ADOPTION
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	19 juin 2017	CAD-11410

MODIFICATION
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	31 octobre 2017	CAD-11482
Conseil d’administration	1er juillet 2020	CAD-12286	Modification de la structure organisationnelle

RÉVISION	Aux cinq (5) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite
Parties prenantes	Décanat des études

1.   Dispositions générales

1.1 Préambule

La présente politique vise à établir les principes et les responsabilités permettant d’offrir aux étudiantes et étudiants de cycles supérieurs un encadrement de qualité lors de la direction ou de la codirection d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse à l’UQAC ou dans un programme sous sa responsabilité. L’Université du Québec à Chicoutimi adhère aux meilleures pratiques en matière d’encadrement d’étudiantes et d’étudiants de cycles supérieurs.

1.2 Objectif

S’assurer de fournir un encadrement et un enseignement de qualité aux étudiantes et étudiants inscrits à un programme de grade de cycles supérieurs

1.3 Champ d’application

La présente politique s’applique à toute personne qui souhaite diriger ou codiriger une étudiante ou un étudiant de cycles supérieurs dans le cadre d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse à l’UQAC ou dans un programme appartenant à l’UQAC. Elle peut également s’appliquer dans le cas d’un programme offert conjointement, sous réserve des dispositions prévues dans le protocole d’entente régissant l’offre conjointe.

1.4 Références

Règlement général 3 « Les études de cycles supérieurs » de l’Université du Québec

Procédure relative aux mémoires, essais doctoraux et thèses

Procédure relative à l’habilitation institutionnelle

1.5 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite est responsable de l’application de cette politique.

1.6 Définitions

Aux fins de la présente politique, les termes suivants signifient :

« Activité de création » : démarche orientée vers la conception d’une œuvre et vers l’analyse du processus de création et de l’œuvre qui en résulte.

« Activité de recherche » : démarche structurée selon une méthodologie scientifique rigoureuse, orientée vers la compréhension et le développement d’une discipline ou d’un champ d’études en vue d’apporter une contribution à la découverte de nouvelles connaissances ou applications.

« Activité d’intervention » : application de connaissances et de savoir-faire dans des situations précises et qui conduit à la réalisation d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse.

« Codirection de recherche » : désigne toute personne habilitée à codiriger un mémoire, un essai doctoral ou une thèse. Une codirection est nécessairement assurée conjointement avec le directeur ou la directrice de recherche.

« Comité de recherche » : désigne un groupe d’au moins deux personnes qui participent à l’encadrement d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse.

« Compétence » : ensemble de connaissances et de savoir-faire permettant d’accomplir de façon adaptée des tâches données.

« Décanat » : désigne le Décanat des études.

« Direction de recherche » : désigne toute personne habilitée à diriger un mémoire, un essai doctoral ou une thèse.

« Doyen » : désigne le doyen ou la doyenne des études.

« Encadrement » : ensemble d’actions permettant de guider l’étudiante ou l’étudiant à travers les diverses étapes de la réalisation de ses activités de recherche, de création ou d’intervention de même que dans la rédaction qui en découle.

« Essai doctoral » : exposé écrit faisant état des résultats d’un travail réalisé dans le cadre d’activités de recherche, de création ou d’intervention

« Habilitation » : reconnaissance, selon des critères précis, de l’aptitude à diriger ou codiriger un mémoire, un essai doctoral ou une thèse.

« Mémoire » : exposé écrit issu de travaux effectués dans le cadre d’activités de recherche, de création ou d’intervention démontrant que l’étudiante ou l’étudiant a acquis la compétence et les attributs requis pour l’obtention d’une maîtrise.

« Thèse » : exposé écrit issu d’une recherche, d’une création ou d’une intervention originale, apportant une contribution significative à l’avancement des connaissances et démontrant que l’étudiante ou l’étudiant a acquis la compétence et les attributs requis pour l’obtention d’un doctorat

2.   Principes et responsabilités

2.1 Principes

• L’habilitation institutionnelle est obligatoire pour assumer la direction ou la codirection d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse. Ainsi, les autres membres du comité de recherche n’ont pas à obtenir une habilitation institutionnelle
• L’habilitation est prononcée indépendamment de la provenance départementale ou des programmes d’études de cycles supérieurs. L’habilitation institutionnelle est valable pour la ou les disciplines associées et ne doit pas être confondue avec la capacité à intervenir dans des domaines spécifiques. La capacité d’intervention dans un domaine spécifique est validée par la direction de programme lors l’inscription du sujet de mémoire, de l’essai doctoral ou de la thèse, conformément à la Procédure relative aux mémoires, essais doctoraux et thèses.
• Lors de l’arrivée en poste à titre de professeur régulier, le nouveau détenteur ou la nouvelle détentrice d’une habilitation institutionnelle doit suivre une formation en matière d’encadrement, offerte par l’UQAC. Une forme de mentorat est également exercée pour les premiers encadrements dirigés ou codirigés par le nouveau détenteur ou la nouvelle détentrice.
• Dans le but d’assurer une stabilité dans l’encadrement des étudiantes et des étudiants de cycles supérieurs, la direction d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse, doit être assumée par une professeure ou un professeur  régulier.

2.1.2   Types d’habilitations

Il existe deux types d’habilitations institutionnelles, soit l’habilitation institutionnelle régulière et l’habilitation institutionnelle exceptionnelle.

2.1.2.1 Habilitation institutionnelle régulière

L’habilitation institutionnelle régulière ne nécessite aucune demande auprès du Décanat des études.

Elle est octroyée selon ce qui suit :

 Professeure ou professeur régulier détenteur d’un doctorat

L’habilitation institutionnelle à la direction ou à la codirection d’un mémoire, d’un essai doctoral  ou d’une thèse est octroyée d’office à une professeure ou un professeur régulier embauché par l’UQAC, et ce, pour toute la durée de son lien d’emploi à titre de professeur régulier avec l’UQAC.

Lors de l’arrivée en poste à titre de professeur régulier, en plus de suivre une formation en matière d’encadrement, l’encadrement des deux (2) premiers étudiants ou étudiantes doit être réalisé en codirection, soit comme directeur ou directrice ou comme codirecteur ou codirectrice.

Nonobstant ce qui précède, tout professeure ou professeur régulier qui prend sa retraite peut continuer d’assumer la direction ou codirection en cours.

Professeure ou professeur régulier détenteur d’une maîtrise

L’habilitation institutionnelle à la direction ou à la codirection d’un mémoire est octroyée d’office à une professeure ou professeur régulier embauché par l’UQAC, et ce, pour toute la durée de son lien d’emploi à titre de professeur régulier avec l’UQAC.

Lors de l’arrivée en poste à titre de professeur régulier, en plus de suivre une formation en matière d’encadrement, l’encadrement des cinq (5) premiers étudiants ou étudiantes doit être réalisé en codirection, soit comme directeur ou directrice ou comme codirecteur ou codirectrice.

Nonobstant ce qui précède, tout professeur ou professeure régulier qui prend sa retraite peut continuer d’assumer la direction ou codirection en cours.

Professeure ou professeur régulier d’une université où l’UQAC offre un programme en extension

Nonobstant ce qui précède, tout professeur ou professeure régulier détenteur d’un doctorat du corps professoral d’une université reconnue peut, diriger l’encadrement d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse si le programme concerné accepte sa participation à l’équipe de direction.

Le même principe s’applique à tout professeur ou professeure régulier détenteur d’une maîtrise du corps professoral d’une université reconnue, à savoir qu’il peut diriger l’encadrement d’un mémoire si le programme concerné accepte sa participation à l’équipe de direction. Une demande d’habilitation institutionnelle exceptionnelle n’est pas nécessaire dans de tels cas.

Professeure ou professeur régulier qui n’est ni détenteur d’une maîtrise ou d’un doctorat

L’habilitation institutionnelle régulière à la direction ou à la codirection d’un mémoire peut être octroyée par le doyen ou la doyenne pour un professeur ou professeure régulier de l’UQAC qui n’est ni détenteur d’une maîtrise ou d’un doctorat en raison d’une expertise unique dans le domaine du savoir et reconnue par la communauté scientifique ou artistique, et ce, dans un champ d’études pertinent au programme. L’habilitation octroyée précise le niveau (maîtrise ou doctorat) des étudiantes et étudiants qui peuvent être encadrés et est valable pour toute la durée du lien d’emploi à titre de professeur régulier avec l’UQAC.

Lors de l’arrivée en poste à titre de professeur régulier, en plus de suivre une formation en matière d’encadrement, l’encadrement des dix (10) premiers étudiantes et étudiants doit être réalisé en codirection, soit comme directeur ou directrice ou comme codirecteur ou codirectrice.

Nonobstant ce qui précède, tout professeur ou professeure régulier qui prend sa retraite peut continuer d’assumer la direction ou codirection en cours.

2.1.2.2 Habilitation institutionnelle exceptionnelle

L’habilitation institutionnelle à la codirection d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse peut être octroyée par le doyen ou la doyenne, selon le processus établi et sur demande, à une personne embauchée à l’UQAC autre qu’un professeur ou professeure régulier, et ce, en raison d’une expertise unique dans le domaine du savoir et sous réserve de la démonstration de compétences en recherche et en encadrement au cours des cinq (5) dernières années.

De façon exceptionnelle, si la recherche menée par l’étudiante ou l’étudiant le requiert, l’habilitation institutionnelle à la codirection d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse peut être octroyée par le doyen ou la doyenne, selon le processus établi et sur demande, à une personne extérieure à l’UQAC, et ce, en raison d’une expertise unique dans le domaine du savoir et sous réserve de la démonstration de compétences en recherche et en encadrement au cours des cinq (5) dernières années.

Nonobstant ce qui précède, tout membre régulier du corps professoral d’une université reconnue peut, sur présentation d’une preuve de son habilitation institutionnelle provenant de son université d’attache, codiriger l’encadrement d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse si le programme concerné accepte sa participation à l’équipe de direction. Une demande d’habilitation institutionnelle exceptionnelle n’est pas nécessaire dans un tel cas.

Pour obtenir une habilitation institutionnelle exceptionnelle, une demande doit être déposée conformément à la Procédure relative à l’habilitation institutionnelle.

La durée maximale d’une telle habilitation est de cinq (5) ans, après quoi une nouvelle demande doit être déposée pour la renouveler.

2.2 Responsabilités

2.2.1 Doyen ou doyenne des études

L’habilitation institutionnelle exceptionnelle est octroyée par le doyen ou la doyenne des études sur la base de critères précis élaborés selon les principes et les responsabilités établis dans la présente politique et le type d’habilitation demandée par le requérant ou la requérante.

2.2.2 Titulaire d’une habilitation institutionnelle régulière ou exceptionnelle

La personne habilitée a la responsabilité de :

• s’assurer de la conformité des interventions à toutes les étapes d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse, c’est-à-dire de l’inscription du sujet au dépôt final;
• assurer l’évaluation constante de l’étudiante ou étudiant tout au long de ses travaux de recherche;
• actualiser ses compétences en recherche;
• maintenir des aptitudes personnelles et professionnelles ainsi que des connaissances pédagogiques relativement à l’encadrement ;
• respecter les politiques et procédures de l’UQAC en lien avec les responsabilités propres à la direction ou de la codirection d’un mémoire, d’un essai doctoral ou d’une thèse;
• soutenir et encadrer l’approche méthodologique et éthique de l’étudiante ou étudiant en considérant la conduite responsable en recherche;
• se conformer à toute exigence du Comité ad hoc à la suite d’une demande d’étude ou de révocation de l’habilitation institutionnelle;
• effectuer une demande de renouvellement pour les personnes détentrices d’une habilitation institutionnelle exceptionnelle.

2.3   Demande d’étude ou de révocation de l’habilitation institutionnelle

Toute personne habilitée qui ne remplit les responsabilités qui lui sont dévouées de façon satisfaisante ou encore qui déroge aux politiques et procédures de l’UQAC voit son dossier d’habilitation soumis pour étude ou pour une demande de révocation à un comité ad hoc, dont la composition et le fonctionnement sont prévus dans la Procédure relative à l’habilitation institutionnelle.

Une demande pour soumettre un dossier au Comité ad hoc, selon la Procédure relative à l’habilitation institutionnelle, peut être déposée par toute personne intéressée. Avant l’étude du dossier, le doyen ou la doyenne procède à une analyse préliminaire afin de statuer sur la recevabilité ou non de la plainte. Si la plainte est recevable, elle est alors référée au Comité ad hoc pour étude.

Par ailleurs, dans l’attente de l’étude du dossier, en cas de situation exceptionnelle nécessitant des mesures immédiates, le doyen ou la doyenne peut imposer toute mesure qu’il juge appropriée, en respect des conventions collectives applicables et en limitant le préjudice qui pourrait être subi selon la mesure appliquée.

Lors de l’étude du dossier, le Comité ad hoc doit permettre à l’enseignante ou enseignant et à l’étudiante ou l’étudiant concerné de se faire entendre.

Le Comité ad hoc, dans l’exercice de ses fonctions, a le droit, notamment, de recommander la restriction ou la révocation de l’habilitation, de façon temporaire ou permanente. Le doyen ou la doyenne présente la recommandation du comité ad hoc à la Commission des études, de la recherche et de la création, laquelle rend une décision finale et sans appel.

3.   Mise à jour

La présente politique est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

4.   Mesures transitoires et dispositions finales

4.1 Mesures transitoires

Toute personne titulaire d’une habilitation institutionnelle avant l’entrée en vigueur de la présente politique, laquelle serait une habilitation institutionnelle exceptionnelle sous la nouvelle politique, conserve son habilitation avec l’adoption de celle-ci, mais y devient assujettie pour l’avenir.

4.2 Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.