Approbation
Instance	Date
Régie du Rectorat	18 octobre 2021

 

Modification
Instance	Date	Commentaires
Régie du Rectorat		(ce qui a été modifié)

Révision	Une (1) fois par année (à chaque mois d’octobre )
Responsable	La direction du Bureau de l’international
Parties prenantes	Bureau du registraire, Service des ressources financières, Services aux étudiants

1.  Dispositions générales

1.1      Préambule

En conformité avec la Politique relative aux droits de scolarité exigés des étudiantes et étudiants étrangers par les universités du Québec (ci-après « la Politique »), chaque établissement universitaire québécois bénéficie annuellement d’un nombre variable d’exemptions (sous forme de « bourse ») des droits de scolarité supplémentaires exigés des étudiants et des étudiantes provenant de l’étranger. Le Ministère de l’Enseignement supérieur du Québec (MES) détermine, pour chaque année universitaire, le nombre maximal (quota) de bourses d’exemptions des frais majorés (BEFM) par trimestre, par université, lequel nombre est calculé à partir des déclarations inscrites dans le Système de gestion des données sur l’effectif universitaire (GDEU). [1]

La Politique indique que cette disposition vise à favoriser le recrutement d’étudiantes et d’étudiants provenant de l’étranger dans les secteurs d’excellence en recherche et laisse les universités libres quant aux catégories d’étudiantes et d’étudiante admissibles et au processus d’attribution, définissant ainsi leur propre Programme de bourses d’exemption (ci-après « le Programme »).

1.2      Objectifs

La présente directive a pour objectif de préciser les catégories d’étudiantes et d’étudiants admissibles, le processus d’attribution, les services impliqués et leurs responsabilités, considérant que le quota de bourses par trimestre ne permet pas de couvrir tous les étudiants et les étudiantes inscrits à l’UQAC provenant de l’international. Il est à noter que cette directive est sujette à révision et changement en fonction des modifications découlant des orientations gouvernementales et/ou des orientations institutionnelles.

1.3      Champ d’application

a) La directive s’applique aux étudiantes et étudiants provenant de l’international inscrits dans un programme de recherche pour lesquels des droits de scolarité majorés s’appliquent. Ceci inclut les étudiantes et les étudiants inscrits au cycle doctoral, ainsi que les étudiantes et les étudiants inscrits à un programme de maîtrise profil recherche (de type B) avec mémoire.

b) La directive vise également les étudiantes et étudiants provenant de l’international ayant été nominés par un établissement d’enseignement partenaire de l’UQAC, inscrits dans un programme de maîtrise profil professionnel (de Type A) ou dans un programme d’études supérieures spécialisées (DESS) pour lesquels des droits de scolarité majorés s’appliquent.

c) Lorsque des BEFM sont disponibles en nombre suffisant, la directive prévoit un mécanisme de priorisation parmi tous les étudiants et les étudiantes provenant de l’international à la majoration des droits de scolarité et inscrits dans un programme de 2^e cycle, considérant que seul ceux et celles présentant une moyenne cumulative suffisamment élevée au regard du calcul d’un ratio se verront priorisés parmi tous les candidats et les candidates ici visés.

d) Des exclusions s’appliquent :

• Exclusion 1 : les étudiants et étudiantes de nationalité française ou belge francophone ne sont pas concernés par ces bourses car ils bénéficient de droits de scolarité modulés, en fonction d’accords spécifiques entre le Québec et l’un ou l’autre de ces pays.^[2]

• Exclusion 2 : les étudiantes et étudiantes inscrits dans un programme de 1^er cycle peu importe la nationalité, ne sont pas priorisés dans le cadre du Programme. Ceci inclut les étudiantes et étudiants  inscrits dans un programme de propédeutique de premier cycle en vue d’une admission au 2^e cycle;

• Exclusion 3 : les étudiantes et étudiantes bénéficiant de tout programme de bourse les exemptant complètement, pour le trimestre donné, des droits de scolarité majorés ne sont pas concernés par cette directive (PCFB, autres…).

• Exclusion 4 : les étudiantes et étudiantes provenant de l’international admissibles ayant déjà bénéficié de six trimestres d’attribution d’une BEFM, et ce, à l’intérieur de leur programme d’études actuel ou dans le cadre d’un programme d’études de même cycle.

e) La présente directive entre en vigueur à partir du trimestre d’automne 2021 et sera par la suite applicable à tous les trimestres sans distinction. Il est par ailleurs convenu que les engagements pris concernant l’octroi de BEFM avant son adoption seront honorés par l’UQAC.

