Approbation
Instance	Date
Régie du Rectorat	18 octobre 2021

 

Modification
Instance	Date	Commentaires
Régie du Rectorat	Mai 2026	Ordre de priorisation pour la distribution des bourses) et modifications des responsabilités associées au processus de distribution

 

Révision	Une (1) fois par année (à chaque mois d’octobre )
Responsable	La direction des Services aux étudiants
Parties prenantes	Bureau du registraire, Direction des ressources financières, Bureau de l’international

 

1.  Dispositions générales

1.1  Préambule

En conformité avec la Politique relative aux droits de scolarité exigés des étudiantes et étudiants étrangers par les universités du Québec (ci-après « la Politique »), chaque établissement universitaire québécois bénéficie annuellement d’un nombre variable d’exemptions (sous forme de « bourse ») des droits de scolarité supplémentaires exigés des personnes étudiantes en provenance de l’étranger. Le Ministère de l’Enseignement supérieur du Québec (MES) détermine, pour chaque année universitaire, le nombre maximal (quota) de bourses d’exemptions des frais majorés (BEFM) par trimestre, par université, lequel nombre est calculé à partir des déclarations inscrites dans le Système de gestion des données sur l’effectif universitaire (GDEU). [1]

La Politique indique que cette disposition vise à favoriser le recrutement de personnes étudiantes provenant de l’étranger dans les secteurs d’excellence en recherche et laisse les universités libres quant aux catégories de personnes étudiantes admissibles et au processus d’attribution, définissant ainsi leur propre Programme de bourses d’exemption (ci-après « le Programme »). Toute modification apportée à la Politique peut avoir une incidence sur la présente directive et sur son application, et ce, même en l’absence de révision formelle de la directive.

1.2  Objectifs

La présente directive a pour objectif de préciser les catégories de personnes étudiantes admissibles, le processus d’attribution, les services impliqués et leurs responsabilités, considérant que le quota de bourses par trimestre ne permet pas de couvrir toutes les personnes étudiantes inscrites à l’UQAC provenant de l’international. Il est à noter que cette directive est sujette à révision et changement en fonction des modifications découlant des orientations gouvernementales et/ou des orientations institutionnelles.

1.3  Champ d’application

• La directive s’applique prioritairement aux personnes étudiantes provenant de l’international inscrites dans un programme de recherche doctoral pour lesquels des droits de scolarité majorés s’appliquent.
• Lorsque des BEFM sont disponibles en nombre suffisant, la directive prévoit ensuite un mécanisme de priorisation pour les personnes étudiantes provenant de l’international ayant été nominées par un établissement d’enseignement partenaire de l’UQAC, inscrits dans un programme de maîtrise profil professionnel (de Type A) ou dans un programme d’études supérieures spécialisées (DESS) pour lesquels des droits de scolarité majorés s’appliquent.
• La directive vise également les étudiantes et les étudiants provenant de l’international inscrits à un programme de maîtrise profil recherche (de type B) avec mémoire et soumis à la majoration des droits de scolarité et inscrits dans un programme de 2^ecycle
• Des exclusions s’appliquent :
• Exclusion 1 : les personnes étudiantes de nationalité française ou belge francophone ne sont pas concernées par ces bourses car elles bénéficient de droits de scolarité modulés, en fonction d’accords spécifiques entre le Québec et l’un ou l’autre de ces pays.^[2]
• Exclusion 2 : les personnes étudiantes inscrites dans un programme de 1^ercycle peu importe la nationalité, ne sont pas priorisées dans le cadre du Programme. Ceci inclut les personnes étudiantes inscrites dans un programme de propédeutique de premier cycle en vue d’une admission au 2^e cycle;
• Exclusion 3 : les personnes étudiantes bénéficiant de tout programme de bourse les exemptant complètement, pour le trimestredonné, des droits de scolarité majorés ne sont pas concernées par cette directive (PCFB, autres…).

• Exclusion 4 : les personnes étudiantes provenant de l’international admissibles ayant déjà bénéficié de six trimestres d’attribution d’une BEFM, et ce, à l’intérieur de leur programme d’études actuel ou dans le cadre d’un programme d’études de même cycle ou de cycle supérieur.

1.4      Cadre de référence

• Politique relative aux droits de scolarité exigés des étudiantes et étudiants étrangers par les universités du Québec, Ministère de l’Enseignement supérieur du Québec, 2008;
• Règles budgétaires et calcul des subventions de fonctionnement aux universités du Québec;
• Entente entre le Gouvernement du Québec et le Gouvernement de la République française en matière de mobilité étudiante au niveau universitaire;
• Entente entre le Gouvernement du Québec et le Gouvernement de la communauté française de Belgique en matière de mobilité étudiante au niveau universitaire;
• Directive relative aux Programmes de bourses pour les étudiants internationaux réguliers/déréglementés dans un programme diplômant de 1er cycle et de 2e cycle – volet professionnel, Université du Québec à Chicoutimi.
• Stratégie d’internationalisation, Université du Québec à Chicoutimi, Juin 2025.

1.5      Personne responsable

La direction des Services aux étudiants est responsable de cette directive.

2. Rôles, responsabilités et modalités du Programme

2.1   Rôles et responsabilités

2.1.1 La Direction des Services aux étudiants et parties prenantes

Les exemptions des frais majorés sont considérées par le MES comme étant un levier visant à favoriser le recrutement de personnes étudiantes provenant de l’étranger. À titre de service responsable de l’attribution des bourses, la Direction des Service aux étudiants (SAÉ) sollicite la participation des différents services impliqués dans le processus d’attribution.

La direction des SAÉ consultera annuellement la Direction des ressources financières (DRF), le Bureau du Registraire (BDR), le Bureau de l’International (BDI) ainsi que les vice-recteurs académiques afin de s’assurer que le Programme répond toujours aux objectifs et que les engagements qui en découlent peuvent être respectés.

2.2 Modalités 

Les modalités diffèrent en fonction des catégories de personnes étudiantes visées par la Directive.

À noter que conformément à la Politique relative aux droits de scolarité exigés des étudiantes et étudiants étrangers par les universités du Québec (ministère de l’Enseignement supérieur du Québec, 2008), les personnes étudiantes provenant de l’international qui bénéficient d’une bourse d’exemption des frais de scolarité doivent poursuivre leurs études sur le territoire québécois. Toutefois, une participation à une mobilité sortante est permise lorsqu’elle s’inscrit dans le cadre d’une entente de coopération avec une université à l’étranger et dont la durée est prédéterminée.

a) Doctorat – catégorie prioritaire

• Aucun formulaire à compléter;
• Confirmé avec la réponse à l’admission;
• Vise la durée du programme;
• Dès la première inscription au programme de 3^ecycle et ce, pour les trois (3) premiers trimestres.
• Renouvelable après le 3^etrimestre du programme d’études, suivant l’appréciation de la direction de recherche, jusqu’à un maximum de huit (8) trimestres;
• Le versement de la bourse s’effectue dans le dossier étudianten contrepartie de droits de scolarité majorés, entre la date limite d’abandon sans remboursement et la date limite du premier versement prévue au calendrier universitaire.

Trois (3) premiers trimestres d’inscription

Les personnes étudiantes admises au doctorat se voient attribuer automatiquement trois (3) BEFM, sous réserves de la disponibilité de BEFM, applicables à chacun des trois (3) premiers trimestres suivant leur première inscription dans un programme de doctorat. Ces exemptions sont confirmées par l’émission d’une lettre suivant la réponse à l’admission du Bureau du registraire.

 Renouvellement après le 3^e trimestre d’inscription

Au-delà du 3^e trimestre d’inscription, les BEFM s’attribuent un trimestre à la fois, jusqu’à concurrence de huit (8) trimestres au total selon le programme, incluant les trois (3) premiers trimestres. L’admissibilité se détermine par l’appréciation de la direction du programme de doctorat dans lequel chemine la personne étudiante au regard de l’avancement de leurs travaux et de leur réussite. À cet effet, la direction des SAE communique préalablement avec chaque direction de programme concernée afin de déterminer l’admissibilité de ces personnes candidates au renouvellement. En cas de situation particulière liée au cheminement de la personne étudiante, une analyse sera effectuée par la direction des SAE.

b) Maîtrise de type professionnel et DESS – Personnes candidates nominées par des établissements d’enseignement partenaires

• Aucun formulaire à compléter;
• Confirmé avec la réponse à l’admission;
• D’une durée maximale de trois (3) trimestres ;
• Dès la première inscription au programme de 2^e cycle professionnel;
• Excluant les cours des programmes de propédeutique;
• Le versement de la bourse s’effectue dans le dossier étudianten contrepartie de droits de scolarité majorés, entre la date limite d’abandon sans remboursement et la date limite du premier versement prévue au calendrier universitaire.

 c) Maîtrise de type recherche avec mémoire – 3^e priorité

• Aucun formulaire à compléter;
• Les personnes étudiantes admissibles sont identifiées par les SAE;
• Vise la durée du programme à déterminer vs choix d’attribution du résiduel de quotas;
• Excluant les cours des programmes de propédeutique;
• Renouvelable pour un maximum de trois (3) ou quatre (4) trimestres, à condition de respecter une moyenne cumulativeminimale, et sous réserves de la disponibilité des BEFM et de la période de facturation associée au cycle d’études;
• Le versement de la bourse s’effectue dans le dossier étudianten contrepartie de droits de scolarité majorés, entre la date limite d’abandon sans remboursement et la date limite du premier versement prévue au calendrier universitaire.
• Priorité accordée aux personnes étudiantes étant à leur 6^e trimestre en descendant, en fonction du meilleur ratio, de façon à reconnaître davantage la persévérance académique.

Attribution après le premier trimestre d’inscription

La BEFM est peut être renouvelée à chaque trimestre, pour un maximum de deux (2) ou trois (3) renouvellements, sous réserves de la disponibilité des BEFM, et à condition de maintenir une moyenne cumulative minimale. Le respect de la moyenne cumulative minimale est déterminé par le calcul d’un ratio. Le ratio est obtenu par la division de la moyenne cumulative de l’étudiante ou l’étudiant par la moyenne cumulative des diplômées et diplômés des quatre (4) dernières années du programme d’études de l’étudiante ou l’étudiant. Le calcul de la moyenne s’effectue sur l’ensemble des cours réalisés dans le programme d’études, les cours hors-programme étant exclus du calcul. L’attribution de l’exemption s’effectue auprès des étudiantes et étudiants dont la moyenne minimale correspond à un ratio de 0,8, c’est-à-dire à une moyenne cumulative équivalant à 80 % de la moyenne cumulative du programme, en partance du meilleur ratio en descendant.

Les étudiantes et les étudiants dont la moyenne cumulative correspond à un ratio inférieur à 0,8 sont inadmissibles pour le trimestre d’attribution évalué.

d) Autres personnes étudiantes régulières inscrites dans des maîtrises de type professionnel

Pour les autres personnes étudiantes régulières inscrites dans un programme de 2e cycle, dans la mesure où des bourses sont disponibles selon la priorisation effectuée, des bourses peuvent être octroyées :

• Aucun formulaire à compléter;
• Confirmé seulement après la saisi au dossier étudiant;
• D’une durée de 1 trimestre;
• À partir du 2^etrimestre d’inscription au programme de 2^e cycle professionnel;
• Priorisation d’attribution à partir du 6^e trimestre d’études en descendant, à condition que des frais majorés soient exigés, de façon à reconnaître davantage la persévérance académique.
• Excluant les cours des programmes de propédeutique;
• Le versement de la bourse s’effectue dans le dossier étudianten contrepartie de droits de scolarité majorés, entre la date limite d’abandon sans remboursement et la date limite du premier versement prévue au calendrier universitaire.

2.3 Fonctionnement

2.3.1 Les personnes étudiantes concernées n’ont aucune demande à compléter ni de dossier à déposer.

2.3.2 À chaque trimestre, passé la date limite de modification d’inscription sans mention d’échec et avec remboursement prévue au calendrier universitaire, la direction des SAE crée un fichier classé par catégorie de personnes étudiantes tel que défini précédemment présentant la liste des personnes étudiantes admissibles au Programme. Une fois les listes constituées, la direction des SAE valide :

• Que le quota est bel et bien respecté;
• Que l’on conserve quelques BEFM pour les situations exceptionnelles décrites plus bas en 2.3.5.a ;
• Qu’aucune personne étudiante sans droits de scolarité majorés à débourser ne reçoit une bourse (à la suite d’une annulation des cours exceptionnelle, une modification de programme, une désinscription pour motifs reliés aux documents d’immigration, etc.);
• Si des surplus sont constatés, les SAE réfèrent au point 2.3.5.b pour les BEFM restantes;

2.3.3 À chaque trimestre, la BEFM est saisie directement dans le dossier étudiant (intranet) de chaque récipiendaire, en contrepartie de ses droits de scolarité, par la DRF, lequel en avise la personne étudiante par courriel (adresse UQAC). Le dossier financier de la personne étudiante normalement mis à jour dans une période de 24 heures ou avant la Date limite de paiement des droits de scolarité – 1^er versement, et s’applique sur la facture des frais de scolarité du trimestre concerné.

2.3.4 Les BEFM doivent être saisies au dossier étudiant avant la fin du trimestre afin d’être valides. La DSAÉ, se réserve le droit de ne pas attribuer une BEFM à une personne étudiante inscrite en dehors des délais prévus au calendrier universitaire.

2.3.5 Situations exceptionnelles

Afin notamment de palier à l’arrivée tardive et imprévue de personnes étudiantes admissibles ou pour toute autre situation exceptionnelle le justifiant, la direction des SAÉ peut retenir un certain nombre de BEFM qu’elle redistribuera, si non utilisées, en fonction des paramètres ci-haut établis, et ce, avant la fin du trimestre concerné.

3.  Mise à jour

Sous le leadership de la direction des SAÉ, un processus de révision annuelle et de mise à jour est programmé pour le mois d’octobre de chaque année, rassemblant la DRF, le BDR et le BDI. À cet effet, les principaux indicateurs d’attribution et d’impacts sont rassemblés par les directions pour fins d’analyse et de suivi. La mise à jour est adoptée par la Régie du Rectorat.

4.  Dispositions finales

La présente directive entre en vigueur rétroactivement au trimestre d’automne 2021 tel que mentionné au paragraphe 1.3e).

 

[1] Politique relative aux droits de scolarité exigés des étudiantes et étudiants étrangers par les universités du Québec, Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport du Québec, 2008, p. 10.

[2]    http://www.mrif.gouv.qc.ca/content/documents/fr/ententes/2015-02.pdf

http://www.mrif.gouv.qc.ca/content/documents/fr/ententes/2018-06.pdf