Procédure concernant le remboursement et le paiement de frais de déplacement et de séjour, de représentation, de réception et de réunion

ADOPTION
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	9 juin 2015	CAD-10797


MODIFICATION
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	9 février 2016	CAD-10947
Conseil d’administration	14 février 2017	CAD-11256
Conseil d’administration	31 octobre 2017	CAD-11487
Conseil d’administration	24 avril 2018	CAD-11620	Ajout : Annexe 8
Conseil d’administration	30 mars 2021	CAD-12435
Conseil d’administration	20 septembre 2022	CAD-12885
Conseil d’administration	25 avril 2023	CAD-13031
Conseil d’administration	19 septembre 2023	CAD-13125

Conseil d’administration

23 avril 2024

CAD-13284

RÉVISION	Aux trois (3) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes	Service des ressources financières

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

Définir les normes de remboursement et de paiement admissibles aux frais de déplacement et de séjour, de représentation, de réception et de réunion autorisées pour tous les employées et employés, dans l’exercice de leur fonction ou pour toute autre personne dont les services sont retenus à titre de fournisseur de service ou à titre de bénévole pour l’Université. Les frais de déplacement et de séjour remboursés aux étudiantes et aux étudiants sont également assujettis à la présente procédure. La procédure s’applique dans une perspective de tarification économique.

1.2 Objectifs

Cette procédure a pour but d’énoncer les normes concernant les dépenses admissibles et les tarifs s’y rapportant, les autorisations et approbations requises pour chaque demande ainsi que la marche à suivre pour obtenir une avance de voyage pour les frais de déplacement et de séjour et un remboursement ou le paiement pour les autres frais.

1.3 Références

Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la régie interne

Règlement relatif aux affaires financière s

Convention collective des chargées et chargés de cours de l’Université du Québec à Chicoutimi

1.4 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de l’application de la présente procédure.

1.5 Définitions

« Requérant »: désigne une employée ou un employé ou une étudiante ou un étudiant de l’Université, un ou une bénévole ou un fournisseur, dont les services sont retenus par l’Université sauf les fournisseurs dont le contrat de service les liant à l’UQAC comporte des modalités différentes, mais qui ne peuvent aller au-delà des maximums prévus à la présente procédure.

« Indemnité quotidienne » : montant déterminé sur « base quotidienne » pour couvrir certains types de dépenses, communément nommé « per diem ».

« Signataire autorisé » : personne habilitée à signer les documents relatifs à la présente procédure selon les autorisations et approbations qui y sont décrites.

« Autorisations » : désigne l’acceptation au préalable par le signataire autorisé de l’activité donnant lieu à la dépense.

« Approbation » : l’acceptation par le signataire autorisé de la nature de la dépense encourue suite à l’activité autorisée.

2. Frais de déplacement et de séjour

Les frais de déplacement et de séjour comprennent les frais de transport, soit, pour un véhicule personnel, un véhicule de location, les frais de taxi, d’avion, d’autobus et de train, le stationnement et les frais de péage d’autoroute, ainsi que les frais de repas, les frais de logement, les frais d’inscription à l’activité et autres frais reliés au déplacement. Le moyen de transport utilisé doit être économique selon les circonstances du déplacement.

2.1 Dispositions générales

La présente section concerne les dépenses admissibles en frais de déplacement et de séjour.

L’Université se réserve le droit de déterminer préalablement au déplacement, les moyens de transport ainsi que les conditions de séjour qui doivent être adoptés par le requérant lors du voyage ou du déplacement.

Pour certains séjours à l’international comportant, par exemple, un calendrier d’activités intensif (cinq (5) jours consécutifs et plus) nécessitant une longue durée de déplacement d’un décalage horaire de cinq (5) heures et plus, le requérant peut, sur autorisation préalable, bénéficier d’une (1) à deux (2) journées avec nuitées et repas prises en charge par l’Université.

Aucune dépense d’hébergement ou de repas ne sera considérée admissible en dehors de cette durée du séjour.

