| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Comité de direction | 11 juillet 2018 | 1585-2,4 |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Comité de gouvernance | 25 novembre 2019 | 1636-1,2,1 | Remboursement-Exception |
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Le ou la registraire |
| Parties prenantes | |
1. Dispositions générales
1.1 Objectif
Établir les modalités relatives à l’annulation ou à l’abandon d’un cours pour des raisons médicale, professionnelle ou judiciaire attestées
1.2 Champ d’application
La présente directive s’adresse à toute étudiante ou tout étudiant inscrit dans un programme de l’UQAC.
1.3 Références
1.4 Responsable de l’application
L’application de la présente directive est sous la responsabilité du Bureau du registraire.
2. Modalités
2.1 Présentation d’une demande
Toute étudiante ou tout étudiant désirant présenter une demande d’annulation ou d’abandon de cours après la date limite d’abandon sans mention d’échec et avec remboursement doit écrire à bdrdirection@uqac.ca.
La demande doit ensuite être classée selon son type afin de déterminer les pièces justificatives obligatoires au soutien de celle-ci.
Types de demande et pièces justificatives exigées :
a) Demande d’annulation ou d’abandon de cours pour des raisons médicales (soi-même ou un proche – famille immédiate (conjoint, enfant ou toute autre personne à charge)) :
- Billet médical clairement daté
- Nécrologie ou autre le cas échéant
b) Demande d’annulation ou d’abandon de cours pour des raisons professionnelles :
Une lettre de l’employeur avec entête indiquant :
- date du début de l’emploi (doit être antérieure au début du trimestre en cours);
- explications relatives à la nécessité que l’étudiante ou étudiant annule ou abandonne son cours.
c) Demande d’annulation ou d’abandon de cours pour des raisons judiciaires (seulement valable pour les étudiantes ou étudiants appelés à être juré ou victime d’un acte criminel – aucune annulation pour une étudiante ou un étudiant reconnu coupable d’un acte criminel ou qui se voit interdire de fréquenter l’Institution.) Cette interdiction peut provenir de la cour comme de l’UQAC :
- Convocation à la cour
- Rapport de police
- Revue de presse de l’événement
d) Demande d’annulation ou d’abandon de cours pour tout cas jugé pertinent par le doyen ou la doyenne des études.
e) Demande d’annulation ou d’abandon de cours pour des raisons personnelles (aucune annulation ou abandon possible).
f) Demande d’annulation de cours suivant une exclusion (aucune annulation ou abandon possible).
2.2 Décision relative à la demande
Pour les types de demandes a), b) et c), lorsque celle-ci remplit toutes les exigences demandées, elle doit être accordée selon l’une ou l’autre des possibilités suivantes :
Annulation avec retrait, crédit ou remboursement des droits de scolarité, des frais afférents et de retard, et excluant les frais généraux :
- Si une demande conforme est transmise au Bureau du registraire après la date limite d’annulation sans mention d’échec et avec remboursement et avant la date limite d’abandon sans mention d’échec et sans remboursement.
Abandon avec crédit des droits de scolarité, des frais afférents et de retard, et excluant les frais généraux :
- Si une demande conforme est transmise au Bureau du registraire après la date limite d’abandon sans mention d’échec et sans remboursement et jusqu’à 15 jours ouvrable avant la fin du trimestre.
- Au-delà de cette date, l’étudiante ou étudiant sera invité à prendre un arrangement avec son ou ses enseignants pour terminer son ou ses cours.
L’étudiante ou étudiant doit être informé des impacts que pourraient avoir sa demande :
- S’il bénéficie d’une aide financière gouvernementale ou d’une bourse octroyée par l’entremise de l’UQAC.
- À son dossier étudiant :
- Concernant la mention à paraître sur son relevé de notes
- Concernant la modification de son relevé de compte et l’émission d’un chèque, le cas échéant
L’étudiante ou étudiant doit également être informé des services que l’UQAC offre en relation avec sa demande :
- Aux Services aux étudiants:
- aide financière d’appoint;
- aide psychologique;
- service d’orientation.
2. Au Service des ressources financières, si la demande est refusée.
3. Remboursement – Exception
3.1 Désignation par le ou la registraire
Nonobstant toute autre disposition de la présente directive, le ou la registraire peut désigner par écrit une activité d’enseignement pour lequel l’annulation ou l’abandon ne donnera pas droit à un remboursement.
La liste des activités d’enseignement ne donnant pas droit à un remboursement au cas d’annulation ou d’abandon se retrouve à l’Annexe I.
3.2 Critères
Dans son analyse, le ou la registraire tient compte des circonstances particulières de l’activité d’enseignement, notamment :
- la durée;
- le ratio étudiants/enseignant;
- les ressources financières engagées pour la préparation et le déroulement du stage;
- si un ou des partenaires externes sont impliqués, l’impact financier, organisationnel, humain ou autre que représente l’abandon ou l’annulation du cours pour l’Université ou tout partenaire;
- tout autre critère jugé pertinent.
3.3 Avis
Chaque étudiante ou étudiant doit être avisé de toute désignation aux termes du paragraphe 3.1 préalablement à l’inscription à cette activité d’enseignement.
3.4 Circonstances exceptionnelles
Malgré toute désignation aux termes du paragraphe 3.1, le ou la registraire peut autoriser, dans des circonstances exceptionnelles, le remboursement auquel l’étudiante ou étudiant aurait normalement droit n’eût été de la désignation.
4. Mise à jour
La présente directive est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Régie du Rectorat.
5. Dispositions finales
La présente directive entre en vigueur à compter de son approbation par le Comité de direction du Rectorat.