Procédure relative à la nomination et au renouvellement de mandat des cadres supérieurs

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	27 mars 2018	CAD-11617

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	24 avril 2018	CEX-4276	Article 2.2

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Le recteur ou la rectrice
Parties prenantes

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

Établir les modalités relatives à la nomination et au renouvellement du mandat des cadres supérieurs, à l’exception du chef d’établissement dont les modalités sont prévues au Règlement général 11 « Processus de consultation en vue de la désignation des chefs d’établissement » de l’Université du Québec.

1.2 Objectifs

Préciser les responsabilités inhérentes à la nomination d’un cadre supérieur et au renouvellement de leur mandat.
Préciser les modalités d’appel de candidatures, de sélection et de consultation des personnes concernées lors de la nomination et du renouvellement de mandat d’un cadre supérieur.

1.3 Références

1.4 Responsable de l’application

La sélection d’un cadre supérieur et le renouvellement de son mandat se font sous la responsabilité du recteur ou de la rectrice, et ce, conformément à la présente procédure. La nomination relève de la responsabilité du Conseil d’administration.

2. Modalités de sélection

La sélection d’un cadre supérieur comporte les modalités suivantes :

Lors d’une vacance du poste ou six (6) mois avant l’expiration du mandat du cadre supérieur en poste, le Conseil d’administration constitue un comité de sélection.

Le comité de sélection, est composé de sept (7) membres nommés par le Conseil d’administration, soit:

le chef d’établissement qui le préside;
deux (2) professeurs ou professeurs, dont un occupant une fonction de direction d’enseignement ou de direction de recherche, à l’exclusion des doyens, désignés par l’assemblée générale des professeurs;
un ou une (1) cadre, désigné par et parmi les cadres, incluant les doyens;
un ou une (1) membre socioéconomique, membre du Conseil d’administration, désigné par le Conseil d’administration;
une (1) étudiante ou un (1) étudiant, désigné par le Mouvement des associations générales étudiantes de l’Université du Québec à Chicoutimi (MAGE-UQAC);
une (1) chargée ou un (1) chargé de cours, désigné par le Syndicat des chargées et chargés de cours de l’UQAC.

Le comité de sélection s’adjoint un secrétaire de comité.

Le comité siège à huis clos. Les délibérations sont confidentielles et chacun des membres est tenu de se conformer à cette règle et s’y engage en complétant la déclaration solennelle jointe en annexe à la présente.

Le comité de sélection prend connaissance du profil de compétences qui caractérisent le poste à pourvoir.

La présidente ou le président demande au secrétaire du comité de procéder à l’appel de candidatures selon les modalités décrites à l’article 3.

Suite à la période d’appel de candidatures, la présidente ou le président convoque le comité de sélection et remet aux membres un rapport faisant état des dossiers des candidats. Après avoir rencontré les candidats susceptibles d’occuper cette fonction, le comité de sélection retient, par la suite, un(des) candidat(s) et peut, s’il le juge à propos, exiger une évaluation des compétences et des aptitudes du(des) candidat(s) auprès d’une firme externe.

Le comité de sélection prépare ensuite le rapport qui contient la recommandation relative à la nomination du cadre supérieur. En ce qui concerne le poste de cadre supérieur avec un mandat académique, le rapport est précédé d’une présentation du (des) candidat(s), et ce, selon le processus de consultation prévu à l’article 4.

Dans le cadre du poste de cadre supérieur avec un mandat académique, la présidente ou le président du comité de sélection transmet à la Commission des études, de la recherche et de la création pour avis, la recommandation du comité.

Par la suite, il soumet au Conseil d’administration le rapport, la recommandation du comité de sélection et l’avis de la Commission des études, de la recherche et de la création, le cas échéant. La présidente ou le président joint sa propre recommandation, s’il le juge à propos. Lors de cette rencontre, sont alors divulgués les éléments suivants du rapport :

le nombre de candidatures reçues;
la recommandation du comité;
la recommandation du recteur ou de la rectrice, s’il y a lieu;
l’identité de la candidate ou du candidat retenu.

3. Modalités d’appel de candidatures

Le comité de sélection procède à un affichage tel que décrit ci-dessous :

Le poste de cadre supérieur est affiché dans l’université, les constituantes, instituts et écoles de l’Université du Québec. La durée de cet affichage est de quinze (15) jours ouvrables. Cet appel de candidatures est également accessible à partir du site Web de l’UQAC. Également, l’appel de candidatures peut être publié dans les médias régionaux et nationaux.