La requérante ou le requérant doit acquitter ses frais de déplacement et de séjour et doit produire une demande de remboursement dans les trente (30) jours suivant le retour de voyage en utilisant le formulaire « Rapport de dépenses » (Annexe 1). La requérante ou le requérant doit produire une demande de remboursement distincte pour chaque voyage. À ce titre, les montants qui sont inscrits dans la procédure constituent les maximums admissibles. Aucune exception ne peut être autorisée sauf si les conditions relatives à la poursuite des activités peuvent être remises en cause, notamment pour des raisons de sécurité, ou si les circonstances, prises dans leur contexte, peuvent être raisonnablement justifiées. Sous réserve de la présente procédure, toute demande de remboursement admissible et inférieure à ces maximums sera acceptée. À défaut de respecter le délai prescrit, l’Université peut refuser la demande de remboursement.

Une avance peut être consentie à la requérante ou au requérant qui en fait la demande. Seuls les montants réellement décaissés pourront être inclus sur une avance 30 jours ou plus avant le déplacement. Une seconde avance pourra être consentie une semaine avant le déplacement si nécessaire, détaillant précisément les besoins. La demande d’avance de voyage (Annexe 2) doit être remplie par la requérante ou le requérant et être approuvée par le signataire autorisé.

Les frais de déplacement engagés par une employée ou un employé pour se rendre à son travail ne sont pas remboursables. Cependant, des dispositions particulières sont prévues à l’Annexe 4 afin de compenser les frais de déplacement et de séjour selon la convention collective des chargées et chargés de cours pour les enseignements dispensés au Pavillon principal de l’arrondissement de Chicoutimi et ses environs (rayon de 20 km).

À cet effet, le formulaire d’entente de remboursement des frais de déplacement doit être préférablement utilisé.

Lorsque la dépense est effectuée dans le cadre d’un projet subventionné, il faut d’abord s’assurer que la politique de l’organisme subventionnaire soit respectée. En l’absence d’une politique explicite de l’organisme subventionnaire, la présente procédure de l’UQAC s’applique. Lorsque la procédure de l’UQAC est plus restrictive que celle de l’organisme, celle de l’UQAC prévaut.

Compte tenu de la nouvelle réalité en regard au télétravail et sous réserve de l’acceptation du Service des ressources financières après avoir obtenu les justifications appropriées, des pièces justificatives autres que l’original peuvent être acceptées.

Les modalités relatives au remboursement des frais de déplacement, de séjour et les honoraires pour les membres d’un jury d’évaluation lors de la tenue d’une soutenance à l’Université sont prévue à l’Annexe 8.

2.2 Dépenses admissibles

2.2.1 Transport

Type de dépenses

Requérant

Superviseur de stage couvert par la convention collective des chargées et chargés de cours

Véhicule personnel

Chaque propriétaire de véhicule doit vérifier la validité de la couverture de ses assurances, compte tenu de l’usage fait de son véhicule et doit assumer toute augmentation de coût s’y rapportant.

Allocation accordée selon les tarifs prévus à l’Annexe 3.

Le point de départ est le lieu de travail de l’employée ou de l’employé à la ville de destination.

Lorsque le parcours effectué dépasse 210 km (aller-retour), la requérante ou le requérant devra fournir un reçu d’essence ou de stationnement provenant de son lieu de destination. Une pièce justificative originale est exigée.

Aucune photocopie de reçu ne sera acceptée.

Par ailleurs, une allocation fixe de transport sera accordée entre l’arrondissement de Chicoutimi et le terminus d’autobus (5 $ aller-retour) et entre l’arrondissement de Chicoutimi et les aéroports de Bagotville et de Saint- Honoré (20 $ aller-retour) dans le cas de l’utilisation du véhicule personnel.

Supervision de stage par un PIPS (Professeur invité en prêt de service) :

PIPS résidant à Ville Saguenay (Chicoutimi, Jonquière, la Baie) : le point de départ est UQAC à adresses(s) de destination(s)

PIPS résidant ailleurs que Ville Saguenay : le point de départ est son adresse personnelle à adresse(s) de destination(s).

Dans tous les cas, une copie du trajet Google Maps devra être fourni

Pour les activités de supervision de stages :

Les modalités de la présente procédure prévues à l’égard des employées et employés réguliers s’appliquent, à l’exception des spécificités ci-contre :

– Le calcul de l’allocation est effectué à partir du lieu de résidence de la chargée ou du chargé de cours.

Covoiturage

La personne qui favorise le transport dans son véhicule d’une ou plusieurs personnes se rendant au même endroit se verra octroyer une allocation supplémentaire de six cents (0,06 $) par kilomètre.

Une seule demande de remboursement doit être faite. Le nom et le département ou le service de la personne accompagnatrice doivent être mentionnés

Véhicule de location La réservation d’un véhicule doit se faire conformément aux directives établies par le secteur approvisionnement. Pour plus de détails, veuillez les contacter.	Location d’un véhicule régulier à court terme Tous les frais inhérents à la location d’un véhicule régulier à court terme (moins d’une semaine) sont à la charge de l’employée ou de l’employé qui, lorsque le véhicule est loué à partir de Chicoutimi, doit utiliser les services du fournisseur retenu par l’Université afin de procéder lui-même à la réservation et fournir par la suite les pièces justificatives originales en vue d’obtenir un remboursement. Dans les cas de déplacement sur la Côte-Nord et dans le Parc des Laurentides, la location d’un véhicule utilitaire sport (VUS) est permise pour la période comprise entre le 1^er octobre et le 30 avril. Location d’un véhicule régulier à long terme et location d’un véhicule particulier La location à long terme (plus d’une semaine) d’un véhicule régulier, la location d’un camion, d’un véhicule utilitaire sport (VUS), d’un autobus, d’un minibus, d’une remorque et autre véhicule particulier peut être effectuée par le secteur approvisionnement. Pour toute autre situation particulière, contactez le secteur approvisionnement.
Stationnement et péage d’autoroute	Frais réels remboursés sur présentation de pièces justificatives originales.
Autobus, train et métro	Dépenses admissibles : le prix du billet d’autobus, de train en classe économique et de métro. Les pièces justificatives originales sont exigées. Si non disponibles, une preuve de déplacement dans la ville où a lieu le séjour est exigée.
Taxi	Les dépenses de taxi sont remboursées lorsque l’employée ou l’employé utilise pour son déplacement principal un transport en commun (autobus, avion ou train) ou qu’il s’agit de l’option la plus économique et sécuritaire. Les pièces justificatives originales sont requises.
Avion	La requérante ou le requérant s’occupe lui-même de ses réservations. Les pièces justificatives originales exigées sont : la facture originale du transporteur aérien indiquant les classes tarifaires sélectionnées pour chaque segment de vol ou la copie du billet électronique. Les frais supplémentaires suivants ne peuvent faire l’objet d’un remboursement : classe affaires; toute autre dépense non admissible d’organismes subventionnaires. Les billets d’avion achetés avec des points de voyage ou point boni ne peuvent faire l’objet d’un remboursement sous aucune circonstance. Catégorie du billet La classe économique standard est privilégiée pour l’achat des billets d’avion. Il est possible de réserver un billet d’avion de classe supérieure, dans le cas où celui-ci serait moins cher que la classe économique standard. La requérante ou le requérant devra être en mesure de fournir une preuve démontrant l’avantage économique au même moment de l’achat, dans les mêmes conditions. Pour un vol sans escale excédant neuf (9) heures ou sur autorisation de la direction des ressources financières avec justification à l’appui, il est possible de réserver un billet classe économique privilège plus bas tarif d’Air Canada ou son équivalent auprès des autres compagnies aériennes pour ce segment de vol seulement, aller et retour. Avantage personnel La requérante ou le requérant voyageant dans le cadre de ses fonctions peut se prémunir et conserver les avantages acquis lors de ses séjours par exemple, et sans limitation des points cumulés pour des programmes de fidélisation auprès des compagnies aériennes, des chaînes hôtelières, des compagnies de transport. Toutefois, ces avantages ne doivent en aucun cas influencer le choix des destinations, itinéraires, hébergements, à défaut du choix le plus économique.

2.2.2 Séjour

Type de dépenses	Requérant	Superviseur de stage couvert par la convention collective des chargées et chargés de cours
Hébergement	Le choix du mode d’hébergement doit être fait de façon à convenir aux besoins, mais doit correspondre à la manière la plus économique possible de se loger et se limiter à la location d’une chambre de type standard.	Pour les activités de supervision de stage :

Un établissement suggéré par l’Université sera choisi de préférence à tout autre, sauf si un tel établissement n’existe pas là où se rend l’employée ou l’employé ou si le logement est prévu dans l’établissement où se déroule l’activité justifiant le voyage.

Consulter l’Annexe 5 du présent document et le site du Service des ressources financières pour les modalités de réservation et les maximums remboursables à l’adresse suivante : http://www.uqac.ca/direction_services/srf/frais_depl.php

Compensation pour frais de logement : l’allocation quotidienne fixe de logement (coucher chez des parents ou amis) est de 25 $.

Hors Québec

Dans le cadre d’activités liées à des programmes délocalisés de l’Université, celle-ci possède des ententes particulières avec des établissements. Conséquemment, le requérant doit s’informer auprès du Bureau de l’international pour effectuer ses réservations.

Dans le cas d’une location d’hébergement via les sites de réservation telle qu’AirBnb ou autres similaires, les mêmes modalités de remboursement s’appliquent.

L’Université accorde un montant maximum de frais d’hébergement basé sur les paramètres du Conseil du trésor du gouvernement du Canada, voir la section limite des tarifs d’hébergement à l’étranger :

https://rehelv-acrd.tpsgc-pwgsc.gc.ca/preface-fra.aspx#C

Un montant excédentaire peut être exceptionnellement accepté avec autorisation du signataire autorisé.

Dans le cas d’un colloque, congrès ou évènement spécial tenu dans un hôtel, l’Université accepte que l’hôtel où se tient l’activité ou les hôtels suggérés par les organisateurs de l’activité soit admissible, dans le cas où le coût demeure raisonnable et économique.

Les modalités de la présente procédure prévues à l’égard des employées ou employés réguliers s’appliquent.

Frais divers

Un montant de 5 $ de frais divers par personne est accordé pour chaque nuitée dans un établissement hôtelier et pour les réservations d’hébergement effectuée via AirBnb.

Pour les activités de supervision de stage :

Les modalités de la présente procédure prévues à l’égard des employées et employés réguliers s’appliquent.

Repas

L’allocation fixe pour repas est de 70 $ par jour sans pièces justificatives :

Déjeuner : 14 $
Dîner : 25 $
Souper : 31 $

Advenant qu’un rapport de dépenses vise plus d’une employée ou d’un employé ou plus d’une étudiante ou d’un étudiant, la facture du repas est exigée avec le nom des personnes jusqu’au maximum de l’indemnité quotidienne selon le repas.

Le requérant ne peut réclamer d’indemnité quotidienne dans le cas où les repas offerts sont inclus dans les frais d’inscription à une activité ou dans les frais d’hôtel sauf dans le cas d’une situation exceptionnelle et avec les pièces justificatives originales fournies (facture). Aucun duplicata ne sera accepté. Les frais de repas auxquels participent des employées et des employés doivent être réclamés par l’employée ou l’employé ayant le niveau d’autorité le plus élevé.

Le requérant peut réclamer des frais de repas, lors d’un transport où les repas sont inclus, pour des raisons exceptionnelles et avec pièces justificatives (facture), tel que justifié auprès de son signataire autorisé.

Pour les activités de supervision de stage :

L’indemnité accordée est d’un maximum de 70 $ par jour selon l’horaire de supervision avec le formulaire de stage dûment rempli (réf. annexe N et lettre d’entente no 30 de la convention collective des chargées et chargés de cours):

Ce formulaire est disponible à l’Annexe 7 de la procédure.

Déjeuner: 14 $
Dîner: 25$
Souper : 31$

2.3 Les voyages à l’extérieur du Québec et du Canada

L’allocation pour les frais de séjour est basée sur les tarifs accordés par le Conseil national mixte, appendice C – indemnité. L’allocation est associée à la destination (ville) identifiée pour la nuitée. Aucune pièce justificative n’est requise. Si la ville de séjour ne se retrouve pas dans l’index, la section « autre » devra être employée. Ces tarifs peuvent être consultés à partir de la page Web du Service des ressources financières ou en communiquant directement avec le Service des ressources financières ou le Décanat de la recherche, de la création et de l’innovation.

Pour les dépenses payées en devises étrangères, l’Université rembourse selon le taux payé lors de l’achat des devises, une pièce justificative est exigée. À défaut de présenter cette pièce, le taux de change effectif sur le site « Oanda.com » au taux interbancaire +4% (taux des cartes de crédit) sera utilisé.

L’Université ne rembourse pas les primes d’assurances pour les soins individuels et les soins médicaux, lors de voyages HORS-QUÉBEC. La requérante ou le requérant a la responsabilité de vérifier s’il détient la couverture d’assurance appropriée.

Les frais d’obtention d’un « visa » ou d’un « permis de séjour », lors d’un déplacement à l’étranger, sont remboursables sur présentation de pièces justificatives. Lorsqu’un déplacement est requis pour l’obtention du document de voyage, les dépenses relatives à celui-ci vers l’organisme émetteur dudit document le plus proche sont admissibles sur présentation de pièces justificatives. Notamment, les dépenses liées au déplacement aller-retour en voiture, d’une nuitée au besoin et des repas associés, ou d’un vol d’avion aller-retour dans la même journée, le taxi et les repas associés sont remboursés.

Les frais d’obtention d’un passeport ne sont pas remboursables.

2.4 Autres frais de voyage

Frais de vaccin

La portion des vaccins obligatoires pour un séjour étant non couverte par les assurances ainsi que les frais de consultation liés aux vaccins sont admissibles au remboursement avec pièce justificative et preuve de demande de remboursement à l’assureur.

Crédit carbone

Grâce à «Carbone boréal», les membres du personnel de l’Université qui le souhaitent peuvent compenser les émissions de CO₂ générés par les déplacements effectués pour des raisons professionnelles. Un reçu pour dons de charité sera émis au donateur. Cette compensation ne peut toutefois faire l’objet d’un remboursement dans le cadre de la présente procédure.

http://carboneboreal.uqac.ca/accueil/

3. Frais de représentation

Toutes dépenses effectuées par un membre du personnel autorisé, selon l’article 10

« Autorisation et approbation » dans l’exercice de ses fonctions et en lien avec la mission de l’Université comprenant des frais de repas avec invitées ou invités ou des participations à des activités- bénéfices.

3.1 Dispositions générales

Les frais de représentation sont effectués, principalement par les cadres supérieurs, les cadres ou le chercheur principal d’un projet de recherche de l’Université ou par tout autre employée ou employé préalablement autorisé (courriel ou autres correspondances).

Toutefois, la participation à des activités-bénéfices (voir l’encadré 3.2.B) doit être préalablement autorisée par le recteur ou la rectrice ou la direction du Service des communications et des relations publiques et approuvée par la suite.

Ces dépenses ne doivent, en aucun cas, constituer un avantage personnel pour la requérante ou le requérant et doivent être admissibles pour le fonds auquel les dépenses sont imputées.

L’employée ou l’employé acquitte les frais de représentation et doit produire une demande de remboursement dans les trente (30) jours qui suivent l’activité de représentation.

3.2 Dépenses admissibles

Pour la même dépense, la requérante ou le requérant ne peut réclamer à la fois des frais de représentation et des indemnités quotidiennes.

Les frais de repas entre employées et employés seulement ne sont pas admissibles.

