Politique relative aux organismes statutaires et à la régie interne

Adoption
Instance Date Décision
Conseil d’administration 2018-03-27 CAD-11617
Modification
Instance Date Décision Commentaires
CAD 2019-03-19 CAD-11900 Adoption du Plan d’organisation – modifications nécessaires pour donner plein effet à celui-ci
CAD 2019-05-21 CAD-12009 Article 3.4.2 – Représentativité des étudiants à la CERC
CAD 2020-02-18 CAD-12139 Modification de la structure organisationnelle
CAD 2020-07-01 CAD-12286 Modification de la structure organisationnelle
CAD 2021-09-21 CAD-12619 Modification de la structure organisationnelle
Révision Tous les trois (3) ans
Responsable Rectorat, Secrétariat général
Partie prenante Comité de gouvernance
Code de classification 1162-02.002


1.  Dispositions générales

1.1  Objectifs

La présente Politique détermine la régie interne de l’UQAC en application des pouvoirs conférés au Conseil par l’article 42 de la Loi sur l’Université du Québec.

1.2  Champ d’application

La présente Politique s’applique à tous les membres des organismes statutaires.

1.3     Références

1.4  Responsable de l’application

Le secrétaire général est responsable de l’application de cette Politique.

1.5  Définitions

Aux fins d’application de la présente politique, les termes suivants se définissent comme suit :

« Chargé de cours » : conformément à la Convention collective des chargées et chargés de cours de l’UQAC, désigne toute personne engagée à ce titre par l’Université et couverte par l’accréditation du 12 septembre 1983 ou encore du 17 juillet 1995, à moins d’indication contraire. Désigne également une personne dont le contrat trimestriel est terminé, mais qui continue à bénéficier des dispositions des articles de la convention qui lui sont applicables après la fin de son contrat;

« Conseil » : signifie le Conseil d’administration de l’Université du Québec à Chicoutimi tel que défini par l’article 32 de la Loi sur l’Université du Québec;

« CERC » : signifie la Commission des études, de la recherche et de la création de l’Université du Québec à Chicoutimi, telle que définie à l’article 41 de la Loi sur l’Université du Québec;

« Comité exécutif » : signifie le Comité exécutif de l’Université du Québec à Chicoutimi, tel que défini à l’article 40 de la Loi sur l’Université du Québec;

« Contrat » : signifie un engagement (ou amendement à cet engagement) souscrit par l’Université, sous quelque forme ou titre que ce soit, qu’il soit unilatéral, bilatéral ou multilatéral, qu’il implique ou non un montant en argent, incluant notamment les engagements consignés dans des documents électroniques;

« Dirigeant » : signifie soit le chef d’établissement, le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation, le vice-recteur aux études, le vice-recteur aux affaires administratives, le vice-recteur aux partenariats, aux affaires internationales et autochtones ou tout autre employé nommé comme tel par le Conseil;

« Étudiant » : signifie toute personne admise à un programme d’études de l’UQAC sanctionné par un diplôme de premier cycle ou de cycles supérieurs et inscrite à une ou plusieurs des activités de ce programme;

« Professeur » : conformément à la Convention collective des professeures et professeurs de l’UQAC, désigne toute personne engagée à ce titre par l’Université à l’un ou l’autre des titres d’emploi suivants : professeur régulier, professeur invité, professeur substitut;

« Loi » : signifie la Loi sur l’Université du Québec;

« Organismes statutaires » : Instances décisionnelles prévues dans la Loi sur l’Université du Québec, soit :

  • le Conseil d’administration
  • le Comité exécutif
  • la Commission des études, de la recherche et de la création

« Règlements généraux » : signifie les règlements généraux adoptés par l’Assemblée des gouverneurs de l’Université du Québec, en vertu des articles 17 et 19 de la Loi sur l’Université du Québec;

« Université du Québec » : corporation constituée en vertu de l’article 2 de la Loi sur l’Université du Québec;

« Université ou UQAC » : signifie l’Université du Québec à Chicoutimi, corporation constituée en vertu de l’article 27 de la Loi sur l’Université du Québec (RLRQ, c. U-1) et de Lettres patentes signées en 1969;

2.  Fonctionnement des organismes statutaires

Le fonctionnement des organismes statutaires est prévu à la Procédure relative au fonctionnement des organismes statutaires de l’UQAC.

3.  Organismes statutaires

3.1  Conseil d’administration

Compétence

Le Conseil exerce les droits et les pouvoirs de l’Université tels que définis dans les lois et les règlements applicables. Il exerce notamment les fonctions suivantes :

  • s’assure du respect de la mission et des valeurs de l’Université;
  • définit les orientations stratégiques;
  • approuve l’ouverture, la modification et la suspension des programmes d’études;
  • approuve l’extension et la délocalisation des programmes offerts à l’étranger;
  • approuve les conditions d’admission des programmes d’études;
  • exerce une veille sur la situation financière de l’Université;
  • approuve le budget de fonctionnement, le plan des effectifs, le budget d’investissement, les états financiers et les orientations budgétaires;
  • approuve le choix des auditeurs externes;
  • conclut, avec tout établissement d’enseignement ou de recherche, tout accord qu’il juge utile à la poursuite de ses fins;
  • approuve tout contrat dont la valeur excède 500 000 $;
  • approuve le plan annuel de répartition des postes de professeurs par département et l’engagement des professeurs;
  • autorise l’embauche et l’affectation des cadres supérieurs;
  • recommande à l’Assemblée des gouverneurs l’attribution des doctorats honoris causa;
  • adopte certains règlements, politiques et procédures applicables à l’ensemble de la communauté universitaire;
  • approuve le code d’éthique applicable à ses membres et aux membres du personnel de l’Université;
  • s’assure de la gestion efficace et efficiente des ressources humaines, financières et matérielles de l’Université;
  • détermine les délégations d’autorité.

Le Conseil peut décider de toute affaire qui n’est pas expressément prévue dans la présente politique ou dans le Plan d’organisation.

Composition et nomination

Le Conseil se compose des membres nommés en vertu de l’article 32 de la Loi, soit :

  • Le chef d’établissement;
  • Deux (2) personnes exerçant une fonction de direction à l’Université, dont au moins une personne exerçant une fonction de direction d’enseignement ou de direction de recherche, nommées pour cinq ans;
  • Six (6) personnes, dont trois (3) professeurs, nommés pour trois ans et désignés par le corps professoral, deux (2) étudiants, nommés pour deux ans et désignés par les étudiants et un (1) chargé de cours, nommé pour trois ans et désigné par les chargés de cours;
  • Une (1) personne choisie parmi les personnes proposées conjointement par les collèges d’enseignement général et professionnel de la région du Saguenay–Lac-Saint-Jean et nommée pour trois ans;
  • Cinq (5) personnes nommées pour trois ans après consultation des groupes les plus représentatifs des milieux sociaux, culturels, des affaires et du travail de la région du Saguenay–Lac-Saint-Jean;
  • Un (1) diplômé de l’université (ADUQAC), nommé pour trois ans, après consultation de l’Association des diplômés.
Désignation au Conseil d’administration

Dès la démission d’un membre ou, selon le cas, trois (3) mois avant la fin du mandat d’un membre, le responsable des organismes statutaires amorce le processus de désignation, selon les modes de désignation prévus à cet effet à l’Annexe I de la présente politique.

Le mandat des personnes visées aux paragraphes b) à f) de l’article 32 de la Loi ne peut être renouvelé consécutivement qu’une fois. Les personnes élues au Conseil sont nommées par le gouvernement sur la recommandation du ministre et leur droit de siéger n’est acquis qu’au moment de leur nomination par décret gouvernemental, sauf en ce qui concerne les étudiants.

Dans la mesure du possible, le Conseil est constitué à parts égales de femmes et d’hommes.

Présidence et vice-présidence du Conseil

Normalement, au début du trimestre d’automne, le Conseil désigne son président et son vice-président, soit le chef d’établissement, soit une personne choisie parmi les membres visés aux paragraphes d), e) et f) de l’article 32 de la Loi. En cas d’absence du président du Conseil, le vice-président est désigné pour le remplacer auprès de l’assemblée.

Vacance

Tout membre peut démissionner en signifiant verbalement sa démission lors d’une réunion du Conseil ou en donnant un avis écrit de sa démission au responsable des organismes statutaires. Dans ce dernier cas, sauf indication contraire, cette démission prend effet au moment de sa réception.

Tout membre visé aux paragraphes b) ou c) de l’article 32 de la Loi cesse de faire partie du Conseil à compter du jour où il cesse d’occuper la fonction pour laquelle il a été nommé.

Le défaut, par un membre du Conseil visé aux paragraphes b), c), d), e) ou f) de l’article 32 de la Loi, d’assister à trois (3) réunions consécutives met fin au mandat de ce membre, sauf en cas de force majeure.

Les membres continuent d’en faire partie jusqu’à la nomination de leurs successeurs nonobstant la fin de la période pour laquelle ils sont nommés. Toute vacance est comblée en suivant le mode de nomination prescrit pour la nomination du membre à remplacer.

Il appartient au secrétaire de réunion d’informer le Conseil de toute vacance survenue depuis la dernière assemblée.

Délégation au Comité exécutif

Le Conseil peut déléguer au Comité exécutif, durant la période comprise entre le jour suivant la dernière réunion ordinaire du Conseil prévue au Calendrier des organismes statutaires en juin et celui du jour de la première réunion de l’exercice suivant en septembre, les pouvoirs qu’il détermine, à charge par celui-ci d’en rendre compte au Conseil, au terme de cette période. Les décisions qui sont prises par le Comité exécutif, dans le cadre de cette délégation, sont alors réputées valoir comme si elles avaient été prises par le Conseil.

3.2   Comité exécutif

La Loi prévoit, sous l’autorité du Conseil, la mise en place d’un Comité exécutif. Il est responsable de l’administration courante de l’Université et exerce en plus les pouvoirs que lui confie le Conseil.

Il exerce notamment les fonctions suivantes :

  • attribue l’accession à la classe I du groupe technique;
  • octroie le titre de professeur associé;
  • octroie le titre de professeur de clinique;
  • procède à l’engagement de professeur invité en vertu d’un prêt de service entre établissements;
  • approuve tout contrat dont la valeur excède la somme de 250 000$, mais est inférieure à 500 000 $;
  • approuve annuellement le contrat d’assurance pour les biens meubles et immeubles;
  • recommande au Conseil le budget de fonctionnement, le plan des effectifs, la révision budgétaire annuelle, le budget d’investissement, les états financiers et les orientations budgétaires;
  • autorise l’ouverture de postes, l’embauche, le renouvellement et l’affectation des cadres;
  • approuve annuellement l’organigramme de l’Université;
  • exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par les règlements et les politiques.
Composition et désignation

Le Comité exécutif se compose du chef d’établissement et de six (6) membres choisis, annuellement ou lors d’une vacance (par résolution du Conseil), parmi les membres du Conseil habituellement au début du trimestre d’automne. Le Comité exécutif est présidé par le chef d’établissement. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du chef d’établissement, un président d’assemblée est désigné pour le remplacer.

Le mandat d’un membre est d’un an renouvelable.

Pourvu qu’il demeure membre du Conseil, un membre du Comité exécutif continue d’en faire partie jusqu’à la nomination de son successeur, nonobstant la fin de la période pour laquelle il est nommé.

Vacance

Tout membre du Comité exécutif cesse d’en faire partie en même temps qu’il cesse d’être membre du Conseil.

