Procédure relative à l’inscription

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	16 juin 2009	CAD-9141

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	22 mars 2022	CAD-12711
Conseil d’administration	20 septembre 2022	CAD-12867
Conseil d’administration	6 décembre 2022	CAD-12927

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Le ou la registraire
Parties prenantes

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

Déterminer les règles et procédures permettant l’inscription des étudiantes et étudiants admis à un programme d’études ou comme étudiante ou étudiant libre à l’UQAC.

1.2 Objectifs

Définir le processus et les modalités d’inscription.
Définir la procédure de modification d’inscription (ajout de cours, changement de cours, annulation de cours et abandon de cours sans mention d’échec).
Définir le régime des études.
Déterminer les modalités d’absences à un programme de cycles supérieurs.
Déterminer les frais relatifs à l’inscription.

1.3 Références

Règlement général 1 « Organisation et dispositions générales en matière d’enseignement et de recherche » de l’Université du Québec.

Règlement général 2 « Les études de premier cycle » de l’Université du Québec.

Règlement général 3 « Les études de cycles supérieurs » de l’Université du Québec.

Politique relative aux études de premier, deuxième et troisième cycles

1.4 Responsable de l’application

Le ou la registraire est responsable de son application.

1.5 Définitions

« Enseignant ou enseignante » : désigne un professeur ou professeure ou un chargé ou chargée de cours engagé à ce titre par l’UQAC.

« Cours » : ensemble d’activités de formation créditées ou non permettant l’atteinte d’objectifs précis; il peut prendre diverses formes : leçons magistrales, travaux pratiques, ateliers, séminaires, stages ou recherche de premier cycle, travail personnel, enseignements par la méthode des cas ou de simulations de situations concrètes, lectures ou travaux dirigés et examens doctoraux.

« Direction » : désigne la direction de module, la direction d’unité d’enseignement, le ou la responsable de programme ou la direction de programmes de cycles supérieurs.

« Groupe-cours » : désigne un regroupement d’étudiantes ou d’étudiants inscrits à un cours sous la responsabilité d’un enseignant ou d’une enseignante ou d’une équipe pédagogique.

« Unité administrative responsable du programme » : ce terme comprend les conseils de module ou d’unité d’enseignement, les comités de programmes de premier cycle, les comités de programmes d’études, les comités locaux de gestion ou les comités de programmes de cycles supérieurs.

2. Rôles et modalités

2.1 Modalités d’inscription dans un programmes d’études

2.1.1 Les périodes d’inscription sont identifiées dans le calendrier universitaire.

2.1.2 L’étudiante ou l’étudiant est informé de son autorisation à s’inscrire par le biais de son avis d’admission et de son dossier étudiant informatisé.

2.1.3 L’étudiante ou l’étudiant doit se présenter ou communiquer avec la direction de l’unité administrative responsable de son programme d’études pour faire approuver son choix de cours et s’inscrire.

2.1.4 Une étudiante ou un étudiant admis conditionnellement qui n’a pas rempli les conditions dans le délai prescrit n’est pas autorisé à s’inscrire.

2.1.5 Aucune inscription n’est permise après la date limite de modification d’inscription prévue au calendrier universitaire.

2.1.6 L’inscription sera autorisée après la date limite de modification d’inscription dans le cas où le programme est offert à une cohorte particulière dont les cours débutent en dehors du calendrier universitaire.

2.1.7 Les étudiantes et étudiants qui n’ont pas la nationalité canadienne doivent se présenter au Bureau du registraire pour obtenir l’autorisation de s’inscrire.

2.1.8 Le ou la registraire, de concert avec la personne responsable des centres d’études universitaires, détermine les modalités particulières d’inscription dans ces centres.

2.1.9 Une étudiante ou un étudiant peut s’inscrire à des cours qui ne sont pas dans le même cycle que son programme d’études seulement si ceux-ci sont déjà prévus dans le cursus du programme. Dans le cas contraire, l’étudiante ou l’étudiant devra faire une nouvelle demande d’admission comme étudiant libre pour s’y inscrire.

2.1.10 Modalités particulières pour les cycles supérieurs :

2.1.10.1 L’étudiante ou étudiant d’un programme de maîtrise (avec mémoire ou œuvre) ou d’un programme de doctorat doit, après le dépôt initial aux fins d’évaluation, se réinscrire à chacun des trimestres d’automne, d’hiver et d’été, et ce, jusqu’au dépôt officiel. Les trimestres d’inscription subséquents au dépôt initial ne sont pas considérés dans le calcul de la durée maximale des études.

2.1.10.2 Pendant sa période de propédeutique, l’étudiante ou étudiant ne peut pas s’inscrire à des activités du programme pour lequel il se prépare, à moins d’avoir l’autorisation de la direction de l’unité administrative responsable de son programme d’études, et ce, pour un maximum de six (6) crédits dans ce programme.

2.1.11 Une étudiante ou un étudiant qui n’a pas acquitté les frais administratifs de l’UQAC peut ne pas être autorisé à s’inscrire.

2.1.12 Dans le cas d’une reprise d’un cours non échoué, tous les résultats apparaissent dans le dossier étudiant informatisé mais seul le dernier résultat est utilisé dans le calcul de la moyenne cumulative.

2.2.2 Modalités d’inscription pour les étudiants libres

2.2.2.1 Pour s’inscrire à titre d’étudiants libre, l’étudiante ou étudiant doit posséder la formation préalable requise pour entreprendre des études de premier, de deuxième ou de troisième cycle et satisfaire aux préalables des cours.

2.2.2.2 L’étudiante ou étudiant ayant un statut d’étudiant libre qui veut s’inscrire à un cours doit obligatoirement se présenter ou communiquer avec le Bureau du registraire qui doit obtenir l’autorisation du responsable de l’unité administrative pour officialiser l’inscription.

2.2.2.3 L’étudiante ou étudiant ayant un statut d’étudiant libre qui s’est vu refuser l’admission définitive à un programme ou qui en a été exclu à la suite de la restriction de la poursuite des études ne peut s’inscrire à des cours de ce même programme.

2.2.2.4 L’étudiante ou étudiant ayant un statut d’étudiant libre ne peut en aucun cas s’inscrire à plus de 15 crédits à un même trimestre.

2.2.2.5 L’étudiante ou étudiant ayant un statut d’étudiant libre de premier cycle ne peut accumuler plus de quinze (15) crédits dans un programme et ne peut accumuler plus de trente (30) crédits à son dossier universitaire informatisé.

L’étudiante ou étudiant ayant un statut d’étudiant libre de cycles supérieurs, ne peut accumuler plus de neuf (9) crédits à son dossier universitaire informatisé.

2.2.3 Modalités d’inscription pour les auditeurs libres

Une étudiante ou un étudiant admis à un programme ou non, peut demander de suivre à titre d’auditeur libre un ou des cours. Dans les deux cas, il doit se présenter au Bureau du registraire pour s’inscrire. L’étudiante ou étudiant reçoit immédiatement la notation « N » pour le ou les cours suivis à titre d’auditeur libre, il n’est pas soumis à l’évaluation et aucun crédit n’y est attribué.

2.2.4 Modifications d’inscription (ajout, changement ou annulation de cours)

2.2.4.1 L’étudiante ou étudiant qui désire modifier son inscription doit se présenter ou communiquer avec la direction de l’unité administrative responsable de son programme d’études à l’intérieur des délais prévus au calendrier universitaire et selon les modalités établies.

2.2.4.2 Un relevé d’inscription confirmant le choix de cours, les frais de scolarité et la date limite de paiement est émis.

2.2.5 Abandon de cours sans mention d’échec et sans remboursement

L’étudiante ou étudiant qui désire abandonner un cours sans mention d’échec à son dossier universitaire doit se présenter à l’unité administrative responsable de son programme d’études ou communiquer avec le personnel de cette dernière dans le délai prévu au calendrier universitaire et selon les modalités établies.

2.2.6 Listes des étudiants inscrits dans un groupe-cours

Les enseignantes et enseignants peuvent consulter le nom des étudiantes et étudiants inscrits dans leur groupe-cours dans le système électronique de diffusion des résultats de l’UQAC. Les étudiantes et étudiants dont le nom ne figure pas sur la liste doivent se présenter au Bureau du registraire, au personnel désigné dans les centres d’études universitaires ou communiquer avec le personnel des unités administratives responsables de leur programme.

2.2.7 Régime d’études

2.2.7.1 Pour des études de premier cycle, le régime d’études de l’étudiante ou étudiant à temps complet requiert l’inscription à des cours totalisant douze (12) crédits ou plus par trimestre. Dans le cas contraire, le régime de l’étudiante ou étudiant est à temps partiel.

2.2.7.2 Pour des études de cycles supérieurs, lorsque le programme le permet, l’étudiante ou étudiant doit choisir son régime d’études (à temps partiel ou à temps complet) lors de son admission au programme. Pour être à temps complet à un programme à caractère professionnel (classe A), l’étudiante ou étudiant doit s’inscrire à neuf (9) crédits ou plus par trimestre.

2.2.7.3 Une étudiante ou un étudiant peut s’inscrire, sur approbation de la direction de son programme d’études, à un nombre de crédits supérieur à celui qui est prévu à un trimestre donné.

2.2.8 Autorisation d’études hors établissement

L’autorisation d’études hors établissement a pour but de permettre à une étudiante ou un étudiant admis comme étudiant régulier dans un établissement universitaire québécois de suivre, dans le cadre de son programme d’études, un ou plusieurs cours qu’il souhaite, pour des raisons valables, dans un autre établissement universitaire québécois.

2.2.8.1 L’étudiante ou étudiant qui le désire peut, avec l’autorisation de la direction de son programme, suivre des cours dans un autre établissement reconnu par l’UQAC selon les deux conditions suivantes :

- le cours ou équivalent n’est pas offert par l’établissement;
- l’absence de l’offre du cours au trimestre souhaité retarde le cheminement de l’étudiante ou étudiant et sa diplomation (exemple: cours obligatoire offert aux deux ans);
- l’étudiante ou étudiant a une moyenne cumulative égales ou supérieure à 2.0/4.3 pour des études de premier cycle, et de 2.5/4.3 pour des études de deuxième ou de troisième cycle;

l’étudiante ou étudiant n’a aucun solde aux finances découlant d’un trimestre antérieur, auquel cas tout inscription serait bloquée.

2.2.8.2 Ces conditions ne s’appliquent pas aux cours d’appoint exigés aux conditions d’admission de certains programmes (cours inclus dans les structures d’accueil).

2.2.8.3 Une étudiante ou un étudiant international lié à un protocole d’entente de cours séjour (un ou deux trimestres) ou à une formation bidiplômante ne peut se prévaloir des autorisations d’études hors établissements.

2.2.8.4 Une étudiante ou un étudiant ayant un statut d’étudiant libre ne peut suivre un cours hors établissements, sauf s’il est inscrit dans un processus de grade par cumul de programme (majeure, mineure ou certificats) et a besoin d’une autorisation d’études hors établissement pour réaliser des crédits compensatoires.

2.2.8.5 Ces règles ne s’appliquent pas aux cours hors établissement prévus au cursus, de par la nature du programme de l’étudiant (programme réseau, programme de 2e ou de 3e cycle sur mesure).

2.2.8.6 Le ou la registraire est responsable des inscriptions faites dans le cadre du système de gestion des autorisations d’études hors établissement.

2.2.9 Période d’absence admissible sans inscription au premier cycle

Pour les programmes de premier cycle, la période d’absence admissible sans inscriptions est de six (6) trimestres consécutifs. Après ce délai, le dossier de l’étudiante ou étudiant est fermé et l’étudiante ou étudiant qui désire poursuivre à nouveau ses études doit présenter une nouvelle demande d’admission.

2.2.10 Période d’absence admissible sans inscription aux cycles supérieurs

2.2.10.1 Pour les programmes de maîtrise et de doctorat, tout étudiant ou étudiante doit s’inscrire à chacun des trimestres d’automne, d’hiver et d’été jusqu’à la fin de ses études, sauf dans les deux cas suivants pour lesquels il doit obtenir une autorisation d’absence :

2.2.10.1.1 Lorsqu’aucune activité de son programme n’est offerte à un trimestre donné ou lorsque le programme n’exige pas l’inscription au trimestre d’été, l’étudiante ou étudiant peut obtenir une autorisation d’absence administrative. Dans ce cas, il doit formuler une demande d’autorisation d’absence en complétant le formulaire prévu à cette fin.

2.2.10.1.2 Lorsqu’une étudiante ou un étudiant, pour un motif sérieux (maladie, accident ou décès d’un proche, etc.), désire être exempté de l’obligation de s’inscrire à un trimestre donné, il peut obtenir une autorisation d’absence. Dans ce cas, l’étudiante ou étudiant doit formuler une demande d’autorisation d’absence en complétant le formulaire prévu à cette fin.

2.2.10.2 L’autorisation d’absence est accordée pour un seul trimestre à la fois et doit être approuvée par la direction du programme, la direction de recherche, s’il y a lieu, et le Décanat des études et, par la suite, être informatisée dans le dossier étudiant par le Bureau du registraire.

2.2.10.3 Le trimestre pour lequel une absence est autorisée n’est pas pris en compte dans le calcul de la durée maximale initialement prévue pour compléter son programme d’études.

2.2.10.4 L’étudiante ou étudiant ne peut bénéficier de plus de trois (3) absences autorisées consécutives ou non. Une autorisation d’absence administrative n’est pas prise en compte dans ces dernières.

2.2.10.5 L’étudiante ou étudiant qui omet de s’inscrire au trimestre où l’inscription est obligatoire ou qui n’obtient pas d’autorisation d’absence est exclu du programme auquel il a été admis suite à la recommandation de la direction de l’unité administrative responsable de son programme d’études. Le ou la registraire envoie l’avis d’exclusion par la suite. S’il désire ultérieurement poursuivre son programme, il doit présenter une nouvelle demande d’admission.

2.2.10.6 Aucune autorisation d’absence n’est accordée en dehors de la durée normale des études de l’étudiante ou étudiant. De plus, une étudiante ou un étudiant réadmis à la suite d’une exclusion d’un programme faite au terme de la durée maximale à un programme d’études de cycles supérieurs ne peut bénéficier d’autorisation d’absence.

2.2.10.7 Pour les programmes courts et les diplômes d’études spécialisées (DESS), la période d’absence admissible sans inscription est de six (6) trimestres consécutifs. Après ce délai, le dossier de l’étudiante ou étudiant est fermé et l’étudiante ou étudiant qui désire poursuivre à nouveau ses études doit présenter une nouvelle demande d’admission.

2.2.11 Frais relatifs à l’inscription

2.2.11.1 Les étudiantes ou étudiants dont le régime d’études est à temps partiel devront acquitter la totalité des frais de scolarité en un seul versement. Les étudiantes ou étudiants dont le régime d’études est à temps complet devront payer une partie des frais (60%) lors de la réception de la facture (pour les inscriptions effectuées dans les délais prescrits). Le solde doit être acquitté à la date prévue au calendrier universitaire.

2.2.11.2 Des frais généraux obligatoires sont prélevés dès qu’un choix de cours a été effectué, et ne sont pas remboursables, sauf si l’UQAC annule tous les cours auxquels l’étudiante ou étudiant était inscrit. Le montant des frais généraux est établi par le Conseil d’administration de l’UQAC.

2.2.11.3 Outre les droits de scolarité et les frais généraux, d’autres frais sont également prélevés en fonction du nombre de crédits auxquels une étudiante ou un étudiant est inscrit et associés à son régime d’études (frais pour les activités des Services aux étudiants et du Pavillon sportif, frais afférents pour certains programmes d’études, droits d’auteur, frais technologiques, etc.).

2.2.11.4 La loi sur la reconnaissance des associations étudiantes impose à l’UQAC de prélever une somme à chaque étudiante ou étudiant inscrit, pour chaque trimestre. Cette somme est versée ensuite à l’association étudiante qui en dispose.

2.2.11.5 Des frais additionnels peuvent être exigés à l’étudiante ou étudiant qui s’inscrit en dehors des périodes prévues au calendrier universitaire.

3. Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Commission des études, de la recherche et de la création.

4. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.