1.4      Références

• Politique relative aux droits de scolarité exigés des étudiantes et étudiants étrangers par les universités du Québec, Ministère de l’Enseignement supérieur du Québec, 2008;
• Règles budgétaires et calcul des subventions de fonctionnement aux universités du Québec;
• Entente entre le Gouvernement du Québec et le Gouvernement de la République française en matière de mobilité étudiante au niveau universitaire;
• Entente entre le Gouvernement du Québec et le Gouvernement de la communauté française de Belgique en matière de mobilité étudiante au niveau universitaire;
• Directive relative aux Programmes de bourses pour les étudiants internationaux réguliers/déréglementés dans un programme diplômant de 1er cycle et de 2e cycle – volet professionnel, Université du Québec à Chicoutimi.

1.5      Responsable de l’application

La direction du Bureau de l’international est responsable de l’application de cette directive.

2.  Rôles, responsabilités et modalités du Programme

2.1   Rôles et responsabilités

2.1.1 Bureau de l’international et parties prenantes

Les exemptions des frais majorés sont considérées par le MES comme étant un levier visant à favoriser le recrutement d’étudiants et d’étudiantes provenant de l’étranger. Au titre de service responsable du recrutement des étudiantes et des étudiants internationaux  au sein de l’UQAC, le Bureau de l’international (BDI) est le service responsable du Programme de bourses tout en sollicitant la participation des différents services impliqués dans le processus d’attribution.

Le BDI consultera annuellement le Service des ressources financières (SRF), le Bureau du Registraire (BDR) ainsi que les Services aux étudiants (SAÉ) afin de s’assurer que le Programme répond toujours aux objectifs et que les engagements qui en découlent peuvent être respectés.

2.1.2 Services aux étudiants

Une fois la Directive approuvée, il revient aux SAÉ de coordonner le processus d’attribution des bourses en concertation avec le SRF, le BDR et le BDI.

2.2 Modalités 

Les modalités diffèrent en fonction des catégories d’étudiantes et d’étudiants visés par la Directive.

a) Doctorat

• Aucun formulaire à compléter;
• Confirmé avec la réponse à l’admission;
• Vise la durée du programme;
• Dès la première inscription au programme de 3^e cycle ou à sa propédeutique, et ce, pour les trois (3) premiers trimestres.
• Renouvelable après le 3^e trimestre du programme d’études, suivant l’appréciation du directeur ou de la directrice;
• Le versement de la bourse s’effectue dans le dossier étudiant en contrepartie de droits de scolarité majorés, entre la date limite d’abandon sans remboursement et la date limite du premier versement prévue au calendrier universitaire.

Trois (3) premiers trimestres d’inscription

Les étudiantes et les étudiants admis au doctorat se voient attribuer automatiquement trois (3) BEFM, applicables à chacun des trois (3) premiers trimestres suivant leur première inscription dans un programme de doctorat. Ces exemptions sont confirmées par l’émission d’une lettre suivant la réponse d’admission du Bureau du registraire.

Renouvellement après le 3^e trimestre d’inscription

Au-delà du 3^e trimestre d’inscription, les BEFM s’attribuent un trimestre à la fois, jusqu’à concurrence de six (6) à huit (8) trimestres au total selon le programme, incluant les trois (3) premiers trimestres. L’admissibilité se détermine par l’appréciation de la direction du programme de doctorat dans lequel chemine l’étudiante ou l’étudiant au regard de l’avancement de leurs travaux et de leur performance. À cet effet, les SAE communiquent préalablement avec chaque direction de programme concernée afin de déterminer l’admissibilité de ces candidates ou candidats au renouvellement.

b) Maîtrise de type recherche avec mémoire

• Aucun formulaire à compléter;
• Confirmé avec la réponse à l’admission;
• Vise la durée du programme;
• Dès la première inscription au programme de 2^e cycle profil recherche (de Type B) avec mémoire;
• Excluant les cours des programmes de propédeutique;
• Renouvelable après le 1er trimestre du programme d’études, à condition de respecter une moyenne cumulative minimale;
• Le versement de la bourse s’effectue dans le dossier étudiant en contrepartie de droits de scolarité majorés, entre la date limite d’abandon sans remboursement et la date limite du premier versement prévue au calendrier universitaire.

Tous les étudiants et les étudiantes admis à la maîtrise de type recherche avec mémoire se voient promettre l’attribution de BEFM pour la durée de leur programme – pour les trimestres où des frais majorés sont appliqués, et ce, en fonction du respect de la présente Directive. Ces exemptions sont confirmées par l’émission d’une lettre suivant la réponse d’admission. La BEFM au premier trimestre est attribuée automatiquement, sans condition à respecter autre que l’inscription.

Renouvellement après le premier trimestre d’inscription

La BEFM est renouvelée à chaque trimestre, pour un maximum de cinq (5) renouvellements, à condition de maintenir une moyenne cumulative minimale. Le respect de la moyenne cumulative minimale est déterminé par le calcul d’un ratio. Le ratio est obtenu par la division de la moyenne cumulative de l’étudiante ou l’étudiant par la moyenne cumulative des diplômées et diplômés des quatre (4) dernières années du programme d’études de l’étudiante ou l’étudiant. Le calcul de la moyenne s’effectue sur l’ensemble des cours réalisés dans le programme d’études, les cours hors-programme étant exclus du calcul. L’attribution de l’exemption s’effectue auprès des étudiantes et étudiants dont la moyenne minimale correspond à un ratio de 0,8, c’est-à-dire à une moyenne cumulative équivalant à 80 % de la moyenne cumulative du programme.

Les étudiantes et les étudiants dont la moyenne cumulative correspond à un ratio inférieur à 0,8 sont ajoutés aux étudiantes et étudiants admissibles à l’attribution des BEFM non octroyées, tel que défini au point d).

c) Maîtrise de type professionnel et DESS – Candidates et candidats nominés par des établissements d’enseignement partenaires

• Aucun formulaire à compléter;
• Confirmé avec la réponse à l’admission;
• D’une durée de 3 trimestres ;
• Dès la première inscription au programme de 2^e cycle professionnel;
• Excluant les cours des programmes de propédeutique;
• Le versement de la bourse s’effectue dans le dossier étudiant en contrepartie de droits de scolarité majorés, entre la date limite d’abandon sans remboursement et la date limite du premier versement prévue au calendrier universitaire.

Sous réserve des BEFM non attribuées et des engagements en cours, un nombre déterminé de BEFM est réservé annuellement aux fins de recrutement dans le cadre de missions du BDI auprès d’établissements d’enseignement partenaires.

Suite au traitement des nominations reçues en provenance des partenaires, le BDI identifie dans les dossiers d’admission, les candidates et les candidats admissibles parmi toutes les candidatures. Le BDI transmet l’information au BDR et au SAE. Les exemptions sont confirmées par l’émission d’une lettre suivant la réponse d’admission. La BEFM pour chacun des trois (3) trimestres est attribuée automatiquement, sans condition à respecter autre que l’inscription.

d) Renouvellement après les trois (3) premiers trimestres d’inscription

Suite aux trois (3) premiers trimestres d’attribution, les étudiantes et les étudiants en provenance des établissements partenaires sont ajoutés aux étudiants et étudiantes admissibles à l’attribution des BEFM non octroyées, tel que défini au point suivant:

Attribution par ratio : autres candidates et candidats inscrits dans un programme de 2e cycle

• Aucun formulaire à compléter;
• Confirmé seulement après la saisi au dossier étudiant;
• D’une durée de 1 trimestre ;
• À partir du 2^e trimestre d’inscription au programme de 2^e cycle professionnel;
• Excluant les cours des programmes de propédeutique;
• Le versement de la bourse s’effectue dans le dossier étudiant en contrepartie de droits de scolarité majorés, entre la date limite d’abandon sans remboursement et la date limite du premier versement prévue au calendrier universitaire.

Sous réserve des disponibilités suite à l’attribution des BEFM aux catégories précédentes, l’attribution des BEFM résiduelles se fait sur la base d’un ratio obtenu à partir de la moyenne cumulative de chaque étudiante ou étudiant sur la moyenne cumulative des diplômées et diplômés des quatre dernières années du programme d’études de l’étudiante ou l’étudiant. Un classement aux fins d’attribution est effectué sur la base des ratios obtenus, allant du plus élevé ou moins élevé.

Les étudiantes et étudiantes admissibles au classement par ratio dans cette catégorie sont :

• Les étudiantes et étudiants des programmes de maîtrises professionnelles et de DESS, assujettis à des droits de scolarité majorés, n’ayant pas été identifiés par le BDI tel que décrit en 2.2.c, ayant déjà complété un premier trimestre d’études à l’UQAC.
• Les étudiantes et étudiants des programmes de maîtrises professionnelles et de DESS, assujettis à des droits de scolarité majorés, ayant été nominés par un établissement d’enseignement partenaire et identifiés comme tel par le BDI, tel que décrit en 2.2.c, ayant reçu les trois (3) exemptions consécutives.
• Les étudiantes et étudiants des programmes de maîtrises professionnelles et de DESS, assujettis à des droits de scolarité majorés, ayant reçu l’une des quinze (15) bourses de recrutement dans le cadre du Programme de bourse de recrutement des étudiantes et des étudiants internationaux déréglementés, ayant déjà complété un premier trimestre d’études à l’UQAC.
• Les étudiantes et étudiants des programmes de maîtrise de type recherche avec mémoire assujettis à des droits de scolarité majorés, n’ayant pas atteint le seuil minimal de la moyenne cumulative tel que défini en 2.2.b.

 2.3 Fonctionnement

2.3.1 Les étudiantes et étudiants concernés n’ont aucune demande à compléter ni de dossier à déposer.

2.3.2 À chaque trimestre, passé la date limite de modification d’inscription sans mention d’échec et avec remboursement prévue au calendrier universitaire, les SAE créent un fichier classé par catégorie d’étudiant tel que défini aux points 2.2.a à 2.2.d, présentant la liste des étudiantes et étudiants admissibles au Programme. Une fois les listes constituées, les SAE valident :

• Que le quota est bel et bien respecté;
• Que l’on conserve quelques BEFM pour les situations exceptionnelles décrites plus bas en 2.3.5.a ;
• Qu’aucun étudiant ou étudiante sans droits de scolarité majorés à débourser ne reçoit une bourse (suite à une annulation des cours exceptionnelle, une modification de programme, etc.);
• Si des surplus sont constatés, les SAE réfèrent au point 2.3.5.b pour les BEFM restantes;

2.3.3 À chaque trimestre, le fichier est transmis au SRF pour la saisie des bourses applicables. La BEFM est saisie directement dans le dossier étudiant (intranet) de chaque récipiendaire, en contrepartie de ses droits de scolarité, par le SRF, lequel en avise l’étudiante ou l’étudiant par courriel (adresse UQAC). Le dossier financier de l’étudiante ou l’étudiant est normalement mis à jour dans une période de 24 heures ou avant la Date limite de paiement des droits de scolarité – 1^er versement, et s’applique sur la facture des frais de scolarité du trimestre concerné. Si l’étudiante ou l’étudiant a des arriérages de paiement pour les trimestres antérieurs, une entente de paiement doit être prise à cet effet avec le SRF.

2.3.4 Les BEFM doivent être saisies au dossier étudiant avant la fin du trimestre afin d’être valides.

2.3.5 Situations exceptionnelles

a) Afin notamment de palier à l’arrivée tardive et imprévue d’étudiantes ou d’étudiants admissibles ou pour toute autre situation exceptionnelle le justifiant, les SAE peuvent retenir un certain nombre de BEFM qu’il redistribuera, si non utilisées, en fonction des paramètres ci-haut établit, et ce, avant la fin du trimestre concerné.

b) Selon les directives du MES actuelles, les exemptions non attribuées lors d’un trimestre ne sont pas transférables à un autre trimestre. De manière exceptionnelle et dans la plupart du temps au trimestre d’été, il peut arriver qu’un certain nombre de BEFM demeure disponible auquel cas, les SAE appliquent, dans la mesure du possible, le fonctionnement suivant eu égard aux étudiantes et aux étudiants de maîtrise et de DESS qui en sont à leur premier trimestre d’études à l’UQAC) :

• Étudiante ou étudiant provenant d’un programme de maîtrise ou de DESS où il est le seul admissible : exemption automatique.

• Pour les programmes de maîtrise ou de DESS ayant plus d’une étudiante ou d’un étudiant inscrit à leur premier trimestre d’études, la répartition des BEFM se fera de manière proportionnelle, laquelle proportion s’établit entre le nombre d’étudiantes et d’étudiants admissibles pour chaque programme et le nombre de BEFM restantes. Dans ce cas, la sélection des étudiantes et des étudiants est effectuée aléatoirement entre les candidatures admissibles par les SAE.

3.  Mise à jour

Sous le leadership du BDI, un processus de révision annuelle et de mise à jour est programmé pour le mois d’octobre de chaque année, rassemblant les SRF, le BDR et les SAÉ. À cet effet, les principaux indicateurs d’attribution et d’impacts sont rassemblés par les services pour fins d’analyse et de suivi. La mise à jour est adoptée par la Régie du Rectorat.

4.  Dispositions finales

La présente directive entre en vigueur rétroactivement au trimestre d’automne 2021 tel que mentionné au paragraphe 1.3 e).

[1] Politique relative aux droits de scolarité exigés des étudiantes et étudiants étrangers par les universités du Québec, Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport du Québec, 2008, p. 10.

[2]    http://www.mrif.gouv.qc.ca/content/documents/fr/ententes/2015-02.pdf

http://www.mrif.gouv.qc.ca/content/documents/fr/ententes/2018-06.pdf