| Adoption | ||
| Instance | Date | Décision |
| Conseil d’administration | 18 avril 2000 | CAD-6684 |
| Modification | |||
| Instance | Date | Décision | Commentaires |
| Révision | Aux trois (3) ans |
| Responsable | Le doyen ou la doyenne des études |
| Parties prenantes | Décanat des affaires départementales, Service des ressources humaines |
1. Dispositions générales
1.1 Objectifs
- Déterminer les modalités relatives à l’utilisation d’étudiantes et d’étudiants dans le secteur pédagogique.
- Favoriser le processus d’apprentissage des étudiantes et des étudiants.
- Assurer un soutien aux étudiantes et étudiants dans leurs travaux pédagogiques.
1.2 Références
Politique relative aux études de premier, deuxième et troisième cycles.
Politique institutionnelle relative au soutien à l’enseignement aux groupes-cours de forte taille.
Procédure relative à la planification trimestrielle des activités pédagogiques.
1.3 Responsable de l’application
Le doyen ou la doyenne des études est responsable de son application.
1.4 Définitions
« Enseignant » : désigne une professeure ou un professeur ou une chargée ou chargé de cours engagé à ce titre par l’Université.
« Correcteur » : désigne une étudiante ou un étudiant embauché afin d’assister la professeure ou le professeur à la correction de certains travaux pratiques, laboratoires et examens.
« Surveillant d’examen » :
- désigne une étudiante ou un étudiant embauché pour surveiller un examen lorsque l’activité d’enseignement prévue est attribuée à un enseignant obligé de se déplacer pour assumer cette tâche;
- désigne une étudiante ou un étudiant embauché lorsque, lors de l’examen, le groupe-cours doit être scindé pour des considérations éthiques.
« Démonstrateur » : désigne une étudiante ou un étudiant embauché pour assister un enseignant qui encadre des étudiantes et des étudiants en dehors des heures de cours, c’est-à-dire en sus des 45 heures d’enseignement prévues pour une activité de trois (3) crédits. Le démonstrateur est une personne qui rend concret les apprentissages auprès d’un groupe d’étudiants.
« Moniteur » : désigne une étudiante ou un étudiant qui donne des conseils et qui sert de guide aux étudiantes et étudiants, en dehors des heures de cours, c’est-à-dire en sus des 45 heures d’enseignement prévues pour une activité de trois (3) crédits.
« Laborantin » : désigne une étudiante ou un étudiant qui remplit, dans un laboratoire, des fonctions d’aide, d’auxiliaire, d’assistant, en dehors des heures de cours, c’est-à-dire en sus des 45 heures d’enseignement prévues pour une activité de trois (3) crédits.
2. Rôles et modalités
2.1 Règles encadrant l’embauche d’étudiantes et d’étudiants pour l’aide pédagogique
L’Université met à la disposition des enseignants, de l’aide pédagogique dans le but d’assurer un enseignement de qualité.
L’Université met également à la disposition des étudiantes et des étudiants, de l’aide pédagogique dans le but de favoriser un apprentissage de qualité.
2.2 Rôle du département et du doyen ou de la doyenne des affaires départementales
Pour bénéficier de ce soutien, le département doit justifier auprès du Décanat des études l’embauche d’étudiantes et d’étudiants.
Le département doit fournir au doyen ou à la doyenne des affaires départementales, une fois par année, au plus tard le 31 mai, un rapport justifiant l’utilisation du montant attribué pour l’année venant à échéance.
2.3 Critères
Les critères retenus sont :
- Pour la correction et la surveillance d’examens :
- le correcteur n’est embauché que pour corriger des travaux pratiques, laboratoires ou examens qui constituent moins de 15% de la note finale de l’étudiante ou de l’étudiant;
- l’évaluation des étudiantes et étudiants demeure une responsabilité de l’enseignant. L’embauche d’une étudiante ou d’un étudiant ne peut couvrir la totalité des corrections d’un cours;
- le correcteur doit être d’une promotion ou d’un cycle d’études supérieur à celui qui correspond au cours pour lequel il a été embauché;
- lorsque le département doit débourser des frais de déplacement supérieurs à 50 $ pour la surveillance d’un examen, il doit procéder à l’embauche d’un surveillant.
- Pour les démonstrateurs, moniteurs et laborantins :
- le démonstrateur, le moniteur ou le laborantin doit être d’une promotion ou d’un cycle d’études supérieur à celui qui correspond au cours pour lequel il a été embauché;
- le démonstrateur, le moniteur ou le laborantin doit être embauché pour des heures d’encadrement d’étudiantes et d’étudiants qui se font en sus des 45 heures normales d’enseignement.
2.2 Processus
- Le département doit s’assurer que tous les enseignants qui s’inscrivent dans le cadre des principes énoncés antérieurement sont informés de la présente procédure.
- Dans le cadre de création ou de révision de programmes ou de cours, le doyen ou la doyenne des études ajoute ou retranche de la liste des cours qui requièrent, par leur formule pédagogique, des heures supplémentaires d’encadrement des étudiantes et des étudiants dans le cadre de l’utilisation d’un démonstrateur, d’un moniteur ou d’un laborantin.
- Dans la première semaine du trimestre, le département transmet la liste des cours approuvés qui requièrent le soutien d’un démonstrateur, d’un moniteur ou d’un laborantin. De même, il transmet le nombre d’étudiantes et d’étudiants inscrits à chacun des cours concernés.
Dans la semaine qui suit l’attribution des charges de cours, le département informe le doyen ou la doyenne des affaires départementales des cours qui nécessitent l’embauche de correcteurs. De même, il transmet le nombre d’étudiantes et d’étudiants inscrits à chacun des cours concernés.
Toutefois, aucune aide pédagogique ne sera allouée pour des activités de laboratoire totalisant moins de 15 étudiantes et étudiants.
De plus, le département identifie les cours pour lesquels il doit débourser des frais de déplacement supérieurs à 50 $ pour la surveillance d’examens. Il doit également soumettre le nombre d’examens à surveiller pour chacun des cours ainsi identifiés.
- Une semaine après la réception de ces données, le doyen ou la doyenne des affaires départementales informe les départements des enveloppes budgétaires qui leur sont octroyées en vertu de la présente procédure.
- L’enveloppe globale annuelle comprend deux volets: « correcteur et surveillant d’examen » et « démonstrateur, moniteur ou laborantin».
De plus, l’enveloppe globale annuelle est approuvée par le Conseil d’administration lors de l’approbation du budget de fonctionnement et est, par la suite, divisée en deux (2) parties qui correspondent aux trimestres d’automne et d’hiver.
Le premier volet « correcteur et surveillant d’examen » représente un maximum de 25 % de l’enveloppe globale annuelle.
- Le partage de l’enveloppe trimestrielle pour le volet «démonstrateur, moniteur ou laborantin » se fait au prorata du nombre d’activités d’enseignement qui nécessitent l’embauche d’étudiantes et d’étudiants, ainsi que du nombre d’heures/étudiants d’encadrement en sus des 45 heures d’enseignement en classe.
Le partage de l’enveloppe trimestrielle pour le volet « correcteur et surveillant d’examen » se fait pour 60 % de ce volet au prorata du nombre d’activités nécessitant l’embauche de surveillants à des examens. Le 40 % restant est partagé entre les départements au prorata du nombre d’heures/étudiants nécessaires à la correction de travaux pratiques, laboratoires ou examens, laquelle totalise moins de 15 % de l’évaluation de l’étudiante ou de l’étudiant.
- Les critères et modalités d’embauche d’étudiantes et d’étudiants sont ceux prévus à la Politique relative à l’encadrement financier des étudiants de deuxième et troisième cycles.
Pour les étudiantes et étudiants de premier cycle, les critères et modalités d’embauche sont ceux prévus dans la procédure d’embauche du personnel auxiliaire (sous la responsabilité du Service des ressources humaines).
Advenant le cas où aucune étudiante ou aucun étudiant n’est disponible pour remplir les fonctions désirées, la proposition d’embaucher d’autres personnes doit être entérinée par le doyen ou la doyenne des affaires départementales.
- La quantité de travail demandé à chaque étudiante ou étudiant, en sus de ses études, ne doit pas excéder 10 heures par semaine ou 130 heures par trimestre, que ce soit pour un ou plusieurs contrats de service.
Exceptionnellement, sur l’autorisation de sa direction de module ou de son responsable de programme d’études de cycles supérieurs, le volume de travail à effectuer peut excéder de cinq (5) heures par semaine cette norme (ou 65 heures par trimestre).
3. Mise à jour
La présente procédure doit être mise à jour au besoin et minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité exécutif.
4. Dispositions finales
La présente procédure entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration.