Adoption
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	22 mai 2018	CAD-11715

 

Modification
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration

 

Révision	Aux cinq (5) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources
Partie prenante	Service des immeubles et équipements (Secteur de l’approvisionnement)

1.  Dispositions générales

Le Règlement sur l’approvisionnement établit le cadre régissant les modalités d’acquisition ou de location de biens ou de services auprès des divers fournisseurs, entrepreneurs, ou autres organismes qui sont applicables à l’Université.

Le Règlement sur l’approvisionnement vise les contrats d’approvisionnement, les contrats de service et les contrats de travaux de construction. En plus d’être soumis à la Politique relative à l’autorisation, à la validation juridique et à la signature des contrats, ces contrats sont soumis aux règles particulières définies dans le présent règlement.

2.  Cadre normatif applicable

L’Université est un organisme public au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP ou Loi dans le présent règlement);

L’attribution, l’adjudication, et la gestion des contrats doivent obéir en tout temps aux principes imposés par la législation.

La législation comprend notamment la LCOP et ses règlements, mais également les politiques, directives, décrets, accords de libéralisation et tarifs, tels que ponctuellement modifiés par le gouvernement ou le Secrétariat du Conseil du trésor, selon le cas.

La plupart de ces documents se retrouvent à l’adresse suivante :

https://www.tresor.gouv.qc.ca/faire-affaire-avec-letat/les-marches-publics/

En cas de disparité entre, d’une part, le présent règlement et les politiques, procédures et directives en découlant, et d’autre part, la législation, cette dernière a toujours préséance.

3.  Délégation de pouvoirs de la dirigeante ou du dirigeant d’organisme

Conformément à la LCOP et à la Loi sur l’autorité des marchés publics, le Conseil d’administration délègue toutes les fonctions devant être exercées par la dirigeante ou le dirigeant de l’Université au sens de ces lois au vice-recteur ou à la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources.

En cas d’absence prolongée et d’incapacité d’agir du vice-recteur ou de la vice-rectrice aux affaires administratives et aux ressources, et à titre exceptionnel, le Conseil d’administration délègue au vice-recteur ou à la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats les fonctions devant être exercées par le dirigeant de l’Université au sens de ces lois.

4.  Exigences légales

4.1  Lignes de conduite interne

La Directive concernant la gestion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics prévoit l’obligation pour les organismes publics d’adopter des lignes de conduite interne concernant la gestion des contrats.

Ces lignes de conduite interne sont prévues dans la Politique relative à l’attribution de contrats et à la gestion contractuelle.

Elles touchent notamment les aspects suivants :

• l’utilisation du français dans les processus d’acquisition;
• la confidentialité dans le traitement des dossiers d’acquisition;
• les délégations de pouvoirs autorisées par la dirigeante ou le dirigeant d’organisme désigné à l’article 3;
• les dispositions de contrôle relatives aux montants des contrats et aux dépenses supplémentaires qui s’y rattachent;
• les mesures mises en place pour assurer la rotation parmi les concurrents;
• les modes de sollicitation privilégiés par l’Université pour les contrats comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public, de même que les contrats conclus avec une personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle;
• les modalités relatives aux autorisations de la dirigeante ou du dirigeant d’organisme et à la reddition de comptes;
• les renseignements relatifs au rôle du ou de la responsable de l’application des règles contractuelles (RARC);
• les mesures pour assurer l’ouverture à la concurrence des petites et moyennes entreprises et pour assurer la proportionnalité entre les appels d’offres et les besoins de l’Université;
• l’identification des consultantes et des consultants et les mesures mises en place pour assurer leur accès aux locaux et aux renseignements;
• les processus d’évaluation du rendement satisfaisant ou insatisfaisant;
• les processus d’appels d’offres;
• les regroupements d’achat;
• les comités de sélection;
• les responsabilités du secteur de l’approvisionnement.

4.2  Gestion des risques

La Directive concernant la gestion des risques en matière de corruption dans les processus de gestion contractuelle précise les obligations des organismes publics concernant la gestion des risques en matières de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle (GERICC).  L’une de ces obligations est de concevoir et de mettre en place un cadre organisationnel de GERICC.

La Politique sur la gestion des risques de corruption et de collusion dans le processus de gestion contractuelle fixe ce cadre institutionnel, lequel permet aux intervenantes et aux intervenants stratégiques, dont le Responsable de l’application des règles contractuelles (RARC), notamment de :

• identifier, analyser et évaluer ces risques;
• mettre en place des contrôles ou des mesures d’atténuation quant à ces risques;
• faire le suivi de ces mesures.

5.  Contrats particuliers

5.1  Contrats en matière de technologies de
l’information

Les contrats en matière de technologies de l’information doivent respecter les conditions spécifiques prévues à la Directive relative à l’attribution et à la gestion des contrats en matière de technologies de l’information.

5.2  Contrats de services juridiques

Les contrats de services juridiques, notamment ceux concernant l’engagement d’une enquêtrice ou d’un enquêteur, d’une conciliatrice ou d’un conciliateur, d’une négociatrice ou d’un négociateur, d’une médiatrice ou d’un médiateur, d’une ou d’un arbitre, d’une ou d’un médecin ou d’une ou d’un dentiste en matière d’évaluation médicale liée à leur spécialité ou d’une personne devant agir à titre de témoin expert devant un tribunal sont soumis aux principes élaborés dans la Procédure relative aux affaires juridiques, tel que prévu dans le Règlement relatif à l’organisation institutionnelle et à la régie interne.

D’autre part, les contrats de services juridiques concernant les brevets sont soumis à la Politique relative aux inventions et aux brevets.

5.3  Contrats de services de voyage

Les contrats de services de voyage sont soumis aux principes élaborés dans la Directive relative aux contrats de services de voyage.

5.4  Contrats de publicité

Les contrats de publicité sont soumis aux principes élaborés dans la Directive relative aux contrats de publicité.

6.  Gestion des conflits d’intérêts

Toute personne qui participe au processus d’acquisition, que ce soit à titre de contractante ou de contractant ou de représentante ou  de représentant de l’Université, doit respecter les dispositions législatives ainsi que les politiques et procédures de l’UQAC qui s’appliquent en matière de conflits d’intérêts, tel que prévu dans la Politique relative aux conflits d’intérêts.

Les employées et employés de l’Université impliqués directement dans le processus d’acquisition doivent également se conformer à la Directive relative à l’attestation de confidentialité et à la déclaration des conflits d’intérêts des employés impliqués dans le processus d’acquisition.

7.  Traitement des plaintes des contractants

Afin de recevoir les plaintes des contractants, l’Université adopte une Procédure concernant la réception et l’examen des plaintes en vertu de l’article 21.0.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics. 

8.  Mise à jour

Le présent règlement doit être mis à jour au besoin ou minimalement, tous les cinq (5) ans. La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

9.  Dispositions finales

Le présent règlement entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.