Procédure concernant le remboursement et le paiement de frais de déplacement et de séjour, de représentation, de réception et de réunion

ADOPTION
Instance Date Décision
Conseil d’administration 2015-06-09 CAD-10797
MODIFICATION
Instance Date Décision Commentaires
CAD 2016-02-09 CAD-10947
CAD 2017-02-14 CAD-11256
CAD 2017-10-31 CAD-11487
CAD 2018-04-24 CAD-11620 Ajout : Annexe 8
RÉVISION Tous les trois (3) ans
Responsable Vice-recteur aux affaires administratives
Parties prenantes Service des ressources financières
CODE DE CLASSIFICATION 1164-02.001-5

1.   Dispositions générales

1.1  Préambule

Définir les normes de remboursement et de paiement admissibles aux frais de déplacement et de séjour, de représentation, de réception et de réunion autorisées pour tous les employés, dans l’exercice de leur fonction ou pour toute autre personne dont les services sont retenus à titre de fournisseur ou à titre de bénévole pour l’Université. Les frais de déplacement et de séjour remboursés aux étudiants sont également assujettis à la présente procédure.

1.2   Objectifs

Cette procédure a pour but d’énoncer les normes concernant les dépenses admissibles et les tarifs s’y rapportant, les autorisations et approbations requises pour chaque demande ainsi que la marche à suivre pour obtenir une avance de voyage pour les frais de déplacement et de séjour et un remboursement ou le paiement pour les autres frais.

1.3  Références

1.4  Responsable de l’application

Le vice-recteur aux affaires administratives est responsable de l’application de la présente procédure.

1.5  Définitions

« Requérant »: désigne un employé ou un étudiant de l’Université, un bénévole ou un contractuel dont les services sont retenus par l’Université.

« Indemnité quotidienne » : montant  déterminé  sur  base  quotidienne  pour couvrir certains types de dépenses, communément nommé « per diem ».

« Signataire autorisé » : personne habilitée à signer les documents relatifs à la présente     procédure     selon     les      autorisations     et approbations qui y sont décrites.

« Autorisations » : désigne l’acceptation au préalable par le signataire autorisé de l’activité donnant lieu à la dépense.

« Approbation » : l’acceptation par le signataire autorisé de la nature de la dépense encourue suite à l’activité autorisée.

2.  Frais de déplacement et de séjour

Les frais de déplacement et de séjour comprennent les frais de transport, soit, pour un véhicule personnel, un véhicule de location, les frais de taxi, d’avion, d’autobus et de train, le stationnement et les frais de péage d’autoroute, ainsi que les frais de repas, les frais de logement, les frais d’inscription à l’activité et autres frais reliés au déplacement. Le moyen de transport utilisé doit être économique selon les circonstances du déplacement.

2.1   Dispositions générales

La présente section concerne les dépenses admissibles en frais de déplacement et de séjour.

L’Université se réserve le droit de déterminer préalablement au déplacement, les moyens de transport ainsi que les conditions de séjour qui doivent être adoptés par un employé, un étudiant, un contractuel ou un bénévole lors du voyage ou du déplacement.

Le requérant doit acquitter ses frais de déplacement et de séjour et doit produire une demande de remboursement dans les trente (30) jours suivant le retour de voyage en utilisant le formulaire « Rapport de dépenses » (Annexe 1). Le requérant doit produire une demande de remboursement distincte pour chaque voyage. À ce titre, les montants qui sont inscrits dans la procédure constituent les maximums admissibles. Sous réserve de la présente procédure, toute demande de remboursement admissible et inférieure à ces maximums sera acceptée. À défaut de respecter le délai prescrit, l’Université peut refuser la demande de remboursement.

Une avance peut être consentie au requérant qui en fait la demande. La demande d’avance de voyage (Annexe 2) doit être remplie par le requérant et être approuvée par le signataire autorisé.

Les frais de déplacement engagés par un employé pour se rendre à son travail ne sont pas remboursables. Cependant, des dispositions particulières sont prévues à l’Annexe 4 afin de compenser les frais de déplacement et de séjour selon la convention collective des chargées et chargés de cours pour les enseignements dispensés au Pavillon principal de l’arrondissement de Chicoutimi et ses environs (rayon de 20 km).