Si de l’avis du comité de sélection les candidatures reçues ne correspondent pas aux critères de sélection ou encore, qu’un nombre insuffisant de candidature est reçu, le comité peut décider de poursuivre l’affichage au-delà de la période prévue et procéder selon les modalités qu’il détermine.

Toute candidature soumise doit être accompagnée d’un curriculum vitae.

4. Modalités de consultation pour le poste de cadre supérieur avec un mandat académique

La consultation relative au choix du cadre supérieur avec un mandat académique se déroule selon les modalités suivantes :

Après une présentation du(des) candidat(s) retenu(s) à l’ensemble de la communauté universitaire, le comité de sélection consulte les personnes suivantes :

les personnes embauchées à titre de professeur régulier, de professeur chercheur sous octroi, de professeur substitut, de professeur invité, professeur régulier clinicien, professeur régulier assistant et de maître de français régulier;
les personnes chargées de cours et superviseurs inscrits sur la liste de pointage au moment de la consultation;
les autres cadres supérieurs et les cadres;
les personnes représentant des syndicats dûment accrédités et les associations représentant des employés qui font partie à une convention collective de travail ou à un protocole déterminant leurs conditions de travail;
la représentante ou le représentant de l’association étudiante à vocation générale reconnue par la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants;

La consultation se fait sous la forme d’un scrutin par voie électronique. Le déroulement et le dépouillement des votes se font sous la responsabilité du secrétaire du comité. Les résultats du scrutin sont rendus publics suite à la décision du Conseil d’administration quant à la nomination du cadre supérieur avec un mandat académique ou, le cas échéant, la réouverture du poste.

5. Modalités diverses

5.1 Nomination et durée du mandat

Sur réception du rapport du comité de sélection, de l’avis de la Commission des études, de la recherche et de la création, le cas échéant et, s’il le juge à propos, de la recommandation du président du Comité, le Conseil d’administration procède à la nomination du cadre supérieur ou, le cas échéant, à la réouverture du poste.

Le mandat d’un cadre supérieur est d’une période de cinq (5) ans, renouvelable.

5.2 Révocation

Lors d’une réunion extraordinaire dûment convoquée à cette fin, le Conseil d’administration peut, par résolution adoptée à la majorité absolue des membres en fonction, révoquer la nomination d’un cadre supérieur pour juste cause.

5.3 Vacance

Lorsqu’il y a vacance à un poste de cadre supérieur, le Conseil d’administration nomme un cadre supérieur par intérim.

6. Renouvellement de mandat

Le recteur ou la rectrice, six (6) mois avant la fin du mandat du cadre supérieur, le consulte pour connaître ses intentions quant au renouvellement de son mandat.

Si le cadre supérieur demande un renouvellement de mandat, le Conseil d’administration met sur pied un comité de sélection conformément à l’article 2.

Le comité de sélection procède à l’évaluation du mandat du cadre supérieur notamment eu égard aux actions qu’il a réalisées au cours de son mandat, laquelle évaluation est faite à partir d’un bilan préparé par ce dernier et sur les orientations qu’il privilégie pour son prochain mandat.

Au terme de cette évaluation, si la recommandation du comité de sélection est à l’effet de renouveler le mandat du cadre supérieur, le président soumet au Conseil d’administration le rapport et la recommandation du comité de sélection. Il joint sa propre recommandation, s’il le juge à propos.

Toutefois, dans le cas du renouvellement de mandat du cadre supérieur avec un mandat académique, si la recommandation du comité de sélection est à l’effet de renouveler le mandat, le comité de sélection procède d’abord à la consultation conformément à l’article 4 de la présente procédure. Par la suite, la présidente ou le président transmet la recommandation du comité de sélection ainsi que les résultats de la consultation à la Commission des études, de la recherche et de la création pour avis au Conseil d’administration.

Au terme de cette évaluation, si la recommandation du Comité de sélection est à l’effet de ne pas renouveler le mandat du cadre supérieur, le président transmet cette recommandation au Conseil d’administration pour décision.

Si le cadre supérieur ne renouvelle pas son mandat, les articles 2, 3 et 4 s’appliquent intégralement.

7. Mise à jour

La présente procédure est mise à jour au besoin ou minimalement aux trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

8. Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration.