ADOPTION
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	13 octobre 2009	CAD-9192

MODIFICATION
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	19 juin 2018	CAD-11744	Suspension de la politique générale de dons
Conseil d’administration	13 juin 2023	CAD-13096	Refonte globale de la politique (création du comité de gestion des dons, modalités d’acceptation et de refus des dons, registre officiel des affectations, etc.) et mise en forme dans le nouveau gabarit.

Conseil d’administration

12 décembre 2023

CAD-13183

ajout d’une précision dans son champs d’application

RÉVISION	Aux cinq (5) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes	Service des ressources financières, Service des communications et des relations publiques

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1 Préambule

L’Université du Québec à Chicoutimi (« l’Université ») se voit régulièrement offrir des dons en espèces, en nature et en services. En ce qui a trait à ces dons, l’Université est habilitée à délivrer des reçus officiels pour les impôts des deux paliers de gouvernement. L’Université a le statut d’organisme de bienfaisance dûment enregistré auprès de l’Agence du revenu du Canada (no d’enregistrement : 108161126 RR 0001).

L’Université peut accepter les dons qui appuient sa mission d’enseignement et de recherche et qui contribuent à l’amélioration des programmes, des services et de la qualité des espaces offerts à la communauté universitaire.

La présente politique a comme objectif principal de préciser les principes qui encadrent l’acceptation des dons destinés à l’Université ainsi que leur gestion administrative.

1.2 Objectifs

La politique générale de dons de l’Université vise plus précisément à:

doter l’Université d’une politique qui la guide dans l’application, le refus ou la disposition des dons en établissant des critères objectifs à appliquer en pareilles circonstances;
informer les donateurs et donatrices ainsi que le personnel de l’Université des principes régissant les dons ;
assurer la gestion des dons reçus par l’Université;
mettre en place des mécanismes de reddition de compte;
établir des méthodes sur les plans administratifs, juridiques et comptables quant à l’acceptation, le traitement et les reconnaissances permises conformément aux lois en vigueur.

1.3 Champ d’application

La présente politique s’applique à tous les dons reçus par l’Université de personnes physiques ou morales donatrices.

Elle ne s’applique toutefois pas aux dons adressés aux Services de la bibliothèque, lesquels sont sous la responsabilité dudit service et doivent suivre la procédure applicable en la matière (à venir). Toutefois, lorsqu’il s’agit de dons majeurs ou de dons qui sortent des activités courantes des Services de la bibliothèque, la présente politique s’applique.

1.4 Références

1.5 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de l’application de la présente politique.

1.6 Définitions

Aux fins de la présente politique, les expressions et termes suivants signifient :

« Don » : transfert par une personne physique ou morale en faveur de l’Université, en toute propriété et à titre gratuit, d’argent ou de biens matériels non assortis de droits, privilèges ou avantages pour le donateur ou la donatrice.

« Donateur ou donatrice » : personne physique ou morale qui offre un don à l’Université.

« Don en espèces » : ce type de don peut être remis en argent comptant, par chèque, par carte de crédit, par retenue sur le salaire, par mandat ou virement bancaire.

« Don en nature » : don de biens mobiliers, tangibles ou intangibles, ou immobiliers. À titre d’exemple, il peut s’agir d’œuvres d’art, de documents, de terrains, de propriétés immobilières, de mobiliers, d’équipements, de droits d’auteur, de brevets ou autre droit intellectuel, d’actions, etc. Une entente écrite doit être signée par l’Université et le donateur ou la donatrice pour tout don en nature.

« Don de services » : l’Université peut accepter, si elle le juge utile pour ses activités, un don en services. Toutefois, les dons de services tels que du temps, des compétences ou des efforts n’ont pas la qualité d’un don aux fins de la délivrance des reçus pour usage fiscal.

2. PRINCIPES ET RESPONSABILITÉS

2.1 Réception des demandes

Toute offre de don ou demande d’information en lien avec la présente politique doit être transmise au Service des communications et des relations publiques à l’adresse courriel suivante : communications@uqac.ca

2.2 Analyse des charges s’il s’agit d’un don en nature

Lorsqu’il s’agit d’un don en nature, le Service des communications et des relations publiques transmet le dossier au Secrétariat général afin que celui-ci procède à une vérification des charges reliées au bien faisant l’objet du don sur le Registre des droits personnels et réels mobiliers.

Le Secrétariat général formule alors un compte-rendu des charges existantes sur le bien faisant l’objet du don et le transmet au comité de gestion des dons.

2.3 Acceptation et refus des dons

2.3.1 Modalités générales

L’Université peut accepter des dons en espèces, des dons en nature et des dons de services, tels que ces termes sont définis ci-avant.

L’Université n’est en aucun cas tenue d’accepter un don qui lui est proposé

Si la destination souhaitée par le donateur ou la donatrice ou les conditions proposées ne correspondent pas aux besoins, aux programmes d’enseignement ou à la recherche, aux valeurs ou à la mission de l’Université, celle-ci se réserve le droit de refuser le don proposé.

Notamment, l’Université refuse les dons dans les cas suivants :

un don contraire à la loi ou à l’ordre public;
un don qui, de l’avis de l’Université, pourrait entraîner toute forme de discrimination illégale;
un don qui, de l’avis de l’Université, pourrait compromettre son autonomie, son intégrité, sa mission et ses valeurs ;
un don qui, de l’avis de l’Université, ne serait pas conforme à ses politiques en matière de recherche, d’enseignement ou d’éthique;
un don pour lequel une contrepartie autre qu’une reconnaissance appropriée est attendue en retour pour le donateur ou la donatrice ou toute autre personne désignée par elle, que cette contrepartie soit de nature monétaire ou qu’elle constitue toute autre forme d’avantage;
un don qui fait en sorte que le donateur ou la donatrice détermine directement le bénéficiaire, sans un mécanisme de sélection approprié ou un cadre administratif acceptable;
un don dont les conditions font en sorte que le donateur ou la donatrice conserve un contrôle indu sur l’utilisation et la gestion des sommes données;
un don provenant d’un secteur, d’une industrie ou d’une entreprise spécifiquement exclu par l’Université;
un don qui, de l’avis de l’Université, ne lui sera pas utile ou qui engendrera des obligations financières trop importantes.

La décision d’accepter ou de refuser un don proposé à l’Université est prise par le comité de gestion des dons conformément à la présente politique, sous réserve de dons pouvant constituer des placements particuliers lesquels doivent être autorisés par la Régie du Rectorat tel que prévu à l’article 2.3.2.

2.3.2 Analyse du don en nature

Dans son analyse de l’opportunité d’accepter ou non un don en nature, le comité de gestion des dons s’adjoint du vice-recteur ou de la vice-rectrice du secteur concerné par le don. Par exemple, s’il s’agit d’un équipement de recherche, le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats sera impliqué(e) afin de déterminer s’il est à l’avantage de l’Université d’accepter ce don en nature.

S’il s’agit d’un don en nature pour lequel la disponibilité de l’espace d’entreposage doit être considérée, le comité de gestion des dons s’adjoint du directeur ou de la directrice du Service des immeubles et des équipements.

S’il s’agit d’un don susceptible de constituer un placement particulier pour l’Université, tel qu’un bien immeuble, le comité de gestion des dons s’adjoint du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources ainsi que du directeur ou de la directrice du Service des immeubles et des équipements afin d’émettre une recommandation appropriée à la Régie du Rectorat relativement à l’acceptation du don.

Dans son analyse de l’opportunité d’accepter ou non un don en nature, le comité de gestion des dons prend en considération le compte-rendu du Secrétariat général quant aux charges existantes sur le bien.

Les dons en nature doivent être utiles aux activités de l’Université et respecter les modalités prévues à l’article 2.3.1.

Si le comité de gestion en vient à la conclusion que l’Université devrait accepter le don en nature, il doit transmettre le dossier au Secrétariat général qui procèdera à la rédaction et à la signature de l’entente relative au don en nature.

2.4 Destination et utilisation des dons

Tout don fait à l’Université doit être destiné et utilisé aux fins de l’Université du Québec à Chicoutimi.

2.4.1 Don non destiné à des fins particulières

En l’absence d’indication du donateur ou de la donatrice quant à la destination et à l’utilisation du don, celui-ci sera affecté au fonds de développement de l’Université et utilisé de la meilleure manière possible, conformément à la présente politique et selon la mission et les besoins de l’Université.

2.4.2 Don destiné à des fins particulières

Si le donateur destine son don à un fonds particulier existant, le comité de gestion des dons doit s’assurer que les fins visées sont réalisables par l’Université.

Le comité de gestion des dons a la discrétion de déclarer le don recevable ou irrecevable et d’imposer les conditions et modalités qu’il juge nécessaires à l’égard de la gestion et de l’utilisation du don.

Le comité de gestion des dons est responsable de s’assurer que le don sera utilisé dans le respect des objectifs du don et, dans la mesure du possible, dans le respect de l’utilisation souhaitée par le donateur. Le comité de gestion des dons met en place et tient à jour un registre formel des affectations compilant les dons destinés à des fins particulières et la façon dont les sommes ont été utilisées par l’Université.

Si l’Université ne peut affecter un don conformément aux indications écrites par le donateur ou la donatrice ou si un don ainsi affecté ne peut être utilisé par l’Université conformément à de telles indications, elle doit, si cela est possible, communiquer avec le donateur à la dernière adresse apparaissant dans ses dossiers pour obtenir de sa part de nouvelles indications.

À défaut de nouvelles indications, le don est réaffecté à des fins que le comité de gestion du don détermine dans le cadre de sa mission, en tenant compte de la volonté initiale du donateur ou de la donatrice dans la mesure du possible.

2.5 Modalités d’engagement des dons

L’Université peut accepter les dons assortis des modalités d’engagement suivantes :

Dons : engagement accompagné de l’intégralité du paiement
Promesse de don : engagement à faire un don en plusieurs versements échelonnés sur une certaine période de temps ou engagement payable en un seul versement, mais à une date ultérieure à celle de l’engagement. Toute promesse de don doit s’accompagner d’un document ou d’un formulaire spécifique qui décrit l’engagement du donateur ou de la donatrice.
Don planifié : legs par testament, fiducie, assurance-vie, FERR, REER, FRV et CRI, rentre de bienfaisance.

2.6 Évaluation de la juste valeur marchande des dons en nature

Tout don en nature doit être évalué à la juste valeur marchande (JVM) afin d’établir le montant admissible du don pour l’émission du reçu pour usage fiscal. Le reçu comporte une mention décrivant le bien reçu de même que le nom et l’adresse de l’évaluateur.

Le comité de gestion des dons doit faire appel à un évaluateur compétent externe afin d’établir la JVM du bien donné. L’évaluateur choisi doit suivre les normes et procédures reconnues dans le domaine, avoir de l’expérience et être actif dans le marché particulier du bien donné en plus d’être une personne indépendante du donateur ou de la donatrice et de l’Université. Dans certains cas, une deuxième évaluation pourrait être exigée par l’Université.

Sous réserve d’une entente à l’effet contraire, les frais de l’évaluation du bien sont à la charge du donateur ou de la donatrice.

2.7 Comité de gestion des dons

2.7.1 Membres

Le comité de gestion des dons est composé de la personne directrice du Service des communications et des relations publiques, de la personne directrice du Service des ressources financières ainsi que d’une personne chargée de gestion désignée par les deux autres membres.

Le comité de gestion des dons peut s’adjoindre de toute personne dont l’expertise est requise dans le cadre de la réalisation de son mandat.

2.7.2 Responsabilités et mandats du comité de gestion des dons

Le comité de gestion des dons est le comité responsable d’accepter ou de refuser les différents dons offerts à l’Université et de coordonner leur réception et leur affectation. Le comité de gestion des dons doit faire rapport annuellement de son mandat à la Régie du Rectorat.

Les principales responsabilités du comité de gestion des dons sont, notamment :

appliquer la politique générale de dons qui guide l’acceptation, le refus ou la disposition des dons ;
faire respecter les critères concernant l’affectation des sommes d’argent reçues des donateurs et donatrices ;
tenir à jour le registre formel des affectations ;
modifier, s’il y a lieu, l’orientation d’un don si l’objet est devenu caduque, le tout conformément à la présente Politique

2.7.3 Réunions du comité de gestion des dons

Le comité de gestion des dons se réunit aussi souvent que les affaires reliées à son mandat l’exigent, mais doit le faire au moins deux (2) fois par année.

2.8 Réception des dons, reconnaissance et émission de reçus pour fins d’impôt

Tout don accepté doit être fait et payable à l’Université.

Le Service des ressources financières l’inscrit au dossier, prépare et émet un reçu pour fins d’impôt.

Le Service des communications et des relations publiques s’assure que les donatrices et les donateurs sont remerciés dès la réception d’un don, ce qui fait foi d’accusé-réception.

2.9 Respect de la vie privée

Dans toutes les activités et opérations de collecte de fonds de l’Université, le droit du donateur ou de la donatrice au respect de la confidentialité de ses renseignements personnels est prépondérant. Les renseignements personnels concernant un donateur ou une donatrice contenus dans tout dossier détenu par l’Université sont confidentiels et sont régis en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements concernant un donateur ou une donatrice sont recueillis et conservés pour le seul bénéfice de l’Université, le tout conformément aux modalités de la Loi. Si la communication de renseignements personnels s’avère nécessaire, l’Université obtient les consentements requis en vertu de la Loi. Aucune liste nominative constituée aux fins de sollicitation ou de suivi ne peut être vendue ou communiquée à un tiers sans le consentement du donateur ou de la donatrice.

Le donateur ou la donatrice qui requiert l’anonymat a droit au respect de la confidentialité de son identité, du montant ou de la nature du don.

2.10 Transparence financière et reddition de compte

La gestion financière des dons reçus par l’Université est effectuée de façon responsable et transparente. Tous les dons sont comptabilisés de manière à pouvoir présenter aux donateurs et aux donatrices, à leur demande, un aperçu de la façon dont l’Université réalise ses activités. Tous les dons sont employés au profit de la réalisation des missions de l’Université et sont utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été donnés, le cas échéant. Advenant le cas où un don ne peut plus être utilisé dans le but précisé, celui-ci sera traité conformément à l’article 2.4.2 de la présente politique, et ce, en ayant toujours en tête le meilleur intérêt de l’Université et en respectant au plus près possible la volonté du donateur ou de la donatrice.

L’Université a l’obligation de produire des rapports financiers annuels exacts et conformes aux faits et divulguer l’information qui pourrait être utile aux donateurs et aux donatrices, ainsi elle rendra disponible sur demande les informations de sa Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (T3010). Cela permet également aux donateurs et donatrices de connaître les montants consacrés aux frais administratifs et à la collecte de fonds et s’assurer que ceux-ci respectent les règles de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

3. MISE À JOUR

La présente politique doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

4. DISPOSITIONS FINALES

La présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.

RÉFÉRENCES UTILISÉES :

Politique de dons des universités suivantes : Université Laval, Université de Sherbrooke, UQAM, Université Concordia, École Polytechnique, UQTR

Manuel de gestion

Politique générale de dons