Politique relative au patrimoine scientifique

 

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Instance Date Décision
 Conseil d’administration  18 juin 2024 CAD-13331

  

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Instance Date Décision Commentaires
(ce qui a été modifié)

  

RÉVISION À chaque 5 ans
Responsable La personne doyenne de la recherche, de la

création et de l’innovation
Parties prenantes Services de la bibliothèque

1.       DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1       Préambule

Après plus de cinquante ans d’existence, l’UQAC a contribué au développement des connaissances dans divers domaines et les membres de sa communauté ont produit de nombreuses ressources documentaires témoignant de leur apport à la société. La constitution d’un patrimoine scientifique universitaire permettra d’en conserver les traces et plus encore, sa valorisation permettra de le rendre accessible au plus grand nombre. Cette initiative de sauvegarde et de valorisation scientifique constituera la mémoire de la recherche et de l’enseignement à l’UQAC et permettra de retracer et de raconter son histoire pour les années à venir. Enfin, ces collections deviendront elles-mêmes des objets de recherche et contribueront à la mission de l’UQAC.

1.2  Objectifs

Les objectifs visés par cette Politique sont :

  • Préserver le patrimoine scientifique de la communauté universitaire et le patrimoine régional en lien étroit avec les activités de recherche et d’enseignement de l’UQAC en fonction de critères de sélection spécifiques;
  • Valoriser la production scientifique des chercheurs et chercheuses de l’UQAC;
  • Rendre accessible et diffuser le patrimoine documentaire et les collections scientifiques de l’UQAC.

1.3  Champ d’application

Cette politique s’applique à ce qui témoigne des activités scientifiques, soit toutes les ressources documentaires (peu importe le format) et collections scientifiques, créées ou colligées par un membre actif ou retraité de la communauté universitaire de l’UQAC, ou par un membre de la communauté régionale sous certaines conditions. Le mécanisme d’acquisition par l’UQAC de telles ressources documentaires et collections demeure volontaire. Les documents institutionnels ne font pas partie du champ d’application de la présente politique.

1.4  Références

1.5  Responsable de l’application

La personne doyenne à la recherche, à la création et à l’innovation est responsable de l’application de la présente politique.

1.6  Définitions

Aux fins d’application de la présente politique, les termes suivants se définissent comme suit:

« Patrimoine scientifique » :  Désigne l’ensemble des collections de recherche et d’enseignement (archives de la recherche et de la création, artefacts, échantillons naturels, etc.), ayant une valeur significative et durable pour la communauté de l’UQAC, dans une perspective disciplinaire, régionale ou plus large et dont la détérioration ou la perte constituerait un appauvrissement dommageable1.

«Ressources documentaires » : Tout document, donnée ou information peu importe son format (numérique, papier, audiovisuel, etc.). Par exemple: fichier électronique, base de données, film, document manuscrit, etc.

 1. Définition dérivée du programme Mémoire du monde de l’UNESCO. https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000244675_fre

« Documents institutionnels » : Ressources documentaires créées, colligées ou reçues par une personne dans le cadre de ses fonctions d’administration de l’Université (membre du personnel, cadre, direction de programme, direction départementale, etc.).

«Documents privés» : Ressources documentaires créées, colligées ou reçues par une personne dans le cadre de ses activités professionnelles de recherche ou d’enseignement, ou encore dans un cadre personnel. Les documents privés excluent toute forme de documents institutionnels.

«Collections scientifiques et culturelles » : Comprennent notamment les collections constituées, structurées et décrites à des fins de recherche et de référence, à des fins pédagogiques ou des collections d’instruments scientifiques.

« Don» : Transfert par une personne physique ou morale en faveur de l’Université, en toute propriété et à titre gratuit, de ressources documentaires ou de collections scientifiques, non assortis de droits, privilèges ou avantage pour le donateur ou la donatrice.

2.       PRINCIPES ET RESPONSABILITÉS

 

  • Formation d’un comité sur le patrimoine scientifique

La présente politique instaure un comité institutionnel sur le patrimoine scientifique. Le comité a pour mission d’appuyer l’équipe des Services de la bibliothèque dans le choix des donateurs à cibler et dans l’évaluation des acquisitions potentielles de fonds d’archives, selon les principes énoncés dans la Politique sur le patrimoine scientifique.

Le comité est composé de six membres, soit :

  • la personne doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation (DRCI);
  • un ou une professeure issue de la discipline historique ou d’une discipline connexe;
  • un ou une archiviste de l’UQAC;
  • la personne directrice des Services de la bibliothèque;
  • un ou une archiviste d’un organisme régional;
  • une personne étudiante de cycle supérieur, pour qui la participation au comité s’inscrirait dans son cursus de chercheur ou dans le développement de sa pratique professionnelle – peu importe la discipline.

Pour les 3 sièges à nomination c.-à-d. (1) n ou une professeure issue de la discipline historique ou d’une discipline connexe; (2) une personne étudiante et (3) un ou une archiviste d’un organisme régional, les mandats sont d’une durée de deux ans, renouvelable. Dans le cas d’un congé sabbatique ou d’une absence prolongée, la présidence du comité fera les démarches pour combler le siège vacant dans les meilleurs délais.

Pour la sélection du membre étudiant, la direction des Services de la bibliothèque lancera un appel à la communauté étudiante en collaboration avec le MAGE-UQAC. La nomination des membres du comité est entérinée par la personne vice-rectrice à la recherche, à la création et à l’innovation, sur recommandation conjointe de la personne doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation, ainsi que la personne directrice des Services de la bibliothèque.