À cet effet, le formulaire d’entente de remboursement des frais de déplacement doit être préférablement utilisé.

Lorsque la dépense est effectuée dans le cadre d’un projet subventionné, il faut d’abord s’assurer que la politique de l’organisme subventionnaire soit respectée. En l’absence d’une politique explicite de l’organisme subventionnaire, la présente procédure de l’UQAC s’applique. Lorsque la procédure de l’UQAC est plus restrictive que celle de l’organisme, celle de l’UQAC prévaut.

Les modalités relatives au remboursement des frais de déplacement, de séjour et les honoraires pour les membres d’un jury d’évaluation lors de la tenue d’une soutenance à l’Université sont prévue à l’Annexe 8.

2.2  Dépenses admissibles

  • Transport
Type de dépenses Employé, étudiant et bénévole Superviseur de stage couvert par la convention collective des chargées et chargés de cours
Véhicule personnel

Chaque propriétaire de véhicule doit vérifier la validité de la couverture de ses assurances, compte tenu de l’usage fait de son véhicule et doit assumer toute augmentation de coût s’y rapportant.

Allocation accordée selon les tarifs prévus à l’Annexe 3.

Lorsque le parcours effectué dépasse 210 km (aller et  retour), le requérant devra  fournir un reçud’essence ou de stationnement provenant de son lieu de destination. Une pièce justificative originale est exigée.

Aucune photocopie de reçu ne sera acceptée.

 

Par ailleurs, une allocation fixe de transport sera accordée entre l’arrondissement de Chicoutimi et le terminus d’autobus (5 $ aller et retour) et entre l’arrondissement de Chicoutimi et les aéroports de Bagotville et de Saint- Honoré (20 $ aller et retour) dans le cas de l’utilisation du véhicule personnel.

Pour les activités de supervision de stages :

Les modalités de la présente procédure prévues à l’égard des employés réguliers s’appliquent,  à l’exception des spécificités ci-contre :

 

–   Les déplacements  de 20 km et plus par jour (aller et retour) avec un véhicule personnel font l’objet d’un remboursement suivant les tarifs prévus (Annexe 3 et Annexe 4). Le calcul de l’allocation est effectué à partir du lieu de résidence du chargé de cours.

 

Véhicule de location

 

 

La     réservation d’un véhicule doit se faire conformément         aux directives établies par le secteur approvisionnement.

Pour plus de détails, veuillez les contacter.

 

 Location d’un véhicule régulier à court terme

Tous les frais inhérents à la location d’un véhicule régulier à court terme (moins d’une semaine) sont à la charge de l’employé qui, lorsque le véhicule est loué à partir de Chicoutimi, doit utiliser les services du fournisseur retenu par l’Université afin de procéder lui- même à la réservation et fournir par la suite les pièces justificatives originales en vue d’obtenir un remboursement.

Location d’un véhicule régulier à long terme et location d’un véhicule particulier

La location à long terme (plus d’une semaine) d’un véhicule régulier, la location d’un camion, d’un véhicule utilitaire sport (VUS), d’un autobus, d’un minibus, d’une remorque et autre véhicule particulier peut être effectuée par le secteur approvisionnement.

Pour toute autre situation particulière, contactez le secteur approvisionnement.

 

Stationnement et péage d’autoroute

 

Frais réels remboursés sur présentation de pièces justificatives originales.

 

Autobus, train et métro

 

Dépenses admissibles : le prix du billet d’autobus, de train en classe économique et de métro. Les pièces justificatives originales sont exigées. Si non disponibles, une preuve de déplacement dans la ville où a lieu le séjour est exigée.

 

Taxi

 

Les dépenses de taxi sont remboursées lorsque l’employé utilise pour son déplacement principal un transport en commun (autobus, avion ou train). Les pièces justificatives originales sont requises.

 

Avion

 

L’employé s’occupe lui-même de ses réservations. Les pièces justificatives originales exigées sont : la facture originale du transporteur aérien et les cartes d’embarquement ou la copie du billet électronique.

Les frais supplémentaires suivants ne peuvent faire l’objet d’un remboursement :

–           Classe affaires

–           Toute autre dépense non admissible
d’organismes subventionnaires

Consulter le site du Service des ressources financières pour les directives de réservation à l’adresse suivante :

http://www.uqac.ca/direction_services/srf/frais_depl.php

  • Séjour
Type de dépenses Employé, étudiant ou bénévole Superviseur de stage couvert par la convention collective des chargés de cours
 

Hébergement

 

Le choix du mode d’hébergement doit être fait de façon à convenir aux besoins, mais doit correspondre à la manière la plus économique possible de se loger et se limiter à la location d’une chambre de type standard.

 

Pour les activités de supervision de stage :

Un établissement suggéré par l’Université sera choisi de préférence à tout autre, sauf si un tel établissement n’existe pas là où se rend l’employé ou si le logement est prévu dans l’établissement où se déroule l’activité justifiant le voyage.
  • Consulter l’Annexe 5
    du présent document et le site du Service des ressources financières pour les modalités de réservation et les maximums remboursables à l’adresse suivante :

Compensation pour frais de logement : L’allocation quotidienne fixe de logement (coucher chez des parents ou amis) est de 25 $

Les modalités de la présente procédure prévues à l’égard des employés réguliers s’appliquent.
 

Frais divers

 

Un montant de 5 $ de frais divers par personne est accordé pour chaque nuitée dans un établissement hôtelier.

 

Pour les activités de supervision de stage :

Les modalités de la présente procédure prévues à l’égard des employés      réguliers s’appliquent.

 

Repas

 

L’allocation fixe pour repas est de 47 $ par jour sans pièces justificatives :

–      Déjeuner : 9 $

–      Dîner : 16 $

–      Souper : 22 $

Advenant qu’un rapport de dépense vise plus d’un employé ou plus d’un étudiant, la facture du repas est exigée avec le nom des personnes jusqu’au maximum de l’indemnité quotidienne selon le repas.

Le requérant ne peut réclamer d’indemnité quotidienne dans le cas où les repas offerts sont inclus dans les frais d’inscription à une activité ou dans les frais d’hôtel sauf si les pièces justificatives originales sont fournies (facture). Aucun duplicata ne sera accepté. Les frais de repas auxquels participent des employés doivent être réclamés par l’employé ayant le niveau d’autorité le plus élevé.

 

Pour les activités de supervision de stage :

L’indemnité accordée est d’un maximum de 47$ par jour selon l’horaire de supervision avec le formulaire de stage dûment rempli (réf. annexe N et lettre d’entente no 30 de la convention collective des chargées et chargés de cours):

Ce formulaire est disponible à l’Annexe 7 de la procédure.

–  Déjeuner : 9 $

–  Dîner : 16 $

–   Souper : 22$

  • Les voyages à l’extérieur du Québec et du Canada

L’allocation pour les frais de séjour est basée sur les tarifs accordés par le Conseil national mixte, appendice C – indemnité. Ces tarifs peuvent être consultés à partir de la page Web du Service des ressources financières ou en communiquant directement avec le Service des ressources financières ou le Décanat de la recherche et de la création. On peut aussi consulter directement l’adresse suivante :

http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/index.php?sid=98&hl=1&lang=fra

Pour les dépenses payées en devises étrangères, l’Université rembourse selon le taux payé lors de l’achat des devises, une pièce justificative est exigée. À défaut de présenter cette pièce, letaux de change effectif sur le site Oanda.com au taux interbancaire +4% (taux des cartes de crédit) sera utilisé.

L’Université ne rembourse pas les primes d’assurances pour les soins individuels et les soins médicaux, lors de voyages HORS-QUÉBEC. Le requérant a la responsabilité de vérifier s’il détient la couverture d’assurance appropriée. Les frais d’obtention d’un « visa » ou d’un « permis de séjour », lors d’un déplacement à l’étranger, sont remboursables sur présentation de pièces justificatives. Les frais d’obtention d’un passeport ne sont pas remboursables.

Sous réserve de l’acceptation du Service des ressources financières après avoir obtenu les justifications appropriées, des pièces justificatives autres que l’original peuvent être acceptées.

3.  Frais de représentation

Toutes dépenses effectuées par un membre du personnel autorisé, selon l’article 10

« Autorisation et approbation » dans l’exercice de ses fonctions et en lien avec la mission de l’Université comprenant des frais de repas avec invités ou des participations à des activités- bénéfices.

