| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Comité de direction | 28 février 2018 | 1580-1,2e |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Régie du Rectorat | |||
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources |
| Parties prenantes | Service des immeubles et équipements |
1. Dispositions générales
La présente directive précise les principes et le processus relatifs à la réservation et à l’occupation des espaces et des installations de la Forêt d’enseignement et de recherche « Simoncouche » et des territoires environnants sous la gestion et responsabilité de l’Université du Québec à Chicoutimi.
1.1 Principes
Les locaux et les espaces de la Forêt d’enseignement et de recherche « Simoncouche » servent à des fins d’administration, d’enseignement, de recherche/création et de services à la collectivité.
L’allocation de ces locaux et de ces espaces se fait en fonction de la programmation des activités d’enseignement, de recherche/création et de services à la collectivité.
1.2 Objectifs
Définir les conditions d’accès et d’occupation des espaces et des installations de la Forêt d’enseignement et de recherche « Simoncouche ».
Déterminer les rôles et les devoirs des parties impliquées.
Mettre en place des mécanismes ayant pour but d’assurer le bon déroulement des activités administratives et académiques, en fonction des espaces, des installations et des ressources disponibles.
1.3 Champ d’application
La présente directive s’adresse à toute la communauté universitaire.
1.4 Références
Politique relative à l’acquisition et à la gestion des biens meubles et immeubles de l’Université
Procédure relative à la gestion de la Forêt d’enseignement et de recherche « Simoncouche »
Procédure relative à l’allocation de locaux
1.5 Responsable de l’application
Le Service des immeubles et équipements est responsable de l’application de la présente directive.
2. Processus
Le Service des immeubles et équipements est responsable de la gestion des espaces et des locaux de la Forêt d’enseignement et de recherche « Simoncouche ». Il vérifie de façon appropriée l’utilisation réelle des locaux et des espaces et signale au vice-recteur ou à la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources les écarts notés en regard des utilisations prévues.
2.1 Priorité pour les réservations
La priorité d’accès des espaces de la Forêt d’enseignement et de recherche « Simoncouche » sera accordée aux personnes et organisations qui suivent :
- les responsables des activités d’enseignement et de recherche de l’Université du Québec à Chicoutimi;
- les services administratifs de l’Université;
- l’École de langue française et de culture québécoise de l’Université
- le Cégep de Chicoutimi.
Avant chaque trimestre, les utilisateurs devront faire part de leurs besoins au Service des immeubles et équipements.
Exceptionnellement, en dehors des périodes retenues pour les activités universitaires, l’Université pourra louer à des tiers. Toute personne ou organisation désirant utiliser les espaces et les installations doit communiquer avec le Service des immeubles et équipements.
3. Modalités
- Les utilisateurs des espaces et des installations devront respecter les lois et règlements régissant la réserve faunique des Laurentides.
- Toute personne, organisme, département ou service qui aura à utiliser ces espaces et ces installations devra se conformer à la réglementation, aux pratiques et aux normes de sécurité, tant pour les personnes que pour les biens.
- Le Service des immeubles et équipements peut, en tout temps, mettre fin à l’occupation et à l’utilisation des lieux.
- La responsabilité de l’Université se limite à l’entretien normal des espaces et des services. Les coûts découlant des projets, de l’entretien ménager et du déneigement de la voie d’accès sont assumés par l’utilisateur.
- Les espaces octroyés ne pourront servir à procurer des bénéfices personnels.
- Le Service des immeubles et équipements peut se doter de tout autre moyen ou procédure afin d’assurer la conservation et l’utilisation adéquates de la Forêt d’enseignement et de recherche « Simoncouche ».
- Toute dérogation à l’un ou l’autre des règlements, politiques et procédures établis entraînera le retrait ou le non-renouvellement de l’autorisation d’accès et d’occupation.
4. Mise à jour
La présente directive est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Régie du Rectorat.
5. Dispositions finales
La présente directive entre en vigueur au moment de son adoption par le Comité de direction.