2.2  Critères de sélection des personnes ou des organisations donatrices ciblées

Afin de déterminer quelles personnes ou organisations donatrices seront sélectionnées pour l’acquisition éventuelle de ressources documentaires ou de collections scientifiques, le comité se basera sur trois principaux critères d’impact : l’importance du rôle joué par la personne ou l’organisation donatrice (ou la valeur de témoignage des documents) dans l’histoire de l’Université ou de la région, l’impact de la personne ou de l’organisation donatrice sur l’avancement de sa discipline ou de l’enseignement de celle-ci et/ou l’apport significatif de la personne ou organisation donatrice sur le fonctionnement et le développement l’institution, ainsi que l’impact de la personne ou organisation donatrice sur le rayonnement de l’UQAC.

Par ailleurs, des fonds documentaires ou des collections pourraient également être considérées pour acquisition, sur la base de la valeur de recherche ou d’enseignement qu’elles recèlent, sans égard aux critères liés directement à la personne ou l’organisation donatrice. Tout membre de la communauté universitaire peut proposer des éléments patrimoniaux pour considération au comité sur le patrimoine scientifique en s’adressant à la direction des Services de la bibliothèque.

2.3  Principes de sélection des ressources documentaires et des collections scientifiques (format, structuration minimale des données)

La sélection des ressources documentaires et des collections scientifiques est sous la responsabilité de l’archiviste universitaire. Les principes de sélection comprennent le contenu des ressources documentaires et leur pertinence au regard des critères d’impact cités précédemment, le format des ressources documentaires et leur pérennité, le niveau de structuration de l’information numérique et l’accessibilité (format, absence de restrictions, etc.). L’archiviste universitaire peut en tout temps consulter des experts pour finaliser la sélection et évaluer les impacts de l’acquisition.

2.4  Respect du mandat des autres services d’archives régionaux

Dans une optique de collaboration et de respect des mandats des organismes patrimoniaux régionaux, le champ d’acquisition de l’UQAC se concentre sur les membres de la communauté universitaire. Dans certains cas, des fonds d’organismes externes pourraient aussi être ciblés pour acquisition, après consultation avec autres organismes patrimoniaux pertinents. L’accessibilité des fonds et la complémentarité avec les fonds existants dans une collection sont des facteurs déterminants.

2.5  Possibilité d’émission d’un reçu pour fins d’impôts

Pour les dons de ressources documentaires ou de collections scientifiques d’une valeur significative, un reçu d’impôt peut être demandé par le donateur. À noter qu’une évaluation externe peut être requise pour l’émission d’un reçu pour fins d’impôts et que celle-ci sera effectuée aux frais du donateur.

2.6  Préservation à long terme

L’UQAC s’engage à protéger les ressources documentaires et collections scientifiques placées sous sa garde et à assurer les activités nécessaires pour la pérennisation (par exemple la migration de format ou la numérisation), afin de garantir l’accès aux contenus.

2.7  Accessibilité maximisée

Les acquisitions de fonds d’archives à l’UQAC sont effectuées pour que les contenus soient accessibles et découvrables au plus grand nombre. Sauf pour de rares exceptions, les fonds d’archives conservés à l’UQAC sont disponibles pour consultation par la communauté universitaire, la communauté régionale et le grand public.

2.8  En cas d’alinéation d’un fonds d’archive ou d’une collection scientifique

S’il advenait que l’UQAC doive se départir d’un fonds d’archives, l’UQAC s’engage à effectuer des démarches afin de trouver, dans la mesure du possible, un autre organisme pour conserver le fonds. Le cas échéant, le donateur ou ses ayants droits seront informés du nom de l’organisme et de la procédure de consultation du fonds.

2.9  Responsabilités

Dans le cadre de la présente politique, les intervenants suivants ont les responsabilités décrites ci-après.

2.9.1  Archiviste

  • Sélection des ressources documentaires et collections scientifiques constituant un fonds d’archives;
  • Évaluation des implications de l’acquisition (traitement, entreposage, migration, etc.);
  • Coordination avec les autres services patrimoniaux régionaux pour les acquisitions;
  • Gestion du processus d’évaluation pour l’émission du reçu pour fins d’impôts;
  • Rendre accessibles et découvrables les fonds d’archives.

2.9.2  Direction des Services de la bibliothèque

  • Coordination des activités du Comité du patrimoine scientifique;
  • Décision finale d’acquisition suivant l’évaluation des implications de l’acquisition;
  • Signature de la convention de don;
  • Gestion d’activités de sensibilisation, de formation, de mise en valeur et de diffusion du patrimoine.

2.9.3   Décanat de la recherche, de la création et de l’innovation

  • La personne doyenne préside le comité sur le patrimoine scientifique et partage sa compréhension fine des créneaux de recherche de l’UQAC et de l’impact des chercheurs et chercheuses sur les disciplines scientifiques avec le comité;
  • Sensibilisation des chercheurs et chercheuses à l’importance du patrimoine scientifique universitaire;
  • Mise en relation des chercheurs et chercheuses avec les Services de la bibliothèque lors de la fermeture d’une unité de recherche de l’UQAC.

2.9.4  Service des finances

  • Émission du reçu pour fins d’impôts, sur demande de la direction des Services de la bibliothèque.

2.9.5  Décanat des affaires départementales

  • Transmission de l’avis de départ ou de changement de statut d’un membre du corps professoral à la direction des Services de la bibliothèque;
  • Sensibilisation des membres du corps professoral à l’importance du patrimoine scientifique universitaire.

2.9.6  Service des immeubles et équipements

  • Affectation des espaces et du matériel d’entreposage adéquats pour les ressources documentaires et les collections.

2.9.7  Service des technologies de l’information

  • Octroi d’espace sécurisé de stockage, d’espace pour la diffusion et d’espace sécurisé pour la conservation des ressources documentaires numériques sélectionnées.

3.       MISE À JOUR

La présente politique doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

4.       DISPOSITIONS FINALES

La présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.