Il peut également démissionner du Comité exécutif tout en demeurant membre du Conseil, en signifiant sa démission lors d’une réunion du Comité ou en donnant un avis écrit de sa démission au responsable des organismes statutaires. Dans ce dernier cas, sauf indication contraire, cette démission prend effet au moment de sa réception.

La vacance qui survient au Comité exécutif peut être comblée par le Conseil à une réunion ordinaire ou extraordinaire.

3.3  Autres comités relevant du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration constitue, pour le conseiller, deux (2) comités qui sont composés de membres du Conseil. Exceptionnellement, ces comités peuvent s’adjoindre des personnes possédant l’expertise qu’ils jugeront utile et nécessaire à la réalisation de leur mandat.

Le Conseil peut également constituer, d’autres comités, permanents ou temporaires, pour permettre l’étude plus approfondie de questions particulières ou à d’autres fins. Lorsqu’il procède à la formation d’autres comités, le Conseil détermine, par résolution, la composition, le mandat et, dans le cas d’un comité temporaire, la durée. Ces comités déterminent eux-mêmes les autres règles inhérentes à leur fonctionnement.

3.3.1  Comité d’audit

Sous l’autorité du Conseil, le Comité d’audit joue un rôle de premier plan dans la surveillance des activités financières de l’Université. Les fonctions de ce comité sont prévues plus particulièrement dans le Plan d’organisation.

Le Comité d’audit de l’Université est composé de trois (3) personnes qui doivent être considérées indépendantes de par la législation, soit des membres issus du Conseil et choisis parmi les membres socioéconomiques, le membre représentant les diplômés et le membre représentant les cégeps de la région du Saguenay–Lac-Saint-Jean dont au moins un des membres détient un titre comptable. Les membres sont élus normalement au début du trimestre d’automne.

Le mandat d’un membre est d’un an renouvelable.

Pourvu qu’il demeure membre du Conseil, un membre du Comité d’audit continue d’en faire partie jusqu’à la nomination de son successeur, nonobstant la fin de la période pour laquelle il est nommé.

Les membres élus sur le Comité d’audit choisissent parmi eux un président.

3.3.2  Comité d’éthique et de déontologie des membres du Conseil

Le comité a pour mandat, notamment :

  • de remplir les responsabilités qui lui sont confiées par le code d’éthique et de déontologie des membres du Conseil;
  • de diffuser et de promouvoir le Code d’éthique et de déontologie auprès des membres du Conseil;
  • de conseiller les membres du Conseil sur toute question relative à l’application du Code d’éthique et de déontologie des membres du Conseil d’administration.

Le Comité d’éthique et de déontologie est formé des trois (3) membres du Conseil, dont un président, désignés par le Conseil pour une durée de trois (3) ans. Le responsable des organismes statutaires agit comme secrétaire.

3.4  Commission des études, de la recherche et de la création

Compétence

La Commission des études, de la recherche et de la création, qui agit sous l’autorité du Conseil, est présidée par le recteur et les pouvoirs du comité sont prévus dans le Plan d’organisation.

Composition

La Commission des études, de la recherche et de la création se compose des membres suivants:

  • le chef d’établissement;
  • le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation ou la personne occupant cette fonction de façon intérimaire;
  • le vice-recteur aux études ou la personne occupant cette fonction de façon intérimaire;
  • le doyen des études ou la personne occupant cette fonction de façon intérimaire;
  • le doyen de la recherche et de la création ou la personne occupant cette fonction de façon intérimaire;
  • Six (6) personnes membres du corps professoral;
  • Six (6) étudiants incluant au minimum un (1) étudiant de cycles supérieurs;
  • Deux (2) personnes chargées de cours.

Le doyen des affaires départementales ou la personne occupant cette fonction de façon intérimaire assite à la Commission des études, de la recherche et de la création à titre d’observateur.

La Commission des études, de la recherche et de la création est présidée d’office par le recteur et, en son absence, par le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation.

3.4.3  Désignation à la Commission des études, de la recherche et de la création

Dès la démission d’un membre visé aux paragraphes b), c) et d) de l’article précédent ou, selon le cas, trois mois avant la fin du mandat d’un tel membre, le secrétaire général amorce le processus de désignation, selon les modes de désignation prévus à cet effet à l’Annexe I de la présente politique.

3.4.4  Mandat

Le mandat des personnes nommées en b), c) et d) est de deux ans renouvelable une seule fois.

Nonobstant la fin de la période pour laquelle elles ont été nommées, les personnes mentionnées aux alinéas b), c) et d) continuent de faire partie de la CERC si leurs successeurs n’ont pas été nommés, pourvu qu’elles demeurent professeurs, étudiants ou chargées de cours, selon le cas. Elles perdent le droit de siéger le jour où elles perdent la qualité nécessaire à leur nomination.

3.4.5  Vacance

Tout membre peut démissionner en signifiant verbalement sa démission lors d’une réunion de la CERC ou en donnant un avis écrit de sa démission au secrétaire général. Dans ce dernier cas, sauf indication contraire, cette démission prend effet au moment de sa réception.

Le défaut, par un membre de la CERC visé aux paragraphes b), c) ou d) d’assister à trois (3) réunions consécutives met fin au mandat de ce membre, sauf en cas de force majeure.

Dans le cas des membres visés au paragraphe b), c) ou d), toute vacance est comblée en suivant le mode de nomination prescrit pour la nomination du membre à remplacer.

4.  Dirigeant de l’Université

4.1  Chef d’établissement

Le chef d’établissement est nommé pour cinq (5) ans par le Gouvernement sur la recommandation de l’Assemblée des gouverneurs en vertu de l’article 38 de la Loi. Il possède et exerce les pouvoirs que lui confère la Loi, les Règlements généraux et les règlements, politiques et procédures de l’Université. Il représente officiellement l’Université dans les cas où il n’est pas prévu autrement.

Les responsabilités du chef d’établissement (rectorat) sont prévus dans le Plan d’organisation.

4.2  Vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation

Le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation est nommé par le Conseil en vertu de l’article 39 de la Loi.

Sous la responsabilité du chef d’établissement, le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation assume les responsabilités prévues au Plan d’organisation.

4.3  Vice-recteur aux études

Le vice-recteur aux études est nommé par le Conseil en vertu de l’article 39 de la Loi.

Sous la responsabilité du chef d’établissement, le vice-recteur aux études assume les responsabilités prévues au Plan d’organisation.

4.4  Vice-recteur aux affaires administratives

Le vice-recteur aux affaires administratives est nommé par le Conseil en vertu de l’article 39 de la Loi.

Sous la responsabilité du chef d’établissement, le vice-recteur aux affaires administratives assume les responsabilités prévues au Plan d’organisation.

4.5  Vice-recteur aux partenariats, aux affaires internationales et autochtones 

Le vice-recteur aux partenariats, aux affaires internationales et autochtones est nommé par le Conseil en vertu de l’article 39 de la Loi.

Sous la responsabilité du chef d’établissement, le vice-recteur aux partenariats, aux affaires internationales et autochtones et assume les responsabilités prévues au Plan d’organisation.

4.6  Délégation

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir de tout dirigeant autre que le chef d’établissement, le Conseil peut, par résolution, déléguer partiellement ou totalement les pouvoirs de ce dirigeant à une autre personne.

4.7  Révocation

Le Conseil peut, par résolution, adoptée à la majorité absolue des membres en fonction, lors d’une réunion extraordinaire dûment convoquée à cette fin, révoquer la nomination de tout dirigeant de l’Université autre que le chef d’établissement.

