Règlement relatif aux communications, aux relations publiques et aux évènements institutionnels

Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	2018-06-19	CAD-11747

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
CAD

Révision	Tous les cinq (5) ans
Responsable	Chef d’établissement
Partie prenante	Service des communications et des relations publiques
Code de classification	1162-03.001

1. Dispositions générales

Les relations publiques et les communications institutionnelles constituent une fonction de gestion essentielle à l’organisation. Le présent règlement établit les grandes orientations institutionnelles en matière de communication avec l’ensemble des publics de l’organisation, tant à l’interne qu’à l’externe. À l’UQAC, la production et la diffusion des outils de communication institutionnels relèvent du Service des communications et des relations publiques (SCRP). Le Service s’assure ainsi de concevoir, produire et transmettre des outils de communications misant sur la clarté des messages, la transparence, la pertinence, et ce, de façon proactive, efficace et en cohérence avec la mission et les valeurs institutionnelles.

2. Communications institutionnelles et relations
publiques

2.1 Mandat du Service des communications et des
relations publiques (SCRP)

Le Service des communications et des relations publiques a pour mandat, notamment, de planifier, de coordonner et de diriger les activités de communication tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Université, le tout en accord avec les objectifs de la Planification stratégique, telles que plus amplement présentées dans la Politique relative aux relations publiques et aux communications institutionnelles de l’UQAC, de laquelle découle le Plan de communication organisationnelle.

Plus précisément, le SCRP veille au développement d’outils et de stratégies de communications, d’une part, internes, afin de créer un environnement permettant la circulation de l’information au sein de la communauté universitaire et d’autre part, externe, afin d’encadrer l’information transmise.

2.2 Publication officielle et identification visuelle de
l’UQAC

Dans le but de présenter une image visuelle de qualité et concertée et d’en assurer le respect et la cohérence, le SCRP supervise également la production et la diffusion de toute publication officielle émanant de l’UQAC. Il veille à ce que l’image véhiculée soit conforme à la mission de l’Université, à ses objectifs et à ses réalisations auprès des divers publics. Le SCRP établit les règles relatives à l’utilisation de la désignation visuelle (logo) de l’UQAC par les membres de la communauté universitaire ou par des tiers conformément à la Politique relative aux relations publiques et aux communications institutionnelles de l’UQAC et veille à la conformité de leur application telle que décrite au Cahier de normes graphiques élaboré par le Service des communications et des relations publiques.

2.3 Médias sociaux et site(s) web

Le SCRP assure la gestion des médias sociaux officiels de l’UQAC. Il en assure la pertinence des contenus et la médiation. Il élabore leurs règles d’utilisation par les membres de la communauté universitaire relativement à tout sujet lié directement ou indirectement aux activités de l’Université.

Par ailleurs, en ce qui concerne les sites web institutionnels, le SCRP joue également un rôle-conseil notamment à l’égard de l’application des bonnes pratiques en matière de communication Web. La gestion des médias sociaux et autres sites web s’effectue par le SCRP selon la Politique relative à la gestion des médias sociaux et des sites web.

3. Événements institutionnels

Un événement institutionnel, soit un événement créé à l’image de l’organisation dans l’objectif d’en valoriser son identité et de promouvoir son rayonnement, doit être coordonné par le SCRP qui assure un rôle de conception, de soutien-conseil et technique pour le financement, l’organisation et la programmation.

Puisque ces événements peuvent prendre diverses formes, l’organisation de colloques ou autres événements spéciaux requiert l’implication de différentes ressources institutionnelles. Le nombre important d’événements qui se déroulent à l’Université nécessite l’implication du SCRP qui assure la coordination, la promotion et la disponibilité des ressources humaines, physiques et matérielles. Ainsi, afin de répondre aux besoins, toute initiative de colloque, congrès ou événements qui s’y apparente, et ce, dès l’amorce de sa planification doit être transmise au responsable désigné par le SCRP.

4. Reconnaissance officielle de l’UQAC

4.1 Médaille de l’Université du Québec à Chicoutimi

La médaille de l’Université du Québec à Chicoutimi est une distinction décernée :

soit à des personnes en reconnaissance de leur mérite significatif ou de leur contribution remarquable au progrès et au développement de la vie de la communauté universitaire;
soit à des personnes qui, dans leur carrière professionnelle, ont atteint un haut degré de réalisation, contribuant ainsi au développement de l’un ou l’autre des domaines liés aux missions universitaires;
soit à des personnes qui ont contribué d’une façon remarquable au développement social, économique ou culturel de la région.

Les personnes susceptibles de recevoir ce témoignage peuvent provenir du milieu universitaire, du milieu régional ou national. Une personne morale ou un organisme peut également mériter une telle distinction.

Les modalités relatives à l’attribution et à la remise de la médaille de l’UQAC sont prévues dans la Procédure relative à l’attribution et à la remise de la médaille de l’UQAC.

