| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Comité exécutif | 10 septembre 1991 | CEX-2112 |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources |
| Parties prenantes | Service des ressources financières |
1. Dispositions générales
1.1 Objectifs
- Établir, en conformité avec les règles de partage budgétaire, le processus de virement de crédits budgétaires.
- Assurer une affectation judicieuse des ressources disponibles.
- Assurer une flexibilité dans le cadre des prévisions budgétaires.
1.2 Références
- Règlement général 7 « Organisation administrative » de l’Université du Québec.
- Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la régie interne
- Politique relative au budget de fonctionnement sans restriction et au budget d’investissement.
1.3 Responsable de l’application
Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de son application.
2. Rôles et modalités
2.1 Contenu
2.1.1 Principe
Un virement de crédit est requis chaque fois qu’une dépense, jugée utile et nécessaire, excède les crédits disponibles dans un poste budgétaire où elle doit être chargée; de tels crédits doivent être disponibles dans un autre poste budgétaire.
2.1.2 Restrictions
Un virement budgétaire ne peut être effectué à partir des postes suivants : salaire du personnel régulier, honoraires pour charges de cours et cours en appoint. Les ajustements à ces postes seront effectués lors de la révision budgétaire.
2.1.3 Processus
- Une demande de virement de crédits doit être formulée par la personne responsable de l’entité administrative d’où émane cette demande (direction de département, direction de service, décanat, etc.) et approuvée par le supérieur ou la supérieure hiérarchique de cette personne responsable (recteur ou rectrice, vice-recteur ou vice-rectrice, secrétaire général ou secrétaire générale) lorsqu’elle est supérieure à 5 000 $.
- La demande est transmise à la direction du Service des ressources financières qui:
- en fait l’examen;
- s’assure de l’existence des crédits requis dans un autre poste budgétaire.
- La direction Service des ressources financières peut autoriser les demandes qui n’ont d’effet que pour l’exercice financier en cours et dont la valeur n’excède pas 5 000 $1.
- La direction Service des ressources financières achemine les demandes supérieures à 5 000 $ au vice-recteur ou à la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources 2.
- Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources peut autoriser les demandes qui n’ont d’effet que pour l’exercice financier en cours et dont la valeur se situe entre 5 000 $ et 24 999 $3. De plus, il ou elle doit autoriser la demande d’augmentation du budget d’un département ou d’un service, en sus du budget adopté, si ce dépassement correspond à des revenus gagnés par le département ou le service en sus des revenus identifiés au budget4. Enfin, il ou elle doit autoriser les virements budgétaires qui conduisent à l’acquisition d’actifs (investissement).
- Le recteur ou la rectrice peut autoriser les demandes qui n’ont d’effet que pour l’exercice financier en cours et dont la valeur se situe entre 25 000 $ et 49 999 $5.
- Le Comité exécutif peut autoriser les demandes qui n’ont d’effet que pour l’exercice financier en cours et dont la valeur se situe entre 50 000 $ et 99 999 $6.
- Les demandes qui n’ont d’effet que pour l’exercice financier en cours et dont la valeur excède 100 000 $ sont confiées au Conseil d’administration.
2.1.4 Modalités
Pour obtenir un virement budgétaire, la personne requérante doit remplir et acheminer le formulaire prévue à cette fin.
3. Mise à jour
La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.
4. Dispositions finales
La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Comité exécutif de l’Université.