Dans les cas où les frais ont été engagés via un fournisseur de services, la réclamation devra être produite sur le Formulaire de demande de paiement.

TYPE

JUSTIFICATION

LIMITE

3.2. A

Repas avec invité(s) ou personne(s) de l’extérieur dans l’exercice de ses fonctions

La facture originale est exigée pour chaque déboursé, en y indiquant les circonstances qui ont donné lieu à la dépense, ainsi que le nom et la fonction de ou des personnes concernées. Les duplicatas de factures ne sont pas admissibles. La facture doit indiquer clairement les montants de taxes TPS et TVQ.

Les frais de repas auxquels participent des employées ou employés et invitées ou invités doivent être réclamés par l’employée ou l’employé ayant le niveau d’autorité le plus élevé.

Les frais de repas jusqu’à concurrence de 70 $ par personne.

Si les frais sont plus élevés que la limite, l’approbation du signataire autorisé concerné doit être obtenue. Dans le cas des départements d’enseignement, une autorisation doit être obtenue du doyen ou de la doyenne des affaires départementales, ou du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite dans le cas d’absence de ce dernier.

3.2. B

Participation à des activités- bénéfices telles que : souper ou cocktail-bénéfice, golf ou autres activités sportives ou culturelles.

La facture détaillée de l’organisme externe est exigée pour chaque déboursé en y indiquant le nom et la fonction des employées et des employés participants à l’activité. La facture doit indiquer clairement les montants de taxes TPS et TVQ.

Les frais réels de l’activité, lesquels doivent être raisonnables selon les circonstances.

4. Frais de réception

Toute dépense effectuée par une unité administrative ou de recherche afin de recevoir des personnes de l’extérieur dans le cadre d’activités à caractère officiel.

4.1 Dispositions générales

Les frais de réception sont effectués, principalement par la direction supérieure, les directions d’unité administrative ou d’unité de recherche en lien avec la mission de l’Université.

Dans la majorité des cas, les frais sont engagés via un fournisseur de services, la réclamation devra être produite sur le formulaire de demande de paiement fournisseur (Annexe 6).

4.2 Dépenses admissibles

TYPE	JUSTIFICATION	LIMITE
Réception pour une activité organisée par l’Université.	La facture détaillée est exigée pour chaque déboursé, en y indiquant les circonstances qui ont donné lieu à la dépense. La facture doit indiquer clairement les montants de taxes TPS et TVQ.	Frais réels de l’activité, lesquels doivent être raisonnables (se rapprochant du per diem) selon les circonstances.

5. Frais de réunion

Toute dépense effectuée par une unité administrative ou de recherche afin de fournir à des employées et des employés ou à des personnes de l’extérieur invitées par l’UQAC, une collation et rafraîchissement ou même un repas, si la situation le demande.

5.1 Dispositions générales

Les frais de réunion sont effectués, principalement par la direction supérieure, les directions d’unité administrative ou d’unité de recherche en lien avec la mission de l’UQAC et doivent être raisonnables et justifiés.

Dans le cas où les frais sont engagés via un fournisseur de services, la réclamation devra être produite sur un formulaire de Demande de paiement fournisseur (Annexe 6).

Les frais de repas auxquels participent des employées et des employés et invitées et invités doivent être réclamés par l’employée ou l’employé ayant le niveau d’autorité le plus élevé.

5.2 Dépenses admissibles

TYPE	JUSTIFICATION	LIMITE
Frais de réunion pour les directions d’unité administrative ou de recherche dans l’exercice de leur fonction	La facture détaillée est exigée pour chaque déboursé, en y indiquant les circonstances qui ont donné lieu à la dépense, ainsi que le nom des personnes concernées. La facture doit indiquer clairement les montants de taxes TPS et TVQ.	Frais réels de la réunion et justifiés, lesquels doivent être raisonnables (se rapprochant du per diem) selon les circonstances. Frais réels pour une collation tels que : café, rafraîchissement et pâtisserie.