5.  Décanats

5.1  Décanat des études

Le Décanat des études est responsable du développement et du fonctionnement de la programmation de tous les cycles ainsi que de la qualité de la formation et de l’encadrement offert dans le cadre des divers programmes d’études.

Plus précisément, il :

  • voit au développement, à l’organisation, à l’évaluation des programmes d’études et à leur révision;
  • encadre le développement de la programmation;
  • soutient les démarches d’élaboration de protocoles d’ententes, d’extension et de délocalisation de programmes d’études;
  • s’assure de la qualité de la formation offerte;
  • voit à l’application des Règlements généraux 2 et 3 de l’Université du Québec;
  • encadre la mise à jour des politiques et procédures appropriées;
  • anime et encadre l’ensemble des unités administratives responsables de la gestion des programmes d’études et de l’encadrement des étudiants dans le domaine relevant de sa juridiction;
  • assure la liaison avec les autres services de l’Université à l’intérieur de ses champs de compétence ainsi qu’avec les organismes externes concernant la formation universitaire;
  • est également impliqué dans l’élaboration des stratégies de recrutement des étudiants.

5.2  Décanat de la recherche et de la création

Le Décanat de la recherche et de la création est responsable du développement, de la gestion et de la coordination de la recherche et de la création à l’UQAC. Sa mission prend forme autour de six enjeux :

  • Le déploiement d’une offre de soutien aux professeurs chercheurs et étudiants actifs en recherche et création;
  • Le démarchage auprès des organismes subventionnaires et du milieu socioéconomique afin de créer des opportunités de collaboration;
  • L’encadrement des étudiants;
  • La contribution à la consolidation des créneaux d’excellence et le développement de nouveaux créneaux;
  • L’exercice des responsabilités concernant l’organisation institutionnelle de la recherche et de la création;
  • La valorisation des résultats de la recherche et de la création.

5.3  Décanat des affaires départementales

Sous la responsabilité du Vice-rectorat aux études, le Décanat des affaires départementales se déploie dans l’esprit de la mission et des priorités stratégiques de l’UQAC en faisant le lien entre la haute direction et les départements. En étroite collaboration avec ceux-ci ainsi qu’avec le Syndicat des professeures et professeurs de l’UQAC et le Syndicat des chargées et chargés de cours de l’UQAC, il intervient dans les activités touchant principalement les ressources humaines et les relations de travail. Il intervient également sur les modes de fonctionnement des départements.

Plus précisément, il :

  • supporte les départements dans l’interprétation des conventions collectives du travail des professeurs et des chargés de cours;
  • chapeaute la planification et la gestion des activités d’enseignement;
  • joue le rôle de service des ressources humaines pour le corps enseignant (dotation, rémunération, congés, etc.).

6.  Procédures judiciaires

Le secrétaire général ou toute personne désignée par résolution du Conseil ou du Comité exécutif est autorisé à instituer pour l’UQAC des procédures judiciaires ou à répondre pour elle à de telles procédures et à signer tous les actes nécessaires à cette fin.

7.  Responsabilité personnelle et indemnisation des administrateurs

7.1  Responsabilité personnelle

Toute dépense et tout engagement comportant une dépense, qui ne sont ni prévus au budget ni spécifiquement ou généralement autorisés par le Conseil ou le Comité exécutif, entraînent la responsabilité personnelle de ceux qui les ont faits ou permis et ne lient pas l’Université à moins que telle dépense et tel engagement ne soient faits par une personne habituel­lement autorisée à le faire par le Conseil ou le Comité exécutif.

7.2  Indemnisation et disculpation des administrateurs

L’Université reconnaît et accepte que tout un chacun des membres du Conseil et du Comité exécutif (administrateurs) doivent être couverts par la police d’assurance à laquelle l’UQAC souscrit. Une copie de celle-ci est transmise à tout administrateur qui en fait la demande.

8.  Mise à jour

La présente politique doit être mise à jour au besoin, et minimalement, tous les trois (3) ans.

9.  Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil.