ADOPTION
Instance	Date	Décision
Conseil d’administration	13 juin 1995	CAD-5757

 

MODIFICATION
Instance	Date	Décision	Commentaires
Conseil d’administration	25 mars 1997	CAD-6081
Conseil d’administration	31 janvier 2006	CAD-8238

Révision	Aux cinq (5) ans
Responsable	Vice-recteur ou vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats
Parties prenantes	Décanat de la recherche, de la création et de l’innovation

1.   Dispositions générales

1.1 Préambule

Préciser les principes et le processus relatifs aux frais indirects de la recherche subventionnée par des organismes non accrédités. 

1.2  Objectifs

Assurer le recouvrement des frais indirects associés à l’utilisation des infrastructures et des services de soutien aux activités de recherche.

1.3 Référence

• Règlement général 1 «Organisation et dispositions générales en matière d’enseignement et de recherche» de l’Université du Québec
• Politique relative aux contrats et commandites de recherche

1.4 Responsable de l’application

Le vice-recteur ou la vice-rectrice à la recherche, à la création, à l’innovation et aux partenariats est responsable de l’application de la présente politique.

1.5 Définitions

« Subvention de recherche » : une subvention de recherche est une somme versée en vue de la réalisation d’un projet de recherche et qui ne comporte habituellement pas les caractéristiques d’un contrat de recherche ou de services professionnels ou d’une commandite.

« Contrat de recherche ou de services professionnels » : le contrat de recherche ou de service professionnels est une entente conclue entre des parties juridiques afin de financer des travaux effectués à l’intérieur d’un projet de recherche ou de services professionnels. Cette entente comporte une ou certaines des caractéristiques suivantes: exigence de biens livrables, versements conditionnels répartis selon un échéancier prédéterminé, contraintes en matière de communication et de confidentialité en ce qui a trait à la transmission des  résultats, contraintes relativement à la propriété intellectuelle que possède le bailleur de fonds sur les résultats des travaux de recherche.

« Commandite » : la commandite est un soutien en espèce ou en nature apporté à un événement organisé par des professeures ou professeurs ou des unités de recherche de l’UQAC.

« Frais indirects » : les frais indirects sont des dépenses encourues par l’ensemble des services de l’Université pour la réalisation d’un contrat de recherche, d’un contrat de services professionnels ou d’une commandite. Il s’agit généralement des éléments suivants: services d’administration de la recherche, services centraux généraux (ressources humaines, ressources matérielles, service des finances, services divers), services décentralisés (soutien fourni par les centres de recherche et les départements, bibliothèques, espaces de recherche (laboratoires de recherche, bureaux, autres espaces, installations et équipements généraux), acquisition des espaces et d’une portion des équipements de recherche (remboursement des emprunts), opération des espaces de recherche (énergie, entretien courant, entretien ménager, sécurité, assurances, impôts foncier, gestion des déchets dangereux, coordination), maintien des actifs (rénovation et réaménagement des espaces, renouvellement des équipements généraux).

« Organismes accrédités » : les organismes accrédités sont des organismes pour lesquels le gouvernement du Québec assume les frais indirects de la recherche. 

« Contrats et commandites » : termes par lesquels on désigne les contrats de recherche ou de services professionnels et les commandites de recherche dans le texte ci-dessous.

2. Principes

Tout projet de recherche génère des frais indirects qu’il est nécessaire d’acquitter, faute de quoi l’Université doit en assumer le financement à même son budget de fonctionnement.

Les frais indirects de la recherche subventionnée par des organismes accrédités auprès du gouvernement du Québec sont couverts par les subventions générales allouées à cette fin par ce dernier.

Les frais indirects de la recherche menée dans le cadre de contrats et commandites sont perçus directement auprès du commanditaire ou du bailleur de fonds en vertu des règles et procédures spécifiques prévues par la Politique relative aux contrats et commandites de recherche.

Dans le cas de subventions de recherche provenant d’organismes non accrédités par le gouvernement du Québec qui ne prévoient aucune compensation pour le paiement des frais indirects, l’Université doit percevoir des sommes à même le budget de ces subventions afin d’en couvrir les frais indirects.

3. Processus

L’Université prélève sur toute subvention allouée par un organisme pourvoyeur non accrédité auprès du gouvernement du Québec un montant équivalent à 15 % de ladite subvention, au titre des frais indirects associés à l’utilisation des infrastructures et des services de soutien aux activités de recherche.

Cas d’exemption :

Cette politique ne s’applique pas aux catégories de fonds de recherche suivants :

1. les subventions et bourses provenant de fonds propres à l’Université, constituées à partir de dons qui lui sont faits via un fonds de développement ou une fondation universitaire; de tels fonds ne doivent pas avoir pour but de contourner la présente politique;
2. les bourses d’étudiantes et d’étudiants dont la gestion est confiée à l’Université dans le cadre d’un concours interne, d’une affectation nominative par un organisme externe (sans contrainte sur la recherche de l’étudiante ou l’étudiant) ou d’un programme instauré spécifiquement par un organisme ou une entreprise;
3. les sommes versées au montage financier par les partenaires officiels d’une chaire de recherche approuvée et administrée par l’Université; dans ce cas, les frais indirects non réclamés par l’Université représentent sa contribution à la chaire. Toute autre somme en dehors de ce cadre, soit par les partenaires officiels, soit par d’autres partenaires, seront imputées de frais indirects.
4. le taux des frais indirects associés à l’acquisition d’un équipement scientifique identifié spécifiquement peut être réduit lorsque les coûts d’installation, de raccordement et d’entretien sont défrayés à même le budget du projet et pour autant que l’équipement en question demeure la propriété de l’Université au terme du projet.
5. toute autre demande d’exemption à la présente politique relève de la Régie du Rectorat.

4. Modalités

La répartition des sommes perçues à titre de frais généraux s’harmonise avec celle prévue dans la Politique relative aux contrats et commandites de recherche en vigueur à l’Université.

5. Approbation

Avant son acceptation définitive, toute subvention doit être soumise au secrétaire général ou à la secrétaire générale par l’entremise du Décanat de la recherche, de la création et de l’innovation. À défaut de rencontrer les obligations prévues à la présente politique, le projet ne sera pas soumis pour approbation.

Les niveaux d’approbation requis selon le montant de la subvention s’harmonisent avec ceux prévus dans la politique relative aux contrats et commandites de recherche en vigueur à l’Université.

6. Mise à jour

La présente politique est mise à jour au besoin et minimalement, tous les cinq (5) ans.  La mise à jour est adoptée par le Conseil d’administration.

7. Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration