape, une décision doit être rendue par la PCCRR de l’UQAC en disposant de l’allégation de l’une ou l’autre des manières qui suivent.

De plus, peu importe la manière dont la PCCRR de l’UQAC dispose de l’allégation, la personne visée et la personne ayant fait l’allégation doivent être avisées par écrit. Dans le cas de l’article 4.2.4, les règles de confidentialité et la procédure qui sera suivie sont jointes à la communication.

4.2.1 Rejet de l’allégation

Cette décision est prononcée lorsque l’allégation n’est pas recevable (allégation non fondée, non justifiée ou erronée). Si une allégation est rejetée, il faut en préciser le motif dans le rapport (voir l’article 5.4). La PCCRR de l’UQAC doit clore le dossier, retirer l’allégation du dossier de la personne visée et s’assurer que tout exemplaire de documents ou de dossiers transmis à des tierces parties soit détruit.

4.2.2 Arrêt du processus

Cette décision est prononcée lorsque l’allégation est recevable mais l’inconduite n’est pas étayée (avérée). Le motif de l’arrêt doit être précisé dans le rapport (voir l’article 5.4). La PCCRR de l’UQAC doit clore le dossier, retirer l’allégation du dossier de la personne visée et s’assurer que tout exemplaire de documents ou de dossiers transmis à des tierces parties soit détruit.

4.2.3 Conciliation

La décision d’utiliser le processus de conciliation est valide lorsque l’allégation est recevable, l’inconduite est étayée (avérée) et non contestée par la personne visée, la nature et la gravité de la violation peuvent être évaluées et qu’il appert que le processus d’examen de l’allégation (voir l’article 5 qui suit) par un Comité d’examen de l’allégation d’inconduite n’apporterait pas de faits nouveaux.

La conciliation doit permettre de corriger le problème allégué par la mise en œuvre de mesures correctives concrètes.

Un rapport doit être rempli (voir l’article 5.4). On doit y justifier l’emploi de la conciliation et identifier les correctifs apportés afin de régulariser l’inconduite.

4.2.4 Constitution d’un Comité d’examen de l’allégation d’inconduite

La décision de constituer un Comité d’examen de l’allégation d’inconduite est prise lorsque :

l’évaluation préliminaire n’a pas permis de déterminer s’il y a eu ou non inconduite;
une inconduite a été étayée par l’évaluation préliminaire, mais la personne visée réfute ou conteste sa responsabilité;
des problèmes additionnels ont été révélés lors de l’évaluation préliminaire. Constitution d’un Comité d’examen de l’allégation d’inconduite.

5. Examen de l’allégation

Dans les quinze (15) jours ouvrables de la décision rendue à l’étape préliminaire, la PCCRR de l’UQAC procède à la formation du Comité d’examen d’allégation d’inconduite.

5.1. Composition du Comité d’examen d’allégation d’inconduite

Le Comité d’examen d’allégation d’inconduite est un comité ad hoc composé de minimalement trois (3) membres choisis par la PCCRR de l’UQAC. Les personnes choisies doivent détenir l’expertise les compétences techniques ou méthodologiques nécessaires à l’évaluation du dossier, agir avec impartialité, diligence, circonspection et confidentialité, et être exemptes de tout conflit d’intérêts réel ou apparent. À ces fins, toute personne membre doit signer une déclaration solennelle (Annexe 6).

Le choix des membres doit être orienté en fonction de l’allégation reçue et respecter la répartition suivante :

le doyen ou la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation, le doyen ou la doyenne des études ou le doyen ou la doyenne des affaires départementales préside le Comité. La personne choisie ne doit pas avoir participé à l’évaluation préliminaire de l’allégation;
une personne membre de la communauté universitaire externe au département ou au service auquel est rattachée la personne qui fait l’objet de l’allégation, nommée par la PCCRR de l’UQAC parmi une liste de trois personnes fournie par la personne sur qui pèse l’allégation d’inconduite. Dans le cas où une personne étudiante est visée par l’allégation, des étudiantes ou étudiants de cycles supérieurs peuvent faire partie de la liste. En cas de défaut de produire ladite liste dans un délai de sept (7) jours ouvrables, la PCCRR de l’UQAC désignera elle-même cette personne. La liste peut contenir le nom de personnes externes à l’UQAC dans la mesure où la PCCRR de l’UQAC le juge à propos en regard des circonstances;
une personne externe à l’UQAC choisie en fonction du domaine de recherche ou de compétence professionnelle dans lequel œuvre la personne visée par l’allégation. Cela peut notamment être une personne membre du corps professoral ou une personne agissant à titre de cadre supérieur d’un autre établissement non affilié ou une personne professionnelle possédant une expertise pertinente et n’ayant pas de lien avec l’UQAC;
la PCCRR de l’UQAC peut adjoindre au Comité toute personne qu’elle juge à propos (dans la mesure du possible, elle veille à maintenir une répartition raisonnable entre les membres de la communauté universitaire de l’UQAC et ceux en provenance de l’extérieur).

Les personnes concernées sont avisées par écrit de la composition du comité et doivent dans les cinq (5) jours ouvrables signifier par écrit leurs objections (impartialité ou conflit d’intérêts). Ces objections peuvent être prises en considération et le comité peut être modifié.

Chaque membre est en tout temps protégé et dédommagé à même les fonds de l’UQAC, et ce, en autant que cette personne n’ait pas commis de faute intentionnelle. Il en est de même de ses héritières, héritiers, liquidatrices, liquidateurs, administratrices, administrateurs de sa succession et de ses biens.

5.2 Mandat et fonctionnement du Comité d’examen d’allégation d’inconduite

Le mandat du Comité consiste à :

s’assurer d’entendre toutes les personnes susceptibles d’apporter un éclairage pertinent à l’affaire, dont la personne faisant l’objet de l’allégation;
investiguer toute situation où la recevabilité d’une allégation d’inconduite a été établie (pour ce faire, il doit consulter toute la documentation pertinente et, au besoin, consulter un expert ou confier à des tiers la vérification de faits pertinents pour mener l’examen); rendre une décision quant à la commission d’une inconduite ou non;
statuer, s’il y a lieu, sur la nature, la gravité, les conséquences et le caractère répétitif de l’inconduite;
recommander, au besoin, toute mesure provisoire pour assurer la protection immédiate des êtres humains, des animaux, de l’environnement ou du financement administré par l’UQAC;
remettre un rapport complet à la PCCRR de l’UQAC.

Le Comité détermine lui-même ses modalités de fonctionnement afin d’accomplir son mandat tout en respectant les principes qui suivent :

veiller au respect des droits et de la réputation de toutes les personnes en cause;
assurer la confidentialité du processus (toute personne participant à l’examen, notamment à titre de témoin, d’expert ou de conseiller, doivent remplir un engagement de confidentialité (Annexe 7);
entendre, en personne, par un moyen électronique ou par écrit, toute personne concernée en lui permettant d’être assistée (non représentée) par une personne de son choix parmi les membres de la communauté universitaire.

5.3 Décision du Comité d’examen d’allégation d’inconduite

La décision doit être rendue dans un rapport remis à la PCCRR de l’UQAC dans un délai maximal de quatre-vingts (80) jours ouvrables suivant la formation Comité. Advenant l’impossibilité de compléter le processus et de produire le rapport dans le délai prescrit, une prolongation d’une période de temps raisonnable et prédéterminée peut être accordée par la PCCRR de l’UQAC. La demande de prolongation doit être justifiée par écrit.

5.4 Contenu du rapport

Le rapport doit :

être accompagné de l’ensemble des pièces recueillies au cours du processus;
énoncer clairement les faits;
conclure en précisant clairement s’il y a eu, ou non, inconduite;
recommander (dans le cas du Comité) ou identifier (dans le cas de la conciliation) les mesures à prendre à la lumière des conclusions qui ont été tirées.

5.4.1 Inconduite non avérée

Dans cette situation, il est possible de suggérer des correctifs à apporter afin d’éviter que des situations similaires ne se reproduisent. Dans le cas où la conclusion fait référence à une allégation non fondée puisque portée sur de fausses prémisses ou avec malice, le rapport doit en faire clairement mention.

5.4.2 Inconduite avérée

Le rapport doit clairement statuer sur la nature, la gravité, le caractère répétitif et les conséquences de l’inconduite en tenant compte des répercussions sur :

les participantes et participants à la recherche, les animaux ou l’environnement;
le savoir scientifique dans le domaine concerné;
les équipes, les étudiantes ou étudiants, les collègues, les partenaires et les établissements;
la confiance du public quant aux activités de formation à la recherche et à la création et aux activités de recherche et de création ou en la communauté scientifique;
la crédibilité de la communauté scientifique.

Finalement, il est possible de suggérer des mesures ou des interventions particulières visant à réparer les torts causés notamment, en recommandant de suivre une formation spécifique à la recherche ou en lien avec la conduite responsable en recherche et en création ou en demandant de rectifier les faits scientifiques.

6. Décision de l’UQAC suite au dépôt du rapport du Comité d’examen de l’allégation d’inconduite

Dans les vingt (20) jours ouvrables suivants la réception du rapport, la PCCRR de l’UQAC doit prendre une des actions suivantes selon les conclusions du rapport.

6.1 Inconduite non avérée

Lorsqu’il s’avère que l’inconduite n’est pas avérée, la PCCRR de l’UQAC doit clore le dossier, retirer l’allégation du dossier de la personne visée et s’assurer que tout exemplaire de documents ou de dossiers transmis à des tierces parties soit détruit.

Elle doit également aviser, par écrit, la personne qui a formulé l’allégation et celle qui est visée des résultats. De plus, la procédure de demande de révision (voir l’article 7) est jointe à cette communication.

Dans le cas où des correctifs doivent être mis en place, ces correctifs et le délai requis pour le faire doivent être indiqués dans l’avis.

Lors d’une allégation faite sur de fausses prémisses ou avec malice, et ce, afin de protéger ou de rétablir la réputation de la personne visée, la PCCRRC de l’UQAC peut exiger de la personne ayant déposé l’allégation qu’elle se rétracte dans un écrit qui doit lui être remis dans les dix (10) jours ouvrables de la date de transmission de la communication.

6.2 Inconduite avérée

Lorsqu’il s’avère que l’inconduite est avérée, la PCCRR de l’UQAC doit prendre acte du rapport. Elle doit aviser par écrit la personne qui a formulé l’allégation et celle qui est visée des résultats. De plus, la procédure de demande de révision (voir l’article 7) est jointe à cette communication.

Conformément à l’article 7 traitant de la procédure de demande de révision, si aucune demande n’est reçue, la PCCRR de l’UQAC transmet le rapport au Comité exécutif de l’UQAC pour assurer le suivi nécessaire et rendre une décision. La décision du Comité exécutif est finale et sans appel.

Les mesures ou sanctions pouvant être prises à l’endroit de la personne visée doivent tenir compte du contexte dans lequel l’inconduite s’est produite, de sa nature, sa gravité, son caractère répétitif et ses conséquences (notamment en ce qui a trait aux personnes vulnérables impliquées dans le processus).

Les personnes employées de l’UQAC ayant contrevenu à la présente politique s’exposent à des mesures disciplinaires applicables selon les conventions collectives ou protocoles en vigueur.

Les étudiantes et étudiants ayant contrevenu à la présente politique s’exposent aux sanctions prévues par la Politique sur les infractions relatives aux études et sanctions.

Pour les personnes qui ne possèdent ni le statut d’employé ni celui d’étudiant à l’UQAC (par exemple, un professeur associé ou un cochercheur d’un autre établissement) et qui contreviennent à la présente politique, l’UQAC peut mettre fin aux versements à venir de tout financement de recherche leur étant octroyé.

En plus, et indépendamment des sanctions imposées par l’UQAC, toute personne visée peut aussi faire l’objet de sanctions imposées par un organisme subventionnaire ou être soumis à un processus d’enquête selon les lois applicables.

7. Demande de révision suite au dépôt du rapport du Comité d’examen d’allégation d’inconduite

S’il s’avère qu’il existe de nouveaux éléments n’ayant pu être présentés lors de l’examen ou si un manquement à la procédure est noté, la personne qui a fait l’objet de l’allégation de même que la personne qui l’a divulguée disposent d’un délai de dix (10) jours ouvrables, suivant la date de transmission des résultats de l’enquête, pour demander une révision de la décision rendue.

Pour ce faire, un avis écrit doit être acheminé à la PCCRR de l’UQAC. Cet avis doit clairement identifier la raison de la demande de révision (par exemple, indiquer les nouveaux éléments et la raison pour laquelle ils n’ont pas été présentés lors de l’examen de l’allégation ou indiquer clairement le manquement procédural reproché). Une fois le délai proscrit, aucune autre démarche ne peut être entreprise.

Dans le cas où la demande de révision concerne la présentation de nouveaux éléments, la PCCRR de l’UQAC peut demander au Comité d’examen d’allégation d’inconduite de revoir le dossier. Une recommandation doit alors être soumise à la PCCRR de l’UQAC dans un délai maximal de trente (30) jours ouvrables.

Si la demande de révision concerne un manquement à la procédure, la PCCRR de l’UQAC s’adjoint la personne qui agit à titre de secrétaire général à l’UQAC ou la personne qu’elle a désigné à titre de mandataire afin d’examiner la demande dans un délai maximal de trente (30) jours. Si un manquement à la procédure est noté, il peut être décidé de la reprendre en tout ou en partie. Si aucun manquement n’est noté les recommandations du comité sont soumises au Comité exécutif.

Enfin, la demande de révision et la recommandation rendue doivent être jointes au rapport du Comité lors de sa transmission, le cas échéant, au Comité exécutif de l’UQAC pour assurer le suivi nécessaire et rendre une décision.

La décision du Comité exécutif est finale et sans appel.

8. Conservation des dossiers et confidentialité

Les documents relatifs à une allégation sont conservés au Vice-rectorat à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats conformément au Calendrier de conservation de l’UQAC. Sous réserve des dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Politique relative à la conduite responsable en recherche et en création, toute information concernant les allégations et leur traitement est confidentielle.

Le Vice-rectorat à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats doit également tenir un registre institutionnel dénominalisé concernant les dossiers d’allégations. Ce document permet de recenser les allégations, le type et la répétition des inconduites afin d’orienter les efforts en matière d’information et de formation au sein de l’institution.

9. Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin ou minimalement à tous les cinq (5) ans.

La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

10. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.