Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	14 octobre 2008	CAD-8927

 

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires

 

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes	Service des immeubles et équipements

1.        Dispositions générales

1.1    Préambule

Préciser les principes et les normes de gestion relatifs à la sécurité de la communauté universitaire en matière de transport avec un véhicule lourd.

1.2    Objectifs

• Assurer la sécurité des utilisateurs de véhicules lourds sous la supervision de l’Université.
• Assurer l’application de loi et règlement concernant les personnes propriétaires, exploitantes et conductrices de véhicules lourds.
• Assurer la formation, l’information et la sensibilisation des membres de la communauté universitaire en matière de transport avec un véhicule lourd.
• Mettre en place un mécanisme de contrôle efficace quant à la gestion du transport avec un véhicule lourd.

1.3    Références

• Loi et règlement concernant les propriétaires, les exploitants et les conducteurs de véhicules lourds
• Code de la sécurité routière

1.4    Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources est responsable de son application.

1.5    Définitions

« Communauté universitaire » : ensemble des personnes qui étudient, travaillent et utilisent les services de l’Université ou interviennent à quelque niveau que ce soit dans le cadre des activités de l’Université, de même que les personnes visiteuses et les personnes invitées.

« Exploitant ou exploitante de véhicules lourds » : personne qui contrôle l’exploitation d’un véhicule lourd à des fins commerciales ou professionnelles en offrant des services de transport de personnes ou de biens.

« Service des immeubles et équipements » : le service responsable de la gestion du transport avec un véhicule lourd à l’Université.

« Personne responsable de la gestion quotidienne des activités de transport » : personnel du Service des immeubles et équipements qui relève de la personne responsable de l’ensemble des activités de transport à l’Université. Cette personne doit maintenir à jour les dossiers des conducteurs, s’assurer que la formation sur la conduite préventive et la vérification avant départ soit dispensée par une personne compétente et s’assurer que les personnes conductrices complètent les documents exigés.

« Personne responsable de l’ensemble des activités de transport » : personnel du Service des immeubles et équipements qui coordonne la gestion des activités de transport, l’application des procédures et le respect de la réglementation en vigueur.

« Personne responsable de la logistique (approvisionnement et magasin) » : personnel du Service des ressources financières qui assure la liaison avec les fournisseurs de service, dont la compagnie de location de véhicules. Il voit à obtenir des véhicules qui répondent aux normes en vigueur et aux exigences particulières de l’Université, vérifie la facturation pour les services obtenus et s’assure que les réparations nécessaires soient effectuées en cas de bris.

« Service de sécurité » : en matière de transport, les agents du Service de sécurité contrôlent les sorties et les retours de véhicules lourds et voit à faire le nécessaire pour pallier aux urgences.

« Véhicules lourds » : 

• véhicule routier (camion, nacelle, véhicule d’urgence, etc.), incluant les remorques et les semi-remorques, dont la masse nette est supérieure à 3 000 kilogrammes (kg);

• les ensembles de véhicules formés d’un véhicule routier motorisé tirant une remorque, une semi-remorque ou un essieu amovible dont la masse nette est supérieure à 3 000 kg;

• les autobus; 

• les minibus; 

• les véhicules routiers motorisés dont la masse nette est inférieure à 3 000 kg sur lesquels sont apposées des plaques d’identification de danger pour le transport des matières dangereuses.

« Université » : Université du Québec à Chicoutimi.

 2.        Principes et responsabilités

2.1    Principes

L’Université entend assumer pleinement ses responsabilités et ses obligations quant au respect des lois et règlements relatifs au transport avec véhicules lourds. L’Université désire également préciser les attentes qu’elle requiert des personnes qui utilisent de ce type de véhicule.

 2.2    Champ d’application

La procédure s’applique à toutes les personnes qui utilisent de véhicules lourds dans le cadre des activités sous le contrôle de l’Université.

 2.3    La gestion des transports

Pour toute demande d‘information ou pour obtenir notamment les services d’une personne à titre de conducteur, il faut s’adresser au Service des immeubles et équipements.

2.3.1    Location de véhicules lourds

La personne qui demande ou autorise la location d’un véhicule lourd doit au préalable désigner la ou les personnes qui conduiront le véhicule, l’itinéraire ainsi que les dates des déplacements et transmettre ces renseignements à la personne responsable de la gestion quotidienne des activités de transport.