6. Dépenses non admissibles

Peu importe la provenance des fonds, les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :

les frais d’une unité administrative ou de recherche pour la tenue d’une activité sociale ou sportive au bénéfice des employées et employés de l’unité administrative ou de recherche;
l’UQAC n’accepte pas les frais d’aucune réception visant à souligner un évènement à caractère personnel;
les frais relatifs à des cadeaux et à des fleurs à l’occasion d’un évènement personnel d’une employée ou d’un employé à l’exception du décès d’un proche (père, mère, frère, sœur, conjoint(e) et enfant) qui peuvent faire l’objet d’un remboursement auprès du Service des ressources humaines pour un montant maximum de 150 $ plus taxes.

7. Autorisation et approbation

Aux fins de remboursement et de paiement, toutes dépenses autorisées doivent recevoir les approbations requises.

Les personnes autorisées aux fins d’approbation sont les suivantes :

Recteur ou rectrice : la présidente ou le président du Conseil d’administration ou un membre du comité d’audit interne dans le cas d’absence de ce dernier, pour les dépenses qui lui sont remboursées;
Vice-recteurs ou vice-rectrices : le recteur ou la rectrice;
Directeurs ou directrices de département : le vice-recteur ou la vice-rectrice aux études, à la formation et à la réussite;
Cadres : la supérieure ou le supérieur immédiat;
Professeures ou professeurs et chargées ou chargés de cours dans le cadre d’une activité d’enseignement : les directions de département d’appartenance;
Chercheuse ou chercheur principal d’un projet de recherche : le doyen ou la doyenne de la recherche, de la création et de l’innovation;
Toute autre personne rattachée à un projet de recherche : le ou la responsable du projet de recherche;
Employées ou employés sous la responsabilité d’une direction d’unité administrative : la direction de l’unité administrative;
Dans tous les autres cas : la direction de l’unité administrative concerné. Nul ne peut approuver le remboursement de ses propres frais.

Dans le cas où la requérante ou le requérant réclame des frais imputés à une unité administrative ou de recherche autre que la sienne ou encore à plus d’une, la ou le signataire autorisé doit s’assurer de l’autorisation de chacun des responsables budgétaires des unités concernées.

En l’absence de la ou du signataire autorisé, les frais peuvent être approuvés par le supérieur immédiat du signataire autorisé pour la durée de l’absence. Dans le cas des projets de recherche, la chercheuse ou le chercheur principal peut autoriser un autre professeur ou professeure ou toute autre personne désignée par la chercheuse ou le chercheur principal au titre de signataire autorisé pour une période déterminée durant son absence. Le recteur ou la rectrice peut mandater une personne aux fins d’application, en tout ou en partie, de ses autorisations et approbations prévues à la présente procédure.

Les responsabilités de la requérante ou du requérant sont de :

s’assurer de la pertinence de l’activité et de l’exactitude des renseignements fournis;
s’assurer de la conformité de la dépense à la présente procédure;
signer le formulaire approprié.

Les responsabilités de la ou du signataire autorisé sont :

d’évaluer le choix de chaque dépense ainsi que sa pertinence en lien avec l’activité professionnelle de la requérante ou du requérant;
de s’assurer de la conformité de la dépense à la présente procédure;
de signer le formulaire approprié.

8. Mise à jour

La présente procédure est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

9. Dispositions finales

Le Comité d’audit approuve le contenu de la présente procédure. Elle entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration.

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 – Formulaire de rapport de dépenses
Annexe 2 – Formulaire de demande d’avance
Annexe 3 – Allocation pour frais d’utilisation d’un véhicule automobile
Annexe 4 – Allocation pour dispenser des cours au Pavillon principal de Saguenay et les environs
Annexe 5 – Tarifs maximums autorisés
Annexe 6 – Formulaire de demande de paiement fournisseur
Annexe 7 – Formulaire de remboursement des frais de déplacement et de repas
Annexe 8 – Modalités de remboursement des frais de déplacement, de séjour et les honoraires pour les membres d’un jury d’évaluation lors de la tenue d’une soutenance à l’Université