4.2 Doctorat honoris causa

La Loi sur l’Université du Québec et la Politique d’attribution du titre de docteur honoris causa de l’Université du Québec, prévoient que l’Université du Québec peut attribuer cette distinction sous l’égide de l’Université du Québec à Chicoutimi. Par l’attribution du titre de docteur honoris causa, l’UQAC veut rendre un hommage public d’appréciation et d’estime à des personnes pour la haute distinction de leur carrière ou de leur œuvre, spécifiquement, de leur carrière universitaire, professionnelle ou scientifique, ou encore de leur œuvre sociale, culturelle, artistique ou humanitaire, et ce, dans quelque domaine que ce soit.

Les modalités d’attribution et de remise du titre de docteur honoris causa s’effectuent conformément à la Procédure relative à l’attribution et à la remise du titre de docteur honoris causa.

5. Commandites et dons

En matière de commandites et de dons les membres de la communauté universitaire doivent demeurer vigilants quant aux obligations relatives à la gestion des conflits d’intérêt et aux autres normes éthiques, et ce, conformément à la Politique relative aux conflits d’intérêts.

5.1 Dons et commandites offerts par l’UQAC

L’Université soutient la vie culturelle, sociale et économique régionale par l’entremise de dons et de commandites.

L’enveloppe budgétaire des dons et commandites est établie annuellement dans le cadre de la planification budgétaire. La gestion de cette enveloppe est confiée au Service des communications et des relations publiques selon les objectifs visés par la planification stratégique et le plan de communication.

5.2 Réception de dons pour le bénéfice de l’UQAC

L’Université reçoit des dons sous diverses formes, notamment, afin de soutenir les projets de recherche des professeurs, divers projets de développement ainsi que dans le cadre des programmes de bourses. Les dons doivent prendre les formes suivantes : en espèce ou en nature, sous réserve des articles 5.3 et 5.4 du présent règlement. Les dons peuvent être faits via le fonds de développement, selon la Politique générale de dons et commandites.

Le placement des dons ainsi offerts est géré selon la Politique de placement.

5.3 Bibliothèque Paul-Émile-Boulet

La Bibliothèque Paul-Émile-Boulet accepte les dons en documents ou en argent offerts par le personnel de l’Université ou par tout autre donateur externe dans la mesure où ces dons rencontrent les objectifs et les pratiques de celle-ci. Les modalités relatives aux dons en documents ou en argent qui sont offerts à la Bibliothèque Paul-Émile-Boulet sont décrites dans la Procédure relative aux dons en document ou en argent à la Bibliothèque.

5.4 Acquisition d’œuvres d’art

L’Université a mis en place un processus en matière d’acquisition d’œuvres d’art en définissant le champ d’intervention, les critères de sélection et les modalités de gestion de la collection d’œuvres d’art qu’elle a constituée. L’UQAC est propriétaire des œuvres d’art qui lui sont données ou léguées et acceptées ainsi que des œuvres qu’elle se procure. La gestion et la conservation de la collection sont sous la responsabilité du Centre d’exposition La Galerie l’œuvre de l’autre, qui agit à titre de mandataire, et ce, conformément aux directives émises par le Comité des acquisitions. Toute acquisition doit être conforme au mandat institutionnel et répondre à la mission et aux orientations de l’Institution, tel que prévu à la Politique d’acquisition et de conservation des œuvres d’art.

6. Affichage et sollicitation

6.1 Affichage

Afin d’informer les membres de la communauté universitaire, l’UQAC dispose de tableaux d’affichage, de téléviseurs et d’outils technologiques. Les balises à respecter quant aux contenus autorisés à être affichés sont élaborées par le Service des communications et des relations publiques. La gestion quotidienne des tableaux d’affichage est sous la responsabilité des Services aux étudiants qui s’assurent que les affiches apposées respectent les règles d’affichage en vigueur, lesquelles sont prévues à la Directive relative à l’affichage. La gestion du contenu des téléviseurs et des outils électroniques est quant à elle assurée par le SCRP.

6.2 Sollicitation

En principe, toute sollicitation est interdite sur les campus universitaires, et ce, afin de restreindre la sollicitation abusive auprès des membres de la communauté universitaire. Cependant, le Service des communications et des relations publiques peut autoriser la sollicitation lorsqu’il s’agit d’œuvre dite humanitaire et non personnelle, ou encore aux fins purement académiques.

7. Partenaire

L’Association des diplômés de l’UQAC (ADUQAC) est un organisme à but non lucratif (OBNL) et partenaire de l’UQAC qui a pour mission de regrouper en association les personnes diplômées de l’Université du Québec à Chicoutimi et les personnes ayant un intérêt à contribuer au développement de l’UQAC. Elle s’est donné comme mission de :

resserrer les liens des diplômés avec leur alma mater;
mettre en valeur la formation, le dynamisme, le savoir-faire et la renommée de ses membres;
favoriser le réseautage et la coopération entre les diplômés.

Plus spécifiquement, elle joue un rôle important dans la communauté universitaire, elle représente dignement ses membres sur toutes les tribunes d’influence et témoigne non seulement du caractère dynamique de ses membres et administrateurs, mais également de la volonté de l’UQAC de créer un espace où les diplômés sont à l’honneur.

8. Mise à jour

Le présent règlement est mis à jour au besoin ou minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

9. Dispositions finales

Le présent règlement entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration de l’UQAC.