Adoption
Instance	Date	Décision
Comité de direction	28 mai 2018	1580-1,2d

 

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Régie du Rectorat

 

Révision	Aux trois (3) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Parties prenantes	Service des immeubles et équipements

1.  Dispositions générales

La présente directive vise à déterminer les principes et modalités qui ont trait au courrier.

1.1   Principes

L’Université assume un service permettant la distribution du courrier interne et du courrier externe.

Chaque unité administrative assume les coûts de son courrier externe.

1.2   Objectifs

Déterminer les règles relatives à l’utilisation d’un service de courrier.

Assurer un service et un contrôle adéquat.

1.3   Champ d’application

La présente directive s’adresse à toutes les unités administratives de l’Université.

1.4   Référence

Politique relative à l’acquisition et à la gestion des biens meubles et immeubles de l’Université

1.5   Responsable de l’application

Le Service des immeubles et équipements est responsable de l’application de la présente directive.

1.6   Définitions

Aux fins d’application de la présente directive, les expressions suivantes se définissent comme suit :

« Courrier interne » : correspondance écrite entre deux (2) personnes de l’Université;

« Courrier externe » : correspondance écrite par une personne de l’Université à une personne ou un organisme de l’extérieur de l’Université;

« Courrier extérieur » : correspondance écrite, acheminée par une personne ou un organisme de l’extérieur de l’Université à une personne ou un service de l’Université.

2.  Processus

• Le courrier interne et le courrier externe sont déposés aux points de cueillette identifiés à cet effet. Normalement, ces points de cueillette sont dépouillés une (1) fois par jour et le responsable du courrier prend les dispositions nécessaires pour faire parvenir le courrier à son destinataire.
• Le courrier extérieur est reçu par le responsable du courrier qui le fait parvenir à son destinataire par l’intermédiaire des services ou départements concernés.
• Le courrier extérieur adressé au nom de l’Université sans mention spécifique est acheminé au Secrétariat général qui, après en avoir pris connaissance, le fait parvenir à son destinataire selon les modalités habituelles.
• Tout envoi recommandé ou certifié reçu par le préposé aux postes est remis en personne au poste de livraison concerné, et le récipiendaire devra signer un registre attestant de la livraison.
• Quant au courrier externe, les expéditions en lot (enveloppes prétimbrées) et l’utilisation d’enveloppes de retour préaffranchies doivent faire l’objet d’une autorisation préalable de la part du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources, pour chaque événement distinct à l’occasion duquel ils sont utilisés. Le Bureau du registraire et le Décanat des affaires départementales sont cependant autorisés de façon générale à les utiliser pour leurs fins propres.
• Toutes les expéditions ainsi que tout paquet devront être accompagnés d’une réquisition signée par le responsable de l’unité administrative.
• Le courrier interne doit être acheminé dans les enveloppes prévues à cet effet.
• Le responsable du courrier détermine le moyen le plus économique d’acheminer le courrier externe.

3.  Mise à jour

La présente directive est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par la Régie du Rectorat.

4.  Dispositions finales

La présente directive entre en vigueur au moment de son adoption par le Comité de direction.