Après validation de ces renseignements, de même que de la conformité des heures de conduites et de la compétence des conducteurs, le responsable de la gestion quotidienne des activités de transport autorise le responsable de la logistique (approvisionnement et magasin) à procéder à la location du véhicule lourd.

Lors de la réception du véhicule par l’Université, un agent du Service de sécurité vérifie la présence des documents obligatoires :

• contrat original de location du véhicule;
• immatriculation du véhicule;
• contrat d’assurance valide;
• la formule d’inspection du propriétaire du véhicule.

S’il manque un document, l’agente ou l’agent de sécurité avise la personne responsable de la logistique (approvisionnement et magasin) ou la personne qui loue pour l’obtenir. À défaut d’avoir tous les documents, l’agent de sécurité doit refuser de remettre les clefs à la personne désignée pour conduire.

Avant de remettre les clefs à la personne désignée, l’agente ou l’agent de sécurité contrôle les critères de vérification contenus sur le formulaire Prise de possession de véhicule lourd – UQAC – Sécurité et, si tous les critères sont rencontrés, les documents pertinents sont remis à la personne désignée pour conduire.

2.3.2    Compétence des conductrice et conducteurs

Chaque personne désignée pour conduire doit détenir le permis requis pour la conduite du véhicule visé ainsi que la carte de compétence émise par le Service des immeubles et équipements. L’obtention de cette carte est conditionnelle à la réussite des formations nécessaires, soit conduite préventive, vérification avant départ et essai sur route.

Lors de son embauche ou son assignation comme personne désignée pour conduire, celle-ci doit remettre à la personne responsable de la gestion quotidienne des transports, une copie de son permis de conduire et de son dossier de conduite à jour (SAAQ).

La personne responsable de la gestion quotidienne des activités de transport doit :

1. s’assurer au moins deux (2) fois par année (au printemps et à l’automne) que la conductrice ou le conducteur détienne le permis requis pour la conduite du véhicule visé et que son dossier de conduite soit en règle. Il fait signer le formulaire Déclaration de validité et de conformité de permis de conduire par le conducteur;
2. conserver tous les documents pertinents au dossier de la conductrice ou du conducteur pour une période de deux (2) ans, soit :

• le permis de conduire, le certificat de formation et le dossier de conduite;
• les copies de reçus d’essence;
• les grilles de vérification avant départ;
• les feuilles de temps;
• les fiches journalières.

L’Université se réserve le droit de procéder en tout temps à toute évaluation qu’elle juge pertinente pour s’assurer de la compétence des personnes désignées pour conduire.

2.3.3    Devoirs des personnes conductrices

2.3.3.1 La personne désignée pour conduire un véhicule lourd doit :

• rapporter tout accident ou toute infraction notamment au Code de la sécurité routière du Québec à la personne responsable de la gestion quotidienne des activités de transport;
• fournir une copie de son permis de conduire;
• fournir une copie de son dossier de conduite disponible gratuitement à la SAAQ- (saaq.gouv.qc.ca) et informer le plus tôt possible le responsable de la gestion quotidienne des activités de transport de tout changement à son dossier de conduite;
• compléter et remettre tous les documents exigés pour la conduite de véhicules lourds, soit notamment :

1. la feuille de temps;
2. la grille de vérification avant départ et le rapport d’inspection;
3. la fiche journalière;
4. les reçus d’essence, huile ou autre.

2.3.3.2 Respect des limites de vitesse :

La personne qui conduit un véhicule lourd s’engage à respecter toute la réglementation applicable à ce type de transport dont le Code de la sécurité routière du Québec et, de façon particulière, elle s’engage à respecter les limites de vitesse et la réglementation en vigueur dans les endroits où elle circule. Elle se tient responsable des infractions et des amendes encourues pour ces infractions et devra en assumer elle-même le paiement, l’Université ne remboursant, pour aucune considération, ce type de frais.

2.3.3.3 Possession et consommation de drogues ou d’alcool :

Il est strictement défendu de conduire un véhicule lourd sous l’effet de l’alcool ou de la drogue.

La possession et la consommation de drogues de toutes sortes sont interdites (tolérance zéro) à l’intérieur de tout véhicule lourd sous le contrôle de l’Université.

Toute consommation d’alcool est interdite (tolérance zéro) à l’intérieur de tout véhicule lourd sous le contrôle de l’Université. Toutefois, s’il est nécessaire de transporter des boissons alcoolisées, celles-ci ne doivent pas avoir été ouvertes et doivent être bien arrimées dans le véhicule.