3.1  Dispositions générales

Les frais de représentation sont effectués, principalement par les cadres supérieurs, les cadres ou le chercheur principal d’un projet de recherche de l’Université ou par tout autre employé préalablement autorisé (courriel ou autres correspondances).

Toutefois la participation à des activités-bénéfices (voir l’encadré 6.2.B) doit être préalablement autorisée par le recteur ou le directeur du Service des communications et des relations publiques et approuvée par la suite.

Ces dépenses ne doivent, en aucun cas, constituer un avantage personnel pour le requérant et doivent être admissibles pour le fonds auquel les dépenses sont imputées.

L’employé acquitte les frais de représentation et doit produire une demande de remboursement dans les trente (30) jours qui suivent l’activité de représentation.

3.2  Dépenses admissibles

Pour la même dépense, le requérant ne peut réclamer à la fois des frais de représentation et des indemnités quotidiennes.

Les frais de repas entre employés seulement ne sont pas admissibles.

Dans les cas où les frais ont été engagés via un fournisseur de services, la réclamation devra être produite sur le Formulaire de demande de paiement.

TYPE JUSTIFICATION LIMITE
3.2. A

Repas avec invité(s) ou personne(s) de l’extérieur dans l’exercice de ses fonctions

 

La facture originale est exigée pour chaque déboursé, en y indiquant les circonstances qui ont donné lieu à la dépense, ainsi que le nom et la fonction de ou des personnes concernées. Les duplicatas de factures ne sont pas admissibles. La facture doit indiquer clairement les montants de taxes TPS et TVQ.

Les frais de repas auxquels participent des employés et invités doivent être réclamés par l’employé ayant le niveau d’autorité le plus élevé.

 

Les frais de repas jusqu’à concurrence de 35 $ par personne.

Si les frais sont plus élevés que la limite, l’approbation du signataire autorisé concerné doit être obtenue. Dans le cas des départements d’enseignement, une autorisation doit être obtenue du doyen des affaires départementales, ou du vice- recteur à l’enseignement, recherche et création dans le cas d’absence de ce dernier.

 

3.2. B

Participation à des activités- bénéfices telles que : souper ou cocktail-bénéfice, golf ou autres activités sportives ou culturelles.

 

 

La facture détaillée de l’organisme externe est exigée pour chaque déboursé en y indiquant le nom et la fonction des employés participants à l’activité. La facture doit indiquer clairement les montants de taxes TPS et TVQ.

 

 

Les frais réels de l’activité, lesquels doivent être raisonnables selon les circonstances.

4.  Frais de réception

Toute dépense effectuée par une unité administrative ou de recherche afin de recevoir des personnes de l’extérieur dans le cadre d’activités à caractère officiel.

4.1  Dispositions générales

Les frais de réception sont effectués, principalement par la direction supérieure, les directions d’unité administrative ou d’unité de recherche en lien avec la mission de l’Université.

Dans la majorité des cas, les frais sont engagés via un fournisseur de services, la réclamation devra être produite sur le formulaire de demande de paiement fournisseur (Annexe 6).

4.2  Dépenses admissibles

TYPE JUSTIFICATION LIMITE
 

Réception pour une activité organisée par l’Université.

 

La facture détaillée est exigée pour chaque déboursé, en y indiquant les circonstances qui ont donné lieu à la dépense. La facture doit indiquer clairement les montants de taxes TPS et TVQ.

 

Frais réels de l’activité préalablement, lesquels doivent être raisonnables selon les circonstances.

5.  Frais de réunion

Toute dépense effectuée par une unité administrative ou de recherche afin de fournir à des employés ou à des personnes de l’extérieur invitées par l’UQAC, une collation et

rafraîchissement ou même un repas, si la situation le demande.

5.1  Dispositions générales

Les frais de réunion sont effectués, principalement par la direction supérieure, les directions d’unité administrative ou d’unité de recherche en lien avec la mission de l’UQAC et doivent être raisonnables et justifiés.

Dans le cas où les frais sont engagés via un fournisseur de services, la réclamation devra être produite sur un formulaire de Demande de paiement fournisseur (Annexe 6).

Les frais de repas auxquels participent des employés et invités doivent être réclamés par l’employé ayant le niveau d’autorité le plus élevé.

5.2   Dépenses admissibles

TYPE JUSTIFICATION LIMITE
 

Frais de réunion pour les directions d’unité administrative ou de recherche dans l’exercice de leur fonction

 

La facture détaillée est exigée pour chaque déboursé, en y indiquant les circonstances qui ont donné lieu à la dépense, ainsi que le nom des personnes concernées. La facture doit indiquer clairement les montants de taxes TPS et TVQ.

 

Frais réels de la réunion et justifiés, lesquels doivent être raisonnables selon les circonstances.

Frais réels pour une collation tels que : café, rafraîchissement et pâtisserie.

6.  Dépenses non admissibles

Peu importe la provenance des fonds, les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :

  • les frais d’une unité administrative ou de recherche pour la tenue d’une activité sociale ou sportive au bénéfice des employés de l’unité administrative ou de recherche;
  • l’UQAC n’accepte pas les frais d’aucune réception visant à souligner un évènement à caractère personnel;
  • cadeaux, fleurs à l’occasion d’un évènement personnel d’un employé.

7.   Autorisation et approbation

Aux fins de remboursement et de paiement, toutes dépenses autorisées doivent recevoir les approbations requises.

Les personnes autorisées aux fins d’approbation sont les suivantes :

  • pour le recteur; le président du Conseil d’administration ou un membre du comité d’audit interne dans le cas d’absence de ce dernier, pour les dépenses qui lui sont remboursées;
  • pour les vice-recteurs; le recteur;
  • pour les directeurs de département; le vice-recteur à l’enseignement, à la recherche et à la création;
  • pour les cadres; le supérieur immédiat;
  • pour les professeurs et les chargés de cours dans le cadre d’une activité d’enseignement; les directeurs de département d’appartenance;
  • pour le chercheur principal d’un projet de recherche; le doyen de la recherche et de la création;
  • pour toute personne rattachée à un projet de recherche; le responsable du projet de recherche;
  • pour les employés sous la responsabilité d’un directeur d’unité administrative; le directeur de l’unité administrative;
  • dans tous les autres cas; le directeur de l’unité administrative concernée. Nul ne peut approuver le remboursement de ses propres

Dans le cas où le requérant réclame des frais imputés à une unité administrative ou de recherche autre que la sienne ou encore à plus d’une, le signataire autorisé doit s’assurer de l’autorisation de chacun des responsables budgétaires des unités concernées.

En l’absence du signataire autorisé, les frais peuvent être approuvés par le supérieur immédiat du signataire autorisé pour la durée de l’absence. Dans le cas des projets de recherche, le chercheur principal peut autoriser un autre professeur ou toute autre personne désignée par le chercheur principal au titre de signataire autorisé pour une période déterminée durant son absence.

Le recteur peut mandater une personne aux fins d’application, en tout ou en partie, de ses autorisations et approbations prévues à la présente procédure.

  • Les responsabilités du requérant sont de:
    • s’assurer de la pertinence de l’activité et de l’exactitude des renseignements fournis;
    • s’assurer de la conformité de la dépense à la présente procédure;
    • signer le formulaire approprié.
  • Les responsabilités du signataire autorisé sont:
    • d’évaluer le choix de chaque dépense ainsi que sa pertinence en lien avec l’activité professionnelle du requérant;
    • de s’assurer de la conformité de la dépense à la présente procédure;
    • de signer le formulaire approprié.

8.  Mise à jour

La présente procédure est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

9.  Dispositions finales

Le Comité d’audit approuve le contenu de la présente procédure. Elle entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration.

LISTE DES ANNEXES

  • Annexe 1 – Formulaire de rapport de dépenses
  • Annexe 2 – Formulaire de demande d’avance
  • Annexe 3 – Allocation pour frais d’utilisation d’un véhicule automobile
  • Annexe 4 – Allocation pour dispenser des cours au Pavillon principal de Saguenay et les environs
  • Annexe 5 – Liste des établissements hôteliers suggérés
  • Annexe 6 – Formulaire de demande de paiement fournisseur
  • Annexe 7 – Formulaire de remboursement des frais de déplacement et de repas
  • Annexe 8 – Modalités de remboursement des frais de déplacement, de séjour et les honoraires pour les membres d’un jury d’évaluation lors de la tenue d’une soutenance à l’Université