Adoption
Instance	Date	Décision
Comité exécutif	6 avril 1982	CEX-1009

 

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Comité exécutif	24 novembre 1992	CEX-2255
Conseil d’administration	25 mars 1997	CAD-6180

 

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes	Service des immeubles et équipements

1.        Dispositions générales

1.1    Objectifs

• Déterminer les principes et les modalités qui ont trait à l’allocation des locaux de l’Université.
• Assurer une utilisation rationnelle des locaux de l’Université du Québec à Chicoutimi.
• Préciser les mécanismes d’attribution des locaux.

1.2    Références

• Politique relative à l’acquisition et à la gestion des biens meubles et immeubles de l’Université.

1.3   Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives est responsable de son application.

2.        Rôles et modalités

2.1    Modalités

1. Les locaux de l’Université du Québec à Chicoutimi servent à des fins d’administration, d’enseignement, de recherche/création et de service à la collectivité.

2. La répartition des locaux se fait en fonction de la programmation des activités d’enseignement, de recherche/création et de service à la collectivité.

 2.2    Processus

1. Aux fins de procéder à la répartition des locaux, le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources mandate la directrice ou le directeur du Service des immeubles et équipements.

2. En collaboration avec les intéressés, la directrice ou le directeur du Service des immeubles et équipements produit un calendrier qu’il fait connaître en temps opportun.

3. Il détermine l’enveloppe globale des surfaces disponibles en tenant compte :

• des locaux dont dispose l’Université;
• des normes auxquelles l’Université est assujettie

4. Il répartit l’enveloppe en :

• salles de cours;
• laboratoires d’enseignement;
• laboratoires de recherche;
• bureaux;
• bibliothèque;
• équipement intérieur de sport;
• services aux étudiants et aux employés;
• communication;
• salles communes;
• entretien.

5. Le Service des immeubles et équipements vérifie de façon appropriée l’utilisation réelle des locaux et signale au vice-recteur ou à la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources les écarts notés en regard des utilisations prévues.

2.3    Cheminement des activités

2.3.1    Avant chaque trimestre

1. Le directeur ou la directrice du Service des immeubles et équipements obtient du Décanat des études les horaires cadres du trimestre à venir.

2. Le directeur ou la directrice du Service des immeubles et équipements s’informe des besoins des bureaux des décanats, des modules et des départements afin d’obtenir les renseignements suivants :

• l’identification des cours y compris les cours répétés et les laboratoires d’enseignement;

• l’identification de l’enseignante ou l’enseignant pour chaque cours et le département auquel il est rattaché.

• le nombre d’étudiantes et d’étudiants prévus.

3. Les décanats, les modules et départements sont aussi invités à faire part de leurs besoins en locaux reliés à la venue de conférenciers, à la tenue de colloques ou de congrès et à toute autre activité spéciale. Il en va de même en ce qui a trait aux activités des conseils de module.

4. La direction du Service des immeubles et équipements consulte également les autres gestionnaires pour être en mesure d’établir l’ensemble des besoins en locaux de toute sorte.

5. La direction du Service des immeubles et équipements met les besoins exprimés en rapport avec la banque de locaux dont dispose l’Université et en fait un premier projet de répartition.

6. La direction du Service des immeubles et équipements rencontre ensuite les personnes concernées, leur fait part de ce premier projet de répartition et recueille toute information additionnelle pouvant avoir une incidence sur le projet.

7. Sur la base du projet révisé et pour permettre sa réalisation, la direction du Service des immeubles et équipements prépare le programme des améliorations et transformations qui peuvent s’avérer nécessaires et en détermine le calendrier.

2.3.2    En cours de trimestre – locaux pour activités d’enseignement et pour activités connexes

En cours de trimestre, la direction du Service des immeubles et équipements s’assure que des ajustements nécessaires soient apportés afin de tenir compte des variations de clientèle et des demandes particulières qui lui sont adressées.

3.        Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

 4.        Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Comité exécutif de l’Université.