2.3.3.4 Heures de conduite et de travail :

La personne qui conduit un véhicule lourd doit remettre à la personne responsable de la gestion quotidienne des activités de transport, l’un ou l’autre, selon le cas, des documents suivants :

• la Feuille de temps du conducteur (registre quotidien des heures de travail) si la personne qui conduit circule à l’intérieur d’un rayon de 160 km (à vol d’oiseau) de son port d’attache;
• ou la Fiche journalière du conducteur si la personne qui conduit circule à 160 km et plus (à vol d’oiseau) de son port d’attache.

Lorsque la personne qui conduit doit circuler à l’extérieur d’un rayon de 160 km, la personne responsable de la gestion quotidienne des activités de transport doit :

• vérifier les heures de travail du chauffeur pour les 14 jours précédents;
• s’assurer que le conducteur complète la grille des heures de conduite et de travail;
• conserver ces documents dans le dossier de la personne qui conduit.

Il est interdit de conduire lorsque depuis le début du poste de travail :

• 13 heures de conduites sont accumulées;
• ou 14 heures de travail sont accumulées;
• ou 16 heures se sont écoulées.

2.3.3.5 Vérification avant départ (VAD) :

La vérification avant départ, effectuée à l’aide de la Grille de vérification avant départ par la première personne désignée pour conduire dans la journée, constitue une mesure préventive obligatoire pour chaque véhicule lourd. La personne désignée pour agir en relève contresigne ce rapport lors de la prise de possession du véhicule.

Au début de la journée, la première personne désignée pour conduire doit : 

• effectuer la vérification avant départ et signer le rapport d’inspection;
• si une défectuosité mineure est décelée, signer le rapport et contacter une agente ou  un agent de sécurité pour faire réparer dans les 24 heures;
• si une défectuosité majeure est décelée, ne pas circuler avec le véhicule et contacter une agente ou un agent de sécurité pour réparation immédiate par la personne qui a effectué la location.

À la fin de la journée, ou au retour d’une sortie, la personne désignée pour conduire doit :

• remettre tous les documents pertinents à l’agente ou l’agent de sécurité.

Il est important que le rapport d’inspection et la Grille de vérification avant départ demeurent en tout temps dans le véhicule en cas d’inspection par les contrôleurs routiers. Chaque vérification est valide pour la journée seulement.

2.3.4    La personne responsable de la gestion quotidienne des activités de transport doit :

• s’assurer que la personne désignée pour conduire effectue sa ronde de sécurité, complète la Grille de vérification avant départ (VAD) et signe le rapport d’inspection;
• s’assurer que la copie blanche de la Grille de vérification avant départ demeure toujours à bord du véhicule pendant la période de location;
• conserver la copie jaune au dossier de la personne désignée pour conduire;
• conserver les reçus d’essence et autres factures pertinentes;
• dans le cas de défectuosité mineure, s’assurer que les réparations soient faites dans un délai de 24 heures;
• dans le cas d’une défectuosité majeure, s’assurer que le véhicule soit retiré immédiatement de la circulation et que la personne qui a effectué la location en soit informée pour son remplacement;
• conserver tous les registres pour une période de deux (2) ans.

2.3.5    La personne passagère

La personne passagère sera tenu responsable des dommages causés par sa faute au véhicule. L’agressivité envers la personne désignée pour conduire ou envers une autre personne passagère ne sera pas tolérée. Elle doit avoir un comportement adéquat pour le bon déroulement du transport et respecter les consignes données par la personne désignée pour conduire. À défaut, la personne passagère pourra se voir expulser, et même se voir refuser l’accès au véhicule par la personne désignée pour conduire. De plus, l’Université pourra prendre des sanctions additionnelles, le cas échéant.

2.4    Sanctions

Afin d’assumer pleinement ses devoirs et responsabilités en matière de transport relatif aux véhicules lourds et de manière à assurer la sécurité de la communauté universitaire, l’Université se doit d’imposer des balises et sanctions. Aussi, en plus des amendes et sanctions prévues aux lois et règlements en vigueur, la personne désignée pour conduire peut se voir imposer, dans le cas où elle est membre du personnel de l’UQAC, toutes les mesures disciplinaires prévues aux conventions collectives applicables pouvant aller jusqu’au congédiement et, pour tous les autres personnes, l’Université prendra les mesures et sanctions appropriées selon les circonstances.

 3.        Mise à jour

La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.

 4.        Dispositions finales

La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université.